Geschäftskorrespondenz – Alles, was Sie wissen müssen

Geschäftskorrespondenz ist ein weit gefasster Begriff, der sich auf jeden Text bezieht, der mit dem Betrieb eines Unternehmens und dem Geldverdienen zu tun hat. Dabei kann es sich um Korrespondenz mit anderen Unternehmen oder um Interaktionen mit Kunden handeln. Viele Unternehmen wissen heute, wie wichtig eine effiziente Geschäftskorrespondenz für die Führung eines florierenden Unternehmens ist. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Informationen zu diesem Thema zusammengestellt, einschließlich Tipps, die Sie bei der Verwendung unseres Proposal Builders nutzen können.

Was ist Geschäftskorrespondenz?

Geschäftskorrespondenz hat einen sehr förmlichen Ton und muss sich an ein strenges Format halten. Sie müssen kurz, prägnant und auf den Punkt schreiben, wenn Sie Texte wie ein Geschäftsangebot verfassen, und Ihren eigenen Schreibstil kontrollieren, damit er zum professionellen Umfeld passt.

Das Format der Geschäftskorrespondenz dient der Informationsübermittlung innerhalb eines Unternehmens oder zwischen verschiedenen Unternehmen. Gute Kenntnisse in der Geschäftskorrespondenz helfen auch dabei, Ereignisse, die in einem Unternehmen oder einer Organisation stattfinden, offiziell und schriftlich festzuhalten.

Sie finden diesen Stil in Wirtschaftsmagazinen, offiziellen Unternehmensmitteilungen, Geschäftsbriefen, Pressemitteilungen, Unternehmensprofilen, dem Inhalt von Unternehmenswebsites und anderen schriftlichen Unterlagen, die für Geschäftsinhaber, Führungskräfte und Manager bestimmt sind und von ihnen erstellt werden.

Die schriftliche Unternehmenskommunikation ähnelt zwar anderen Formen des formellen Schreibens wie dem akademischen Schreiben, hat aber ihre eigenen Anforderungen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen bewährte Verfahren für das Verfassen von Geschäftskorrespondenz und verschiedene Arten von Geschäftskorrespondenz vor und zeigen Ihnen, wie Sie einen klaren und prägnanten Text verfassen, der relevante Informationen vermittelt.

 

Was sind die wichtigsten Arten von Geschäftskorrespondenz?

Es gibt viele Arten von Geschäftskorrespondenz – wir können sie in recht grobe Kategorien einteilen.

 

1. Anleitungen

Diese Art von Geschäftskorrespondenz soll hilfreich sein und Schritt für Schritt erklären, wie Aufgaben auszuführen sind. Dies könnte zum Beispiel ein neues Benutzerhandbuch oder eine E-Mail an alle Mitarbeiter sein, in der neue Verfahren erklärt werden. Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen oder ein neues Werkzeug verwenden, müssen Sie genaue und relevante Informationen bereitstellen, die Schritt für Schritt genau beschreiben, wie es zu verwenden ist. Das Schreiben von Anleitungen für Unternehmen ist in vielerlei Hinsicht näher am technischen Schreiben.

 

2. Informieren

Beim Schreiben von Geschäftsinformationen geht es um die korrekte und konsistente Dokumentation der Informationen, die Ihr Unternehmen verarbeitet. Es geht um Geschäftsberichte und die genaue Aufzeichnung von Geschäftsinformationen, mit denen Sie das Wachstum dokumentieren, die Strategie planen und alle rechtlichen Probleme und Herausforderungen festhalten können. Es geht um alle Finanzberichte des Unternehmens, Protokolle von Geschäftssitzungen und vor allem um Memos. Das Geschäftsmemo ist ein sehr wichtiges Element einer guten Geschäftskorrespondenz, das von Laien oft übersehen wird.

