Instrukcja szkolenia pracowników – czym jest i jak ją stworzyć?

Każdy właściciel firmy marzy o zatrudnieniu kompetentnych, wykształconych pracowników – im więcej masz ludzi, tym więcej zysków generują dla Ciebie i Twojej firmy. Ale kiedy Twój biznes się rozrasta, ryzykujesz zmniejszoną produktywność, dłuższy czas produkcji, wyższe koszty operacyjne i inne problemy. Każdy nowy pracownik będzie mniej wydajny po zatrudnieniu, po prostu dlatego, że potrzebuje szkolenia i podstawowej orientacji.

Dlatego właśnie dobrze przemyślana strategia szkolenia pracowników jest najlepszą strategią zmniejszenia wpływu luki w umiejętnościach na Twoją firmę. Szkolenie jest często trudne i czasochłonne, – skuteczność Twoich wysiłków szkoleniowych będzie w dużej mierze zależała od tego, jak dobrze zorganizowany jest Twój podręcznik szkoleniowy.

To właśnie dobrze zaprojektowany i skuteczny podręcznik szkoleniowy pozwala szybko dzielić się informacjami w firmie i zachęcać wszystkich nowych pracowników do szkolenia i uczenia się, jak się dopasować.

Z tego artykułu dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć, aby stworzyć skuteczne podręczniki szkoleniowe dla swojej firmy. Dowiesz się, jak przygotować podręcznik szkoleniowy, znaleźć szablony podręczników szkoleniowych online i opublikować je za pomocą kreatora broszur online .

Kiedy tworzysz podręczniki szkoleniowe, ważne jest, aby były one łatwe do odczytania i dostępne dla każdego pracownika. Dlatego warto wybrać Publuu do hostingu podręczników szkoleniowych, aby były one skuteczne dla Twojego programu szkoleniowego – czego dowiesz się z naszego wpisu.

Przygotujmy się do nauki!

Co znajduje się w podręczniku szkoleniowym?

Czym dokładnie jest podręcznik? Cóż, każdy, kto chodził do szkoły, powinien wiedzieć, że jest to przewodnik na określony temat. A podręcznik szkoleniowy służy do instruowania pracowników podczas wykonywania nowych zadań – zazwyczaj po raz pierwszy.

Jeśli jakaś praca, procedura czy zadanie jest wykonywane dobrze, to właśnie dzięki szczegółowym instrukcjom zawartym w podręczniku szkoleniowym.

Dzięki dobrze opracowanemu podręcznikowi szkoleniowemu pracownicy mają dostęp do instrukcji podczas wykonywania podstawowych zadań i procedur. Ich własny podręcznik szkoleniowy pozwala im również znaleźć drogę w firmie (dzięki podstawowemu procesowi orientacji), a nawet może zawierać mapę lub galerię ważnych osób w firmie. Dzięki kreatorowi broszur Publuu możesz zapewnić, że każdy nowy pracownik będzie miał dostęp do Twojego przewodnika w dowolnym miejscu i czasie.

W przypadku firm pracujących ze specjalistycznym sprzętem, podręczniki szkoleniowe mogą często zawierać uproszczony przewodnik, jak uruchomić sprzęt i jak wykonywać procedury. Programy szkoleniowe mogą również obejmować wiele podręczników szkoleniowych dla różnych urządzeń, programów lub zadań.

Aby zwiększyć wydajność i zapewnić pracownikom wiedzę potrzebną do dobrego wykonywania pracy, wiele firm opracowuje kompleksowe podręczniki szkoleniowe dla pracowników. Oto przykładowy podręcznik szkoleniowy stworzony przy użyciu jednego z najlepszych programów do tworzenia broszur online:

Employee Manual Example

Zobacz więcej przykładów podręczników online

MAKE YOUR OWN

Poradnik szkoleniowy oprócz podstawowej instrukcji może zawierać szczegółowe opisy produktów i oferty. Zwłaszcza jeśli jest on skierowany do handlowców lub przedstawicieli obsługi klienta, to tworząc podręcznik szkoleniowy można zawrzeć w nim opisy klientów i sposobu kontaktu z nimi. Istnieje wiele szablonów i wzorów podręczników szkoleniowych, które mogą pomóc w zaprojektowaniu ostatecznego idealnego przewodnika dla nowych pracowników.

