Top-Tipps zur Vorbereitung einer virtuellen Präsentation

Virtuelle Meetings und Präsentationen sind in der heutigen Zeit zum Standard geworden. Obwohl viele Präsentationsfähigkeiten und bewährte Verfahren auf persönliche und virtuelle Präsentationen übertragbar sind, wissen kompetente virtuelle Präsentatoren, dass sie ihren Ansatz an das Medium anpassen müssen.

Bei persönlichen Präsentationen haben Sie ein gefesseltes Publikum – Sie müssen Ihr Publikum immer noch einbeziehen, aber es ist im Wesentlichen für die Dauer der Präsentation bei Ihnen gefangen. Bei virtuellen Präsentationen hingegen ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Ihr Publikum abwandert. Während Anwendungen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams für Online-Meetings an Popularität gewonnen haben, gibt es viele andere zuverlässige Anwendungen und Websites wie publuu.com, wo es möglich ist, schönes und modernes Material in Form einer Multimedia-Präsentation zu erstellen, die an den Kunden geschickt oder während eines Remote-Meetings präsentiert werden kann.

Sie müssen jetzt um die Augen, Ohren, Herzen und Gehirne der Kunden kämpfen, denn die Aufmerksamkeitsspannen werden immer kürzer, die Ablenkungen im Privat- und Berufsleben immer größer und die Prioritäten kollidieren.

Warum Publuu.com?

Publuu macht es einfach, interaktive Flipbooks zu erstellen. Sie können eine PDF-Datei in ein Flipbook verwandeln, indem Sie ein Branding hinzufügen, den Hintergrund und die Farben anpassen und interaktive Hotspots einfügen. Das Tolle daran ist, dass die mit publuu.com erstellten Flipbooks Schriften in Vektorqualität (die bestmögliche in der digitalen Welt) haben. Du kannst deine interaktiven Flipbooks weitergeben, indem du sie per E-Mail verschickst, in sozialen Medien veröffentlichst oder auf deiner Website einbettest. Danach können Sie verfolgen, wie viel Zeit sie auf jeder Seite Ihres Flipbooks verbringen!

Publuu’s Beispiel einer Präsentation

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Publuu.com ist auch sehr hilfreich bei der Erstellung von Materialien für virtuelle Präsentationen, denn es sieht wirklich gut aus und zieht die Aufmerksamkeit auf sich. Normalerweise sieht es viel besser aus als eine normale Power Point Präsentation.

 

Was unterscheidet virtuelle Präsentationen von normalen Präsentationen?

Es ist leicht zu glauben, dass die gleichen Grundsätze, die für Live-Präsentationen gelten, auch für virtuelle Präsentationen gelten. Tatsächlich sind jedoch ganz andere Mittel und Wege erforderlich, um das Engagement des Publikums während der gesamten Präsentation aufrechtzuerhalten. Es gibt zwei wesentliche Unterschiede zwischen virtuellen und herkömmlichen Präsentationen:

Virtuelle Präsentationen sind stärker von Ablenkungen bedroht

Teilnehmer, die eine virtuelle Präsentation sehen, sind wesentlich anfälliger für Ablenkungen als ein normaler Sitzungsteilnehmer, der die Informationen im selben Raum wie der Vortragende sieht. Präsentationen im Büro finden häufig in einem Konferenzraum statt, der eine kontrollierte Umgebung mit weniger Ablenkungen bietet, so dass es einfacher ist, sich auf die Körpersprache des Sprechers und das, was er sagt, zu konzentrieren. Bei virtuellen Präsentationen ist die Situation eine ganz andere.

Häufig sind die Zuschauer stummgeschaltet (Video oder Audio), so dass es für die Vortragenden sehr viel schwieriger ist, festzustellen, wer mit den Informationen interagiert. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt während der Präsentation können die Teilnehmer einen Anruf entgegennehmen, ihre E-Mails abrufen, in den sozialen Medien surfen oder einfach nur aus Langeweile Multitasking betreiben, ohne dass der Vortragende davon etwas mitbekommt.

