Jak napisać instrukcję obsługi – kompletny przewodnik

Każdy prawdopodobnie zmagał się z instrukcjami, które nie były zbyt jasne, jak korzystać z konkretnego produktu lub usługi.

Mając to na uwadze, stworzenie pomocnej instrukcji obsługi ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej firmy. Czasami tworzenie podręczników użytkownika jest nawet wymagane przez prawo, jak zobaczysz poniżej. W rezultacie tworzenie podręczników użytkownika wiąże się z dużym nakładem pracy.

Nie musisz się jednak martwić, ponieważ przygotowaliśmy kompleksowe instrukcje dotyczące pisania instrukcji obsługi. W naszym tekście wyjaśnimy, czym jest podręcznik użytkownika, dlaczego jest przydatny i jak można skorzystać z jego napisania.

Ponadto wyjaśnimy, w jaki sposób można użyć cyfrowego kreatora broszur do stworzenia podręcznika użytkownika, a także podamy kilka pomocnych zasobów, aby ulepszyć swoją pracę.

Jeśli zastosujesz się do naszych rad, Twój podręcznik użytkownika stanie się atutem, który pomoże Ci zdobyć konsumentów i utrzymać ich jako oddanych użytkowników.

Czym jest podręcznik użytkownika?

Podręcznik użytkownika, znany również jako instrukcja obsługi lub przewodnik użytkownika, to pomocny dokument, który zapewnia użytkownikom wskazówki dotyczące efektywnego korzystania z określonego systemu, produktu lub usługi. Taki dokument zazwyczaj składa się ze szczegółowych instrukcji krok po kroku, wytycznych operacyjnych, przewodników rozwiązywania problemów i innych istotnych informacji.

Dobry podręcznik użytkownika może pomóc użytkownikom w efektywnym korzystaniu z produktu lub usługi, prowadząc do poprawy doświadczenia i zwiększenia satysfakcji. Dobrze zaprojektowany podręcznik użytkownika może również pomóc użytkownikom w rozwiązywaniu typowych problemów, co w dłuższej perspektywie może zmniejszyć liczbę zapytań o pomoc techniczną i zaoszczędzić firmie cenny czas i zasoby. Wszechstronny podręcznik użytkownika, jak każdy poradnik, zawiera wszelkie odpowiedzi, jakie może mieć użytkownik, a dzięki jasnym instrukcjom nie będzie musiał dzwonić do ciebie ani przeszukiwać forów internetowych w poszukiwaniu odpowiedzi!

Ponadto niektóre branże mają wymogi prawne dotyczące dostarczenia instrukcji obsługi – na przykład w przypadku profesjonalnego sprzętu medycznego. Istnieją standardy branżowe, które uniemożliwiają wysyłanie produktu bez dokumentacji – musisz więc stworzyć instrukcję obsługi jako część produktu! Zapewnienie zgodności z tymi przepisami jest kluczem do zapobiegania potencjalnym problemom prawnym i ochrony reputacji firmy.

Wysokiej jakości podręczniki użytkownika mogą poprawić wrażenia klientów i pozytywnie wpłynąć na postrzeganie produktu lub usługi, prowadząc do zwiększenia lojalności klientów. Firmy mogą stać się wiarygodnym źródłem informacji i wsparcia, dostarczając jasnych i zwięzłych informacji w swoich instrukcjach obsługi. Pomaga to budować zaufanie i sprawia, że użytkownicy czują się pewni, że firma jest w stanie zaspokoić ich potrzeby. W końcu korzystanie z produktu jest najważniejszą częścią interakcji z każdą firmą!

Co sprawia, że instrukcja obsługi jest dobra?

1. Atrakcyjna warstwa wizualna

Atrakcyjny wizualnie podręcznik użytkownika może pomóc w stworzeniu lepszego ogólnego doświadczenia użytkownika, prowadząc do większej liczby zadowolonych klientów.