Dobrze przygotowane podręczniki są bardzo złożone, ale proste do zrozumienia. Wyjaśniają idee w prostych słowach, używając odpowiednich obrazów i analogii. Dobrze wykonany podręcznik szkoleniowy może być wiarygodnym źródłem dla menedżerów, pracowników, klientów i konsumentów.

5 powodów, dla których podręcznik szkoleniowy jest ważny

Podręczniki szkoleniowe to nieocenione narzędzia dla Twojej firmy, które nigdy nie wyjdą z mody. Dając swoim nowym pracownikom podręcznik szkoleniowy, będziesz w stanie całkowicie zmienić ich doświadczenie.

• Po pierwsze, skraca to czas potrzebny nowym pracownikom na dostosowanie się do Twojej firmy . Nowi pracownicy mogą korzystać z podręczników szkoleniowych, aby szybko nauczyć się niezbędnych informacji, umiejętności i kultury korporacyjnej Twojej firmy i stać się produktywnymi członkami Twojego zespołu. Podręczniki szkoleniowe dużych firm mogą zawierać nawet zasady ubioru, kodeksy postępowania, mapy, a czasem nawet opis miasta wokół siedziby, aby pomóc w dojazdach i relaksie.

• Dobry podręcznik szkoleniowy znacznie zwiększa wydajność pracowników . Nowy pracownik nie musi uczyć się wszystkiego od podstaw dzięki podręcznikowi szkoleniowemu, co stwarza poczucie przynależności. Testy i dobre materiały sprawiają, że nawet doświadczeni pracownicy mogą nauczyć się nowych umiejętności. Możesz również wysłać te podręczniki w biuletynie firmowym — co również pomaga budować ducha zespołu.

• Nowi pracownicy są niezadowoleni i zniechęceni, kiedy napotykają na problemy w pracy, często wstydzą się szukać pomocy i często dochodzi do konfliktów. Aby uniknąć spowolnienia programu szkoleniowego, dział kadr powinien mieć wpływ na podręczniki szkoleniowe. Dzięki dobrze zaprojektowanemu, skutecznemu podręcznikowi szkoleniowemu pracownik może samodzielnie znaleźć odpowiedzi i rozwiązać problemy. Ma też dobry kontakt do działu HR w razie problemów.

• Zmniejszone obciążenie pracowników. Podręczniki szkoleniowe muszą mieć specjalną sekcję na najczęściej zadawane pytania. Dostarczenie pracownikom gotowych rozwiązań oszczędza czas – starsi pracownicy nie muszą ciągle odpowiadać na te same pytania, a nowozatrudnieni mogą samodzielnie rozwiązywać problemy, korzystając tylko z podręcznika szkoleniowego. Dzięki funkcjom interaktywnym Publuu, podręcznik szkoleniowy może być łatwo nawigowany i wykorzystywać interaktywność do zwiększenia tempa nauki.

• Mniej kosztownych błędów. Często od działań nowych pracowników mogą zależeć ważne czynności – na przykład drobny błąd w księgowości może wpłynąć na przepływy pieniężne w firmie. Jeśli wyjaśnisz kluczowe procedury w podręczniku szkoleniowym, unikniesz poważnych, ale powszechnych błędów.

Jak napisać podręcznik szkoleniowy?

Aby stworzyć podręcznik szkoleniowy, sam musisz posiadać dogłębną wiedzę na temat wyznaczonego stanowiska. Musisz dokładnie znać wszystkie maszyny, oprogramowanie i zadania pracownika.

Jednak przy tworzeniu podręcznika szkoleniowego nigdy nie możesz polegać na własnych wspomnieniach – musi on zawierać aktualne fakty, oraz procedury i odzwierciedlać cały proces nauki.

Przejrzyj wiele procedur i ważnych informacji, które przedstawi twój podręcznik szkoleniowy, aby upewnić się, że wszystko rozumiesz. Zrób listę wszystkich ważnych informacji o danym stanowisku pracy, a następnie użyj jej jako przewodnika podczas tworzenia podręcznika szkoleniowego, aby upewnić się, że wszystko uwzględniłeś.

Pamiętaj, że piszesz dla nowego pracownika, który może nie mieć doświadczeń dokładnie takich jak Twoje. Na przykład, osoba ta może nie wiedzieć, jak uruchomić oprogramowanie, które uważasz za oczywiste lub wyłączyć skomplikowane maszyny. Wszystko powinno być wyjaśnione krok po kroku z perspektywy totalnego laika. Ton powinien przypominać wiele innych biznesowych prac pisemnych – prosty, łatwy do zrozumienia i do rzeczy.