Die Skalierbarkeit wird durch virtuelle Präsentationen erhöht

Virtuelle Präsentationen ermöglichen es Ihnen, vor einer größeren Anzahl von Personen gleichzeitig zu präsentieren. Dies wird durch Gruppen-Videokonferenzsysteme wie Lifesize erleichtert, die Meetings mit Hunderten von Teilnehmern unterstützen. Um teilzunehmen, benötigen die Teilnehmer lediglich ein Gerät mit Internetanschluss, was den logistischen Aufwand im Vergleich zu einer Standardpräsentation im Büro erheblich reduziert, bei der oft Reisevorbereitungen getroffen, einige Tage für die Reise geblockt und ein Konferenzraum gemietet werden müssen. Selbst dann können Sie bis zum Beginn der Sitzung nicht sicher sein, dass alle Teilnehmer pünktlich und zum vereinbarten Zeitpunkt erscheinen.

Virtuelle Präsentationen sind zwar praktisch, aber nicht immer einfach für Sie oder Ihre Zuhörer. Wir alle kennen die Qualen verpatzter virtueller Präsentationen aufgrund schlechter Audio- oder Videoqualität oder von Moderatoren, die nicht wissen, wie sie die Einstellungen für die Informationsweitergabe bedienen sollen. Wenn Sie sich nicht direkt an Ihr Publikum wenden, müssen Sie sich doppelt anstrengen, um eine Verbindung aufzubauen und die Aufmerksamkeit des Publikums zu erhalten. So schaffen Sie das.

Tipps für virtuelle Präsentationen – Wie bereitet man sich auf eine virtuelle Präsentation vor?

Führen Sie Vorabtests mit Ihrer Ausrüstung durch

Wenn Sie dies lesen, haben Sie wahrscheinlich schon einmal an einer Online-Konferenz teilgenommen, bei der jemand minutenlang präsentierte, ohne zu bemerken, dass sein Mikrofon stummgeschaltet war oder sein Material nicht auf dem Bildschirm angezeigt wurde. Das ist sowohl für den Vortragenden als auch für das Publikum eine unangenehme Erfahrung, die sich aber zum Glück recht einfach vermeiden lässt.

Testen Sie das Mikrofon, die Bildschirmfreigabe und die Kamera 5-10 Minuten vor dem Start Ihrer nächsten virtuellen Präsentation. So können Sie feststellen, was funktioniert und was nicht, und das Problem beheben. Außerdem ist dies ein hervorragender Zeitpunkt, um Ihre Beleuchtung zu überprüfen und sicherzustellen, dass Ihr Video-Feed sauber und einsatzbereit ist.

Gehen Sie nahe an Ihre Webcam heran

Sie möchten, dass Ihr Gesicht, Ihr Nacken und Ihre Schultern von der Kamera umrahmt werden. Da Menschen sich von Gesichtern angezogen fühlen, sollten Sie diese Verbindung nicht verlieren, wenn Sie zu nah dran sind, aber Sie wollen auch nicht, dass Ihr Gesicht den ganzen Bildschirm ausfüllt wie ein abgetrennter Schädel, denn das sieht bizarr aus. Machen Sie sich mit Ihrer Position und Ihrem Abstand vertraut.

Wenn möglich, verwenden Sie einen Stehschreibtisch oder stellen Sie Ihren Laptop so auf, dass Sie mit dem Computer auf Augenhöhe stehen können. Das Aufstehen gibt uns mehr Energie und bringt unseren Körper in eine präsentationsähnliche Haltung. Wenn Sie nicht stehen können, lehnen Sie sich nach vorne, als ob Sie eine Präsentation auf einer echten Konferenz halten würden oder als ob Sie ein Nachrichtensprecher im Fernsehen wären. Vermeiden Sie es, sich von der Kamera wegzudrücken, denn das vermittelt dem Zuschauer, dass Sie distanziert sind.

