Wie kann man Dokumente sicher über das Internet versenden?

Eines der erstaunlichsten Dinge bei der Führung eines Unternehmens ist die Menge an Papierkram, die damit verbunden ist.

Rechnungen, Arbeitsverträge und Mietverträge landen täglich auf Ihrem Schreibtisch. Man kann davon ausgehen, dass Ihre Kunden mindestens genauso viel produzieren. Jeden Monat tauschen Sie und Ihre Kunden also wahnsinnig viele Dokumente aus.

Und nun stellen Sie sich vor, dass diese Dokumente in die falschen Hände geraten sind.

In diesem Artikel befassen wir uns mit verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie Dokumente sicher über das Internet versenden können und wie Sie Ihre digitalen Inhalte schützen können. Wir befassen uns mit verschlüsselten E-Mails, passwortgeschützten Ordnern und File-Sharing-Diensten. Fangen wir gleich an!

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Wenn Sie Publuu verwenden – einen Online-Flipbook-Hersteller – und Ihre Dokumente über das Internet weitergeben möchten, haben Sie Glück!

Es spielt keine Rolle, wer Ihr E-Mail-Anbieter ist. Jedes Dokument, das Sie weitergeben, erhält eine zusätzliche Verschlüsselungsebene! Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Dateien auf Publuu.com hochzuladen und eindeutige Links für jede einzelne Datei zu erstellen.

Wie sicher ist das?

Sie teilen keine Datei, sondern einen einzelnen Link. Und Dateien, egal wie gut sie geschützt sind, können gehackt werden.

Mit einer einzigen URL haben Sie die volle Kontrolle darüber, was mit Ihrer Datei geschieht. Wenn also Ihre E-Mail abgefangen wird, brauchen Sie nur die Datei am anderen Ende der URL zu entfernen.

Für zusätzliche Sicherheit können unsere URLs mit einem Passwort geschützt werden, wie das Beispieldokument in der Abbildung unten zeigt. So einfach ist das.

Und mit den Flipbook-Funktionen von Publuu sieht Ihr Dokument besser aus als je zuvor!

Wie kann man Dokumente sicher per E-Mail versenden?

Normale E-Mails behaupten, unglaublich sicher zu sein. Aber wenn das der Fall wäre, warum gibt es dann so viele Anbieter von sicheren E-Mails? Es gibt eindeutig einen Marktbedarf dafür. Das bedeutet, dass die gängigen E-Mail-Anbieter ihr Versprechen, sicher zu sein, nicht einhalten konnten.

Vielleicht haben Sie schon gesehen, wie viele Leute ihre Dokumente mit WinRar archivieren und mit einem Passwortschutz versehen. Überraschenderweise ist dies immer noch eine beliebte Methode der Verschlüsselung. Aber ist sie auch effektiv?

Aber keine Sorge – auch mit einem kostenlosen E-Mail-Konto gibt es Tricks, mit denen Sie Ihre Dateien mit etwas mehr Raffinesse freigeben können, als es ein einfaches Passwort bieten kann.

Wie kann man Dokumente sicher über Google Mail versenden?

Zunächst einmal ist es erwähnenswert, dass selbst ein einfaches Gmail-Konto Schutz bietet. Ihre E-Mails werden mit Transport Layer Security verschlüsselt, was an sich schon ein ziemlich sicheres Protokoll ist. Wenn Sie jedoch das Gefühl haben, dass dies nicht ausreicht, gibt es immer noch Möglichkeiten zur Verbesserung.

Sie können eine zusätzliche Verschlüsselungsebene mit Plugins von Drittanbietern hinzufügen. Diese sind zwar in der Regel kostenpflichtig und erfordern einige technische Kenntnisse, aber sie sind ein sicherer Weg, um zu verhindern, dass jemand Ihre E-Mails liest. Was aber, wenn Sie kein Budget für eine zusätzliche Verschlüsselungsebene haben?

In diesem Fall könnten Sie anfangen, genauer darauf zu achten, wie Sie Ihr Google Mail verwenden. Jedes Mal, wenn Sie im Begriff sind, ein wichtiges Dokument zu versenden, sichern Sie es mit dem vertraulichen Modus von Google. Was ist das? Im Grunde verhindert er, dass jemand Ihr Dokument weiterleitet, kopiert oder herunterlädt.

Wenn Sie sich also fragen, wie Sie Dokumente mit Google Mail sicher über das Internet versenden können, klicken Sie HIER für die offizielle Anleitung von Google zur Verwendung des vertraulichen Modus.

