Consejos para preparar una presentación virtual

Las reuniones y presentaciones virtuales se han convertido en la norma en los tiempos actuales. Aunque muchas de las habilidades y mejores prácticas de presentación son transferibles entre las presentaciones en persona y las virtuales, los presentadores virtuales competentes reconocen la naturaleza crítica de adaptar su enfoque al medio.

En las presentaciones presenciales, el público está cautivo: hay que seguir atrayéndolo, pero básicamente está atrapado con él mientras dura la presentación. Sin embargo, con las presentaciones virtuales, el público tiene más posibilidades de perderse. Aunque aplicaciones como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams han ganado popularidad para las reuniones en línea, hay muchas otras aplicaciones y sitios web fiables, como publuu.com, donde es posible crear material bonito y moderno (en forma de presentación o catálogo), que se puede enviar al cliente o presentar durante una reunión a distancia.

Ahora tienes que luchar por sus ojos, oídos, corazones y cerebros contra el acortamiento de los periodos de atención, las mayores distracciones en la vida personal y profesional y el choque de prioridades.

¿Por qué Publuu.com?

Publuu simplifica la creación de flipbooks interactivos. Puedes convertir un PDF en un flipbook añadiendo tu marca, personalizando el fondo y los colores, e incluyendo hotspots interactivos. Lo mejor es que los flipbooks creados con publuu.com tienen fuentes de calidad vectorial (la mejor posible en el mundo digital). Puedes compartir tus flipbooks interactivos enviándolos por correo electrónico, publicándolos en las redes sociales o incrustándolos en tu sitio web. Después, puedes hacer un seguimiento del tiempo que pasan en cada página de tu libro animado

Ejemplo de presentación de Publuu

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Publuu.com también es muy útil para crear materiales para presentaciones virtuales, porque se ve muy bien y llama la atención. Suele quedar mucho mejor que una presentación estándar de Power Point.

 

¿Qué distingue a las presentaciones virtuales de las normales?

Es fácil creer que los mismos principios que rigen las presentaciones en directo se aplican también a las presentaciones virtuales. De hecho, las dos necesitan formas bastante diferentes de mantener el compromiso del espectador durante toda la presentación. Hay dos diferencias significativas entre las presentaciones virtuales y las tradicionales:

Las presentaciones virtuales se enfrentan a una mayor competencia de distracciones

Los participantes en una presentación virtual son mucho más susceptibles a las distracciones que los que ven la información en la misma sala que el presentador. Las presentaciones en la oficina suelen tener lugar en una sala de conferencias, que ofrece un entorno controlado con menos distracciones, lo que facilita la concentración en el lenguaje corporal del orador y en lo que está diciendo. En las presentaciones virtuales, el entorno es muy distinto.

Con frecuencia, los espectadores están silenciados (vídeo o audio), lo que hace mucho más difícil para los presentadores determinar quién está interactuando con la información. En cualquier momento de la presentación, los participantes pueden estar respondiendo a una llamada telefónica, consultando el correo electrónico, navegando por las redes sociales o simplemente realizando varias tareas a la vez por aburrimiento, algo de lo que el presentador no es consciente.

Las presentaciones virtuales aumentan la escalabilidad

Las presentaciones virtuales le permiten presentar a un mayor número de personas simultáneamente, facilitadas por sistemas de videoconferencia en grupo como Lifesize, que admiten reuniones con cientos de participantes. Para participar, los asistentes a la reunión sólo necesitan un dispositivo conectado a Internet, lo que reduce significativamente la logística en comparación con una presentación estándar en la oficina, que a menudo implica organizar el viaje, bloquear unos días para viajar y alquilar una sala de conferencias. Incluso entonces, hasta que no empieza la reunión, no se puede estar seguro de que todo el mundo vaya a llegar a tiempo y en el día y hora acordados.

Aunque las presentaciones virtuales son prácticas, no siempre resultan sencillas ni para ti ni para los miembros de tu audiencia. Todos hemos sufrido la agonía de presentaciones virtuales malogradas debido a la mala calidad del audio o el vídeo o a que los presentadores no saben cómo navegar por los ajustes para compartir información. Además, cuando no te diriges directamente a un público, debes esforzarte el doble para establecer una conexión y mantener su atención. Así se hace.

Consejos para presentaciones virtuales – ¿Cómo prepararse para una presentación virtual?

Realice pruebas previas de su equipo

Si estás leyendo esto, probablemente has estado en una conferencia en línea donde alguien presentó durante muchos minutos sin darse cuenta de que su micrófono estaba silenciado o su material no se mostraba en la pantalla. Es una experiencia desagradable tanto para el presentador como para el público, pero afortunadamente es bastante fácil de evitar.

Asegúrate de probar el micrófono, la pantalla compartida y la cámara entre 5 y 10 minutos antes de poner en marcha tu próxima presentación virtual. Así podrás determinar qué funciona y qué no y corregir el problema. Además, es un momento excelente para inspeccionar la iluminación y comprobar que la señal de vídeo está limpia y lista para el prime time.

Acércate a la webcam

La cámara debe enmarcar su cara, cuello y hombros. Como a la gente le atraen las caras, no querrás perder esa conexión por estar demasiado cerca, pero tampoco querrás que tu cara ocupe toda la pantalla como un cráneo cortado, porque quedaría raro. Familiarízate con tu colocación y distancia.

Si es posible, utiliza un escritorio de pie o coloca el portátil de forma que puedas estar de pie con el ordenador a la altura de los ojos. Estar de pie aumenta la energía y hace que nuestro cuerpo adopte una postura más parecida a la de una presentación. Si no puedes estar de pie, inclínate hacia delante como si estuvieras haciendo una presentación en una auténtica conferencia o como si fueras el presentador de un telediario. Evita encorvarte para no mirar a la cámara, ya que esto comunica al espectador que estás distante.

