Najważniejsze wskazówki dotyczące przygotowania wirtualnej prezentacji

Wirtualne spotkania i prezentacje stały się w dzisiejszych czasach standardem. Chociaż wiele umiejętności i najlepszych praktyk można przenieść z prezentacji osobistych na wirtualne, kompetentni prezenterzy wirtualni zdają sobie sprawę z krytycznego charakteru dostosowania swojego podejścia do danego medium.

W przypadku prezentacji osobistych masz do dyspozycji publiczność – musisz nadal angażować swoich słuchaczy, ale są oni w zasadzie uwięzieni z Tobą na czas trwania prezentacji. Jednak w przypadku prezentacji wirtualnych publiczność ma większe szanse na wędrówkę. Podczas gdy aplikacje takie jak Zoom, Google Meet i Microsoft Teams zyskały popularność dla spotkań online, istnieje wiele innych niezawodnych aplikacji i stron internetowych, takich jak publuu.com, gdzie można stworzyć ładny i nowoczesny materiał (w formie prezentacji lub katalogu), który można wysłać do klienta lub zaprezentować podczas zdalnego spotkania.

Musisz teraz walczyć o ich oczy, uszy, serca i mózgi ze skracającym się czasem uwagi, większym rozproszeniem w życiu osobistym i zawodowym oraz ścierającymi się priorytetami.

Dlaczego Publuu.com?

Publuu sprawia, że łatwo budować interaktywne flipbooki. Możesz przekształcić PDF w flipbook dodając branding, dostosowując tło i kolory, a także włączając interaktywne hotspoty. Fajną rzeczą jest to, że flipbooki wykonane z publuu.com mają czcionki w jakości wektorowej (najlepszej możliwej w cyfrowym świecie). Możesz udostępniać swoje interaktywne flipbooki wysyłając je mailem, umieszczając w mediach społecznościowych lub osadzając na swojej stronie internetowej. Po tym możesz śledzić ile czasu spędzają na każdej stronie Twojego flipbooka!

Przykład prezentacji Publuu

Zobacz więcej przykładów publuu

MAKE YOUR OWN

 

Publuu.com jest również bardzo pomocne przy tworzeniu materiałów do wirtualnych prezentacji, ponieważ wygląda naprawdę dobrze i przyciąga uwagę. Zazwyczaj wygląda to znacznie lepiej niż standardowa prezentacja w Power Point.

 

Co odróżnia prezentacje wirtualne od zwykłych prezentacji?

Łatwo jest uwierzyć, że te same zasady, które rządzą prezentacjami na żywo, dotyczą również prezentacji wirtualnych. W rzeczywistości obie wymagają zupełnie innych sposobów na utrzymanie zaangażowania widzów w trakcie prezentacji. Istnieją dwie istotne różnice między prezentacjami wirtualnymi a tradycyjnymi:

Prezentacje wirtualne mają większą konkurencję ze strony czynników rozpraszających uwagę

Uczestnicy oglądający prezentację wirtualną są znacznie bardziej podatni na rozproszenie uwagi niż zwykły uczestnik spotkania oglądający informacje w tym samym pomieszczeniu co prezenter. Prezentacje w biurze często odbywają się w sali konferencyjnej, co zapewnia kontrolowane otoczenie z mniejszą liczbą czynników rozpraszających, dzięki czemu łatwiej jest skupić się na języku ciała prelegenta i tym, co mówi. W przypadku prezentacji wirtualnej otoczenie jest zupełnie inne.

Często widzowie są wyciszeni (wideo lub audio), co znacznie utrudnia prezenterom określenie, kto wchodzi w interakcję z informacjami. W dowolnym momencie prezentacji uczestnicy mogą odbierać telefony, sprawdzać pocztę elektroniczną, przeglądać media społecznościowe lub po prostu wykonywać wiele zadań z nudów, o czym prezenter nie ma pojęcia.

Skalowalność jest większa dzięki wirtualnym prezentacjom

Wirtualne prezentacje umożliwiają prowadzenie prezentacji dla większej liczby osób jednocześnie, co ułatwiają grupowe systemy wideokonferencyjne, takie jak Lifesize, obsługujące spotkania z udziałem setek osób. Do udziału w spotkaniu wystarczy urządzenie podłączone do Internetu, co znacznie ogranicza logistykę w porównaniu ze standardową prezentacją w biurze, która często wiąże się z koniecznością zorganizowania dojazdu, zablokowania kilku dni na podróż i wynajęcia sali konferencyjnej. Nawet wtedy, do momentu rozpoczęcia spotkania, nie można mieć pewności, że wszyscy będą na czas i o ustalonej godzinie.

