Manuel de formation des employés – Qu’est-ce que c’est et comment le créer ?

Tout propriétaire d’entreprise rêve d’embaucher des employés compétents et instruits – plus il y a d’employés, plus ils génèrent de bénéfices pour vous et votre entreprise. Mais lorsque votre entreprise se développe, vous risquez une baisse de productivité, des délais de production plus longs, des frais d’exploitation plus élevés et d’autres problèmes. Tout nouvel employé sera moins productif lors de son embauche, tout simplement parce qu’il a besoin d’une formation et d’une orientation de base.

C’est pourquoi une stratégie de formation du personnel bien pensée est la meilleure stratégie pour réduire l’impact du déficit de compétences sur votre entreprise. La formation est souvent difficile et prend du temps, – l’efficacité de vos efforts de formation dépendra en grande partie de la qualité de l’organisation de votre manuel de formation.

Un manuel de formation bien conçu et efficace vous permet de partager rapidement les informations au sein de votre entreprise et d’encourager tous les nouveaux employés à se former et à apprendre à s’intégrer.

Grâce à cet article, vous pourrez apprendre tout ce que vous devez savoir pour créer des manuels de formation efficaces pour votre entreprise. Vous apprendrez à préparer un manuel de formation, à trouver des modèles de manuels de formation en ligne et à les publier à l’aide du créateur de brochures en ligne.

Lorsque vous créez des manuels de formation, il est important qu’ils soient faciles à lire et accessibles à tous les travailleurs. C’est pourquoi il est intéressant de choisir Publuu pour héberger vos manuels de formation afin qu’ils soient efficaces pour votre programme de formation – comme vous l’apprendrez dans notre post.

Préparez-vous à apprendre !

 

Que contient un manuel de formation ?

Qu’est-ce qu’un manuel exactement ? Eh bien, tous ceux qui ont été à l’école doivent savoir qu’il s’agit d’un guide sur un sujet spécifique. Et un manuel de formation est utilisé pour instruire les employés lorsqu’ils effectuent de nouvelles tâches – généralement pour la première fois.

Si un travail, une procédure ou une tâche est bien fait, c’est grâce aux instructions détaillées du manuel de formation.

Avec un manuel de formation bien conçu, les employés ont accès à des instructions lorsqu’ils effectuent des tâches et des procédures de base. Leur propre manuel de formation leur permet également de s’orienter dans l’entreprise (grâce au processus d’orientation de base), et peut même inclure une carte ou une galerie des personnes importantes de l’entreprise. Avec Publuu brochure maker, vous pouvez faire en sorte que chaque nouveau travailleur puisse accéder à votre guide en tout lieu et à tout moment.

Dans le cas d’entreprises travaillant avec des équipements spécialisés, les manuels de formation peuvent souvent inclure un guide simplifié sur la façon de démarrer l’équipement et d’effectuer des procédures. Les programmes de formation peuvent également comporter plusieurs manuels de formation pour différents appareils, programmes ou tâches.

Pour augmenter la productivité et s’assurer que les employés disposent des connaissances nécessaires pour bien faire leur travail, de nombreuses entreprises élaborent des manuels de formation complets à l’intention des employés. Voici un exemple de manuel de formation créé à l’aide de l’un des meilleurs réalisateurs de brochures en ligne :

Exemple de manuel de l’employé

Voir d’autres exemples de manuels en ligne

MAKE YOUR OWN

En plus du manuel de base, un guide de formation peut inclure des descriptions détaillées des produits et des offres. En particulier s’il s’adresse aux vendeurs ou aux représentants du service clientèle, vous pouvez inclure des descriptions des clients et de la manière de les contacter lorsque vous créez un manuel de formation. Il existe de nombreux modèles et schémas de manuels de formation qui peuvent vous aider à concevoir le guide parfait pour les nouveaux employés.

Les manuels bien préparés sont très complexes, mais simples à comprendre. Ils expliquent les idées en termes simples, en utilisant des images et des analogies appropriées. Un manuel de formation bien fait peut être une source fiable pour les managers, les employés, les clients et les consommateurs.

 

5 raisons pour lesquelles un manuel de formation est important

Les manuels de formation sont des outils précieux pour votre entreprise, qui ne se démoderont jamais. En donnant à vos nouveaux employés un manuel de formation, vous serez en mesure de changer complètement leur expérience.

• Tout d’abord, cela raccourcit le temps nécessaire aux nouvelles recrues pour s’adapter à votre entreprise. Les nouveaux employés peuvent utiliser les manuels de formation pour apprendre rapidement les informations, les compétences et la culture d’entreprise nécessaires à votre société et devenir des membres productifs de votre équipe. Les manuels de formation des grandes entreprises peuvent même inclure des codes vestimentaires, des codes de conduite, des cartes et parfois même une description de la ville autour du siège pour faciliter les déplacements et la détente.