Co powinien zawierać Twój podręcznik szkoleniowy?

Przewodnik po tworzeniu e-booków i innych materiałów edukacyjnych przygotowaliśmy tutaj. Kiedy piszesz podręcznik szkoleniowy, możesz odwołać się również do innych naszych przewodników lub zobaczyć przykłady cyfrowych broszur Publuu online.

Kiedy tworzysz podręcznik szkoleniowy, powinieneś nakreślić przepływ programu szkoleniowego. Dobry podręcznik jest zorganizowany i podzielony na rozdziały, podrozdziały i sekcje.

Pamiętaj, aby opierać się na materiałach wizualnych i graficznych – ludzie są na ogół wzrokowcami. Kiedykolwiek wyjaśniasz coś czytelnikowi za pomocą metody wizualnej, może to pomóc mu zrozumieć więcej, i to samo działa, gdy tworzysz podręcznik szkoleniowy.

Nie chcesz przeładować swojego podręcznika wykresami, ale, jeśli to możliwe, dołącz zdjęcia. Z Publuu, w podręczniku szkoleniowym, można zawrzeć ilustracje, schematy, interaktywne filmy, lub obrazy prezentacyjne narzędzi lub maszyn nowy pracownik będzie korzystać.

Wprowadzenie

Wprowadzenie powinno znaleźć się na pierwszych stronach podręcznika szkoleniowego. W pierwszej części należy wyjaśnić na czym polega praca na danym stanowisku, jak działa firma, od czego zależą zadania pracownika i czego oczekuje się od niego na wyznaczonym stanowisku. Tworząc podręczniki szkoleniowe, nie powinieneś zaniedbać poczucia, że pracownik jest mile widziany w Twojej firmie.

Pozycja

Teraz, gdy już przedstawiłeś czytelnikom swoją firmę, czas na przekazanie kilku ogólnych celów podręczników szkoleniowych.

Opisz, co konkretnie ma robić dana osoba, jak wygląda typowy dzień pracy, czy ma tworzyć specyfikacje, czy produkować na linii, oraz jakie będą główne zadania pracownika.

Szczegółowe instrukcje

W tym momencie niezwykle ważne jest, aby przejść do sedna tekstu – instrukcji.

Jasne instrukcje są zawsze potrzebne, aby pomóc czytelnikom zrozumieć zadania, które będą wykonywać podczas pracy. Wyobraź sobie siebie na miejscu pracownika – co musi zrobić. Wyobraź sobie dzień pracy – włączanie komputera, i obsługę niezbędnych programów. Tworząc podręcznik szkoleniowy opisz każde zadanie krok po kroku.

Pamiętaj również o uwzględnieniu procedur dotyczących zdarzeń rzadkich oraz procedur BHP. W praktyce doświadczony pracownik może zapomnieć o ważnych kwestiach, które są dla niego drugą naturą – trzeba jednak zawrzeć w instrukcji wszystko, co wyjaśni ewentualne problemy.

FAQ: często zadawane pytania

Nowi pracownicy prawie na pewno będą mieli pytania. Aby uniknąć zamieszania i przyspieszyć proces szkolenia, umieść odpowiedzi na końcu podręcznika szkoleniowego. Projektując podręcznik, możesz wyróżnić takie pytania w ramkach lub za pomocą innego koloru. Publuu pozwala także na zintegrowanie Twoich podręczników szkoleniowych online z galeriami lub filmami, w których możesz odpowiedzieć na dodatkowe pytania.

Każdy rozdział Twojego podręcznika szkoleniowego powinien kończyć się podsumowaniem opisanego w nim materiału. Postaraj się podkreślić najważniejsze fakty, które Twoim zdaniem czytelnicy powinni wynieść z danego rozdziału. Dobrym sposobem na zaangażowanie czytelnika jest dodanie quizu, aby mógł się sprawdzić.

Podziel się swoim podręcznikiem szkoleniowym z pracownikami online

Prawdziwie doskonały podręcznik szkoleniowy nie powinien być nudnym zalewem informacji – musisz przedstawić je w sposób, który trafia w sedno. Interaktywny podręcznik szkoleniowy to coś, co jest kluczowe, jeśli chcesz zapewnić nowym pracownikom wciągające doświadczenie, gdy będą przechodzić przez swoje pierwsze kroki w Twojej firmie.

