Jak udostępniać dokumenty? A Quick Guide.

Jeszcze w 2020 roku praca z domu była rzadkością, ale już teraz możemy powiedzieć, że nie minie wiele czasu, zanim wszyscy wrócimy do biur. Coraz więcej pracodawców dostrzega korzyści płynące z zatrudniania pracowników na całym świecie i oszczędzania na kosztach biurowych. Dlatego też coraz więcej osób i zespołów pracuje razem i musi dzielić się dokumentami online. Udostępnianie plików ma coraz większe znaczenie zwłaszcza w takich branżach jak projektowanie czy publikowanie.

Można znaleźć wiele metod udostępniania plików, które okazują się bardzo skuteczne podczas pracy z wirtualnym zespołem… lub całkiem realnym. Niezależnie od tego, czy Twoim celem jest oszczędzanie pieniędzy poprzez korzystanie z usług freelancerów na całym świecie, czy też umożliwienie pracownikom swobody pracy w domu, szukasz metody na łatwe i bezpieczne udostępnianie plików online. Poniżej znajdziesz najlepsze metody udostępniania plików w sieci, najlepiej darmowe usługi dla Twojej firmy.

Korzyści z udostępniania dokumentów i plików online

Czy obecnie poświęcasz czas na wysyłanie dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej do różnych członków swojego zespołu? To wyszło z mody w latach 00-tych. Nie używaj poczty elektronicznej do załączania plików! W ten sposób każdy otrzyma własną kopię pliku – a edycje dokonane przez jednego użytkownika nie będą widoczne dla pozostałych. Ograniczenie poczty elektronicznej do 25 MB utrudnia dzielenie się plikami w projektach graficznych czy ebookami w formacie PDF.

Kolejną zaletą udostępniania dokumentów online jest to, że są one bezpieczne w chmurze – czyli rezydują na serwerach innej firmy. Kiedy plik jest już online, możesz uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca, w którym masz dostęp do Internetu. Innymi słowy, jeśli Twój komputer ulegnie awarii i przestanie reagować, nie martw się. Będziesz mógł pracować na innej stacji roboczej, ponieważ plik jest zapisany na dysku internetowym.

Kolejną ważną korzyścią jest możliwość edycji i przeglądania plików na różnych urządzeniach. Po awarii komputera możesz wprowadzić poprawki na telefonie. Publuu, na przykład, pozwoli Ci oglądać ebooka na ekranie telefonu, a następnie przerzucić go na ekran telewizora za pomocą funkcji takich jak Screencast.

Flipbooki z Publuu

Flipbooki to rodzaj e-booków, które sprawiają, że dzielenie się plikami jest proste. Z Publuu, Twoja firma ma możliwość udostępniania i publikowania plików PDF w ekscytujący, przyjazny dla użytkownika sposób za pomocą jednego kliknięcia. Po konwersji plików PDF do formatu flipbook, można wysłać je przez linki, udostępniać je na portalach społecznościowych i osadzić je na stronach internetowych, jak w przykładzie poniżej:

Zobacz więcej przykładów flipbooków

MAKE YOUR OWN

W przeciwieństwie do Google Drive, Publuu pozwala Ci na korzystanie z funkcji interaktywnych podczas prezentacji plików. Możesz dodać stronę do strony i linki wychodzące łatwo do swojego pięknego flipbooka. Publuu pozwala również osadzać filmy, galerie zdjęć i pliki mp3 – co bardzo ułatwia przygotowanie świetnej broszury dla Twoich pracowników.

Łatwo jest też udostępnić dokument, gdy jest już gotowy. Możesz to zrobić na wiele sposobów, w tym poprzez linki bezpośrednie, osadzanie i wiele innych! Linki bezpośrednie to doskonały sposób na przesyłanie flipbooków przez internet. Wystarczy, że skopiujesz adres URL swojego flipbooka i wyślesz go do użytkownika poprzez e-mail lub messengera, a on będzie miał do niego dostęp od razu – bez konieczności pobierania czegokolwiek. Jest to szczególnie przydatne w przypadku korzystania z wielu urządzeń. Wszystkie nasze flipbooki są kompatybilne z HTML5 komputerów i telefonów komórkowych.