• Un bon manuel de formation accroît considérablement la productivité du personnel. Un nouvel employé ne doit pas tout apprendre à partir de zéro grâce au manuel de formation, ce qui crée un sentiment d’appartenance. Des tests et de bons supports permettent même aux employés expérimentés d’acquérir de nouvelles compétences. Vous pouvez également envoyer ces manuels dans un bulletin d’information de l’entreprise – ce qui contribue également à renforcer l’esprit d’équipe.

• Les nouveaux employés sont mécontents et découragés lorsqu’ils rencontrent des problèmes au travail, et ils sont souvent gênés de demander de l’aide, ce qui entraîne souvent des conflits. Pour éviter de ralentir le programme de formation, votre département RH devrait influer sur les manuels de formation. Avec un manuel de formation bien conçu et efficace, un employé peut trouver des réponses et résoudre des problèmes par lui-même. Il a également un bon contact avec le département RH en cas de problème.

• Réduction de la charge de travail du personnel. Les manuels de formation doivent comporter une section spéciale pour les questions fréquemment posées. Fournir aux employés des solutions prêtes à l’emploi permet de gagner du temps – les employés expérimentés ne doivent pas répondre constamment aux mêmes questions, et les nouveaux employés peuvent résoudre leurs propres problèmes en utilisant uniquement leur manuel de formation. Grâce aux fonctions interactives de Publuu, votre manuel de formation peut être facilement parcouru et utiliser l’interactivité pour accélérer le rythme d’apprentissage.

• Moins d’erreurs coûteuses. Souvent, des activités importantes peuvent dépendre des actions des nouveaux employés – une petite erreur en comptabilité, par exemple, peut affecter la trésorerie de l’entreprise. Si vous expliquez les procédures clés dans un manuel de formation, vous éviterez des erreurs graves mais courantes.

 

Comment rédiger un manuel de formation ?

Pour créer un manuel de formation, vous devez vous-même avoir une connaissance approfondie du poste désigné. Vous devez connaître exactement toutes les machines, les logiciels et les tâches de l’employé.

Cependant, vous ne pouvez jamais vous fier à vos propres souvenirs pour élaborer un manuel de formation – il doit contenir des faits et des procédures actualisés et refléter l’ensemble du processus d’apprentissage.

Passez en revue les nombreuses procédures et informations importantes que votre manuel de formation présentera pour vous assurer de tout comprendre. Dressez une liste de toutes les informations importantes sur le poste, puis utilisez-la comme guide lors de la rédaction du manuel de formation pour vous assurer que vous avez tout couvert.

N’oubliez pas que vous écrivez pour un nouvel employé qui n’a peut-être pas vécu des expériences exactement comme les vôtres. Par exemple, cette personne ne saura peut-être pas comment faire fonctionner le logiciel qui vous semble évident ou comment éteindre des machines complexes. Tout doit être expliqué étape par étape, du point de vue d’un parfait profane. Le ton doit ressembler à celui de nombreux autres textes commerciaux: il doit être simple, facile à comprendre et aller droit au but.

 

Que doit contenir votre manuel de formation ?

Nous avons préparé ici un guide pour la création de livres électroniques et d’autres supports pédagogiques. Lorsque vous rédigez un manuel de formation, vous pouvez également vous référer à nos autres guides ou voir des exemples de brochures numériques Publuu en ligne.

Lorsque vous créez un manuel de formation, vous devez décrire le déroulement du programme de formation. Un bon manuel est organisé et divisé en chapitres, sous-sections et sections.

N’oubliez pas de vous appuyer sur des supports visuels et graphiques – les gens sont généralement visuels. Lorsque vous expliquez quelque chose au lecteur en utilisant une méthode visuelle, cela peut l’aider à mieux comprendre, et il en va de même lorsque vous créez un manuel de formation.

Vous ne voulez pas surcharger votre manuel de graphiques, mais, si possible, incluez des images. Avec Publuu, vous pouvez inclure dans votre manuel de formation des illustrations, des diagrammes, des vidéos interactives ou des images de présentation des outils ou des machines qu’un nouvel employé utilisera.

 

Introduction

L’introduction doit figurer dans les premières pages du manuel de formation. Dans la première section, vous devez expliquer en quoi consiste le poste, comment fonctionne l’entreprise, de quoi dépendent les tâches de l’employé et ce qu’il est censé faire dans le poste désigné. Lorsque vous créez des manuels de formation, vous ne devez pas négliger le sentiment d’être bienvenu dans votre entreprise.

 

Poste

Maintenant que vous avez présenté votre entreprise aux lecteurs, il est temps de transmettre certains des objectifs généraux des manuels de formation.

Décrivez ce que la personne est censée faire spécifiquement, à quoi ressemble une journée de travail typique, si elle est censée créer des spécifications ou produire sur la ligne, et quelles seront les principales tâches du travailleur.