Publuu pozwala zaprezentować podręcznik użytkownika w formie innowacyjnego flipbooka PDF. Publuu pozwala konwertować podręczniki użytkownika PDF na e-booki o wysokiej rozdzielczości, które można wyświetlać na dowolnym urządzeniu i osadzać w nich wysokiej jakości grafikę i animowane filmy, takie jak ten poniżej:

Przykładowy podręcznik użytkownika online Publuu



Zobacz więcej przykładów instrukcji obsługi online

UTWÓRZ WŁASNĄ INSTRUKCJĘ OBSŁUGI TUTAJ

Wysokiej jakości grafika może pomóc zilustrować kluczowe punkty i ułatwić użytkownikom zrozumienie instrukcji. Dzięki filmom możesz stworzyć instrukcję obsługi, która umożliwi użytkownikom śledzenie pokazanych procesów.

Oprócz wysokiej jakości grafiki, użycie kolorów może również pomóc w stworzeniu atrakcyjnej wizualnie instrukcji obsługi. Na przykład firma sprzedająca urządzenia gospodarstwa domowego może używać różnych kolorów do rozróżniania różnych typów urządzeń, takich jak lodówki, pralki i zmywarki. Ten intuicyjny schemat kolorów może ułatwić użytkownikom szybkie i skuteczne znajdowanie potrzebnych informacji.

2. Prosty język

Używanie prostego języka jest niezbędne do stworzenia łatwej do zrozumienia instrukcji obsługi. Język używany w instrukcji obsługi powinien być jasny, zwięzły i łatwy do zrozumienia. Używanie żargonu technicznego lub skomplikowanego języka może utrudnić użytkownikom zrozumienie instrukcji, co może zniechęcić nawet zaawansowanych użytkowników do korzystania z funkcji produktu.

Pamiętaj, aby korzystać z najlepszych narzędzi technicznych – dokumentacja techniczna powinna być tak prosta, jak to tylko możliwe, unikając żargonu i modnych słów. Narzędzia techniczne mogą pomóc w stworzeniu instrukcji obsługi, która będzie zwięzła i rzeczowa.

Używanie prostego języka może również pomóc użytkownikom w prawidłowym wykonywaniu zadań za pierwszym razem. Na przykład firma sprzedająca tablety lub laptopy może użyć prostego języka, aby opisać, jak skonfigurować urządzenie i udostępnić szczegóły online w broszurze PDF z Publuu. Podręczniki użytkownika powinny być łatwo dostępne dla przeciętnego czytelnika.

3. Łatwość nawigacji

Podręcznik użytkownika musi być łatwy w nawigacji, aby pomóc użytkownikom szybko i skutecznie znaleźć potrzebne informacje. Może to pomóc zaoszczędzić czas i zmniejszyć frustrację użytkowników.

Funkcja hotspotów Publuu pozwala zorganizować instrukcję obsługi w przejrzyste sekcje, z linkami prowadzącymi do każdej z nich. Użytkownicy mogą szybko znaleźć potrzebne informacje za pomocą jednego kliknięcia. Można je również wykorzystać w interfejsie użytkownika, gdzie każde kliknięcie prowadzi użytkownika do strony internetowej zawierającej więcej szczegółów i wyjaśnień. Możesz dowiedzieć się więcej o organizacji instrukcji obsługi, czytając nasz przewodnik po profesjonalnym projektowaniu broszur.

Oprócz przejrzystej organizacji, łatwy w nawigacji podręcznik użytkownika powinien również zawierać spis treści i indeks. Narzędzia te mogą pomóc użytkownikom szybko i łatwo znaleźć potrzebne informacje.

4. Logiczna struktura

Dobrze zorganizowany podręcznik użytkownika może ułatwić użytkownikom zrozumienie instrukcji i prawidłowe wykonanie zadań. Jeśli wybierzesz szablon podręcznika użytkownika, który odzwierciedla twoje założenia projektowe, powinien on również odzwierciedlać ideę projektowania dokumentacji użytkownika.

Logiczna struktura może pomóc zapewnić, że użytkownicy będą mogli postępować zgodnie z instrukcjami krok po kroku, nie pomijając żadnych ważnych szczegółów. Zorganizuj instrukcję obsługi w przejrzyste sekcje, z których każda koncentruje się na konkretnym aspekcie produktu. Instrukcje są prezentowane w formacie krok po kroku, ułatwiając użytkownikom znalezienie potrzebnych informacji w oparciu o to, co chcą osiągnąć.

