Mitarbeiterschulungshandbuch – Was ist das und wie erstellt man es?

Jeder Unternehmer träumt davon, kompetente, gut ausgebildete Mitarbeiter einzustellen – je mehr Mitarbeiter Sie haben, desto mehr Gewinn erwirtschaften sie für Sie und Ihr Unternehmen. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, riskieren Sie eine geringere Produktivität, längere Produktionszeiten, höhere Betriebskosten und andere Probleme. Jeder neue Mitarbeiter wird bei seiner Einstellung weniger produktiv sein, einfach weil er eine Schulung und eine grundlegende Orientierung benötigt.

Deshalb ist eine gut durchdachte Personalschulungsstrategie die beste Strategie, um die Auswirkungen der Qualifikationslücke auf Ihr Unternehmen zu verringern. Schulungen sind oft schwierig und zeitaufwändig, und die Wirksamkeit Ihrer Schulungsmaßnahmen hängt weitgehend davon ab, wie gut Ihr Schulungshandbuch organisiert ist.

Mit einem gut konzipierten und effektiven Schulungshandbuch können Sie Informationen innerhalb Ihres Unternehmens schnell weitergeben und alle neuen Mitarbeiter dazu ermutigen, sich zu schulen und zu lernen, wie sie sich einfügen können.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um effektive Schulungshandbücher für Ihr Unternehmen zu erstellen. Sie erfahren, wie Sie ein Schulungshandbuch vorbereiten, Vorlagen für Schulungshandbücher im Internet finden und diese mit einem digitalen Booklet Maker veröffentlichen können.

Bei der Erstellung von Schulungshandbüchern ist es wichtig, dass sie leicht zu lesen und für jeden Mitarbeiter zugänglich sind. Deshalb lohnt es sich, Publuu zu wählen, um Ihre Schulungshandbücher zu hosten, damit sie für Ihr Schulungsprogramm effektiv sind – wie Sie in unserem Beitrag erfahren werden.

Auf geht’s zum Lernen!

Was ist in einem Schulungshandbuch enthalten?

Was genau ist ein Handbuch? Nun, jeder, der zur Schule gegangen ist, sollte wissen, dass es sich um ein Handbuch zu einem bestimmten Thema handelt. Und ein Schulungshandbuch wird verwendet, um Mitarbeiter anzuleiten, wenn sie neue Aufgaben ausführen – in der Regel zum ersten Mal.

Wenn eine Arbeit, ein Verfahren oder eine Aufgabe gut ausgeführt wird, dann liegt das an den detaillierten Anweisungen im Schulungshandbuch.

Mit einem gut gestalteten Schulungshandbuch können die Mitarbeiter bei der Ausführung grundlegender Aufgaben und Verfahren auf Anweisungen zurückgreifen. Ihr eigenes Schulungshandbuch ermöglicht es ihnen auch, sich im Unternehmen zurechtzufinden (dank des grundlegenden Orientierungsprozesses), und kann sogar eine Karte oder eine Galerie wichtiger Personen im Unternehmen enthalten. Mit dem Publuu-Broschürenhersteller können Sie sicherstellen, dass jeder neue Mitarbeiter an jedem Ort und zu jeder Zeit auf Ihren Leitfaden zugreifen kann.

Im Falle von Unternehmen, die mit speziellen Geräten arbeiten, können Schulungshandbücher oft eine vereinfachte Anleitung zur Inbetriebnahme der Geräte und zur Durchführung von Verfahren enthalten. Schulungsprogramme können auch mehrere Schulungshandbücher für verschiedene Geräte, Programme oder Aufgaben beinhalten.

Um die Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über das nötige Wissen verfügen, um ihre Arbeit gut zu erledigen, entwickeln viele Unternehmen umfassende Schulungshandbücher für ihre Mitarbeiter. Hier ist ein Beispiel für ein Schulungshandbuch, das mit einem der besten Online-Broschürenhersteller erstellt wurde:

Beispiel für ein Mitarbeiterhandbuch

Weitere Beispiele für Online-Handbücher anzeigen

MAKE YOUR OWN

Ein Schulungshandbuch kann neben dem grundlegenden Handbuch auch detaillierte Produktbeschreibungen und Angebote enthalten. Besonders wenn es sich an Verkäufer oder Kundendienstmitarbeiter richtet, können Sie bei der Erstellung eines Schulungshandbuchs auch Beschreibungen von Kunden und deren Kontaktmöglichkeiten einbeziehen. Es gibt viele Vorlagen und Muster für Schulungshandbücher, die Ihnen bei der Gestaltung des perfekten Handbuchs für neue Mitarbeiter helfen können.

