Wie kann man Dokumente freigeben? Eine Kurzanleitung.

Noch bis zum Jahr 2020 war das Arbeiten von zu Hause aus eine Seltenheit, aber wir können schon jetzt sagen, dass es nicht mehr lange dauern wird, bis wir alle in die Büros zurückkehren. Immer mehr Arbeitgeber erkennen die Vorteile der Einstellung von Mitarbeitern auf der ganzen Welt und der Einsparung von Bürokosten. Daher arbeiten immer mehr Menschen und Teams zusammen und müssen Dokumente online austauschen. Die gemeinsame Nutzung von Dateien wird immer wichtiger, vor allem in Branchen wie Design und Verlagswesen .

Es gibt viele Methoden der gemeinsamen Nutzung von Dateien, die sich bei der Arbeit mit einem virtuellen Team – oder einem ganz realen – als sehr effektiv erweisen. Ganz gleich, ob Sie Geld sparen wollen, indem Sie Freiberufler aus der ganzen Welt einsetzen, oder ob Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit geben wollen, von zu Hause aus zu arbeiten, Sie suchen nach einer Methode, um Dateien einfach und sicher online auszutauschen. Im Folgenden finden Sie die besten Methoden zur gemeinsamen Nutzung von Dateien im Internet, einschließlich der Erstellung von PDF-Flipbooks .

Die Vorteile des Online-Austauschs von Dokumenten und Dateien

Nehmen Sie sich derzeit die Zeit, Dokumente per E-Mail an verschiedene Mitglieder Ihres Teams zu versenden? Dies ist in den 00er Jahren aus der Mode gekommen. Verwenden Sie keine E-Mail, um Dateien anzuhängen! Auf diese Weise erhält jeder seine eigene Kopie einer Datei – und die von einem Benutzer vorgenommenen Bearbeitungen sind für die anderen nicht sichtbar. Die E-Mail-Beschränkung auf 25 MB erschwert den Austausch von Dateien im Grafikdesign oder von E-Books im PDF-Format.

Ein weiterer Vorteil der Online-Freigabe von Dokumenten besteht darin, dass sie in der Cloud sicher sind, d. h. sie befinden sich auf den Servern eines anderen Unternehmens. Sobald eine Datei online ist, können Sie von jedem Ort mit Internetzugang auf sie zugreifen. Mit anderen Worten: Wenn Ihr PC abstürzt und nicht mehr reagiert, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Sie können an einer anderen Arbeitsstation weiterarbeiten, da die Datei auf einem Web-Laufwerk gespeichert ist.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit, Dateien auf verschiedenen Geräten zu bearbeiten und anzuzeigen. So können Sie nach einem Computerabsturz Korrekturen auf Ihrem Handy vornehmen. Mit Publuu können Sie zum Beispiel ein eBook auf Ihrem Handybildschirm ansehen und es dann mit Funktionen wie Screencast auf Ihren Fernsehbildschirm übertragen.

Flipbooks von Publuu

Flipbooks sind eine Art von E-Books, die das Teilen von Dateien zu einem Kinderspiel machen. Mit Publuu hat Ihr Unternehmen die Möglichkeit, PDFs auf spannende und benutzerfreundliche Weise mit nur einem Klick zu teilen und zu veröffentlichen. Wenn Sie Ihre PDF-Dateien in das Flipbook-Format konvertieren , können Sie sie über Links versenden, in sozialen Medien teilen und in Websites einbetten , wie im folgenden Beispiel:

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MAKE YOUR OWN

Im Gegensatz zu Google Drive können Sie bei Publuu interaktive Funktionen für die Präsentation Ihrer Dateien nutzen. Sie können Ihrem schönen Flipbook ganz einfach Seite-zu-Seite-Links und ausgehende Links hinzufügen. In Publuu können Sie auch Filme, Bildergalerien und mp3-Dateien einbetten – so können Sie ganz einfach eine tolle Broschüre für Ihre Mitarbeiter erstellen.

Außerdem können Sie Ihr Dokument nach Fertigstellung ganz einfach weitergeben. Dazu stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung, darunter direkte Links , Einbettung und vieles mehr! Direkte Links sind eine hervorragende Möglichkeit, Flipbooks über das Internet zu übertragen. Sie brauchen nur die URL Ihres Flipbooks zu kopieren und den Link per E-Mail oder Messenger an den Benutzer zu senden, der dann sofort darauf zugreifen kann – ohne etwas herunterladen zu müssen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie verschiedene Geräte verwenden. Alle unsere Flipbooks sind mit HTML5-Computern und Mobiltelefonen kompatibel.