 

3. Überzeugend

Das Ziel überzeugender Geschäftskorrespondenz ist es, den Leser – in diesem Fall oft eine Führungskraft – zu überzeugen. Diese Art der geschäftlichen Kommunikation liefert wichtige Informationen, um die Inhaber anderer Unternehmen davon zu überzeugen, dass Ihr Produkt, Ihre Dienstleistung, Ihr Unternehmen oder Ihre Partnerschaft den größten Nutzen bringen wird. In der Regel geht es bei dieser Art von Schreiben um Marketing und Vertrieb. Dazu können Geschäftsvorschläge, Geschäftsbriefe, Pressemitteilungen und Ankündigungen gehören.

 

4. Transaktionell

Diese Kategorie umfasst die alltägliche Kommunikation am Arbeitsplatz. Diese Kommunikation besteht hauptsächlich aus E-Mails, aber auch aus Briefen, Formularen und Rechnungen. Sie ist die Grundlage der meisten geschäftlichen Kommunikationen in einem Unternehmen. Auch wenn sie häufig verwendet wird, muss sie dennoch die formale Satzstruktur einhalten und den Inhalt in einem professionellen Rahmen präsentieren.

 

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Effiziente Geschäftsdokumente

Das Wichtigste beim Verfassen von Geschäftsdokumenten ist der richtige Tonfall in der Kommunikation. Formelle Dokumente sollten in einem professionellen, formellen und respektvollen Ton verfasst werden. Im Gegensatz zu einigen Stilrichtlinien können Sie Kontraktionen verwenden. In vielen Stilrichtlinien wird empfohlen, das Passiv zu vermeiden, aber in formellen Texten ist es in Ordnung. Unabhängig von der Zielgruppe und dem Thema Ihrer Nachricht müssen Sie den am besten geeigneten Stil wählen und einen einheitlichen Ton beibehalten.

Der zweite wichtige Faktor ist Klarheit und Präzision. Ihre Nachricht wird schwer zu lesen sein, wenn nicht klar ist, was Sie Ihrem Publikum vermitteln wollen. Aus diesem Grund lohnt es sich, bestimmte branchenspezifische Schlagworte zu berücksichtigen. Wenn Sie sich an Fachleute wenden, vermittelt ein solches Wort relevante Informationen und trägt zu einer prägnanten Sprache bei. Richtet sich der Text jedoch an jemanden außerhalb der Branche, können diese Wörter in der professionellen Kommunikation auffallen.

 

Überzeugende Geschäftskorrespondenz

Zunächst müssen Sie Ihr Zielpublikum bestimmen. Ein Unternehmen kann ein bestimmtes Geschäftsdokument für seine Kunden, andere Unternehmen oder Mitarbeiter erstellen. Da sich alle geschäftlichen Aktivitäten auf den Zielkunden konzentrieren, richtet sich auch die Geschäftskorrespondenz in der Regel an den Kunden – ob B2B oder B2C. Geschäftsangebote, Geschäftsbriefe, Dankesschreiben usw. werden beispielsweise sehr oft für andere Unternehmen erstellt und müssen einen formellen Ton haben.

Das Wichtigste beim Schreiben von Geschäftsbriefen ist, die Sprache genau an den Empfänger anzupassen. In diesem Fall müssen Sie die positive Sprache der Vorteile nicht erzwingen – aber Sie müssen die genauen Vorteile Ihres Unternehmens auf einfache und offensichtliche Weise erläutern.

 

Transaktionsbezogene Geschäftskorrespondenz

In der alltäglichen Geschäftskommunikation geht es um transaktionale Geschäftskorrespondenz. Dabei handelt es sich meist um E-Mails, aber auch um Rechnungen und Memos. Es ist ratsam, sie in einem formalen Stil zu verfassen, damit sie gut verständlich sind. Sie werden auch verwendet, um sowohl positive als auch negative Botschaften zu übermitteln, was in der Regel mit Aktivitäten im Bereich der Humanressourcen verbunden ist.