 

 

Instructions détaillées

À ce stade, il est extrêmement important d’entrer dans le cœur du texte – les instructions.

Des instructions claires sont toujours nécessaires pour aider le lecteur à comprendre les tâches qu’il devra accomplir au cours de son travail. Imaginez-vous à la place de l’ouvrier – ce qu’il doit faire. Imaginez le travail de la journée – allumer l’ordinateur, et faire fonctionner les programmes nécessaires. Décrivez chaque tâche étape par étape lorsque vous créez un manuel de formation.

N’oubliez pas non plus d’inclure les procédures relatives aux événements rares et les procédures de santé et de sécurité. Dans la pratique, un employé expérimenté peut oublier des points importants qui sont pour lui une seconde nature – mais vous devez inclure dans le manuel tout ce qui permettra de clarifier les problèmes éventuels.

 

FAQ : questions fréquemment posées

Les nouvelles recrues auront très certainement des questions à poser. Pour éviter toute confusion et accélérer le processus de formation, incluez les réponses à la fin de votre manuel de formation. Lors de la conception de votre manuel, vous pouvez mettre en évidence ces questions dans des encadrés ou en utilisant une couleur différente. Publuu vous permet également d’intégrer vos manuels de formation en ligne avec des galeries ou des vidéos où vous pouvez répondre à des questions supplémentaires.

Chaque chapitre de votre manuel de formation doit se terminer par un résumé de la matière qui y est décrite. Essayez de mettre en évidence les faits les plus importants que vous pensez que les lecteurs devraient apprendre de ce chapitre. Un bon moyen d’impliquer le lecteur est d’ajouter un quiz pour qu’il puisse se tester.

 

Partagez votre manuel de formation avec vos employés en ligne

Un excellent manuel de formation ne doit pas se résumer à un flot d’informations ennuyeuses : vous devez le présenter de manière à faire passer le message. Le manuel de formation interactif est un élément crucial si vous voulez offrir aux nouveaux employés une expérience intéressante au cours de leurs premiers pas dans votre entreprise.

Vous pouvez rendre vos manuels de formation interactifs grâce à la prise en charge de plusieurs formats de médias dans Publuu. Publuu brochure maker vous permet de convertir des fichiers PDF en flipbooks interactifs avec un bel effet de rotation de page – qui sont faciles à lire sur n’importe quel appareil et font des manuels de formation efficaces.

Vous pouvez les publier sur le cloud Publuu afin que tous les employés puissent les lire sur leurs téléphones, ordinateurs ou autres appareils intelligents sans avoir à apprendre comment télécharger et lire les fichiers en ligne. De plus, les flipbooks de Publuu peuvent inclure du contenu interactif comme des vidéos, des galeries ou des fichiers audio.

Les brochures en ligne de Publuu sont très faciles à partager – vous pouvez intégrer votre manuel de formation en ligne dans l’e-mail destiné aux nouveaux embauchés, l’envoyer via les médias sociaux ou créer un lien vers eux partout sur Internet. Elles sont consultables sur tout appareil compatible HTML5.

Avec l’aide des outils d’analyse de Publuu, vous pourrez déterminer le nombre d’employés qui ont lu les documents, ou le temps qu’il leur faut pour lire une page de votre manuel de formation.

Les Flipbooks réalisés avec Publuu sont un excellent moyen de transformer les manuels de formation en contenu de formation numérique, ce qui permet aux employés de trouver plus facilement les informations importantes.

Conseils pour la conception des manuels de formation

L’image de marque est essentielle

De nombreuses entreprises utilisent un style spécifique de logo, de palette de couleurs ou de graphiques. Appliquez les mêmes éléments de conception de base au manuel de formation que vous créez. Votre public pourra se sentir lié à votre marque, à laquelle il s’est récemment associé, si vous maintenez la même image de marque tout au long du manuel de formation.

N’oubliez pas, cependant, que le manuel de formation doit être lisible. Si votre marque utilise un style grunge, inspiré de la rue, c’est très bien. Mais vous devez tout de même utiliser un fond et une police lisibles.

Il suffit parfois que le logo soit présent sur chaque page et que la palette de couleurs de la couverture corresponde à la mise en page de vos supports de formation. Respectez les règles d’identification de la marque et tout ira bien.

 

Créez un contenu intéressant

Lorsque vous élaborez des instructions étape par étape, utilisez différents types de contenu. Les gens n’absorbent pas tous les connaissances de la même manière : certains apprennent efficacement en écoutant, tandis que d’autres ont besoin de stimuli visuels. Par conséquent, incluez de nombreuses vidéos, photos, diagrammes et autres types de graphiques dans votre manuel de formation.