Gut vorbereitete Handbücher sind sehr komplex, aber einfach zu verstehen. Sie erklären Ideen in einfachen Worten und verwenden geeignete Bilder und Analogien. Ein gut gemachtes Schulungshandbuch kann eine zuverlässige Quelle für Manager, Mitarbeiter, Kunden und Verbraucher sein.

5 Gründe, warum ein Schulungshandbuch wichtig ist

Schulungshandbücher sind unschätzbare Werkzeuge für Ihr Unternehmen, die nie aus der Mode kommen werden. Wenn Sie Ihren neuen Mitarbeitern ein Schulungshandbuch an die Hand geben, können Sie ihre Erfahrungen völlig verändern.

• Zunächst einmal verkürzt es die Zeit, die neue Mitarbeiter benötigen, um sich in Ihrem Unternehmen einzugewöhnen . Neue Mitarbeiter können die Schulungshandbücher nutzen, um schnell die notwendigen Informationen, Fähigkeiten und die Unternehmenskultur Ihres Unternehmens zu erlernen und produktive Mitglieder Ihres Teams zu werden. Schulungshandbücher großer Unternehmen können sogar Kleiderordnungen, Verhaltenskodizes, Landkarten und manchmal sogar eine Beschreibung der Stadt rund um den Hauptsitz enthalten, um das Pendeln und die Erholung zu erleichtern.

• Ein gutes Schulungshandbuch steigert die Produktivität der Mitarbeiter erheblich. Ein neuer Mitarbeiter muss dank des Schulungshandbuchs nicht alles von Grund auf neu lernen, wodurch ein Gefühl der Zugehörigkeit entsteht. Tests und gute Materialien ermöglichen es auch erfahrenen Mitarbeitern, neue Fähigkeiten zu erlernen. Sie können diese Handbücher auch in einem Firmen-Newsletter verschicken, was ebenfalls zur Stärkung des Teamgeistes beiträgt.

• Neue Mitarbeiter sind unzufrieden und entmutigt, wenn sie bei der Arbeit auf Probleme stoßen, und es ist ihnen oft peinlich, Hilfe zu suchen, so dass es häufig zu Konflikten kommt. Um eine Verlangsamung des Schulungsprogramms zu vermeiden, sollte Ihre Personalabteilung Einfluss auf die Schulungshandbücher nehmen. Mit einem gut gestalteten, effektiven Schulungshandbuch kann ein Mitarbeiter Antworten finden und Probleme selbst lösen. Außerdem hat er einen guten Ansprechpartner für die Personalabteilung, wenn es Probleme gibt.

• Geringere Belastung des Personals. Schulungshandbücher müssen einen speziellen Abschnitt für häufig gestellte Fragen enthalten. Wenn man den Mitarbeitern fertige Lösungen anbietet, spart man Zeit: Ältere Mitarbeiter müssen nicht ständig dieselben Fragen beantworten, und neue Mitarbeiter können ihre Probleme allein mit Hilfe ihres Schulungshandbuchs selbst lösen. Dank der interaktiven Funktionen von Publuu kann Ihr Schulungshandbuch leicht navigiert werden und durch Interaktivität das Lerntempo erhöhen.

• Weniger kostspielige Fehler. Oft hängen wichtige Tätigkeiten von den Handlungen neuer Mitarbeiter ab – ein kleiner Fehler in der Buchhaltung kann beispielsweise den Cashflow des Unternehmens beeinträchtigen. Wenn Sie die wichtigsten Verfahren in einem Schulungshandbuch erläutern, können Sie schwerwiegende, aber häufige Fehler vermeiden.

Wie schreibt man ein Schulungshandbuch?

Um ein Schulungshandbuch zu erstellen, müssen Sie die betreffende Stelle selbst genau kennen. Sie müssen alle Maschinen, die Software und die Aufgaben des Mitarbeiters genau kennen.

Allerdings dürfen Sie sich bei der Erstellung eines Schulungshandbuchs nicht auf Ihre eigenen Erinnerungen verlassen – es muss aktuelle Fakten und Verfahren enthalten und den gesamten Lernprozess widerspiegeln.

Prüfen Sie die vielen Verfahren und wichtigen Informationen, die Ihr Schulungshandbuch enthalten wird, um sicherzustellen, dass Sie alles verstehen. Machen Sie eine Liste mit allen wichtigen Informationen über die Stelle und verwenden Sie diese als Leitfaden bei der Erstellung eines Schulungshandbuchs, um sicherzustellen, dass Sie alles abgedeckt haben.