5. Istotne tematy

Dobry podręcznik użytkownika powinien obejmować wszystkie istotne tematy związane z produktem lub usługą, nie będąc przytłaczającym. Oznacza to, że powinna nie tylko dostarczać informacji na temat korzystania z produktu, ale także oferować wskazówki i najlepsze praktyki, aby jak najlepiej go wykorzystać. Zachęcamy do włączenia sekcji dotyczących rozwiązywania problemów i często zadawanych pytań, aby pomóc użytkownikom szybko rozwiązać wszelkie napotkane problemy.

Rodzaje podręczników użytkownika

Istnieje wiele odmian podręczników użytkownika – nie wszystkie są pisane jako proste instrukcje obsługi. Dokumentacja użytkownika musi być intuicyjna i prosta, ale wszystkie różnice sprowadzają się do tego, dla kogo piszesz i dlaczego. Poniżej znajdziesz najczęściej używane podręczniki użytkownika i ich rodzaje.

• Instrukcja obsługi
  
  

  

Instrukcje obsługi to rodzaj podręcznika użytkownika, który prowadzi użytkownika krok po kroku, jak obsługiwać określony produkt lub system. Te podręczniki użytkownika są zazwyczaj zaprojektowane tak, aby były łatwe do naśladowania i minimalizowały zamieszanie.

Na przykład, firma może opracować instrukcję obsługi nowego oprogramowania lub sprzętu, przedstawiającą konkretne kroki wymagane do jego obsługi. Tego typu podręczniki powinny być bardzo wizualne i zawierać szczegółowe ilustracje i diagramy, aby pomóc użytkownikom zrozumieć różne komponenty i wymagane kroki.

• Podręcznik szkoleniowy

Podręczniki szkoleniowe mają na celu dostarczenie szczegółowych instrukcji dotyczących nauki korzystania z określonego produktu lub systemu. Mogą być używane w różnych warunkach, od korporacyjnych programów szkoleniowych po instytucje edukacyjne. Na przykład firma może stworzyć podręcznik szkoleniowy dla swojego zespołu sprzedaży, aby pomóc im nauczyć się korzystać z nowej platformy oprogramowania.

Podręczniki szkoleniowe powinny być bardzo szczegółowe i powinny obejmować wszystkie aspekty danego produktu lub systemu – nawet te, których zwykle nie ma w instrukcjach obsługi. Ponieważ są one podobne do podręczników szkolnych i podobnych przewodników, powinny być napisane jasnym, prostym językiem i powinny być zorganizowane logicznie, aby zapewnić łatwość śledzenia informacji.

• Podręcznik serwisowy

Podręczniki serwisowe są tworzone dla techników lub personelu serwisowego, aby pomóc w naprawie, konserwacji lub serwisowaniu określonego produktu lub systemu. Podręczniki te zawierają szczegółowe informacje o produkcie, w tym specyfikacje techniczne, schematy i przewodniki rozwiązywania problemów. Podręcznik konserwacji przedstawia również, jak pracować z maszynami po ich wdrożeniu.

Ogólnie rzecz biorąc, podczas gdy zwracasz się do profesjonalistów, możesz być bardzo techniczny, ale musisz pamiętać, że powinny one służyć zarówno niedoświadczonym, jak i niedoświadczonym profesjonalistom. Powinny być zorganizowane w sposób logiczny, aby ułatwić odniesienie i powinny im towarzyszyć pomoce wizualne, takie jak diagramy i zdjęcia.

• Podręcznik użytkownika
  
  

  

Podręczniki użytkownika dostarczają użytkownikom końcowym informacji na temat obsługi konkretnego produktu lub systemu. Zazwyczaj są one napisane prostym językiem i zawierają instrukcje krok po kroku dotyczące wykonywania różnych zadań. Jak widać, dokumentacja użytkownika może być wymagana przez prawo, aby zawierała taki podręcznik użytkownika.

• Instrukcja obsługi

Instrukcja obsługi jest kluczowym dokumentem, który szczegółowo opisuje kluczowe procesy i procedury firmy. Stanowi on kompleksowy przewodnik dla pracowników na temat sposobu wykonywania określonych zadań w organizacji. Zawiera wszystkie informacje potrzebne do zapewnienia płynnego i wydajnego działania we wszystkich działach – na przykład system zarządzania treścią komponentu wymaga bardzo szczegółowych instrukcji dla użytkowników.