Możesz zrobić swoje podręczniki szkoleniowe interaktywne dzięki wsparciu dla wielu formatów mediów w Publuu. Kreator broszur pozwala na przekształcenie plików PDF w interaktywne flipbooki z pięknym efektem przewracania stron – które są łatwe do odczytania na każdym urządzeniu i stanowią skuteczne podręczniki szkoleniowe.

Możesz je opublikować w chmurze Publuu, aby wszyscy pracownicy mogli je czytać na swoich telefonach, komputerach lub innych urządzeniach inteligentnych bez konieczności uczenia się, jak pobierać i czytać pliki online. Co więcej, flipbooki z Publuu mogą zawierać interaktywne treści, takie jak filmy, galerie czy pliki audio.

Broszury Publuu online są bardzo łatwe do udostępniania – możesz osadzić swój podręcznik szkoleniowy online w e-mailu dla nowo zatrudnionych, wysłać go za pośrednictwem mediów społecznościowych lub linkować do nich w dowolnym miejscu w Internecie. Można je oglądać na każdym urządzeniu zgodnym z HTML5.

Z pomocą narzędzi analitycznych Publuu będziesz mógł określić liczbę pracowników, którzy zapoznali się z materiałami lub ile czasu zajmuje im przeczytanie jednej strony Twojego podręcznika szkoleniowego.

Flipbooki wykonane z Publuu to świetny sposób na przekształcenie podręczników szkoleniowych w cyfrowe treści szkoleniowe, co ułatwia pracownikom znalezienie ważnych informacji.

Wskazówki dotyczące projektowania podręczników szkoleniowych

Branding jest kluczowy

Wiele firm używa określonego stylu logo firmy, schematu kolorów lub grafiki. Zastosuj te same podstawowe elementy projektowania do tworzonego podręcznika szkoleniowego. Słuchacze będą mogli poczuć więź z marką, z którą niedawno się związali, jeśli utrzymasz ten sam branding w całym podręczniku szkoleniowym.

Pamiętaj jednak, że podręcznik szkoleniowy musi być czytelny – jeśli Twoja marka używa grungowego, inspirowanego ulicą stylu, to świetnie. Ale nadal musisz używać czytelnego tła i czcionki.

Czasami wystarczy, że logo jest obecne na każdej stronie, a kolorystyka okładki pasuje do układu materiałów szkoleniowych. Trzymaj się wyznaczonych zasad brandingu, a wszystko będzie dobrze.

Twórz ciekawe treści

Opracowując instrukcje krok po kroku, wykorzystaj różne rodzaje treści. Różne osoby chłoną wiedzę w różny sposób – jedni uczą się skutecznie poprzez słuchanie, a inni potrzebują bodźców wizualnych. Dlatego w swojej instrukcji szkoleniowej zawrzyj wiele filmów, zdjęć, schematów i innych rodzajów grafiki.

Im więcej treści, tym lepiej – pamiętaj jednak o zachowaniu odpowiedniej równowagi pomiędzy informacjami przydatnymi i ciekawymi. Więcej o tworzeniu treści dowiesz się z naszego przewodnika po content marketingu . Całość musi być spójna, dlatego przy tworzeniu PDF warto wybrać jeden szablon podręcznika szkoleniowego.

Nawet jeśli nie stawiasz na branding korporacyjny, upewnij się, że używasz tych samych kolorów, czcionek i stylów wizualnych dla wszystkich elementów, które zamierzasz zawrzeć w swoim podręczniku szkoleniowym. Dzięki temu całość będzie wyglądać spójnie i realistycznie.

Połącz tekst z multimediami

Twórz PDF-y, które łączą tekst i ilustracje. Badania potwierdzają, że takie klasyczne podręczniki najlepiej pasują zarówno do odbiorców, jak i treści. Jeśli potrzebujesz interaktywności, możesz wykorzystać filmy i galerie z Publuu, ale dobrze napisany podręcznik szkoleniowy powinien wyjaśnić wszystko sam.