Denken Sie daran, dass Sie für einen neuen Mitarbeiter schreiben, der vielleicht nicht genau die gleichen Erfahrungen gemacht hat wie Sie. So weiß diese Person vielleicht nicht, wie man die Software bedient, die Sie für selbstverständlich halten, oder wie man komplexe Maschinen ausschaltet. Alles sollte Schritt für Schritt aus der Sicht eines absoluten Laien erklärt werden. Der Tonfall sollte dem vieler anderer geschäftlicher Texte ähneln – einfach, leicht verständlich und auf den Punkt gebracht.

Was sollte Ihr Schulungshandbuch enthalten?

Wir haben hier einen Leitfaden für die Erstellung von E-Books und anderen Lernmaterialien vorbereitet. Wenn Sie ein Schulungshandbuch verfassen, können Sie auch auf unsere anderen Leitfäden zurückgreifen oder sich Beispiele für digitale Broschüren von Publuu online ansehen.

Wenn Sie ein Schulungshandbuch erstellen, sollten Sie den Ablauf des Schulungsprogramms skizzieren. Ein gutes Handbuch ist in Kapitel, Unterkapitel und Abschnitte gegliedert.

Denken Sie daran, sich auf visuelles und grafisches Material zu verlassen – Menschen sind im Allgemeinen visuell veranlagt. Wenn Sie dem Leser etwas auf visuelle Weise erklären, kann er es besser verstehen, und das Gleiche gilt für ein Schulungshandbuch.

Sie sollten Ihr Lehrbuch nicht mit Diagrammen überfrachten, sondern, wenn möglich, Bilder einfügen. Mit Publuu können Sie in Ihr Schulungshandbuch Illustrationen, Diagramme, interaktive Videos oder Präsentationsbilder der Werkzeuge oder Maschinen einfügen, die ein neuer Mitarbeiter benutzen wird.

Einleitung

Die Einleitung sollte auf den ersten Seiten des Schulungshandbuchs stehen. Im ersten Abschnitt sollten Sie erklären, worum es bei der Stelle geht, wie das Unternehmen funktioniert, wovon die Aufgaben des Mitarbeiters abhängen und was von ihm in der vorgesehenen Position erwartet wird. Bei der Erstellung von Ausbildungshandbüchern sollten Sie das Gefühl, in Ihrem Unternehmen willkommen zu sein, nicht vernachlässigen.

Standort

Nachdem Sie den Lesern Ihr Unternehmen vorgestellt haben, ist es nun an der Zeit, einige der allgemeinen Ziele des Ausbildungshandbuchs zu vermitteln.

Beschreiben Sie, was die Person konkret tun soll, wie der typische Arbeitstag aussieht, ob sie Spezifikationen erstellen oder am Fließband produzieren soll und was die Hauptaufgaben des Mitarbeiters sind.

Detaillierte Anweisungen

An dieser Stelle ist es äußerst wichtig, zum Kern des Textes vorzudringen – den Anweisungen.

Klare Anweisungen sind immer erforderlich, damit die Leser die Aufgaben verstehen, die sie während ihrer Arbeit ausführen werden. Versetzen Sie sich in die Lage des Arbeiters – was er zu tun hat. Stellen Sie sich die tägliche Arbeit vor – das Einschalten des Computers und die Bedienung der erforderlichen Programme. Beschreiben Sie bei der Erstellung eines Schulungshandbuchs jede Aufgabe Schritt für Schritt.

Denken Sie auch daran, Verfahren für seltene Ereignisse sowie Gesundheits- und Sicherheitsverfahren einzubeziehen. In der Praxis kann es vorkommen, dass ein erfahrener Mitarbeiter wichtige Dinge vergisst, die für ihn selbstverständlich sind – Sie müssen jedoch alles in das Handbuch aufnehmen, was zur Klärung etwaiger Probleme beiträgt.

FAQs: häufig gestellte Fragen

Neu eingestellte Mitarbeiter werden mit Sicherheit Fragen haben. Um Verwirrung zu vermeiden und den Schulungsprozess zu beschleunigen, sollten Sie die Antworten am Ende des Handbuchs aufführen. Bei der Gestaltung Ihres Handbuchs können Sie solche Fragen in Kästen oder durch eine andere Farbe hervorheben. Publuu bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Online-Schulungshandbücher mit Galerien oder Videos zu verbinden, in denen Sie zusätzliche Fragen beantworten können.

Jedes Kapitel Ihres Schulungshandbuchs sollte mit einer Zusammenfassung des darin beschriebenen Stoffes enden. Versuchen Sie, die wichtigsten Fakten hervorzuheben, die der Leser Ihrer Meinung nach aus diesem Kapitel lernen sollte. Eine gute Möglichkeit, den Leser zu fesseln, ist ein Quiz, mit dem er sich selbst testen kann.

