Die besten Dienste zur Dokumentenverfolgung

Im digitalen Zeitalter ist Dokumentenmanagement-Software mit Optionen zur Dokumentenverfolgung zu einem immer wichtigeren Bestandteil jedes Unternehmens geworden. Anstelle von Reihen von Aktenschränken erzeugen Dokumentenmanagementsysteme ein elektronisches Archiv, das für jeden Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich und bearbeitbar ist.

Mit einer Dokumentenmanagement-Software können Sie Ihre digitalen Dokumente problemlos ordnen und alte Papierunterlagen in ein digitales Format umwandeln. Aufgrund der Fülle von Alternativen auf dem Markt haben wir umfangreiche Untersuchungen durchgeführt, um die beste Software für verschiedene Arten von Organisationen zu ermitteln. Bei unserer Entscheidungsfindung haben wir Elemente wie Hosting-Möglichkeiten, Suchfunktionen und Scan-Optionen berücksichtigt. Wenn Ihr kleines Unternehmen einen Dokumentenverfolgungsdienst benötigt, wird dieser Artikel Sie bei der Auswahl der besten Option unterstützen.

Was ist eine Dokumentenmanagement-Software mit der Option der Dokumentenverfolgung?

Dokumentenmanagement-Software (DM) umfasst viele Funktionen, von denen einige für den effizienten Betrieb eines Unternehmens unerlässlich sind. Zahlreiche kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), darunter Anwaltskanzleien, Kreativunternehmen sowie Medien- und Verlagsunternehmen, wollen papierlos arbeiten und suchen nach der perfekten Lösung, die ihnen dabei hilft. Unternehmen erzeugen unabhängig davon eine beträchtliche Menge an Daten, weshalb die Auswahl einer skalierbaren und zuverlässigen Datenmanagementlösung für die Optimierung und Automatisierung von Abläufen entscheidend ist.

Für KMUs kann ein effektives DM-System aus einer Vielzahl von Gründen zu einer verbesserten Gesamtleistung führen. Der grundlegendste Zweck besteht darin, einen Ort zum Speichern und Organisieren von Dokumenten zu haben. Ein DM-System kann auch Versionskontrolle, Arbeitsabläufe, Zugriffsbeschränkungen, Datensicherung, Datensicherheit und… die Übersicht über Ihre Dokumente verwalten. Es dient als Grundlage für die Speicherung, den Schutz und den Austausch einer Vielzahl von Unternehmensdokumenten. Die Klassifizierung von Daten ist ein weiteres DM-Tool, das die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine Abläufe abbildet, grundlegend verändern kann. Bei so viel Leistung ist es nicht verwunderlich, dass die weltweiten Umsatzprojekte für Dokumentenmanagement- (DM) und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) ständig zunehmen.

Die besten Softwares für Dokumentenverfolgungsdienste für 2021:

Publuu ist eine Cloud-basierte Plattform für das moderne Unternehmen, die es ermöglicht, alle Geschäftsdokumente an einem Ort zu erstellen, zu organisieren und zu überwachen, und zwar in Form von Flipbook-PDFs.

Publuu – eines der besten Systeme zur Verfolgung von PDF-Dokumenten in Echtzeit

Flipbooks sind ein effektives Dateiformat für den Online-Austausch von PDF-Dokumenten. Flipbooks sehen auf allen Arten von Bildschirmen fantastisch aus, mit großartigen visuellen Effekten wie umgeschlagenen Seiten und raschelnden Papiergeräuschen. Außerdem sind sie eine sehr bequeme Möglichkeit, eine PDF-Datei anzusehen und sie mit anderen Benutzern online zu teilen.

Publuu ist eine benutzerfreundliche Anwendung, mit der Sie Ihre PDF-Dateien mit einem einzigen Klick konvertieren können. Darüber hinaus können Sie die Datei verändern, indem Sie Hyperlinks hinzufügen, Bildergalerien einbetten oder mp3-Sounds hinzufügen, die alle für Ihre Betrachter zugänglich sind, wenn Sie die Dokumente freigeben. Es ist keine zusätzliche Software erforderlich – alles wird vollständig in Ihrem Browser erledigt. Sie können PDFs schnell verbreiten, indem Sie einen einfachen Link oder eine URL zu Ihrem Dokument auf der Publuu-Website erstellen.

