Wie man ein Benutzerhandbuch schreibt – ein vollständiger Leitfaden

Wahrscheinlich hat jeder schon einmal mit unklaren Anweisungen zur Verwendung eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung zu kämpfen gehabt.

Aus diesem Grund ist die Erstellung eines hilfreichen Benutzerhandbuchs für den Erfolg jedes Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Manchmal ist die Erstellung von Benutzerhandbüchern sogar gesetzlich vorgeschrieben, wie Sie weiter unten sehen werden. Daher ist die Erstellung von Benutzerhandbüchern mit einer Menge Arbeit verbunden.

Sie brauchen sich jedoch keine Sorgen zu machen, denn wir haben eine umfassende Anleitung zum Schreiben eines Benutzerhandbuchs vorbereitet. In unserem Text erklären wir, was ein Benutzerhandbuch ist, warum es nützlich ist und wie Sie davon profitieren können.

Außerdem erklären wir, wie Sie den digitalen Booklet Maker verwenden können, um ein Benutzerhandbuch zu erstellen, und geben Ihnen einige hilfreiche Ressourcen, um Ihre Arbeit zu verbessern.

Wenn Sie unsere Ratschläge befolgen, wird Ihr Benutzerhandbuch zu einem Aktivposten, der Ihnen helfen wird, Kunden zu gewinnen und sie als treue Benutzer zu halten.

Was ist ein Benutzerhandbuch?

Ein Benutzerhandbuch, auch bekannt als Bedienungsanleitung oder Benutzerhandbuch, ist ein hilfreiches Dokument, das Benutzern eine Anleitung zur effektiven Nutzung eines bestimmten Systems, Produkts oder einer Dienstleistung bietet. Ein solches Dokument besteht in der Regel aus detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Betriebsrichtlinien, Anleitungen zur Fehlerbehebung und anderen relevanten Informationen.

Ein gutes Benutzerhandbuch kann den Benutzern helfen, ein Produkt oder eine Dienstleistung effektiv zu nutzen, was zu einer besseren Erfahrung und einer höheren Zufriedenheit führt. Ein gut gestaltetes Benutzerhandbuch kann den Benutzern auch helfen, häufige Probleme zu lösen, was langfristig die Zahl der Supportanfragen verringern und Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen sparen kann. Ein umfassendes Benutzerhandbuch enthält, wie jede Anleitung, alle Antworten, die der Benutzer haben könnte, und mit klaren Anweisungen muss er Sie nicht anrufen oder in Internetforen nach Antworten suchen!

Darüber hinaus gibt es in einigen Branchen gesetzliche Vorschriften für die Bereitstellung eines Benutzerhandbuchs – zum Beispiel im Fall von professionellen medizinischen Geräten. Es gibt Industrienormen, die es Ihnen verbieten, ein Produkt ohne Dokumentation zu versenden – Sie müssen also eine Bedienungsanleitung als Teil eines Produkts erstellen! Die Einhaltung dieser Vorschriften ist der Schlüssel zur Vermeidung potenzieller rechtlicher Probleme und zum Schutz des Rufs Ihres Unternehmens.

Qualitativ hochwertige Benutzerhandbücher können das Kundenerlebnis verbessern und die Wahrnehmung eines Produkts oder einer Dienstleistung positiv beeinflussen, was zu einer stärkeren Kundenbindung führt. Unternehmen können zu einer zuverlässigen Informations- und Supportquelle werden, indem sie in ihren Benutzerhandbüchern klare und präzise Informationen bereitstellen. Dies schafft Vertrauen und gibt den Benutzern das Gefühl, dass das Unternehmen in der Lage ist, ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Schließlich ist die Nutzung des Produkts der wichtigste Teil der Interaktion mit einem Unternehmen!

Was macht ein gutes Benutzerhandbuch aus?

1. Ansprechende visuelle Ebene

Ein visuell ansprechendes Benutzerhandbuch kann dazu beitragen, die Benutzererfahrung zu verbessern, was zu zufriedeneren Kunden führt.

Mit Publuu können Sie Ihr Benutzerhandbuch als innovatives PDF-Flipbook präsentieren. Mit Publuu können Sie PDF-Benutzerhandbücher in hochauflösende E-Books umwandeln, die auf jedem Gerät angezeigt werden können, und hochwertige Grafiken und Animationsfilme einbetten, so wie in der folgenden Abbildung:

Beispiel eines Online-Benutzerhandbuchs von Publuu



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Hochwertige Grafiken können helfen, wichtige Punkte zu veranschaulichen und das Verständnis der Anleitungen zu erleichtern. Mit Filmen können Sie ein Benutzerhandbuch erstellen, das es den Benutzern ermöglicht, den gezeigten Prozessen zu folgen.