Geben Sie Ihr Schulungshandbuch online an Ihre Mitarbeiter weiter

Ein wirklich gutes Schulungshandbuch sollte keine langweilige Informationsflut sein – Sie müssen die Informationen so präsentieren, dass sie auf den Punkt gebracht werden. Ein interaktives Schulungshandbuch ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie Ihren neuen Mitarbeitern bei ihren ersten Schritten in Ihrem Unternehmen eine fesselnde Erfahrung bieten wollen.

Dank der Unterstützung mehrerer Medienformate in Publuu können Sie Ihre Schulungshandbücher interaktiv gestalten. Mit dem Publuu-Broschürenhersteller können Sie PDF-Dateien in interaktive Flipbooks umwandeln, die auf jedem Gerät leicht zu lesen sind und sich hervorragend als Schulungshandbücher eignen.

Sie können sie in der Publuu-Cloud veröffentlichen, so dass alle Mitarbeiter sie auf ihren Handys, Computern oder anderen intelligenten Geräten lesen können, ohne dass sie lernen müssen, wie man die Dateien online herunterlädt und liest. Darüber hinaus können die Flipbooks von Publuu interaktive Inhalte wie Videos, Galerien oder Audiodateien enthalten.

Die Online-Broschüren von Publuu lassen sich sehr einfach weitergeben – Sie können Ihr Online-Schulungshandbuch in die E-Mail für neue Mitarbeiter einbetten, es über soziale Medien versenden oder überall im Internet darauf verlinken. Sie können auf jedem HTML5-kompatiblen Gerät angezeigt werden.

Mit Hilfe der Analysetools von Publuu können Sie feststellen, wie viele Mitarbeiter die Materialien gelesen haben oder wie lange sie brauchen, um eine Seite Ihres Schulungshandbuchs zu lesen.

Mit Publuu erstellte Flipbooks sind eine gute Möglichkeit, Schulungshandbücher in digitale Schulungsinhalte zu verwandeln, die es den Mitarbeitern erleichtern, wichtige Informationen zu finden.

Tipps zur Gestaltung von Schulungshandbüchern

Branding ist der Schlüssel

Viele Unternehmen verwenden ein bestimmtes Firmenlogo, Farbschema oder Grafiken. Wenden Sie die gleichen grundlegenden Designelemente auf das von Ihnen erstellte Schulungshandbuch an. Ihr Publikum wird eine Verbindung zu Ihrer Marke spüren, mit der es seit kurzem in Verbindung gebracht wird, wenn Sie das gleiche Branding im gesamten Handbuch beibehalten.

Denken Sie jedoch daran, dass das Schulungshandbuch lesbar sein muss – wenn Ihre Marke einen schmutzigen, von der Straße inspirierten Stil verwendet, ist das großartig. Aber Sie müssen trotzdem einen lesbaren Hintergrund und eine lesbare Schrift verwenden.

Manchmal reicht es aus, dass das Logo auf jeder Seite zu sehen ist und dass das Farbschema des Einbands mit dem Layout Ihrer Schulungsunterlagen übereinstimmt. Halten Sie sich an die festgelegten Regeln für das Branding, und alles wird gut.

Erstellen Sie interessante Inhalte

Verwenden Sie bei der Entwicklung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen verschiedene Arten von Inhalten. Verschiedene Menschen nehmen Wissen auf unterschiedliche Weise auf – manche lernen effektiv durch Zuhören, während andere visuelle Reize brauchen. Binden Sie daher viele Videos, Fotos, Diagramme und andere Arten von Grafiken in Ihr Schulungshandbuch ein.

Je mehr Inhalt, desto besser – aber achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen nützlichen und interessanten Informationen. Mehr über die Erstellung von Inhalten erfahren Sie in unserem Leitfaden für Content Marketing . Das Ganze muss konsistent sein, daher ist es eine gute Idee, eine Vorlage für das Schulungshandbuch zu wählen, wenn Sie eine PDF-Datei erstellen.

Auch wenn Sie sich nicht auf das Corporate Branding verlassen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die gleichen Farben, Schriftarten und visuellen Stile für alle Elemente verwenden, die Sie in Ihr Schulungshandbuch aufnehmen möchten. So wirkt das Ganze einheitlich und realistisch.

Kombinieren Sie Text mit Medien

Erstellen Sie PDFs, die Text und Illustrationen kombinieren. Die Forschung bestätigt, dass solche klassischen Lehrbücher sowohl für die Zielgruppe als auch für den Inhalt am besten geeignet sind. Wenn Sie Interaktivität benötigen, können Sie mit Publuu Videos und Galerien verwenden, aber ein gut geschriebenes Schulungshandbuch sollte alles von selbst erklären.