Conviértase en una «personalidad televisiva

Dirija la mirada directamente a la cámara, no a la pantalla. Lleve ropa de colores neutros . Iluminarse adecuadamente y desde arriba. Tenga en cuenta lo que aparece en el telón de fondo detrás de usted. Invierta en un micrófono de alta calidad. Además tenga en cuenta que el lenguaje corporal en las presentaciones virtuales (emitido por la webcam) es muy limitado, pero vale la pena recordarlo y utilizarlo .

Proporcione datos específicos

Haga preguntas específicas para evitar que demasiadas personas respondan simultáneamente. En lugar de preguntar: «¿Hay alguna pregunta?», por ejemplo, pregunte: «¿Quién tiene alguna duda sobre la respuesta que he dado?» Establezca una norma básica que exija a las personas que anuncien su nombre antes de hablar.

Mantener la sincronización

Las transiciones son necesarias. Cuando pasas de un punto a otro, debes establecer una conexión entre lo que acabas de decir y lo que viene a continuación. Las transiciones entre temas y diapositivas son excelentes oportunidades para volver a enganchar al público con tu presentación.

Mantenga el ritmo

Sin señales de respuesta visibles en tiempo real, puede resultar difícil mantener un ritmo adecuado. Aunque quieras incluir algo de movimiento y entusiasmo en tu presentación, evita acelerarla en exceso. Si hablas rápido en la vida real, intenta hablar más despacio. Si es usted un orador lento, puede optar por aumentar un poco el ritmo.

Realice una auditoría de sonido

La gente desconectará si su voz está distorsionada. Aunque los consumidores pueden pasar por alto una grabación que no sea perfecta, se marcharán si no pueden oírle bien. Practique sus habilidades de presentación con alguien situado en el lado opuesto de la plataforma de presentación. Asegúrese de que su sonido es audible. En ocasiones, los auriculares o los micrófonos externos funcionan mejor que el audio del ordenador, pero no siempre. Dado que cada plataforma es única, asegúrese de que la calidad de su sonido es siempre excelente. Además, debe ensayar con la misma configuración técnica y en el mismo lugar que su presentación.

Prepárese

Antes del debate, practica tu presentación con la tecnología. Asegúrate de que todas las funciones de la tecnología funcionan correctamente. Utiliza la capacidad de grabación de tu herramienta para capturar tu práctica. Observa y escucha lo que funciona y lo que puede mejorarse.

Reciba asistencia

Disponga de una persona de contacto que se ocupe de las dificultades técnicas y reciba los mensajes de correo electrónico y de texto. Además, si tiene un gran número de asistentes remotos en una misma zona, designe a uno de ellos como sus «ojos y oídos» Solicite su ayuda para poner en cola las consultas y facilitar la conversación en su nombre.

Asegúrese de que su conexión a Internet es estable

Si es posible, utilice un cable Ethernet para conectar el ordenador directamente al módem. Esto le proporcionará la señal más potente y la conexión más estable posible. Lo último que quieres que ocurra durante tu presentación es que tu conexión a Internet sea deficiente o irregular.

Evaluar y mejorar

Si es posible, graba la sesión y tómate el tiempo de revisarla para identificar las áreas en las que has destacado y los puntos en los que puedes mejorar. Los grandes presentadores, ya sean virtuales o en directo, reconocen la necesidad de pulir siempre sus habilidades. Procure reconocer tanto sus habilidades como sus puntos débiles.

Mantén tu individualidad mientras te diviertes

El público se interesa por la autenticidad, al igual que en las presentaciones cara a cara, así que ¡sé tú mismo! Deje que brille su individualidad. Diviértase. Si usted parece disfrutar de la presentación, los demás también lo harán.

Cierre las ventanas que no sean necesarias

Antes de compartir tu pantalla, asegúrate de que has preparado el material que quieres ofrecer. Los primeros segundos de tu presentación son importantes para conectar con tu público, y nadie aprecia ver a un ponente correr incómodo para localizar su presentación en un escritorio abarrotado o, peor aún, revelar por error información sensible o personal presentada por otro programa.

Además, si te presentas a muchos públicos con la misma presentación, asegúrate de que cada diapositiva es relevante y está personalizada para la sala. Distraer al espectador con una serie de diapositivas genéricas que no han sido personalizadas para su empresa, función laboral u objetivos le hace parecer poco preparado, proporcionando la oportunidad ideal para que la audiencia ignore lo que tiene que decir. Siempre que haga esto, interrumpirá el flujo de su presentación y la propensión de su público a quedarse hasta el final.

Pida a la audiencia que se comprometa a mantener una reunión sin interrupciones

Numerosas empresas remotas tienen una norma no escrita: mientras no estés presentando, silencia tu micrófono. Por eso, antes de empezar, pide a los participantes que apaguen sus micrófonos hasta que estés listo para las preguntas y respuestas. Afortunadamente, muchos servicios de videoconferencia permiten a los presentadores silenciar los micrófonos de los participantes para tener una experiencia de reunión más controlada. Además, el silenciamiento ayuda a los oradores a mantener la atención de los miembros de la reunión indicándoles cuándo será su turno de palabra.

También es habitual que los equipos completamente remotos y dispersos aconsejen a los asistentes a la reunión que se abstengan de realizar varias tareas a la vez y que silencien sus teléfonos durante toda la reunión. Así se consigue un ambiente más parecido al de una reunión en la oficina, con menos distracciones que compiten con el orador por la atención del público.

 

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