Les meilleurs services de suivi des documents

À l’ère du numérique, le logiciel de gestion de documents avec option de suivi des documents est devenu un élément de plus en plus crucial pour chaque entreprise. Au lieu de rangées de classeurs, les systèmes de gestion de documents produisent des archives électroniques qui sont accessibles et modifiables par tout utilisateur disposant des autorisations appropriées.

Les logiciels de gestion de documents vous permettent d’organiser facilement vos documents numériques et de convertir les anciens dossiers papier au format numérique. En raison de l’abondance d’alternatives sur le marché, nous avons mené des recherches approfondies pour déterminer le meilleur logiciel pour différents types d’organisations. Nous avons évalué des éléments tels que les possibilités d’hébergement, les capacités de recherche et les options de numérisation pour prendre nos décisions. Si votre petite entreprise a besoin d’un service de suivi des documents, cet article vous aidera à choisir la meilleure option.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents avec option de suivi des documents ?

Les logiciels de gestion de documents (GD) comportent de nombreuses caractéristiques et fonctions, dont certaines sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise. De nombreuses petites et moyennes entreprises (PME), notamment des cabinets d’avocats, des sociétés de création et des organisations de médias et d’édition, souhaitent se passer de papier et recherchent la solution idéale pour les y aider. Les entreprises créent de toute façon une quantité importante de données. Il est donc essentiel de choisir une solution de gestion des données évolutive et fiable pour optimiser et automatiser les procédures.

Pour les PME, un système de DM efficace peut se traduire par une amélioration des performances globales pour diverses raisons. L’objectif le plus fondamental est de disposer d’un emplacement pour stocker et organiser les documents. Un système DM peut également gérer le contrôle des versions, les flux de travail, les restrictions d’accès, la sauvegarde, la sécurité des données et… le suivi des vues de vos documents. Il sert de base pour le stockage, la sauvegarde et l’échange d’une variété de documents d’entreprise. La classification des données est un autre outil de DM qui peut modifier fondamentalement la façon dont votre entreprise planifie ses opérations. Avec autant de pouvoir, il n’est pas surprenant que les projets de revenus mondiaux pour les systèmes de gestion de documents (DM) et de gestion de contenu d’entreprise (ECM) soient en constante augmentation.

Les meilleurs logiciels de services de suivi de documents pour 2021 :

Publuu est une plate-forme basée sur le cloud pour l’entreprise moderne qui permet de produire, d’organiser et de surveiller tous leurs documents commerciaux en un seul endroit par le biais de Flipbook PDF.

Publuu – l’un des meilleurs systèmes de suivi des documents PDF en temps réel

Les Flipbooks sont un format de fichier efficace pour le partage en ligne de documents PDF. Les Flipbooks sont étonnants sur tous les types d’écran, avec des effets visuels de pages tournées et de bruits de papier froissé. De plus, ils constituent un moyen très pratique de visualiser un fichier PDF et de le partager avec d’autres utilisateurs en ligne.

Publuu est une application conviviale qui vous permet de convertir vos fichiers PDF en un seul clic. En outre, vous pouvez modifier le fichier en ajoutant des hyperliens, en intégrant des galeries d’images ou des sons mp3, qui seront tous accessibles à vos spectateurs lorsque vous partagerez les documents. Aucun logiciel supplémentaire n’est requis – tout est entièrement géré dans votre navigateur. Vous pouvez distribuer rapidement des PDF en créant un simple lien ou une URL vers votre document sur le site de Publuu.

Avec Publuu, vous pouvez créer des brochures de vente, des manuels de formation des employés, des notes de réunion et des propositions – en fait, tout document utilisé au bureau. Rendez vos documents plus interactifs en utilisant des vidéos YouTube, des feuilles de calcul, des SlideShares, des fichiers audio, des GIF, des fichiers Dropbox, des articles de site et des publications sur les réseaux sociaux.

En outre, vous pouvez protéger vos documents par un mot de passe avant de les partager. Cela en limite l’accès aux personnes à qui vous avez fourni le mot de passe. Vous pouvez modifier ou désactiver votre mot de passe à tout moment.

Lorsque vous êtes prêt à distribuer votre flipbook PDF, vous pouvez générer un lien traçable. Une fois partagé, votre lien traçable vous offrira des informations sur la fréquence des visites et le temps passé sur le lien. De plus, Publuu vous permet de partager plusieurs liens traçables pour chaque destinataire ou groupe que vous souhaitez suivre. C’est une des choses utiles qui différencie Publuu des autres technologies de suivi de documents sur le marché.

Une caractéristique essentielle est la possibilité de suivre les documents PDF que vous mettez en ligne – vous pouvez voir combien de personnes ont vu votre pdf, si elles ont cliqué sur les liens tracés vers vos documents, et quelles pages de vos fichiers PDF sont le plus souvent vues.

Ce que vous pouvez faire avec les services de suivi des documents fournis par Publuu :

• Vérifier le nombre de vues dans un laps de temps donné.
• Vérifier combien de fois chacune des pages de votre flipbook a été vue.
• Vérifier combien de temps les visiteurs passent sur chacune des pages de votre flibook. En outre, vous pouvez vérifier le temps moyen passé sur chaque page.
• Vérifier le temps moyen passé sur chaque page.