• Podręcznik zasad organizacyjnych
  
  

  

Podręcznik polityki organizacyjnej to kluczowy dokument, który określa zasady, procedury i najlepsze praktyki firmy. Zawiera on zestaw wytycznych i zasad, które mają na celu zapewnienie spójnego i wydajnego działania firmy. Zasady organizacyjne mogą obejmować szeroki zakres tematów, takich jak zasoby ludzkie, zachowanie w miejscu pracy, zdrowie i bezpieczeństwo oraz bezpieczeństwo IT. Zasady te mają na celu ochronę interesów firmy i zapewnienie, że wszyscy pracownicy są świadomi oczekiwań firmy.

• Podręcznik standardowych procedur operacyjnych (SOP)

Podręczniki standardowych procedur operacyjnych (SOP) zawierają wskazówki dotyczące sposobu wykonywania określonych zadań lub procedur w organizacji. Są one wykorzystywane w różnych środowiskach, od zakładów produkcyjnych po szpitale. Łączą one w sobie funkcje instrukcji obsługi i podręczników zasad – fabryka może umożliwić użytkownikom uruchamianie i wyłączanie każdej maszyny, ale zaawansowane funkcje mogą wykraczać poza taki podstawowy szablon podręcznika użytkownika.

Jak napisać instrukcję obsługi w 11 krokach

Tworzenie instrukcji obsługi nie jest trudne – wystarczy wyjaśnić podstawowe instrukcje i pomóc użytkownikom w pracy z produktem lub usługą. Podręczniki użytkownika są zazwyczaj dość intuicyjne – poniżej przedstawiamy listę wskazówek dotyczących komunikacji technicznej, które pozwolą ci tworzyć treści bardziej przydatne dla użytkownika końcowego.

Krok 1: Zidentyfikuj swoich odbiorców

Aby stworzyć skuteczny podręcznik użytkownika, ważne jest, aby najpierw zidentyfikować odbiorców. Pomoże to wybrać odpowiedni język, ton i poziom szczegółowości, aby upewnić się, że instrukcja jest skuteczna i łatwa do zrozumienia.

Jeśli tworzysz podręcznik użytkownika dla aplikacji, ważne jest, aby pamiętać, że odbiorcami mogą być zarówno użytkownicy techniczni, jak i nietechniczni. Aby upewnić się, że każdy może postępować zgodnie z instrukcjami, ważne jest, aby zachować równowagę między zapewnieniem wystarczającej ilości szczegółów dla użytkowników technicznych i utrzymaniem rzeczy wystarczająco prostych dla laików.

Krok 2: Zdefiniuj problem

Aby zapewnić użytkownikom płynną pracę, ważne jest, aby zidentyfikować zadania, które muszą wykonać i przewidzieć potencjalne wyzwania, które mogą napotkać.

Być może słyszałeś o prawie Murphy’ego: „Wszystko, co może pójść źle, pójdzie źle” – oznacza to, że należy wstępnie zwizualizować wszystkie problemy. Upewnij się, że podręcznik zawiera wszystkie istotne informacje i oferuje rozwiązania typowych problemów.

Krok 3: Podziel instrukcję na kroki

Jednym z ważnych aspektów tworzenia użytecznego podręcznika użytkownika jest przedstawienie informacji w małych, łatwych do naśladowania krokach. Dla optymalnej przejrzystości zaleca się, aby każdy krok był ponumerowany i zdefiniowany. Zaleca się również unikanie łączenia wielu instrukcji w jednym kroku. Ułatwi to śledzenie całego procesu i zapewni pomyślne wykonanie zadania.

Krok 4: Wybór szablonu

Korzystanie z szablonu instrukcji obsługi może być bardzo pomocne w tworzeniu instrukcji, ponieważ zapewnia spójną strukturę i formatowanie. Istnieje wiele szablonów instrukcji dostępnych online, w tym te dostarczane przez aplikacje takie jak Canva. Można również tworzyć własne szablony lub wybierać z listy przedstawionej w naszym przewodniku po szablonach broszur.