Eine transaktionale Nachricht könnte eine E-Mail von einem Chef an einen Mitarbeiter sein, aber auch eine Antwort in den sozialen Medien auf eine Kundenbeschwerde. Ein anderes Beispiel ist ein Kündigungsschreiben aus bestimmten Gründen, das in einem neutralen Ton verfasst ist, oder ein einfaches Verkaufsschreiben, das den Abschluss eines Geschäfts dokumentiert. Sie müssen klar und für den Leser gut verständlich sein.

 

Geschäftliche Kommunikation

Das A und O guter Geschäftskorrespondenz ist es, sich kurz zu fassen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über neue Verfahren informieren müssen, beginnen Sie einfach mit einer Begrüßung und schreiben Sie dann, welche Verfahren in Kraft sind. Sie brauchen nicht zu erklären, warum oder was die Änderung bedeutet – eine einfache Zusammenfassung reicht für Ihr Geschäftsdokument aus.

Ihre Texte müssen einem akademischen Text ähneln. Vermeiden Sie außerdem abschweifende Gedanken, zumindest in dieser Hinsicht müssen Sie allgemein bleiben. Streichen Sie unnötige Wörter – ein „bitte“ und „danke“ reichen aus. Anstelle von „Könnten Sie bitte lernen“ können Sie auch „Sie werden gebeten“ schreiben.

Wenn Sie höflich sein wollen, schreiben Sie eine kurze Begrüßung oder einen Schluss, aber ein Minimum an Höflichkeit reicht aus. bob, bitte schicken Sie mir die Datei“ klingt besser als „Schicken Sie mir die Datei“ und spiegelt den einfachen Schreibstil in der Geschäftswelt wider.

 

Geschäftskorrespondenz – 7 bewährte Verfahren

 

Um im Geschäftsleben effektiv zu kommunizieren, müssen Sie Ihr Publikum verstehen. Für Fachleute werden Sie in einem anderen Stil schreiben als für Kunden, die einfach nur an der endgültigen Dienstleistung interessiert sind. Sie wählen Ihre Geschäftssprache für Ihre Kunden – nicht für sich selbst.

Neben Ihren Kunden müssen Sie auch Ihre Ziele kennen. Wollen Sie einfach nur informieren, ein Problem erklären oder vielleicht Ihre Dienstleistungen oder Produkte vorstellen? Davon hängen auch die Marketingpolitik und der Geschäftsstil Ihres Unternehmens ab.

Effektives Schreiben erfordert, dass Sie einige scheinbar offensichtliche Dinge erwähnen. Viele Softwareunternehmen schreiben zum Beispiel nicht, ob ihre Software für Windows, macOS oder Linux geeignet ist. Wenn Sie Ihre Geschäftsideen in Ihren Texten beschreiben, halten Sie sich an die fünf journalistischen Fragen: wer, was, wo, wann, warum und wie.

Wirtschaftliche Texte müssen kurz und bündig sein. Nehmen Sie unnötige Adjektive aus Ihrem Text heraus. Alle Erfindungen sind neu, die Lösung liegt immer beim Leser. Achten Sie auch auf gebräuchliche Formulierungen – verwenden Sie nicht „die Lösung“, sondern einfach „lösen“. Schreiben Sie nicht „wir arbeiten daran“, sondern „wir arbeiten“. Schreiben Sie in Ihrem Geschäftsdokument niemals „nutzen“, wenn „verwenden“ ausreicht.

Vielbeschäftigte Menschen, wie z. B. Führungskräfte, überfliegen den Text oft nach relevanten Details. Machen Sie ihnen das Leben leichter. Unterstreichungen und Fettdruck sind sehr nützlich. Verwenden Sie außerdem Listen und Diagramme, unterteilen Sie den Text in kurze Absätze und fügen Sie spezifische Überschriften hinzu.

Vermeiden Sie Abkürzungen – vor allem nicht sehr formale wie „&“ statt „und“. Schreiben Sie förmlich – Sie können Abkürzungen wie „isn’t“ oder „won’t“ verwenden, aber vermeiden Sie Formen wie ain’t oder gonna.