Werden Sie eine „Fernsehpersönlichkeit“

Richten Sie Ihren Blick direkt in die Kamera, nicht auf den Bildschirm. Tragen Sie farblich neutrale Kleidung. Beleuchten Sie sich richtig und von oben. Achten Sie darauf, was in der Kulisse hinter Ihnen erscheint. Investieren Sie in ein hochwertiges Mikrofon. Bedenken Sie außerdem, dass die Körpersprache bei virtuellen Präsentationen (die von der Webcam übertragen werden) sehr begrenzt ist, aber es lohnt sich, daran zu denken und sie zu nutzen.

Spezifische Fragen stellen

Stellen Sie spezifische Fragen, damit nicht zu viele Personen gleichzeitig antworten. Anstatt zu fragen: „Gibt es Fragen?“, sollten Sie beispielsweise fragen: „Wer hat eine Frage zu der Antwort, die ich gegeben habe?“ Legen Sie eine Grundregel fest, wonach die Teilnehmer ihren Namen nennen müssen, bevor sie sprechen.

Synchronisation beibehalten

Übergänge sind notwendig. Wenn Sie von Punkt zu Punkt gehen, müssen Sie eine Verbindung zwischen dem, was Sie gerade gesagt haben, und dem, was als Nächstes kommt, herstellen. Übergänge zwischen Themen und Folien sind eine gute Gelegenheit, Ihr Publikum wieder in Ihre Präsentation einzubeziehen.

Behalten Sie Ihr Tempo bei

Ohne in Echtzeit sichtbare Rückmeldungen aus dem Publikum kann es schwierig sein, ein angemessenes Tempo zu halten. Auch wenn Sie etwas Bewegung und Enthusiasmus in Ihre Präsentation bringen wollen, sollten Sie sie nicht übermäßig beschleunigen. Wenn Sie im wirklichen Leben ein schneller Redner sind, versuchen Sie, langsamer zu sprechen. Wenn Sie ein langsamer Redner sind, können Sie Ihr Tempo etwas erhöhen.

Führen Sie ein Sound-Audit durch

Wenn Ihre Stimme verzerrt ist, schalten die Leute ab. Auch wenn die Verbraucher über ein nicht perfektes Bildmaterial hinwegsehen können, werden sie Sie verlassen, wenn sie Sie nicht richtig hören können. Üben Sie Ihre Präsentationsfähigkeiten mit jemandem, der sich auf der gegenüberliegenden Seite der Präsentationsplattform befindet. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Ton hörbar ist. Gelegentlich sind Kopfhörer oder externe Mikrofone besser geeignet als der Ton des Computers, aber nicht immer. Da jede Plattform einzigartig ist, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Tonqualität gleichbleibend hervorragend ist. Außerdem sollten Sie mit denselben technischen Einrichtungen und am selben Ort wie Ihre Präsentation proben.

Bereiten Sie sich selbst vor

Üben Sie vor der Diskussion, Ihre Präsentation mit der von Ihnen verwendeten Technik zu halten. Vergewissern Sie sich, dass alle Funktionen der Technik einwandfrei funktionieren. Nutzen Sie die Aufzeichnungsfunktion Ihres Tools, um Ihre Übung aufzuzeichnen. Beobachten Sie und hören Sie zu, um zu sehen, was funktioniert und was verbessert werden kann.

Assistiert werden

Stellen Sie eine Kontaktperson zur Verfügung, die sich um technische Schwierigkeiten kümmert und E-Mail- oder Textanfragen entgegennimmt. Wenn Sie eine große Anzahl von Fernteilnehmern in einem Gebiet haben, sollten Sie einen von ihnen zu Ihrem „Auge und Ohr“ machen Bitten Sie sie um Unterstützung bei der Bearbeitung von Anfragen und der Vermittlung von Gesprächen in Ihrem Namen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist

Wenn möglich, schließen Sie Ihren Computer über ein Ethernet-Kabel direkt an Ihr Modem an. So erhalten Sie das stärkste Signal und eine möglichst stabile Verbindung. Das Letzte, was Sie während Ihrer Präsentation wollen, ist, dass Ihre Internetverbindung schlecht oder unbeständig ist.