Ein Schulungshandbuch für Mitarbeiter, die mit Software arbeiten, kann sich auf Screenshots stützen, die erklären, was der Benutzer tun soll – und Publuu ermöglicht es Ihnen, Animationen, GIFs und Videos in Ihre digitalen Broschüren einzufügen, um die Erklärung von Abläufen weiter zu vereinfachen.

Gestalten Sie die Gebrauchsanweisung einfach und leicht lesbar.

Der wichtigste Design-Tipp ist, dass Ihre Bedienungsanleitung einfach und leicht zu lesen ist. Selbst wenn Sie für Fachleute schreiben, sollten Sie sich nicht auf komplizierte Diagramme und eine hermetische Sprache verlassen. In der Regel soll sich das Handbuch an Personen richten, die keine Erfahrung haben.

Sie können Schulungshandbücher mit einfacher Software wie Canva oder Microsoft Word erstellen. Mit Publuu können Sie Ihr einfaches Schulungsdokument dank der Darstellung der digitalen Publuu-Broschüren trotzdem beeindruckend aussehen lassen.

Bringen Sie es auf den Punkt

Sie erstellen ein Schulungshandbuch, damit die Personen, die es lesen, die mit der neuen Stelle verbundenen Tätigkeiten und Verfahren effektiv ausführen können. Es gibt jedoch Fälle, in denen Unternehmen ihre Handbücher mit übermäßig viel Material füllen, von dem der größte Teil sinnlos ist. Wenn Sie zu viele Informationen in Ihr Handbuch aufnehmen, wird es schwer verständlich sein, und Ihre Leser werden sich nicht auf das für sie Wichtigste konzentrieren können. Sie müssen nicht jedes Szenario oder jede Information in Ihr Handbuch aufnehmen – nur die, die für die Aufnahme einer neuen Tätigkeit notwendig sind.

Leichte Bearbeitung

Ein bereits erstelltes Benutzerhandbuch kann sich ständig ändern. Es werden Änderungen an den Verfahren vorgenommen, neue Produkte werden eingeführt und die Funktionen der bestehenden Produkte werden verbessert.

Daher ist es möglich, dass Sie das Handbuch ändern müssen, um neuen Standards zu entsprechen. Mit Publuu können Sie problemlos neue Versionen des Handbuchs einführen – ohne die URL, die zur Seite führt, zu ändern. Sie können auch ältere Versionen sicher in der Cloud speichern, wenn Sie dies für nötig halten.

Galerie der kostenlosen Vorlagen für Schulungshandbücher

Diese Vorlage für ein Schulungshandbuch kann in Adobe Indesign verwendet werden, um die Mitarbeiter und wichtigen Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu präsentieren.

Diese marineblaue Vorlage für ein einfaches Mitarbeiterschulungshandbuch ist einfach und gut lesbar.

Weitere ansprechende Vorlagen für Mitarbeiterschulungshandbücher finden Sie auf Canva.com.

Diese auffällige Vorlage für ein Schulungshandbuch kann von jungen Start-up-Unternehmen oder technikorientierten Stellen verwendet werden.

Diese Vorlage kann verwendet werden, um die Seiten Ihres Handbuchs zu gestalten – kombinieren Sie sie mit den anderen oben genannten Vorlagen für Schulungshandbücher!

Diese Vorlage für ein Schulungshandbuch kann an das Branding und das Farbschema Ihres Unternehmens angepasst werden!

Zusammenfassung

Früher oder später wird Ihr Unternehmen so viele Mitarbeiter einstellen, dass Sie gezwungen sein werden, ein Schulungshandbuch zu erstellen, um sicherzustellen, dass alle neu eingestellten Mitarbeiter effizient und produktiv bleiben. Sie möchten Schulungshandbücher erstellen, die gut aussehen, leicht zu lesen sind und nützliche Informationen enthalten, von der Orientierung über die Erläuterung der Aufgaben bis hin zu häufig gestellten Fragen.

Zum Glück kann Publuu Ihnen dabei helfen. Ihr Schulungshandbuch muss kein Buch auf Papier sein, sondern Sie können es in eine digitale Broschüre umwandeln, die auf jedem mobilen Gerät gut aussieht. Dank unserer interaktiven Funktionen können Sie ganz einfach darin navigieren, sie über soziale Medien verschicken und sie jederzeit und überall durchblättern.

Mit Hilfe von Publuu und etwas Know-how können Sie ganz einfach tolle Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter erstellen!

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