Und bevor Sie eine E-Mail abschicken, überprüfen Sie sie noch einmal. In letzter Zeit sollten Sie zumindest einen Blick auf die Rechtschreibprüfung von Word werfen, aber heutzutage gibt es im Internet KI-Tools, die Ihnen beim Verfassen von Geschäftskorrespondenz und sogar bei der Satzstruktur helfen können.

 

Beispiele für Geschäftskorrespondenz

Was genau ist denn nun ein Geschäftsbrief? Wie Sie sich denken können, ist das häufigste Geschäftsdokument, das als Geschäftsbrief bezeichnet werden kann, ein einfacher Geschäftsbrief oder eine Geschäfts-E-Mail. Er kann in vielerlei Hinsicht verwendet werden, sei es für den Kontakt mit einem Vorgesetzten, einem Mitarbeiter, einem Interessenten oder einem Kunden. Mit einem Anschreiben beginnt man ein Abenteuer mit einem Unternehmen.

Offizielle Briefe haben ein bestimmtes Format, das eingehalten werden muss:

• Geben Sie die Adresse und eine Form der Rückmeldung an.

• Beginnen Sie mit dem Thema.

• Beginnen Sie mit dem Hauptgedanken und erläutern Sie jeden Punkt in jedem Absatz.

• Beenden Sie den Text höflich mit einer Frage nach einer Antwort.

Ein weiteres gutes Beispiel für geschäftliche Texte sind Pressemitteilungen. Sie werden von Wirtschaftsredakteuren für die Presse oder für potenzielle Kunden geschrieben und beschreiben etwas Bemerkenswertes über Ihr Unternehmen. Sie können eine offizielle Erklärung eines Unternehmens zu einem bestimmten Thema sein.

Geschäftsberichte enthalten Informationen über bestimmte Aufgaben oder Projekte für Behörden oder andere professionelle Stellen. Sie müssen gut recherchierte Daten enthalten und diese in einer effektiven Weise präsentieren.

Benutzerhandbücher und Leitfäden sind eine Mischung aus Geschäftsberichten und technischen Berichten. Hier geht es in erster Linie darum, Anweisungen für den Benutzer zu geben, bei dem es sich um einen Geschäftskunden handeln kann.

Geschäftsmemos sind Notizen oder Kurzmitteilungen an ausgewählte Leser. Es handelt sich um eine Notiz an einen anderen Mitarbeiter oder sogar an Sie selbst. Sie können eine Notiz nach einem Ereignis schreiben, um es zu dokumentieren. Ein anderer Leser kann sie mit einem flüchtigen Blick lesen, um sie besser zu verstehen.

Längere Tagesordnungen für Besprechungen sind ein weiteres Beispiel für Geschäftsunterlagen. Einige werden vor der Sitzung geschrieben, um einen Leitfaden für eine lange Veranstaltung zu liefern, aber andere dokumentieren vielleicht, was passiert ist, so dass in dieser Hinsicht geschäftliches Schreiben dem Schreiben von Berichten ähnlicher ist.

 

Schlussfolgerung

Nicht nur große Unternehmen wissen um die Bedeutung von Geschäftsberichten. Je größer das Unternehmen und je vielfältiger es ist, desto mehr Wert wird auf einen klaren, neutralen Stil und eine einfache Satzstruktur gelegt.

Im Einklang mit den oben beschriebenen Formen der Geschäftskorrespondenz lohnt es sich, den richtigen Ton zu treffen, um ein professionelles Auftreten zu gewährleisten. Natürlich müssen sich kleine Unternehmen nicht daran halten, um einen guten Kontakt zu ihren Partnern zu pflegen. Aber eine effektive Kommunikation erhöht die Professionalität und die Konversionsrate. Deshalb raten wir Ihnen, Geschäftsdokumente nach den Standards der Geschäftskorrespondenz zu erstellen.

Verwenden Sie bei der Erstellung von Geschäftstexten eine angemessene Sprache und Zeichensetzung, damit Sie eine optimale Kommunikation mit Ihren Kunden gewährleisten können.

 

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