Wie man einen Projektvorschlag schreibt – Tipps und Vorlagen

Bereiten Sie sich auf ein neues Projekt vor, entweder für einen externen Kunden oder eine interne Abteilung? Die Ausarbeitung eines erfolgreichen Projektvorschlags ist entscheidend, um die nötige Unterstützung und Ressourcen für die Durchführung des Projekts zu erhalten. Um sicherzustellen, dass Sie den besten Eindruck hinterlassen, sollten Sie Ihr Projektangebot mit unserem Angebotsgenerator erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Ideen in einer einzigartigen Form wie der untenstehenden präsentieren und weitergeben:

Publuu’s Beispiel für einen Projektvorschlag

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Erstellen Sie Ihr Projektangebot

 

Ein gut ausgearbeiteter Projektvorschlag kann Ihnen dabei helfen, Ihre Vision zu formulieren, Ihren Ansatz zu verkaufen und den Projektprozess zu verdeutlichen, um Verwirrung und Beschwerden bei allen Projektbeteiligten zu vermeiden.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die wesentlichen Bestandteile eines Projektvorschlags. Wir erklären Ihnen, wie Sie einen Projektvorschlag verfassen, und geben Ihnen Beispiele und Tipps, die Ihnen helfen, einen überzeugenden Vorschlag zu erstellen, der die Aufmerksamkeit der Stakeholder erregt und die Zustimmung der wichtigsten Entscheidungsträger sicherstellt.

Wie schreibt man einen Projektantrag?

Wenn Sie einen Projektantrag schreiben wollen, können Sie mit einer Projektantragsskizze arbeiten – füllen Sie die Lücken aus und passen Sie sie an Ihren Projekthintergrund an. Es gibt ein paar wichtige Punkte, die Sie wissen sollten, bevor Sie einen erfolgreichen Projektvorschlag erstellen!

Definieren Sie das Problem

Die Definition des Problems ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektvorschlags. Sie müssen das Problem, das Sie durch das Projekt lösen wollen, identifizieren und erklären. Sie sollten sich auch Gedanken über die Ursachen des Problems machen und darüber, wie das Projekt sie angehen soll. Sie stellen zum Beispiel fest, dass Ihre UX veraltet ist, und die Lösung besteht darin, neue Symbole zu entwerfen.

Präsentieren Sie Ihre Lösung

Nachdem Sie das Problem identifiziert haben, müssen Sie Ihre Lösung vorstellen. Dazu gehört, dass Sie erläutern, wie das von Ihnen vorgeschlagene Projekt das Problem lösen wird, welche Vorteile es bietet und wie es mit den Zielen der Organisation in Einklang steht. Sie sollten auch alternative Lösungen in Betracht ziehen und erklären, warum die von Ihnen vorgeschlagene Lösung die beste für die Organisation ist.

Vielleicht haben Sie schon mehrere Lösungen parat – und eine der besten Möglichkeiten, diese zu präsentieren, ist die Verwendung von Publuu. Jede Seite Ihres interaktiven Flipbooks kann eine andere Idee präsentieren – zum Beispiel ein neues Set von Icons für die UX. Auf der Grundlage verschiedener Lösungen ist es einfach, mögliche Projektergebnisse – Ziele und Endtermine – zu präsentieren.

Denken Sie daran, dass es entscheidend ist, Ihre Kollegen oder Kunden zu beeindrucken. Eine Möglichkeit, die Sie neben der Präsentation nutzen können, ist die Erstellung eines interaktiven Projektvorschlags. Durch die Verwendung von Funktionen wie eingebetteten Videos oder Fotos können Sie das Engagement Ihrer Präsentation sofort erhöhen, eine angemessene Einführung geben und das Thema breiter diskutieren.

Definieren Sie die zu erbringenden Leistungen und Erfolgskriterien

Sie müssen klären, was mit dem Projekt erreicht werden soll und wie der Erfolg gemessen werden soll. Dazu gehört die Festlegung der spezifischen Aufgaben oder Ergebnisse, die geliefert werden sollen, und der erwarteten Resultate. Sie sollten sich auch Gedanken über die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) machen, anhand derer der Erfolg gemessen werden soll – zum Beispiel „mindestens 80 % der Tester bevorzugen die neue Schnittstelle“.