Publuu oferuje coś niedostępnego dla Google Drive czy One Drive – funkcjonalność śledzenia. Możesz wygenerować link śledzący dla swojego pliku – i zostaniesz powiadomiony, czy użytkownik go otworzył czy nie. Jest to bardzo pomocne, jeśli pracujesz w dużej grupie i chcesz sprawdzić, czy współpracownik otworzył plik. Możesz monitorować ile razy dokument był otwierany, które strony były najczęściej odwiedzane, a nawet czas spędzony na każdej stronie

Publuu pozwala również zabezpieczyć plik hasłem. W ten sposób dostęp do pliku mają tylko wybrani przez Ciebie użytkownicy – co jest bardzo przydatne, jeśli ktoś mógłby udostępnić link osobom postronnym i zawartość wyciekłaby do sieci. W przeciwieństwie do aplikacji Office nie trzeba ręcznie ustawiać uprawnień, wystarczy zmienić hasło do pliku, aby ograniczyć dostęp.

Chociaż nie oferuje edytora jak inne opcje udostępniania plików w chmurze, Publuu oferuje funkcję szybkiej aktualizacji. Możesz łatwo wprowadzić zmiany w swoich dokumentach, przesłać nową wersję – podczas gdy link pozostaje taki sam. Jest to przydatne, gdy chcesz stworzyć często odwiedzany plik, który ma być dostępny. Linki i galerie pozostają na swoim miejscu, więc możesz łatwo aktualizować i edytować swój plik.

I wreszcie, Publuu Flipbooks po prostu wyglądają dobrze. Ta strona może konwertować swoje pliki PDF do wspaniałych błyszczących flipbooków z bezproblemowym realistycznym efektem przewracania stron, przeciągania prawego rogu strony – i dodatkowych bardzo realistycznych dźwięków i tła. Niezależnie od tego, czy zintegrujesz swój plik ze swoją stroną internetową, czy opublikujesz go jako link, Twoi widzowie od razu zobaczą, że dbasz o prezentację dokumentu.

Przykład dokumentu Publuu

Zobacz więcej przykładów Flipbooków

MAKE YOUR OWN

Google Docs i Google Drive

Jest to chyba najpopularniejsza metoda udostępniania plików innym pracownikom pracującym w zdalnych lokalizacjach. Dzięki edytorom takim jak Docs, Sheets, Presentations i wielu innym można tworzyć dokumenty, kontrolować różne wersje plików, osadzać komentarze, a Google Docs/Sheets zapewnia bogate formatowanie i wiele funkcji, których oczekujemy od edytora tekstu. Google Docs bardzo często wystarcza typowym użytkownikom domowym jako podstawowy pakiet biurowy, spokojnie możesz go też wykorzystać w mniejszych firmach.

Nie musisz się martwić o koszty, ponieważ jest to darmowa usługa, nawet dla małych firm. Możesz zapłacić za więcej miejsca do przechowywania. Co więcej, osoby z Twojego zespołu nie muszą koniecznie mieć konta Google. Każdy, kto ma link, może zobaczyć plik, a jeśli ustawisz uprawnienia, może go edytować. W Google Docs możesz napisać dokument tekstowy, przekonwertować plik DOC lub ODT do edycji. Jeśli chcesz udostępnić plik PDF, możesz go po prostu przesłać – ale trudno się po nim poruszać i nie można korzystać z jego zaawansowanych funkcji. Być może można użyć Publuu’s flipbook funkcjonalności i funkcje zamiast.

Nauka udostępniania plików w Google Docs jest szybka i prosta. Kliknij przycisk znajdujący się zwykle w prawym górnym rogu i wybierz, czy chcesz opublikować ten dokument online. Możesz po prostu wysłać link do wskazanej osoby, udostępnić go do edycji lub ustawić go do edycji każdemu, kto ma link – nawet jeśli nie ma konta Google. Możesz współpracować z innymi w czasie rzeczywistym i ograniczyć każdy dokument tylko do osób, którym chcesz go udostępnić.

Możesz przyznać im dostęp do folderu, aby umieszczali tam swoje treści, a oni mogli je przeglądać. Dokumenty Google, Arkusze i Prezentacje dobrze współpracują z innymi witrynami i aplikacjami. Możesz otworzyć dowolny plik tekstowy na swoim Google Drive za pomocą Zoho Writer, a udostępnianie plików jest wystarczająco proste. Konto Google to całkiem dobry wybór dla małej firmy, która potrzebuje pracy i edycji plików, ale nie grafiki czy przygotowania dokumentów do druku.