Auswerten und Verbessern

Wenn möglich, sollten Sie die Sitzung aufzeichnen und sich die Zeit nehmen, sie zu überprüfen, um festzustellen, in welchen Bereichen Sie besonders gut waren und wo Sie sich verbessern können. Großartige Moderatoren, ob virtuell oder live, wissen, dass sie ihre Fähigkeiten ständig verbessern müssen. Achten Sie darauf, sowohl Ihre Fähigkeiten als auch Ihre Schwächen zu erkennen.

Behalten Sie Ihre Individualität bei und haben Sie dabei Spaß

Das Publikum lässt sich auf Authentizität ein, genau wie bei persönlichen Präsentationen, also seien Sie Sie selbst! Lassen Sie Ihre Individualität zur Geltung kommen. Haben Sie etwas Spaß. Wenn Ihnen die Präsentation Spaß zu machen scheint, werden andere das auch tun.

Schließen Sie alle Fenster, die nicht benötigt werden

Bevor Sie Ihren Bildschirm freigeben, stellen Sie sicher, dass Sie das Material, das Sie anbieten möchten, vorbereitet haben. Die ersten Sekunden Ihrer Präsentation sind wichtig, um den Kontakt zu Ihrem Publikum herzustellen. Niemand sieht es gern, wenn ein Redner auf einem überfüllten Desktop umständlich nach seiner Präsentation sucht oder, schlimmer noch, versehentlich sensible oder persönliche Informationen preisgibt, die von einem anderen Programm stammen.

Wenn Sie dieselbe Präsentation vor mehreren Zuhörern halten, sollten Sie außerdem darauf achten, dass jede einzelne Folie für den jeweiligen Raum relevant und individuell gestaltet ist. Wenn Sie den Betrachter mit einer Reihe allgemeiner Folien ablenken, die nicht auf sein Unternehmen, seine Funktion oder seine Ziele zugeschnitten sind, wirken Sie unvorbereitet und bieten dem Publikum die ideale Gelegenheit, Ihre Ausführungen auszublenden. Wenn Sie dies tun, stören Sie den Fluss Ihrer Präsentation und die Bereitschaft Ihrer Zuhörer, bis zum Ende zu bleiben.

Fordern Sie die Zuhörer auf, sich zu einer unterbrechungsfreien Sitzung zu verpflichten

In vielen Remote-Firmen gibt es eine ungeschriebene Regel: Solange Sie nicht präsentieren, müssen Sie Ihr Mikrofon ausschalten. Bevor Sie also beginnen, sollten Sie die Teilnehmer bitten, ihre Mikrofone auszuschalten, bis Sie für die Fragen und Antworten bereit sind. Glücklicherweise bieten viele Videokonferenzdienste den Konferenzleitern die Möglichkeit, die Mikrofone der Teilnehmer stumm zu schalten, um die Kontrolle über das Meeting zu behalten. Außerdem hilft die Stummschaltung den Sprechern, die Aufmerksamkeit der Konferenzteilnehmer aufrechtzuerhalten, indem sie ihnen anzeigt, wann sie zu Wort kommen.

Es ist auch üblich, dass vollständig entfernte und verstreute Teams den Teilnehmern raten, auf Multitasking zu verzichten und ihre Telefone für die Dauer der Besprechung auszuschalten. Auf diese Weise entsteht eine Besprechungsatmosphäre, die eher einer Besprechung im Büro ähnelt, mit weniger Ablenkungen, die mit dem Redner um die Aufmerksamkeit des Publikums konkurrieren.

 

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