Choć wirtualne prezentacje są przydatne, nie zawsze są proste dla Ciebie i Twoich słuchaczy. Wszyscy doświadczyliśmy udręki związanej z nieudaną prezentacją wirtualną z powodu słabej jakości dźwięku lub obrazu albo prezenterów, którzy nie wiedzą, jak poruszać się po ustawieniach udostępniania informacji. Dodatkowo, kiedy nie zwracasz się bezpośrednio do słuchaczy, musisz pracować dwa razy ciężej, aby zbudować więź i utrzymać ich uwagę. Oto jak to zrobić.

Porady dotyczące wirtualnych prezentacji – Jak przygotować się do wirtualnej prezentacji?

Przeprowadź wstępne testy swojego sprzętu

Jeśli to czytasz, prawdopodobnie byłeś na konferencji online, gdzie ktoś prezentował przez wiele minut, nie zdając sobie sprawy, że jego mikrofon jest wyciszony lub jego materiał nie jest wyświetlany na ekranie. Jest to nieprzyjemne doświadczenie zarówno dla prezentera, jak i dla publiczności, ale na szczęście można go łatwo uniknąć.

Upewnij się, że testujesz swój mikrofon, współdzielenie ekranu i kamerę na 5-10 minut przed rozpoczęciem kolejnej wirtualnej prezentacji. Dzięki temu będziesz mógł określić, co działa, a co nie, i poprawić problem. Dodatkowo, jest to doskonały moment na sprawdzenie oświetlenia, aby zweryfikować, czy materiał wideo jest czysty i gotowy na premierę.

Zbliż się do kamery internetowej

Chcesz, aby Twoja twarz, szyja i ramiona były obramowane przez kamerę. Ponieważ ludzi przyciągają twarze, nie chcesz stracić tego połączenia będąc zbyt blisko, ale nie chcesz też, aby Twoja twarz wypełniała cały ekran jak odcięta czaszka, bo wygląda to dziwacznie. Zapoznaj się z rozmieszczeniem i odległością.

Jeśli to możliwe, wykorzystaj stojące biurko lub zorganizuj laptopa tak, abyś mógł stać z komputerem na wysokości oczu. Stanie daje wzrost energii i napędza nasze ciała do bardziejb prezentacyjnej postawy. Jeśli nie możesz stać, pochyl się do przodu, jakbyś wygłaszał prezentację na prawdziwej konferencji lub jakbyś był prezenterem wiadomości telewizyjnych. Unikaj pochylania się przed kamerą, ponieważ w ten sposób przekazujesz widzom, że jesteś oderwany od rzeczywistości.

Stań się „osobowością telewizyjną”

Skieruj wzrok bezpośrednio w kamerę, a nie na ekran. Noś ubrania w neutralnych kolorach . Odpowiednio i z góry oświetlaj się. Miej na uwadze to, co pojawia się w tle za Tobą. Zainwestuj w wysokiej jakości mikrofon. Dodatkowo pamiętaj, że mowa ciała w prezentacjach wirtualnych (transmitowanych przez kamerę internetową) jest bardzo ograniczona, ale warto o niej pamiętać i ją stosować.

Podawaj konkrety

Zadawaj konkretne pytania, aby uniknąć sytuacji, w której zbyt wiele osób odpowiada jednocześnie. Zamiast pytać: „Czy są jakieś pytania?”, zapytaj na przykład: „Kto ma pytanie dotyczące udzielonej przeze mnie odpowiedzi?” Ustalcie podstawową zasadę wymagającą, aby poszczególne osoby ogłaszały swoje imiona przed zabraniem głosu.

Zachowaj synchronizację

Przejścia są konieczne. Kiedy przechodzisz z punktu do punktu, musisz stworzyć połączenie pomiędzy tym, co właśnie powiedziałeś, a tym, co będzie dalej. Przejścia między tematami i slajdami są doskonałą okazją do ponownego zaangażowania publiczności w prezentację.

Utrzymanie tempa

Bez widocznych w czasie rzeczywistym sygnałów zwrotnych od publiczności, utrzymanie odpowiedniego tempa może być trudne. Choć chcesz wprowadzić do swojej prezentacji trochę ruchu i entuzjazmu, unikaj nadmiernego przyspieszania. Jeśli w rzeczywistości mówisz szybko, spróbuj mówić wolniej. Jeśli jesteś wolnym mówcą, możesz nieco zwiększyć tempo.

Przeprowadź audyt dźwięku

Jeśli Twój głos jest zniekształcony, ludzie będą się wyciszać. Podczas gdy konsumenci mogą przeoczyć mniej niż doskonały materiał filmowy, odejdą, jeśli nie będą mogli cię właściwie usłyszeć. Przećwicz swoje umiejętności prezentacyjne z osobą znajdującą się po przeciwnej stronie platformy prezentacyjnej. Upewnij się, że Twój dźwięk jest słyszalny. Czasami słuchawki lub mikrofony zewnętrzne działają lepiej niż dźwięk z komputera, ale nie zawsze. Ponieważ każda platforma jest wyjątkowa, należy upewnić się, że jakość dźwięku jest niezmienna. Ponadto, należy przeprowadzić próbę z wykorzystaniem tych samych urządzeń technicznych i miejsca, w którym odbywa się prezentacja.