Geben Sie Ihren Plan oder Ansatz an

Der Plan oder Ansatz beschreibt die Schritte, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind. Dazu gehört eine detaillierte Beschreibung der Aktivitäten, die zur Erreichung der einzelnen Ergebnisse erforderlich sind, die Ermittlung der benötigten Ressourcen und die Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder. Der Plan sollte auch potenzielle Risiken und deren Abmilderung berücksichtigen. In unserem neuen UX-Beispiel wählen Sie den Projektleiter und die Teammitglieder aus und geben ihnen die erforderlichen Ressourcen und Zeit, dann planen Sie Tests und Umfragen.

Skizzieren Sie Ihren Zeitplan und Ihr Budget

Die Aufstellung des Zeitplans und des Budgets hilft, die Erwartungen an das Projekt zu steuern und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Dazu gehört, dass Sie den Zeitplan für jede Leistung detailliert festlegen, alle Abhängigkeiten identifizieren und die für jede Aufgabe erforderlichen Ressourcen bestimmen. Das Projektbudget sollte alle mit dem Projekt verbundenen Kosten enthalten, einschließlich Personal, Ausrüstung und Material.

Verbinden Sie alles miteinander

Der Projektumfang bietet einen umfassenden Überblick über das Projekt, einschließlich aller oben genannten Elemente. Er umreißt das Problem, die vorgeschlagene Lösung, die zu erbringenden Leistungen, die Erfolgskriterien, den Plan oder die Vorgehensweise, den Zeitplan und das Budget. Der Projektumfang sollte auch alle Annahmen, Einschränkungen oder Abhängigkeiten enthalten, die sich auf das Projekt auswirken können.

Erstellen Sie eine Zusammenfassung Ihres Projekts

Eine Zusammenfassung des Projekts hilft, dem Team einen klaren und präzisen Überblick über das Projekt zu geben. Sie umreißt das Hauptproblem, die vorgeschlagene Lösung und die Art und Weise, wie das Projekt durchgeführt werden soll. Die Zusammenfassung sollte leicht verständlich sein und genügend Details enthalten, damit die Teammitglieder ihre Rolle im Projekt verstehen.

Um eine Zusammenfassung zu erstellen, müssen Sie den Zweck des Projekts kurz und bündig formulieren. Dies hilft dem Leser, die Ziele des Projekts zu verstehen.

Definieren Sie den Umfang des Projekts, einschließlich der spezifischen Bereiche, die das Projekt abdecken wird, sowie die Methoden und Ergebnisse, die von dem Projekt erwartet werden.

Was ist ein Projektvorschlag?

Ein Projektvorschlag ist ein Dokument, das Sie erstellen, um Ihre Projektidee zu erläutern, einschließlich dessen, was Sie erreichen wollen und wie Sie das Ziel erreichen wollen. In vielerlei Hinsicht ähnelt er dem Verfassen einer Zusammenfassung, ist aber weit weniger prägnant.

In einem geschäftlichen Kontext bezieht sich ein Projekt auf eine spezifische Anstrengung, die unternommen wird, um ein bestimmtes Ziel innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und mit einer bestimmten Anzahl von Ressourcen zu erreichen. Ein Projekt ist einfach eine Aufgabe, für die eine Person oder Gruppe verantwortlich ist und die ein messbares Ergebnis hat. In vielen Fällen hat ein Projekt viele Unterprojekte – deshalb ist es eine gute Idee, einen Projektplan zu erstellen, um sich nicht zu verzetteln!

Ein Projekt kann zum Beispiel die Entwicklung eines neuen Produkts, die Einführung eines neuen Prozesses oder Systems, der Start einer Marketingkampagne, die Erstellung einer neuen Website oder die Ausweitung der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens auf einen neuen Markt sein. Wichtig ist, dass es SMART-Ziele hat – Projektziele, die auf realistische Weise erreicht werden können.

Warum Projektvorschläge erstellen?

Es ist wichtig zu lernen, wie man einen Projektvorschlag erstellt, denn er hilft Ihnen, Ihre Ideen den Entscheidungsträgern klar zu vermitteln und Ressourcen wie Finanzmittel, Kunden oder die Unterstützung von Interessengruppen zu sichern. Ein gut ausgearbeiteter Projektvorschlag kann Ihnen auch dabei helfen, eine professionelle Beziehung zu externen Mitwirkenden oder potenziellen Kunden aufzubauen.