Wie man Dokumente sicher über Outlook versendet

Wenn Sie den weltweit beliebtesten E-Mail-Client verwenden, sollten Sie sich seiner Unzulänglichkeiten bewusst sein. Die Sicherheit Ihrer Dokumente hängt weitgehend von der Qualität der Verschlüsselung ab. Outlook bietet zwar zwei Verschlüsselungsoptionen, doch müssen Sie ein sicheres Kennwort einrichten, mit dem Sie Ihr Dokument sicher öffnen können.

Abgesehen davon müssen Sie bedenken, dass Ihre E-Mails nur so sicher sind, wie Sie sie machen. Microsoft hat eine Reihe von Empfehlungen für seine Benutzer veröffentlicht. Grundsätzlich gilt: Wenn Sie etwas sicher über das Internet versenden wollen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Passwort sicher ist. Darüber hinaus sollten Sie die zweistufige Verifizierung nutzen (die sowohl bei Google Mail als auch bei Outlook verfügbar ist).

Gemeinsame Nutzung von Dateien – ist das der richtige Weg?

In einer Zeit, in der Cloud-Speicher langsam physische Laufwerke ersetzen, könnte man sich fragen, ob es eine gute Idee ist, Dateien mit beliebigen Unternehmen zu teilen Sicher, die File-Sharing-Dienste behaupten, dass sie hochmoderne Verschlüsselungssysteme verwenden, die dafür sorgen, dass Ihre Dokumente sicher sind. Aber würden Sie erwarten, dass sie etwas anderes behaupten? Schließlich ist es ein riesiges Geschäft. In diesem Abschnitt sehen wir uns die Schritte an, die Sie unternehmen sollten, um Ihre Dokumente zusätzlich abzusichern.

Sicheres Senden von Dateien über Google Drive

Das Beste an Google Drive ist, dass es kostenlos ist und dass Sie selbst bestimmen können, wer Ihre Dateien sehen kann. Solange die andere Person ein Google Mail-Konto hat, können Sie Ihre Dokumente diesem Konto zuweisen. Auf diese Weise kann keine andere Person sie öffnen. Google hat eine einfache Anleitung zusammengestellt, in der erklärt wird, wie das geht – Sie finden sie HIER.

Leider gibt es bei dieser Methode einen Nachteil. Auch wenn Google Drive-Konten Ihre Dateien schützen, ist Ihr Konto dennoch angreifbar. Jeder, der Ihr Passwort oder das Passwort einer Person, mit der Sie Dateien geteilt haben, errät, kann Zugang zu Ihren Dokumenten erhalten. Zurzeit bietet Google Drive keine zusätzliche Funktion an, mit der Sie Ihre Dateien mit einem anderen Passwort schützen können.

Google arbeitet immer noch an der Verbesserung der Sicherheit. Ob wir Funktionen zur Verbesserung der Verschlüsselung oder eine sicherere Art der Dateifreigabe sehen werden, bleibt abzuwarten.

Sicheres Senden von Dateien über Dropbox

Dropbox ist stolz auf sein hochmodernes 256-Bit-AES-Verschlüsselungssystem. Und das ist auch kein Wunder, denn das Geschäftsmodell von Dropbox beruht einzig und allein darauf, dass Dropbox eine sichere Methode für den sicheren Dateiaustausch bleibt.

Der Unterschied zu anderen File-Sharing-Diensten besteht darin, dass Dropbox seinen Nutzern keinen Speicherplatz in einer Cloud zur Verfügung stellt, in dem sie ihre Dokumente ablegen können. Stattdessen speichert jeder Nutzer alle Dateien auf seiner Festplatte, während Dropbox dafür sorgt, dass alle Änderungen an den Dokumenten in Echtzeit aktualisiert werden.

Aus der Sicht eines normalen Nutzers funktioniert Dropbox genau wie ein Cloud-Dienst, mit dem einzigen Unterschied, dass Sie Speicherplatz auf Ihrer Festplatte zuweisen müssen.

Damit ist klar, dass die Sicherheit Ihrer Dateien von der Sicherheit Ihres Computers abhängt. Es ist immer eine gute Idee, ein sicheres Passwort einzurichten, vor allem, wenn Sie gerne in öffentlichen Räumen wie Cafés arbeiten. Für zusätzliche Sicherheit können Sie Dateien und Ordner mit einem Passwort schützen und das Dropbox-Verschlüsselungssystem den Rest erledigen lassen.

Was ist Ihre bevorzugte Methode, um E-Mails sicher zu versenden? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.

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Jakub Osiejewski ist ein erfahrener freiberuflicher Autor und Redakteur. Er hat für verschiedene Publikationen geschrieben, darunter Zeitschriften, Zeitungen und Websites. Er ist auch ein erfahrener Layouter und weiß genau, wie man optisch ansprechende und informative PDFs und Flipbooks erstellt!