Publuu bietet etwas, auf das Google Drive oder One Drive keinen Zugriff haben – die Tracking-Funktion . Sie können einen Tracking-Link für Ihre Datei erstellen – und Sie werden benachrichtigt, ob ein Nutzer sie geöffnet hat oder nicht. Das ist sehr hilfreich, wenn Sie in einer großen Gruppe arbeiten und sehen möchten, ob ein Kollege die Datei geöffnet hat. Sie können überwachen, wie oft ein Dokument geöffnet wurde, auf welche Seiten am häufigsten zugegriffen wurde und sogar die Zeit, die auf jeder Seite verbracht wurde.

Mit Publuu können Sie die Datei auch mit einem Passwort schützen. Auf diese Weise können nur die von Ihnen gewünschten Benutzer auf Ihre Datei zugreifen – was sehr nützlich ist, wenn jemand den Link mit Außenstehenden teilt und der Inhalt im Web durchsickert. Anders als bei den Office-Apps müssen Sie die Berechtigungen nicht manuell festlegen, sondern ändern einfach das Kennwort für die Datei, um den Zugriff zu beschränken.

Publuu bietet zwar keinen Editor wie die anderen Cloud-Filesharing-Optionen, dafür aber eine Schnell-Update-Funktion. Sie können ganz einfach Änderungen an Ihren Dokumenten vornehmen, eine neue Version hochladen – und der Link bleibt derselbe. Das ist nützlich, wenn Sie eine häufig genutzte Datei erstellen wollen, die zugänglich sein soll. Links und Galerien bleiben erhalten, so dass Sie Ihre Datei leicht aktualisieren und bearbeiten können.

Und schließlich sehen Publuu Flipbooks einfach gut aus. Diese Website kann Ihre PDFs in wunderschöne Hochglanz-Flipbooks umwandeln, mit einem nahtlosen, realistischen Umblättereffekt, bei dem die rechte Ecke der Seite gezogen wird – und zusätzlich sehr realistischen Sounds und Hintergründen. Egal, ob Sie Ihre Datei in Ihre Website integrieren oder als Link veröffentlichen, Ihre Betrachter werden sofort sehen, dass Ihnen die Präsentation des Dokuments am Herzen liegt.

Publuu’s Dokument Beispiel

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MAKE YOUR OWN

Google Docs und Google Drive

Dies ist wahrscheinlich die beliebteste Methode zur gemeinsamen Nutzung von Dateien mit anderen Arbeitnehmern, die an entfernten Standorten arbeiten. Dank Editoren wie Docs, Sheets, Presentations und vielen anderen können Sie Dokumente erstellen, verschiedene Versionen der Dateien kontrollieren, Kommentare einbetten und Google Docs/Sheets bietet umfangreiche Formatierungen und viele Funktionen, die Sie von einem Textverarbeitungsprogramm erwarten. Google Text & Tabellen ist für typische Heimanwender als Basis-Officepaket oft ausreichend, und Sie können es problemlos für kleinere Unternehmen verwenden.

Über die Kosten müssen Sie sich keine Gedanken machen, denn der Dienst ist kostenlos, auch für kleine Unternehmen. Sie können für mehr Speicherplatz bezahlen. Außerdem müssen die Mitarbeiter Ihres Teams nicht unbedingt ein Google-Konto haben. Jeder, der über den Link verfügt, kann die Datei einsehen und, wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen festlegen, auch bearbeiten. Sie können ein Textdokument in Google Text & Tabellen verfassen, eine DOC- oder ODT-Datei konvertieren und bearbeiten. Wenn Sie eine PDF-Datei freigeben möchten, können Sie sie einfach hochladen – aber es ist schwierig, in der Datei zu navigieren und Sie können die erweiterten Funktionen nicht nutzen. Vielleicht können Sie stattdessen die Flipbook-Funktionen von Publuu nutzen.

Das Teilen von Dateien in Google Text & Tabellen ist schnell und einfach zu erlernen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, die sich normalerweise in der oberen rechten Ecke befindet, und wählen Sie aus, ob Sie dieses Dokument online veröffentlichen möchten. Sie können einfach einen Link an eine bestimmte Person senden, das Dokument zur Bearbeitung freigeben oder es so einrichten, dass jeder, der den Link hat, es bearbeiten kann – auch wenn er kein Google-Konto hat. Sie können mit anderen in Echtzeit zusammenarbeiten und jedes Dokument auf die Personen beschränken, für die Sie es freigeben möchten.