Przygotuj się

Przed dyskusją należy przećwiczyć prowadzenie prezentacji z wykorzystaniem posiadanej technologii. Upewnij się, że wszystkie funkcje technologii działają prawidłowo. Wykorzystaj możliwości nagrywania swojego narzędzia, aby uwiecznić swoją praktykę. Obserwuj i słuchaj, aby zobaczyć, co działa, a co można poprawić.

Pomoc

Należy wyznaczyć osobę kontaktową, która będzie zajmować się problemami technicznymi i odbierać wiadomości e-mail/ sms z wątpliwościami. Dodatkowo, jeśli masz dużą liczbę zdalnych słuchaczy w jednym miejscu, wyznacz jednego z nich jako swoje „oczy i uszy” Poproś ich o pomoc w ustawianiu w kolejce zapytań i ułatwianiu rozmów w Twoim imieniu.

Upewnij się, że połączenie internetowe jest stabilne

Jeśli to możliwe, podłącz komputer bezpośrednio do modemu za pomocą kabla Ethernet. Zapewni to najsilniejszy sygnał i najbardziej stabilne połączenie. Ostatnią rzeczą, jaka chciałaby się zdarzyć podczas prezentacji, jest słaba lub niespójna łączność z Internetem.

Ocena i wprowadzanie poprawek

Jeśli to możliwe, nagraj sesję i poświęć czas na jej przejrzenie, aby zidentyfikować obszary, w których byłeś doskonały i miejsca, w których możesz się poprawić. Świetni prezenterzy, czy to wirtualni, czy na żywo, zdają sobie sprawę z potrzeby ciągłego doskonalenia swoich umiejętności. Postaraj się rozpoznać zarówno swoje umiejętności, jak i słabości.

Zachowaj swoją indywidualność, dobrze się bawiąc

Publiczność angażuje się w autentyczność, podobnie jak w przypadku prezentacji twarzą w twarz, więc bądź sobą! Pozwól, aby Twoja indywidualność zabłysła. Baw się dobrze. Jeśli ty będziesz się dobrze bawił, inni też będą się dobrze bawić.

Zamknij wszystkie niepotrzebne okna

Zanim podzielisz się swoim ekranem, upewnij się, że przygotowałeś materiał, który chcesz zaoferować. Kilka pierwszych sekund prezentacji jest ważne dla nawiązania kontaktu z publicznością i nikt nie docenia, gdy prelegent niewygodnie ściga się, aby zlokalizować swoją prezentację na zatłoczonym pulpicie lub, co gorsza, omyłkowo ujawnia wrażliwe lub osobiste informacje prezentowane przez inny program.

Dodatkowo, jeśli przedstawiasz tę samą prezentację wielu odbiorcom, upewnij się, że każdy slajd jest istotny i spersonalizowany dla danego pomieszczenia. Rozpraszanie widzów serią ogólnych slajdów, które nie zostały dostosowane do ich firmy, funkcji zawodowych lub celów, sprawia, że wydajesz się być nieprzygotowany, co stwarza idealną okazję dla publiczności do odcięcia się od tego, co masz do powiedzenia. Zawsze, gdy to robisz, zaburzasz przepływ swojej prezentacji i skłonność słuchaczy do pozostania do końca.

Poproś słuchaczy o zobowiązanie się do nieprzerywania spotkania

W wielu firmach zdalnych obowiązuje niepisana zasada: kiedy nie prezentujesz, wycisz mikrofon. Jest to możliwe w przypadku karetki pogotowia, więc zanim zaczniesz, poproś uczestników o wyłączenie mikrofonów do czasu, gdy będziesz gotowy na pytania i odpowiedzi. Na szczęście wiele usług wideokonferencyjnych umożliwia prezenterom wyciszenie mikrofonów uczestników, aby mieć większą kontrolę nad przebiegiem spotkania. Dodatkowo, wyciszenie pomaga mówcom w utrzymaniu uwagi uczestników spotkania poprzez wskazanie, kiedy nadejdzie ich czas na wypowiedź.

W przypadku całkowicie zdalnych i rozproszonych zespołów zwykle zaleca się, aby uczestnicy spotkania powstrzymali się od wielozadaniowości i wyciszyli swoje telefony na czas trwania spotkania. W ten sposób spotkanie jest bardziej zbliżone do spotkania w biurze, z mniejszą ilością elementów rozpraszających, które walczą o uwagę słuchaczy z mówcą.

 

Możesz być również zainteresowany:
Alternatywy dla PowerPointa
Najlepsze narzędzia do tworzenia prezentacji online
Jak stworzyć skuteczną prezentację biznesową?