 

Mit Publuu können Sie Verkaufsbroschüren, Handbücher für Mitarbeiterschulungen, Besprechungsnotizen und Angebote erstellen- im Grunde jedes Dokument, das im Büro verwendet wird. Machen Sie Ihre Dokumente interaktiver, indem Sie YouTube-Videos, Tabellenkalkulationen, SlideShares, Audiodateien, GIFs, Dropbox-Dateien, Website-Artikel und Beiträge in sozialen Netzwerken verwenden.

Außerdem können Sie Ihre Dokumente mit einem Passwort schützen, bevor Sie sie freigeben. Dadurch wird der Zugriff auf die Dokumente auf diejenigen beschränkt, denen Sie das Passwort mitgeteilt haben. Sie können Ihr Kennwort jederzeit ändern oder deaktivieren.

Wenn Sie bereit sind, Ihr PDF-Flipbook zu verbreiten, können Sie einen verfolgbaren Link erstellen. Nach der Weitergabe des Links erhalten Sie Informationen darüber, wie oft er besucht wird und wie viel Zeit darauf verbracht wird. Außerdem können Sie mit Publuu mehrere verfolgbare Links für jeden Empfänger oder jede Gruppe, die Sie verfolgen möchten, freigeben. Dies ist einer der nützlichen Aspekte, die Publuu von anderen Technologien zur Verfolgung von Dokumenten auf dem Markt unterscheidet.

 

Ein entscheidendes Merkmal ist die Möglichkeit, die von Ihnen online gestellten PDF-Dokumente zu verfolgen – Sie können sehen, wie viele Leute Ihr PDF gesehen haben, ob sie auf die verfolgbaren Links zu Ihren Dokumenten geklickt haben und welche Seiten in Ihren PDF-Dateien am häufigsten gesehen wurden.

Was Sie mit den von Publuu angebotenen Dokumentenverfolgungsdiensten tun können:

• Überprüfen der Anzahl der Aufrufe in einem bestimmten Zeitraum.
• Überprüfen, wie oft jede einzelne Seite Ihres Flipbooks angesehen wurde.
• Prüfen, wie viel Zeit die Besucher auf jeder Seite Ihres Flipbooks verbringen. Außerdem können Sie die durchschnittliche Verweildauer für jede Seite überprüfen.
• Überprüfung der durchschnittlichen Verweildauer auf jeder Seite.

Rubex

Rubex by eFileCabinet Online ist eine Cloud-basierte Lösung, die es Fernarbeitern ermöglicht, von jedem Computer mit Internetanschluss aus auf die gleichen Funktionen zuzugreifen wie die Mitarbeiter im Büro. Rubex by eFileCabinet wurde bereits als die beste Dokumentenmanagement-Lösung für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern ausgezeichnet. Es verfügt über eine leistungsstarke mobile Anwendung, die den Zugriff auf alle gespeicherten Dateien ermöglicht. Das System verfügt über eine herkömmliche Schrank-Ordner-Organisation und bietet zahlreiche Methoden zum Abrufen von Dokumenten. Rubex by eFileCabinet Online wird in drei verschiedenen Preisplänen angeboten, die jeweils einen eigenen Funktionsumfang und Speicherbedarf aufweisen.

SalesHandy

SalesHandy ist eine Plattform für das Engagement im Vertrieb, die Funktionen wie E-Mail-Verfolgung, E-Mail-Planung, Seriendruck-Kampagnen mit automatischem Follow-up, Link-Verfolgung und detaillierte Statistiken über das Engagement von potenziellen Kunden umfasst. Neben der E-Mail-Überwachung unterstützt SalesHanddy auch die Verfolgung von Dokumenten/E-Mail-Anhängen.

Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn jemand Ihr Dokument öffnet, die Möglichkeit, den genauen Ort zu verfolgen, von dem aus der Interessent es geöffnet hat, Passwortschutz, die Möglichkeit, Verfallsdaten festzulegen, und die Möglichkeit, zu sehen, welche Dokumente am besten funktionieren, machen SalesHandy zu einem ausgezeichneten Tool für Vertriebsmitarbeiter, die ihre Verkaufsgespräche gestalten und die Konversionsrate erhöhen möchten.

Attach.io

Attach ist eine weitere Lösung zur Verfolgung von Dokumenten auf dem Markt, und auch sie richtet sich hauptsächlich an Vertriebs- und Marketingfachleute. Mit Attach können Sie herausfinden, wie Ihre Kunden auf Ihr Material reagieren, so dass Sie entscheiden können, wann Sie nachfassen und Ihr Angebot optimal anpassen sollten.