Im Grunde ist ein Projektvorschlag wie ein erster Händedruck mit einer Führungskraft oder einem potenziellen Kunden, und er kann darüber entscheiden, ob diese an Ihrer Idee interessiert sind oder nicht. Durch die Erstellung eines Projektvorschlags können Sie die Prioritäten und Anforderungen Ihres Projekts definieren und eine klare Grundlage für seinen Erfolg schaffen. Sobald Sie beschrieben haben, was Sie erreichen wollen, können Sie mit potenziellen Partnern Details wie die Projektkosten besprechen.

Um dem Betrachter ein interaktives und fesselndes Erlebnis zu bieten, können Sie Ihr Projektangebot als Publuu PDF-Flipbook veröffentlichen. Die Möglichkeit, durch die Seiten zu blättern, zu zoomen und auf Links oder Videos zu klicken, kann dazu beitragen, die Aufmerksamkeit des Betrachters aufrechtzuerhalten und die Präsentation des Geschäftsvorschlags einprägsamer zu gestalten.

Publuu Flipbooks können von jedem Gerät mit Internetanschluss abgerufen werden, was die Verbreitung des Angebots an ein größeres Publikum erleichtert. Das kann an dem entscheidenden Tag der Präsentation sehr nützlich sein! Sie können einfach einen Link zu Ihrem eigenen Projektvorschlag senden und Ihre Zuhörer können ihn in ihrem eigenen Tempo durchblättern.

Publuu PDF Flipbooks können auch Analysen darüber liefern, wie die Betrachter mit dem Angebot umgehen, z. B. die Anzahl der Aufrufe, die Verweildauer auf jeder Seite und die Klicks auf Links. Diese Informationen können helfen, das Angebot für zukünftige Präsentationen oder Aktualisierungen zu verbessern.

 

Was ist ein Projektvorschlag nicht?

Ein Projektvorschlag ist weder ein detaillierter Plan noch ein Vertrag. Er umreißt zwar die Ziele, Vorgaben und Anforderungen eines Projekts, ist aber kein umfassender und detaillierter Aktionsplan. Vielmehr handelt es sich um ein vorläufiges Dokument, das die Durchführbarkeit und den Wert einer Projektidee darstellen und die Zustimmung der Beteiligten gewinnen soll. Sie können mit einer Projektvorschlagsskizze beginnen und die Projektzusammenfassung auf der Grundlage Ihrer Erfahrungen und Erwartungen entwickeln.

Ein Projektvorschlag ist auch kein verbindlicher Vertrag, obwohl er als Grundlage für einen solchen dienen kann. Es ist auch keine Zusammenfassung für die Geschäftsleitung – diese Form der Zusammenfassung wird erstellt, um ein Projekt oder eine Idee für eine viel beschäftigte Führungskraft zusammenzufassen. Eine Zusammenfassung kann auf ein einziges Blatt Papier passen, während Projektvorschläge länger sein können, aber in der Regel nicht länger als 8 Seiten sein sollten.

Außerdem gibt es keine Einheitsgröße für ein Dokument. Jeder Projektvorschlag sollte auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele des Projekts sowie auf die Erwartungen der Beteiligten zugeschnitten sein. Sie müssen die Vorlage für einen Projektvorschlag an Ihre Branche und Ihr Unternehmen anpassen – in der IT-Branche können Sie sich beispielsweise auf die Präsentation konzentrieren, in juristischen Unternehmen hingegen auf den Text.

Warum brauchen Sie einen Projektvorschlag?

Ein Projektvorschlag ist ein wichtiges Instrument für die erfolgreiche Planung, Durchführung und den Abschluss eines Projekts. Ohne ihn können Sie die Projektleistungen, -ziele und -anforderungen nicht klar definieren und kommunizieren und so ein gemeinsames Verständnis mit den Investoren schaffen.

Es kann auch ein nützliches Kommunikationsinstrument für Ihr Projektteam sein und Missverständnissen und Fehlkommunikation vorbeugen, indem es einen klaren Rahmen für das Projekt schafft. Bevor Sie mit der Erstellung des Projekts beginnen, können Sie den Projekthintergrund festlegen, damit alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

Außerdem kann er als Marketinginstrument dienen, um für das Projekt zu werben und die Unterstützung potenzieller Interessengruppen, wie z. B. Investoren oder Kunden, zu gewinnen. Projektvorschläge können als Marketingprospekt und zur Dokumentation der Arbeit während des gesamten Projektlebenszyklus nützlich sein.