Sie können ihnen Zugriff auf einen Ordner gewähren, damit sie ihre Inhalte dort ablegen und durchsuchen können. Google Docs, Sheets und Presentation lassen sich gut mit anderen Websites und Anwendungen kombinieren. Sie können jede Textdatei auf Ihrem Google Drive mit Zoho Writer öffnen, und die Freigabe von Dateien ist einfach genug. Das Google-Konto ist eine gute Wahl für ein kleines Unternehmen, das Dateien bearbeiten muss, aber keine Grafiken oder Dokumente für den Druck vorbereiten will.

Microsoft One Drive und Office

Wenn Sie mit der Desktop-Softwaresuite von Microsoft vertraut sind, werden Sie Microsoft Office Online als sehr nützliche Cloud-Speichermethode empfinden, mit der Sie jeden Ordner und jede Datei freigeben können. Das ist einer der Vorteile dieser App für die gemeinsame Nutzung, den Dokumentenaustausch und die Zusammenarbeit. Wenn Sie eine Datei über Microsoft Drive unter MS Windows freigeben möchten, müssen Sie nur mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und die Option An ein Laufwerk senden auswählen.

Wenn Sie Zugang zu MS Office haben, können Sie Dateien in der Regel problemlos an One Drive übertragen. Wenn Sie Zugang zu Office 365 haben, können Sie Daten im Wert von 100 GB in der Cloud speichern, aber auch normale Benutzer können 5 GB speichern. Office kann jedoch kostspielig sein – für kleine Unternehmen, die Dateien in der Cloud gemeinsam nutzen möchten, mag das in Ordnung sein, aber die kostenlose Option kann sehr einschränkend sein.

Sie können auch das großartige Tool Office Online nutzen. Es ist grundlegender als das vollständige Office-Paket, bietet aber viel mehr fortgeschrittene Funktionen als die einfache Google Docs-Suite. Es ermöglicht die Bearbeitung in Echtzeit in Zusammenarbeit mit einem anderen Nutzer. Sie können schnelle Notizen machen und sie auf Ihrem Mobiltelefon bearbeiten.

Wenn Sie Ihre Datei in OneDrive speichern, kann sie automatisch freigegeben werden, wenn Sie diesen Ordner freigeben möchten. Sie können den Link an Ihre Kollegen senden, die ihn dann bearbeiten können – manchmal können sie ihn auch mit anderen Editoren wie Libre Office oder WPS bearbeiten. Sie können auch andere Berechtigungen festlegen, sogar zwischen den Benutzern desselben Computers.

Der Nachteil der Verwendung von MS Office ist, dass Sie die Software kaufen müssen. Außerdem muss jeder Benutzer die Software auf seinem eigenen PC installieren, um die volle Online-Funktionalität für die Zusammenarbeit an Dateien mit anderen zu nutzen. Dennoch ist dies eine gute Option für größere Unternehmen, die Office verwenden.

Dropbox

Dropbox ist wahrscheinlich der beliebteste Cloud-Speicherdienst. Er war einer der ersten und ist immer noch beliebt bei neuen Nutzern, die ihre Daten sichern oder ein Dokument freigeben möchten. Dropbox bietet jedoch keinen eigenen Dokumenten-Editor, so dass die Nutzer eine andere Software benötigen. Auch wenn die kostenlose Version von Dropbox für manche ausreichend sein mag, sollten Unternehmen, die mehr Kapazität und Funktionalität wünschen, in ein Premium-Konto von Dropbox investieren.

Alle auf Dropbox gespeicherten Dateien, sowohl auf dem Handy als auch auf dem Desktop, können auf ein anderes oder neues Gerät heruntergeladen werden. Das erleichtert die Einrichtung auf einem neuen System erheblich, insbesondere wenn Sie aufgrund eines Problems mit Ihrem vorherigen Gerät ganz von vorne anfangen müssen. Wenn es um den Austausch von Dateien und Ordnern geht, ist Dropbox eine hervorragende Option. Es ist sehr einfach, Ihre Dateien mit anderen zu teilen, dank schneller Links und einer Vielzahl von Benutzerberechtigungen. Im Vergleich zu Google Drive oder Microsoft ist Dropbox jedoch eine sehr einfache Speicheroption, die jedoch viel Komfort bietet.

Und schließlich sehen Publuu Flipbooks einfach gut aus. Diese Website kann Ihre PDFs in wunderschöne Hochglanz-Flipbooks umwandeln, mit nahtlosem, realistischem Umblättereffekt, Ziehen an der rechten Ecke der Seite – und zusätzlich sehr realistischen Sounds und Hintergründen. Egal, ob Sie Ihre Datei in Ihre Website integrieren oder als Link veröffentlichen, Ihre Betrachter werden sofort sehen, dass Sie sich um die Präsentation des Dokuments kümmern.

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