Podręcznik szkoleniowy dla osób pracujących z oprogramowaniem może polegać na zrzutach ekranu wyjaśniających, co użytkownik ma zrobić – a Publuu pozwala na dodawanie animacji, GIF-ów i filmów do cyfrowych broszur, aby jeszcze bardziej uprościć wyjaśnianie procedur.

Spraw, aby instrukcja była prosta i łatwa do odczytania.

Najważniejszą wskazówką projektową jest upewnienie się, że instrukcja obsługi jest prosta i łatwa do odczytania. Nawet jeśli piszesz dla profesjonalistów, nie ma sensu polegać na skomplikowanych diagramach i hermetycznym języku. Z reguły instrukcja ma być skierowana do osób bez doświadczenia.

Podręczniki szkoleniowe możesz łatwo tworzyć za pomocą prostych programów, takich jak Canva czy Microsoft Word. Publuu pozwala sprawić, że prosty dokument szkoleniowy nadal będzie wyglądał oszałamiająco, dzięki wyświetlaniu cyfrowych broszur Publuu.

Bądź do rzeczy

Przygotowujesz podręcznik szkoleniowy, aby osoby, które go przeczytają, mogły skutecznie wykonywać czynności i procedury związane z nowym stanowiskiem. Zdarzają się jednak przypadki, że firmy wypełniają podręczniki nadmierną ilością materiałów, z których zdecydowana większość jest bez sensu. Jeśli umieścisz w podręczniku nadmierną ilość informacji, będzie on trudny do zrozumienia, a czytelnicy nie będą mogli skupić się na najważniejszym dla nich materiale. Nie musisz umieszczać w swoim podręczniku każdego scenariusza czy informacji – tylko te, które są niezbędne do rozpoczęcia nowej pracy.

Łatwość edycji

Stworzony już podręcznik użytkownika zawsze może się zmienić. Wprowadzane są zmiany w procedurach, wprowadzane są nowe towary, a funkcje istniejących są ulepszane.

Dlatego może się zdarzyć, że będziesz musiał zmienić podręcznik, aby spełniał nowe standardy. Dzięki Publuu możesz łatwo wprowadzić nowe wersje poradnika – bez zmiany adresu URL prowadzącego do strony. Możesz również bezpiecznie przechowywać starsze wersje w chmurze, jeśli uznasz to za konieczne.

Darmowa galeria szablonów podręczników szkoleniowych

Ten szablon podręcznika szkoleniowego może być użyty w Adobe Indesign do zaprezentowania ludzi i kluczowych zadań w Twojej firmie.

Ten granatowy prosty szablon instrukcji szkolenia pracowników jest prosty i czytelny.

Więcej przyjaznych szablonów instrukcji szkolenia pracowników można znaleźć na Canva.com.

Ten krzykliwy szablon instrukcji szkolenia może być używany przez młode firmy typu start-up lub stanowiska zorientowane na technologię.

Ten szablon może być wykorzystany do zaprojektowania stron Twojego podręcznika – połącz go z innymi szablonami podręczników szkoleniowych powyżej!

Ten szablon podręcznika szkoleniowego może być dostosowany do brandingu i kolorystyki Twojej firmy!

Podsumowując

Prędzej czy później Twoja firma może uzyskać wystarczającą liczbę pracowników, aby być zmuszonym do stworzenia podręcznika szkoleniowego, aby zapewnić, że wszyscy nowo zatrudnieni pozostaną wydajni i produktywni. Chcesz stworzyć podręczniki szkoleniowe, które wyglądają świetnie, są łatwe do odczytania i zawierają przydatne informacje, od orientacji, poprzez wyjaśnienie zadania, do najczęściej zadawanych pytań.

Na szczęście Publuu jest tutaj, aby pomóc. Twój podręcznik szkoleniowy nie musi być papierową książką, ale możesz go przekształcić w cyfrową broszurę, która wygląda świetnie na każdym urządzeniu mobilnym. Dzięki naszym interaktywnym funkcjom możesz łatwo nawigować po nich, wysyłać je na media społecznościowe i przeglądać w dowolnym czasie i miejscu.

Z pomocą Publuu i trochę know-how, możesz łatwo stworzyć wspaniałe podręczniki szkoleniowe dla każdego nowego pracownika!

Możesz być także zainteresowany:
Przewodnik dla nabywców produktów – wszystko, co musisz o nim wiedzieć
Jak stworzyć kurs online?
Jak udostępniać dokumenty? Szybki przewodnik