Arten von Projektvorschlägen

Da es in der Unternehmenswelt viele Arten von Projekten gibt, ist es nicht verwunderlich, dass es auch viele Arten von Projektvorschlägen gibt. Je nach Unternehmen haben Sie es in der Regel mit angeforderten Angeboten zu tun – oder mit unaufgeforderten Projektvorschlägen, wenn Sie Freiberufler sind. Aber was ist der Unterschied?

Aufgefordertes Projektangebot

Ein angefordertes Projektangebot wird als Antwort auf eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) einer qualifizierten Organisation eingereicht. Ausschreibungen sind wettbewerbsorientiert und erfordern gründliche Recherchen und überzeugende schriftliche Fähigkeiten. Sie bereiten diese Art von Projektvorschlag als Antwort vor – das heißt, Sie müssen recherchieren und zeigen, dass Sie es sind, der das Problem lösen kann. Häufig handelt es sich um interne Projektvorschläge, die für Ihre Vorgesetzten im Unternehmen erstellt werden.

Unaufgeforderter Projektvorschlag

Ein unaufgeforderter Projektvorschlag wird vom Verfasser initiiert, der ein Problem und eine Lösung gefunden hat und nach Ressourcen sucht, um die Idee zum Leben zu erwecken. Auch wenn er die Bedürfnisse der Beteiligten nicht genau kennt, kann ein gut ausgeführter Vorschlag den Ausschlag geben. Sie treten mit unaufgeforderten Projektvorschlägen an Ihre potenziellen Kunden heran – das heißt, Sie versuchen, Ihre Lösung anderen zu verkaufen, die vielleicht nicht einmal wissen, dass sie ein Problem haben. Dies kann sich auf externe oder interne Projektideen beziehen – häufig werden sie von Freiberuflern als Marketinginstrument eingesetzt. In großen Unternehmen können Sie jedoch auch Ihre Initiative zeigen und eine vorgeschlagene Methode zur Lösung eines Problems vorstellen.

Informeller Projektvorschlag

Ein informeller Projektvorschlag wird von einem Kunden informell angefordert, ohne dass ein offizieller RFP vorliegt. Er erfordert eine Einzelrecherche und ist nicht mit einem großen Kontext verbunden. Bei einem informellen Projektvorschlag kann es sich um einen Überblick über mögliche Lösungen für ein Problem handeln.

Vorschlag für ein Erneuerungsprojekt

Ein Vorschlag für ein Erneuerungsprojekt wird verwendet, wenn ein Projekt neu gestartet werden soll und das Ziel darin besteht, die bisherigen erfolgreichen Ergebnisse des Projekts hervorzuheben.

Vorschlag für ein Fortsetzungsprojekt

Ein Vorschlag für ein Fortsetzungsprojekt wird eingereicht, wenn ein Projekt in eine neue Phase eintritt oder neue Ressourcen benötigt und nicht mehr so viel Arbeit erfordert, da das Projekt bereits genehmigt wurde und bereits läuft. Häufig bestehen Fortsetzungsanträge nur aus zusätzlichen Empfehlungen.

Ergänzender Projektvorschlag

Ein zusätzlicher Projektvorschlag ist erforderlich, wenn der Projektumfang über die ursprünglichen Erwartungen hinausgeht und die Beteiligten davon überzeugt werden müssen, mehr beizutragen, indem der Wert zusätzlicher Ressourcen nachgewiesen wird.

Tipps für das Schreiben eines effektiven Projektvorschlags

Schreiben Sie für Ihr Publikum

Wenn Sie einen überzeugenden Projektvorschlag verfassen wollen, müssen Sie unbedingt die Zielgruppe berücksichtigen, für die Sie schreiben. Wenn Sie die Interessen, Werte und Anliegen Ihrer Zielgruppe kennen, können Sie Ihren Vorschlag an deren Bedürfnisse anpassen. Wenn Sie z. B. einen Vorschlag für eine Regierungsbehörde schreiben, müssen Sie detailliert darlegen, wie Ihr Projekt mit dem Auftrag und den Zielen der Behörde übereinstimmt. Wenn Sie hingegen einen Vorschlag für ein Privatunternehmen schreiben, müssen Sie vielleicht hervorheben, wie Ihr Projekt dem Unternehmen Geld spart oder seine Einnahmen steigert.