Plus le contenu est riche, mieux c’est, mais n’oubliez pas de maintenir un bon équilibre entre les informations utiles et les informations intéressantes. Vous pouvez en savoir plus sur la création de contenu dans notre guide du marketing de contenu. L’ensemble doit être cohérent, c’est pourquoi il est conseillé de choisir un modèle de manuel de formation lors de la création d’un PDF.

Même si vous ne vous appuyez pas sur l’image de marque de votre entreprise, veillez à utiliser les mêmes couleurs, polices et styles visuels pour tous les éléments que vous comptez inclure dans votre manuel de formation. L’ensemble aura ainsi un aspect cohérent et réaliste.

 

Combinez texte et médias

Créez des PDF qui combinent texte et illustrations. Les recherches confirment que ces manuels classiques sont ceux qui correspondent le mieux à la fois au public et au contenu. Si vous avez besoin d’interactivité, vous pouvez utiliser des vidéos et des galeries avec Publuu, mais un manuel de formation bien écrit doit tout expliquer par lui-même.

Un manuel de formation destiné aux personnes travaillant avec des logiciels peut s’appuyer sur des captures d’écran expliquant ce que l’utilisateur est censé faire – et Publuu vous permet d’ajouter des animations, des GIF et des vidéos à vos brochures numériques pour simplifier encore l’explication des procédures.

 

Faites en sorte que le guide d’instructions soit simple et facile à lire.

Le conseil de conception le plus important est de veiller à ce que votre manuel d’utilisation soit simple et facile à lire. Même si vous écrivez pour des professionnels, il est inutile de s’appuyer sur des diagrammes compliqués et un langage hermétique. En règle générale, le manuel doit s’adresser à des personnes sans expérience.

Vous pouvez facilement créer des manuels de formation à l’aide de logiciels simples comme Canva ou Microsoft Word. Publuu vous permet de donner à votre simple document de formation une allure éblouissante, grâce à l’affichage des brochures numériques Publuu.

 

Allez droit au but

Vous préparez un manuel de formation pour que les personnes qui le lisent puissent réaliser efficacement les activités et procédures associées au nouveau poste. Mais il arrive que des entreprises remplissent leurs manuels d’une quantité excessive de matériel, dont la grande majorité est inutile. Si vous mettez une quantité excessive d’informations dans votre manuel, il sera difficile à comprendre, et vos lecteurs ne pourront pas se concentrer sur les éléments les plus importants pour eux. Il n’est pas nécessaire d’inclure tous les scénarios ou tous les éléments d’information dans votre manuel – seulement ceux qui sont nécessaires pour commencer un nouveau travail.

 

Facilité d’édition

Un manuel d’utilisation déjà créé peut toujours évoluer. Des modifications sont apportées aux procédures, de nouveaux produits sont introduits et les caractéristiques des produits existants sont améliorées.

Il est donc possible que vous deviez modifier le manuel pour répondre à de nouvelles normes. Avec Publuu, vous pouvez facilement introduire de nouvelles versions du guide – sans changer l’URL menant à la page. Vous pouvez également stocker les anciennes versions en toute sécurité dans le cloud si vous le jugez nécessaire.

 

Galerie de modèles de manuels de formation gratuits

Ce modèle de manuel de formation peut être utilisé dans Adobe Indesign pour présenter les personnes et les tâches essentielles de votre entreprise.

Ce modèle de manuel de formation des employés, de couleur bleu marine, est simple et lisible.

Vous trouverez des modèles de manuels de formation des employés plus conviviaux sur Canva.com.

Ce modèle de manuel de formation flashy peut être utilisé par les jeunes entreprises en démarrage ou les postes axés sur la technologie.

Ce modèle peut être utilisé pour concevoir les pages de votre manuel – combinez-le avec les autres modèles de manuel de formation ci-dessus !

Ce modèle de manuel de formation peut être ajusté pour correspondre à l’image de marque et aux couleurs de votre entreprise !

En conclusion

Tôt ou tard, votre entreprise pourrait avoir suffisamment de travailleurs pour être obligée de créer un manuel de formation afin de s’assurer que tous les nouveaux employés restent efficaces et productifs. Vous voulez créer des manuels de formation qui ont une belle apparence, qui sont faciles à lire et qui contiennent des informations utiles, de l’orientation à l’explication de la tâche, en passant par les questions fréquemment posées.

Heureusement, Publuu est là pour vous aider. Votre manuel de formation ne doit pas nécessairement être un livre papier, mais vous pouvez le convertir en une brochure numérique qui a fière allure sur tout appareil mobile. Grâce à nos fonctionnalités interactives, vous pouvez facilement y naviguer, les envoyer sur les médias sociaux et les parcourir à tout moment et en tout lieu.

Avec l’aide de Publuu et un peu de savoir-faire, vous pouvez facilement créer de superbes manuels de formation pour toute nouvelle embauche !

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