Microsoft One Drive i Office

Jeśli jesteś zaznajomiony z pakietem oprogramowania biurkowego Microsoftu, możesz uznać Microsoft Office Online za bardzo przydatną metodę przechowywania w chmurze, która pozwala na udostępnianie dowolnego folderu lub pliku. To jedna z zalet tej aplikacji do udostępniania, wymiany dokumentów i współpracy. Jeśli chcesz udostępnić za pomocą Dysku Microsoft przy użyciu MS Windows, wystarczy, że klikniesz prawym przyciskiem myszy na plik i wybierzesz opcję Wyślij do One Drive.

Zazwyczaj, jeśli masz dostęp do MS Office, możesz łatwo przenieść pliki na One Drive. Jeśli masz dostęp do Office 365, masz dostęp do przechowywania w chmurze danych o wartości 100 GB, ale nawet zwykli użytkownicy mogą przechowywać 5 GB. Office może być jednak kosztowny – może być w porządku dla małych firm, które chcą udostępniać pliki w chmurze, ale darmowa opcja może być bardzo ograniczająca.

Możesz również skorzystać ze świetnego narzędzia, jakim jest Office Online. Jest on bardziej podstawowy niż pełny pakiet Office, ale ma znacznie bardziej zaawansowane funkcje niż podstawowy pakiet Google Docs. Oferuje on możliwość edycji w czasie rzeczywistym we współpracy z dowolnym innym użytkownikiem. Możesz robić szybkie notatki, edytować je na komórce.

Jeśli zapiszesz swój plik w OneDrive, może on zostać automatycznie udostępniony, jeśli chcesz udostępnić ten folder. Możesz wysłać link do współpracowników, którzy będą mogli go swobodnie edytować – czasami mogą go edytować za pomocą innych edytorów, jak Libre Office czy WPS. Możesz też ustawić inne uprawnienia, nawet między użytkownikami tego samego komputera.

Minusem korzystania z MS Office jest to, że trzeba kupić oprogramowanie. Ponadto, aby mieć pełną funkcjonalność online do współpracy nad plikami z innymi, każda osoba będzie musiała mieć zainstalowane oprogramowanie na własnym komputerze. Jest to jednak nadal dobra opcja dla większych firm korzystających z pakietu Office.

Dropbox

Dropbox to prawdopodobnie najpopularniejsza usługa przechowywania danych w chmurze. Był jednym z pierwszych i nadal jest popularny wśród nowych użytkowników, którzy chcą wykonać kopię zapasową swoich danych lub udostępnić dokument. Nie oferuje jednak samodzielnie edytora dokumentów i użytkownicy muszą posiadać inne oprogramowanie. Chociaż darmowa wersja Dropboxa może być dla niektórych wystarczająca, firmy, którym zależy na większej pojemności i funkcjonalności, powinny zainwestować w konto Dropbox premium.

Wszystkie pliki zapisane na Dropboxie, zarówno mobilnym, jak i desktopowym, można pobrać na inne lub nowe urządzenie. To znacznie ułatwia konfigurację w nowym systemie, zwłaszcza jeśli zaczynasz od zera z powodu problemu z poprzednim urządzeniem. Jeśli chodzi o wymianę plików i folderów, Dropbox to świetna opcja. Udostępnianie plików innym osobom jest bardzo łatwe dzięki szybkim łączom i różnym uprawnieniom użytkowników. Jest to jednak bardzo podstawowa opcja przechowywania w porównaniu z Google Drive lub Microsoftem, ale oferuje wiele wygód.

Anf wreszcie, Publuu Flipbooks po prostu wyglądają dobrze. Ta strona może konwertować swoje pliki PDF do wspaniałych błyszczących flipbooków z bezproblemowym realistycznym efektem przewracania stron, przeciągania prawego rogu strony – i dodatkowych bardzo realistycznych dźwięków i tła. Niezależnie od tego, czy zintegrujesz swój plik z witryną internetową, czy opublikujesz go jako link, Twoi widzowie od razu zobaczą, że zależy Ci na prezentacji dokumentu.

Możesz być również zainteresowany:
Jak bezpiecznie wysyłać dokumenty przez internet?
Jak opublikować PDF na Facebooku?
Jak osadzić PDF w HTML?

Ola Swiderska Author Zobacz profil

Entuzjastka estetyki i minimalizmu. Uwielbia poznawać świat, a podróże są sensem jej życia. Fotograf amator i pasjonatka psów. W pracy swoją energię kieruje na tworzenie treści, które odzwierciedlają jej zainteresowanie literaturą i designem.