Wybierając szablon instrukcji obsługi, zwróć uwagę na jego łatwość użycia i czytelność. Wybierz projekt, który ma wyraźną hierarchię nagłówków i podtytułów, aby ułatwić korzystanie z niego.

Krok 5: Utwórz spis treści

Zawarcie spisu treści w instrukcji obsługi jest niezbędne. Przegląd podręcznika zapewnia użytkownikom jasne zrozumienie jego zawartości, ułatwiając im znalezienie potrzebnych informacji. Spis treści powinien być ułożony logicznie, z nagłówkami i podtytułami, które są zgodne z sekcjami podręcznika.

Krok 6: Bądź opisowy

Używaj jasnego i zwięzłego języka, który jest łatwy do zrozumienia i unikaj używania technicznego żargonu lub akronimów, które mogą dezorientować użytkowników. Używaj ilustracji lub diagramów, aby wyjaśnić złożone koncepcje i dołączaj zrzuty ekranu tam, gdzie to konieczne, aby pokazać użytkownikom, jak wykonywać określone zadania.

Krok 7: Trzymaj się tematu

Podręczniki użytkownika powinny koncentrować się na danym temacie i unikać zbaczania z niego. Oznacza to uwzględnienie tylko tych informacji, które są istotne dla potrzeb użytkownika i unikanie zbędnych informacji. Jeśli piszesz podręcznik użytkownika dla produktu, nie powinieneś zawierać informacji na temat historii firmy lub procesu produkcji produktu!

Krok 8: Mapowanie podróży użytkowników

Mapowanie podróży użytkownika jest krytycznym krokiem w pisaniu skutecznego podręcznika użytkownika. Oznacza to identyfikację kroków, które użytkownicy podejmą, aby wykonać zadanie i przewidywanie wszelkich problemów lub pytań, które mogą mieć po drodze. W ten sposób można upewnić się, że podręcznik zawiera niezbędne informacje i rozwiązania, które pomogą użytkownikom pomyślnie ukończyć zadanie.

Krok 9: Wcześnie wyjaśnij ikony, kody i symbole

Jeśli twój produkt lub usługa zawiera ikony, kody lub symbole, ważne jest, aby wyjaśnić je wcześnie w instrukcji obsługi. Pomoże to użytkownikom zrozumieć ich znaczenie i uniknąć późniejszych nieporozumień. Rozważ użycie glosariusza, aby zapewnić bardziej szczegółowe wyjaśnienia wszelkich terminów technicznych używanych w instrukcji.

Krok 10: Traktuj wszystkich użytkowników jak laików

Podczas pisania instrukcji obsługi ważne jest, aby założyć, że użytkownicy nie mają wcześniejszej wiedzy na temat dokumentowanego produktu lub usługi. Oznacza to, że należy unikać używania technicznego żargonu i wyjaśniać wszystkie koncepcje i procesy w jasny i łatwy do zrozumienia sposób. Pamiętaj, że Twój podręcznik powinien być dostępny dla wszystkich użytkowników, niezależnie od ich poziomu wiedzy technicznej.

Krok 11: Prześlij instrukcję online

Rozważ przesłanie instrukcji na swoją stronę internetową lub platformę do udostępniania dokumentów, taką jak Publuu, aby zapewnić wygodny dostęp dla użytkowników, niezależnie od ich lokalizacji lub ograniczeń czasowych. Zastosowanie tego podejścia pomoże ci szybko i skutecznie zaktualizować instrukcję.

Podsumowanie

Dobrze napisany podręcznik użytkownika może być nieocenionym atutem dla każdej firmy, ponieważ może pomóc użytkownikom lepiej zrozumieć, jak korzystać z ich produktów lub usług, co ostatecznie prowadzi do zwiększenia satysfakcji i lojalności klientów.

Teraz już wiesz, jak stworzyć podręcznik użytkownika, który będzie zarówno skuteczny, jak i łatwy w użyciu. Postępując zgodnie z naszymi wskazówkami i unikając bolączek, Twój zespół projektowy może stworzyć instrukcję obsługi, która będzie zarówno informacyjna, jak i przystępna.

Możesz być także zainteresowany:
Przewodnik po biuletynach kościelnych – pomysły, okładki i szablony