Neben hochwertigen Grafiken kann auch die Verwendung von Farben dazu beitragen, ein visuell ansprechendes Benutzerhandbuch zu erstellen. Ein Unternehmen, das Haushaltsgeräte verkauft, könnte zum Beispiel verschiedene Farben verwenden, um zwischen verschiedenen Gerätetypen wie Kühlschränken, Waschmaschinen und Geschirrspülern zu unterscheiden. Dieses intuitive Farbschema kann dazu beitragen, dass die Benutzer die benötigten Informationen schnell und effizient finden.

2. Einfache Sprache

Eine einfache Sprache ist für die Erstellung einer leicht verständlichen Bedienungsanleitung unerlässlich. Die in der Bedienungsanleitung verwendete Sprache sollte klar, prägnant und leicht verständlich sein. Die Verwendung von Fachjargon oder komplexer Sprache kann es den Benutzern erschweren, die Anweisungen zu verstehen, was selbst fortgeschrittene Benutzer davon abhalten kann, die Funktionen Ihres Produkts zu nutzen.

Denken Sie daran, die besten technischen Schreibwerkzeuge zu verwenden – technische Dokumentation sollte so einfach wie möglich sein und Jargon und Schlagworte vermeiden. Technische Hilfsmittel können Ihnen helfen, ein Benutzerhandbuch zu erstellen, das prägnant und auf den Punkt gebracht ist.

Die Verwendung einer einfachen Sprache kann auch dazu beitragen, dass die Benutzer die Aufgaben beim ersten Mal richtig erledigen können. Ein Unternehmen, das Tablets oder Laptops verkauft, könnte zum Beispiel in einfacher Sprache beschreiben, wie das Gerät einzurichten ist, und die Details online in einer PDF-Broschüre von Publuu bereitstellen. Benutzerhandbücher sollten für den Durchschnittsleser leicht zugänglich sein.

3. Leichte Navigation

Ein Benutzerhandbuch muss einfach zu navigieren sein, damit die Benutzer die benötigten Informationen schnell und effizient finden können. Das spart Zeit und verringert die Frustration der Benutzer.

Mit der Hotspot-Funktion von Publuu können Sie Ihr Benutzerhandbuch in übersichtliche Abschnitte gliedern, zu denen jeweils ein Link führt. Die Benutzer können so mit einem einzigen Klick schnell die gewünschten Informationen finden. Sie können sie auch in Ihrer Benutzeroberfläche verwenden, wobei jeder Klick den Benutzer zu Ihrer Website mit mehr Details und Erklärungen führt. Mehr über die Organisation Ihrer Benutzerhandbücher erfahren Sie in unserem Leitfaden zur professionellen Gestaltung von Broschüren.

Neben einer klaren Gliederung sollte ein Benutzerhandbuch, das einfach zu navigieren ist, auch ein Inhaltsverzeichnis und einen Index enthalten. Diese Hilfsmittel können den Benutzern helfen, die benötigten Informationen schnell und einfach zu finden.

4. Logischer Aufbau

Ein gut strukturiertes Benutzerhandbuch kann es den Benutzern erleichtern, die Anweisungen zu verstehen und die Aufgaben korrekt auszuführen. Wenn Sie eine Vorlage für ein Benutzerhandbuch wählen, die Ihre Designgrundsätze widerspiegelt, sollte sie auch die Idee für das Design der Benutzerdokumentation widerspiegeln.

Eine logische Struktur kann dazu beitragen, dass die Benutzer den Anweisungen Schritt für Schritt folgen können, ohne wichtige Details zu übersehen. Gliedern Sie Ihr Benutzerhandbuch in klare Abschnitte, wobei sich jeder Abschnitt auf einen bestimmten Aspekt des Produkts konzentriert. Die Anleitungen werden in einem Schritt-für-Schritt-Format präsentiert, so dass die Benutzer die benötigten Informationen leicht finden können, je nachdem, was sie erreichen wollen.