Benutzer können in Echtzeit sehen, wann auf eine ihrer Dateien zugegriffen wird, einschließlich PDFs, Word-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen. Nützliche Metriken, wie z. B. wann ein Anhang angesehen wurde, wer ihn geöffnet hat, welche Seiten der Empfänger innerhalb des Anhangs besucht hat, auf welche Links er geklickt hat usw.

Darüber hinaus können Vertriebsmitarbeiter benachrichtigt werden, wenn ihre Dokumente nicht geöffnet werden, so dass sie bei potenziellen Kunden nachhaken und sie daran erinnern bzw. dazu auffordern können, etwas zu unternehmen. Die neue Schnittstelle von Attach zu Salesforce ermöglicht es, Interaktionen und Informationen über Ihre Betrachter direkt an Ihr Salesforce CRM zu übermitteln.

Digify

Digify ist eine Cloud-basierte virtuelle Datenraumlösung, die für Unternehmen jeder Größe geeignet ist. Die Plattform verwaltet zentral Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle, Rechteverwaltung, dynamische Wasserzeichen und Dokumentenverfolgung. Mit der Option der Dokumentenverfolgung können Sie herausfinden, wer auf Ihre Dateien und Datenräume zugreift sowie die Häufigkeit, Dauer und den Ort des Zugriffs. Besonders wichtig ist, dass die Dokumentenverfolgung von Digify in Echtzeit funktioniert.

Digify ermöglicht es den Nutzern, eine unendliche Anzahl von Datenräumen für verschiedene Projekte einzurichten, auf die die Empfänger über den Browser zugreifen können, ohne dass ein Plugin erforderlich ist. Eigentümer von Datenräumen können eingeladenen Personen mithilfe von Rollenberechtigungen die Rolle eines Mitinhabers, Mitwirkenden oder Betrachters zuweisen. Darüber hinaus können die Eigentümer die Daten gemäß einem Index neu anordnen und Zugriffsbeschränkungen festlegen, die wie eine integrierte NDA wirken.

 

DocSend

DocSend ist eine weitere Dokumentenverfolgungssoftware für alle, die Dokumente verfolgen wollen. Sie richtet sich insbesondere an Vertriebs- und Marketingorganisationen. DocSend bietet Vertriebsmitarbeitern wichtige Einblicke in die von ihnen versendeten Vertriebsinhalte und ein vollständiges Bild davon, wie potenzielle Kunden mit ihrem Vertriebsmaterial interagieren. Es handelt sich um eine sehr umfassende Software zur Verfolgung von Dokumenten. Sofortige Lesewarnungen und seitenweise Statistiken informieren Sie darüber, wann auf Ihre Verkaufspräsentation zugegriffen wird, wann sie geteilt wird und wo die Interessenten den Großteil ihrer Zeit verbringen. DocSend ermöglicht es Vertriebsteams, das richtige Gespräch mit der richtigen Person zur richtigen Zeit zu führen und Geschäfte effektiver zu machen. Eine interessante Funktion von DocSend ist, dass die Benutzer Änderungen an ihren Dokumenten vornehmen können, auch nachdem sie zugestellt worden sind. Sie können Passwörter erstellen, den Zugriff deaktivieren, die Download-Rechte ändern und die Dokumente bei Bedarf bearbeiten, um Tippfehler oder andere Probleme zu korrigieren.

 

DTS – Dokumentenverfolgungsdienste

Document Tracking Services (DTS) ist ein webbasiertes Programm, mit dem kleine Unternehmen, öffentliche/private Bildungseinrichtungen und der Immobiliensektor Dokumente erstellen, ändern und verfolgen können. DTS ist ein webbasiertes Programm, das das Faxen von Dokumenten vollständig überflüssig macht, die Flexibilität der Mitarbeiter bei der Zeitplanung erhöht (die Kunden können von überall darauf zugreifen) und die vollständige Verantwortung für die Überwachung ihrer Dokumente/Berichte gewährleistet. DTS wurde so entwickelt, dass es das zeitraubende Verfahren rationalisiert, mit dem Benutzer konfrontiert sind, wenn sie eine große Anzahl von Dokumenten vorbereiten, die von vielen Abteilungen, Aufsichtsbehörden oder Agenturen genehmigt werden müssen. Es ist ein großartiger Verfolgungsdienst für alle, die eine einfache und sichere Lösung suchen.

 

Fazit

Dies ist die Liste der besten Dokumentverfolgungsdienste für 2021 und 2022. Zweifellos ist Publuu.com der beste Dokumentverfolgungsdienst, der Dokumente in Form von PDF-Flipbooks teilt.

 

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