Überzeugend sein

Sie sollten nicht nur Ihr Publikum kennen, sondern auch überzeugend sein, wenn Sie Ihren Vorschlag schreiben. Schließlich wollen Sie Ihr Publikum davon überzeugen, dass Ihr Projekt dessen Zeit und Ressourcen wert ist.

Um überzeugend zu sein, müssen Sie nachweisen, dass Ihr Projekt erfolgreich sein wird und dass Sie über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um es durchzuführen.

Halten Sie es einfach

Ein weiterer wichtiger Tipp für das Verfassen eines guten Projektvorschlags ist, ihn einfach zu halten. Ihr Vorschlag sollte leicht zu lesen und zu verstehen sein. Vermeiden Sie daher Fachjargon oder komplexe Sprache. Verwenden Sie stattdessen eine klare, prägnante Sprache und gliedern Sie Ihren Vorschlag in einem logischen und leicht verständlichen Format. Verwenden Sie Überschriften und Zwischenüberschriften, um den Text aufzulockern, und fügen Sie Diagramme oder Bilder ein, um Ihre Argumente zu veranschaulichen.

Halten Sie sich an Konventionen

Beim Verfassen Ihres Projektvorschlags sollten Sie sich unbedingt an Konventionen halten. Das bedeutet, dass Sie das richtige Format verwenden, alle erforderlichen Abschnitte einfügen und sich an alle spezifischen Leitlinien oder Anweisungen Ihrer Zielgruppe halten. Wenn Sie die Konventionen nicht einhalten, kann Ihr Vorschlag abgelehnt werden, bevor er überhaupt in Betracht gezogen wird.

Lesen Sie Ihren Vorschlag Korrektur und überarbeiten Sie ihn

Bevor Sie Ihren Vorschlag einreichen, sollten Sie ihn noch einmal Korrektur lesen und überarbeiten. Fehler oder Tippfehler können Ihre Glaubwürdigkeit untergraben und machen es Ihrem Publikum schwer, Sie ernst zu nehmen. Überprüfen Sie Ihr Angebot sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler und bitten Sie einen Kollegen oder Freund, es ebenfalls zu überprüfen. Sie sollten Ihren Vorschlag auch überarbeiten, um sicherzustellen, dass er klar, prägnant und überzeugend ist.

Vorlagen für Projektvorschläge

Mit dieser kostenlosen Vorlage für ein Projektangebot auf Canva können Sie ein effektives Geschäftsangebot entwerfen und es auf Publuu präsentieren.

 

Wenn Sie über MS Word verfügen, können Sie diese Vorlage für ein Projektangebot verwenden, um ein unaufgefordertes Projektangebot zu erstellen und eine Lösung für ein großes Problem anzubieten.

 

Diese Vorlage für ein Projektangebot enthält Platz für die Mission, Teamprofile und eine Mustergliederung für das Projektangebot.

Zusammenfassung

Abschließend lässt sich sagen, dass ein gut ausgearbeiteter Projektvorschlag ein wesentliches Instrument für jedes erfolgreiche Projekt ist. Er bietet nicht nur einen klaren Fahrplan für die Durchführung des Projekts, sondern dient auch als leistungsfähiges Marketinginstrument, um potenzielle Investoren und Unterstützer zu gewinnen.

Ein Geschäftsvorschlag, der die zu erbringenden Leistungen definiert, einen Plan umreißt, ein Projektbudget festlegt und eine Zusammenfassung erstellt, stellt sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und auf dieselben Ziele hinarbeiten. Wenn Sie es mit Publuu Business Proposal Flipbooks online veröffentlichen, können sie es mit einem einzigen Klick aufrufen.

Wenn Sie Zeit und Mühe in die Erstellung eines überzeugenden Angebots investieren, machen Sie einen wichtigen Schritt in Richtung Projekterfolg. Unterschätzen Sie also nicht die Macht eines gut geschriebenen Angebots – es könnte den entscheidenden Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Ihre Projektvision in die Realität umzusetzen.

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