5. Relevante Themen

Ein gutes Benutzerhandbuch sollte alle relevanten Themen im Zusammenhang mit dem Produkt oder der Dienstleistung abdecken, ohne dabei überwältigend zu sein. Das bedeutet, dass es nicht nur Informationen über die Verwendung des Produkts enthalten sollte, sondern auch Tipps und bewährte Verfahren, um das Produkt optimal zu nutzen. Fügen Sie ruhig Abschnitte zur Fehlerbehebung und häufig gestellte Fragen (FAQs) ein, um den Benutzern zu helfen, etwaige Probleme schnell zu lösen.

Arten von Benutzerhandbüchern

Es gibt viele Arten von Benutzerhandbüchern – nicht alle sind als einfache Bedienungsanleitungen geschrieben. Die Benutzerdokumentation muss intuitiv und einfach sein, aber alle Unterschiede laufen darauf hinaus, für wen Sie schreiben und warum. Im Folgenden finden Sie die gebräuchlichsten Benutzerhandbücher und ihre Arten.

• Anleitungshandbuch
  
  

  

Bedienungsanleitungen sind eine Art von Benutzerhandbuch, das den Benutzer Schritt für Schritt durch die Bedienung eines bestimmten Produkts oder Systems führt. Diese Benutzerhandbücher sind in der Regel so gestaltet, dass sie leicht verständlich sind und möglichst wenig Verwirrung stiften.

So kann ein Unternehmen beispielsweise eine Bedienungsanleitung für eine neue Software oder ein Gerät erstellen, in der die einzelnen Schritte für die Bedienung beschrieben werden. Diese Art von Handbüchern sollte sehr anschaulich sein und detaillierte Illustrationen und Diagramme enthalten, um den Benutzern das Verständnis der verschiedenen Komponenten und erforderlichen Schritte zu erleichtern.

• Schulungshandbuch

Schulungshandbücher sind so konzipiert, dass sie detaillierte Anleitungen für die Verwendung eines bestimmten Produkts oder Systems enthalten. Sie können in einer Vielzahl von Umgebungen verwendet werden, von Schulungsprogrammen in Unternehmen bis hin zu Bildungseinrichtungen. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel ein Schulungshandbuch für sein Vertriebsteam erstellen, um es in der Verwendung einer neuen Softwareplattform zu schulen.

Schulungshandbücher sollten sehr detailliert sein und alle Aspekte des betreffenden Produkts oder Systems abdecken – auch solche, die normalerweise nicht in Bedienungsanleitungen zu finden sind. Da sie Schulbüchern und ähnlichen Leitfäden ähneln, sollten sie in einer klaren, einfachen Sprache verfasst und logisch aufgebaut sein, um sicherzustellen, dass die Informationen leicht zu verstehen sind.

• Servicehandbuch

Servicehandbücher werden für Techniker oder Servicepersonal erstellt, um bei der Reparatur, Wartung oder Instandhaltung eines bestimmten Produkts oder Systems zu helfen. Diese Handbücher enthalten detaillierte Informationen über das Produkt, einschließlich technischer Spezifikationen, Schaltpläne und Anleitungen zur Fehlersuche. In einem Wartungshandbuch wird auch beschrieben, wie man mit den Maschinen arbeitet, wenn sie einmal im Einsatz sind.

Im Allgemeinen können Sie sich zwar an Fachleute wenden, aber Sie müssen bedenken, dass sie sowohl unerfahrenen als auch unerfahrenen Fachleuten dienen sollten. Sie sollten logisch gegliedert sein, um ein einfaches Nachschlagen zu ermöglichen, und von visuellen Hilfsmitteln wie Diagrammen und Fotos begleitet sein.

• Benutzerhandbuch
  
  

  

Benutzerhandbücher geben den Endbenutzern Informationen über die Bedienung eines bestimmten Produkts oder Systems. Sie sind in der Regel in einfacher Sprache verfasst und enthalten Schritt-für-Schritt-Anweisungen für die Durchführung verschiedener Aufgaben. Wie Sie sehen, kann es gesetzlich vorgeschrieben sein, dass die Benutzerdokumentation ein solches Benutzerhandbuch enthält.

• Betriebshandbuch

Ein Betriebshandbuch ist ein wichtiges Dokument, das die wichtigsten Prozesse und Verfahren eines Unternehmens detailliert beschreibt. Es bietet den Mitarbeitern einen umfassenden Leitfaden für die Ausführung bestimmter Aufgaben innerhalb des Unternehmens. Es enthält alle Informationen, die für einen reibungslosen und effizienten Betrieb in allen Abteilungen erforderlich sind – ein Content-Management-System für eine Komponente erfordert beispielsweise sehr spezifische Anweisungen für die Benutzer.

• Handbuch der Organisationsrichtlinien
  
  

  

Ein Handbuch der Unternehmensrichtlinien ist ein wichtiges Dokument, das die Richtlinien, Verfahren und bewährten Praktiken des Unternehmens umreißt. Es enthält eine Reihe von Richtlinien und Regeln, die sicherstellen sollen, dass das Unternehmen einheitlich und effizient arbeitet. Die Unternehmensrichtlinien können ein breites Spektrum von Themen abdecken, z. B. Personalwesen, Verhalten am Arbeitsplatz, Gesundheit und Sicherheit sowie IT-Sicherheit. Die Richtlinien dienen dazu, die Interessen des Unternehmens zu schützen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Erwartungen des Unternehmens kennen.

• Handbuch der Standardarbeitsanweisungen (SOPs)

Standard Operating Procedures (SOPs) sind Handbücher, in denen beschrieben wird, wie bestimmte Aufgaben oder Verfahren innerhalb eines Unternehmens durchzuführen sind. Sie werden in einer Vielzahl von Bereichen eingesetzt, von Fertigungsbetrieben bis hin zu Krankenhäusern. Sie vereinen die Funktionen von Betriebsanleitungen und Richtlinienhandbüchern – eine Fabrik kann den Benutzern das Starten und Herunterfahren jeder Maschine ermöglichen, aber fortgeschrittene Funktionen könnten über eine solche einfache Handbuchvorlage hinausgehen.

Wie man ein Benutzerhandbuch in 11 Schritten schreibt

Das Erstellen von Benutzerhandbüchern ist gar nicht so schwierig – Sie erklären einfach Schritt für Schritt die grundlegenden Anweisungen und unterstützen die Benutzer bei der Arbeit mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung. Benutzerhandbücher sind in der Regel ziemlich intuitiv – im Folgenden haben wir eine Liste mit Tipps zur technischen Kommunikation zusammengestellt, mit denen Sie Inhalte erstellen können, die für den Endbenutzer nützlicher sind.

Schritt 1: Identifizieren Sie Ihr Publikum

Um ein effektives Benutzerhandbuch zu erstellen, ist es wichtig, zunächst Ihre Zielgruppe zu ermitteln. Dies hilft Ihnen, die richtige Sprache, den richtigen Ton und den richtigen Detaillierungsgrad zu wählen, um sicherzustellen, dass Ihr Handbuch effektiv und leicht zu verstehen ist.

Wenn Sie ein Benutzerhandbuch für eine Softwareanwendung erstellen, sollten Sie bedenken, dass Ihre Zielgruppe sowohl technische als auch nicht-technische Benutzer umfassen kann. Um sicherzustellen, dass jeder Ihren Anweisungen folgen kann, ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen ausreichenden Details für die technischen Benutzer und einer ausreichenden Einfachheit für die Laien zu finden.

Schritt 2: Definieren Sie das Problem

Um sicherzustellen, dass die Benutzer reibungslos arbeiten können, ist es wichtig, die Aufgaben zu identifizieren, die sie ausführen müssen, und die potenziellen Herausforderungen, auf die sie stoßen könnten, vorherzusehen.

Sie haben vielleicht schon von Murphys Gesetz gehört: „Alles, was schief gehen kann, wird auch schief gehen.“ – das bedeutet, dass Sie alle Probleme vorhersehen müssen. Stellen Sie sicher, dass das Handbuch alle relevanten Informationen enthält und Lösungen für häufige Probleme bietet.

Schritt 3: Gliedern Sie es in einzelne Schritte

Ein wichtiger Aspekt bei der Erstellung eines nützlichen Benutzerhandbuchs ist die Darstellung der Informationen in kleinen, leicht nachvollziehbaren Schritten. Für eine optimale Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, jeden Schritt zu nummerieren und zu definieren. Es ist auch ratsam, nicht mehrere Anweisungen in einem einzigen Schritt zu kombinieren. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses und gewährleistet die erfolgreiche Erledigung der Aufgabe.

Schritt 4: Wählen Sie eine Vorlage

Die Verwendung einer Handbuchvorlage kann bei der Erstellung eines Handbuchs sehr hilfreich sein, da sie eine einheitliche Struktur und Formatierung bietet. Es gibt viele Vorlagen für Handbücher im Internet, darunter auch solche, die von Apps wie Canva bereitgestellt werden. Sie können auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen oder aus der Liste in unserem Leitfaden für Handbuchvorlagen auswählen.

Achten Sie bei der Auswahl einer Vorlage für ein Benutzerhandbuch auf die Benutzerfreundlichkeit und Lesbarkeit. Wählen Sie ein Design, das eine klare Hierarchie von Überschriften und Unterüberschriften aufweist, um die Nutzung zu erleichtern.

Schritt 5: Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses

Die Aufnahme eines Inhaltsverzeichnisses in das Benutzerhandbuch ist unerlässlich. Eine Übersicht über das Handbuch bietet den Benutzern ein klares Verständnis des Inhalts und erleichtert ihnen das Auffinden der benötigten Informationen. Gliedern Sie Ihr Inhaltsverzeichnis logisch, mit Überschriften und Unterüberschriften, die den Abschnitten des Handbuchs folgen.

Schritt 6: Beschreibend sein

Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache, die leicht zu verstehen ist, und vermeiden Sie Fachjargon oder Akronyme, die die Benutzer verwirren könnten. Verwenden Sie Illustrationen oder Diagramme, um komplexe Konzepte zu erklären, und fügen Sie bei Bedarf Screenshots ein, um den Benutzern zu zeigen, wie sie bestimmte Aufgaben ausführen können.

Schritt 7: Bleiben Sie beim Thema

Benutzerhandbücher sollten sich auf das jeweilige Thema konzentrieren und Abschweifungen vermeiden. Das bedeutet, dass Sie nur Informationen aufnehmen, die für die Bedürfnisse des Benutzers relevant sind, und unnötige Informationen vermeiden. Wenn Sie ein Benutzerhandbuch für ein Produkt schreiben, sollten Sie keine Informationen über die Geschichte des Unternehmens oder den Herstellungsprozess des Produkts enthalten!

Schritt 8: Zeichnen Sie die Reise Ihrer Benutzer auf

Ein entscheidender Schritt beim Verfassen eines effektiven Benutzerhandbuchs ist die Darstellung der Benutzerreise. Dies bedeutet, dass Sie die Schritte ermitteln, die die Benutzer zur Erledigung einer Aufgabe unternehmen werden, und alle Probleme oder Fragen vorhersehen, die sie auf dem Weg dorthin haben könnten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Handbuch die notwendigen Informationen und Lösungen enthält, damit die Benutzer die Aufgabe erfolgreich erledigen können.

Schritt 9: Erklären Sie Icons, Codes und Symbole frühzeitig

Wenn Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung Icons, Codes oder Symbole enthält, ist es wichtig, diese frühzeitig in Ihrem Benutzerhandbuch zu erklären. Dies hilft den Benutzern, ihre Bedeutung zu verstehen und spätere Verwirrung zu vermeiden. Ziehen Sie die Verwendung eines Glossars in Betracht, um technische Begriffe, die in Ihrem Handbuch verwendet werden, genauer zu erklären.

Schritt 10: Behandeln Sie alle Benutzer als Laien

Wenn Sie ein Benutzerhandbuch schreiben, müssen Sie davon ausgehen, dass die Benutzer keine Vorkenntnisse über das Produkt oder die Dienstleistung haben, die Sie dokumentieren. Das bedeutet, dass Sie Fachjargon vermeiden und alle Konzepte und Prozesse klar und verständlich erklären sollten. Denken Sie daran, dass Ihr Handbuch für alle Benutzer zugänglich sein sollte, unabhängig von ihrem technischen Kenntnisstand.

Schritt 11: Laden Sie es online hoch

Überlegen Sie, ob Sie Ihr Handbuch auf Ihre Website oder auf eine Plattform zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten wie Publuu hochladen wollen, um den Benutzern unabhängig von ihrem Standort oder ihren zeitlichen Möglichkeiten einen bequemen Zugang zu ermöglichen. Auf diese Weise können Sie das Handbuch schnell und effektiv aktualisieren.

Zusammenfassung

Ein gut geschriebenes Benutzerhandbuch kann für jedes Unternehmen von unschätzbarem Wert sein, da es den Benutzern hilft, die Verwendung ihrer Produkte oder Dienstleistungen besser zu verstehen, was letztendlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -treue führt.

Jetzt wissen Sie, wie Sie ein Benutzerhandbuch erstellen können, das sowohl effektiv als auch einfach zu benutzen ist. Wenn Sie unsere Tipps befolgen und Schwachstellen vermeiden, kann Ihr Designteam eine Bedienungsanleitung erstellen, die sowohl informativ als auch leicht zugänglich ist.

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