Rubex

Rubex d’eFileCabinet Online est une solution basée sur le cloud computing qui permet aux travailleurs distants de se connecter depuis n’importe quel ordinateur disposant d’une connexion Internet et d’accéder aux mêmes fonctionnalités que les employés au bureau. En effet, Rubex by eFileCabinet a déjà été désigné comme la meilleure solution de gestion de documents pour les entreprises disposant d’un personnel distant. Il dispose d’une application mobile puissante qui permet d’accéder à tous les fichiers enregistrés. Le système présente une organisation conventionnelle des fichiers sous forme de classeurs et comprend de nombreuses méthodes de recherche de documents. Rubex by eFileCabinet Online est proposé dans trois plans tarifaires différents, chacun ayant ses propres caractéristiques et besoins de stockage.

SalesHandy

SalesHandy est une plateforme d’engagement des ventes qui comprend des fonctionnalités telles que le suivi des e-mails, la programmation des e-mails, les campagnes de fusion de courrier avec suivi automatique, le suivi des liens et des statistiques détaillées sur l’engagement des prospects. Outre le suivi des e-mails, SalesHandy prend également en charge le suivi des pièces jointes aux documents et aux e-mails.

Les notifications en temps réel lorsque quelqu’un ouvre votre document, la possibilité de suivre l’endroit précis à partir duquel le prospect l’a ouvert, la protection par mot de passe, la possibilité de définir des dates d’expiration et la possibilité de voir quels sont les documents les plus performants font de SalesHandy un excellent outil pour les vendeurs qui cherchent à élaborer leurs arguments de vente et à augmenter les conversions.

Attach.io

Attach est une autre solution de suivi des documents sur le marché, et elle aussi est largement destinée aux professionnels de la vente et du marketing. Attach.io vous permet de savoir comment vos clients réagissent à vos documents, ce qui vous permet de choisir le moment où il convient d’effectuer un suivi et d’adapter votre discours pour un effet optimal.

Les utilisateurs peuvent voir en temps réel quand l’un de leurs fichiers est consulté, notamment les PDF, les documents Word et les présentations PowerPoint. Des mesures utiles telles que le moment où une pièce jointe est consultée, qui l’a ouverte, quels sites le destinataire a visités à l’intérieur de la pièce jointe, sur quels liens il a cliqué, etc.

En outre, les commerciaux peuvent être avertis lorsque leurs documents ne sont pas ouverts, ce qui leur permet d’assurer un suivi auprès des prospects et de leur rappeler/inciter à passer à l’action. La nouvelle interface d’Attach avec Salesforce lui permet de diffuser l’interaction et les informations sur vos destinataires directement dans votre CRM Salesforce.

Digify

Digify est une solution de data room virtuelle basée sur le cloud qui convient aux entreprises de toutes tailles. La plateforme gère de manière centralisée le cryptage des données, le contrôle d’accès, la gestion des droits, le filigrane dynamique et le suivi des documents. L’option de suivi des documents vous permet de savoir qui accède à vos fichiers et à vos salles de données, ainsi que la fréquence, la durée et le lieu de l’accès. Il est important de noter que le suivi des documents fourni par Digify fonctionne en temps réel.

Digify permet aux utilisateurs de construire un nombre infini de salles de données pour divers projets, et les destinataires peuvent y accéder par le biais de navigateurs sans avoir besoin d’un plugin. Les propriétaires des espaces de données peuvent attribuer aux personnes invitées des rôles de copropriétaire, de contributeur ou de visualisateur à l’aide de permissions de rôle. En outre, les propriétaires peuvent réorganiser les données selon un index et spécifier des limites d’accès qui agissent comme un accord de confidentialité intégré.

DocSend

DocSend est un autre logiciel de suivi de documents destiné à tous ceux qui veulent suivre des documents. Il est particulièrement destiné aux organisations de vente et de marketing. DocSend offre aux vendeurs un aperçu significatif du contenu commercial qu’ils envoient et une image complète de la façon dont les prospects interagissent avec leur matériel de vente. Il s’agit d’un logiciel de suivi des documents très complet. Des alertes de lecture instantanées et des statistiques page par page vous permettent de savoir quand votre présentation commerciale est consultée, partagée et où les prospects passent la majorité de leur temps. DocSend permet aux équipes de vente d’avoir la discussion appropriée avec la personne appropriée au moment approprié et de faire des affaires plus efficacement. La caractéristique intéressante de DocSend est qu’il permet aux utilisateurs d’apporter des modifications à leurs documents même après qu’ils ont été livrés. Vous pouvez créer des mots de passe, désactiver l’accès, modifier les droits de téléchargement et éditer les documents si nécessaire pour corriger des erreurs typographiques ou d’autres problèmes.

DTS – Services de suivi des documents

Document Tracking Services (DTS) est un programme basé sur le web qui permet aux petites entreprises, aux systèmes éducatifs publics/privés et au secteur de l’immobilier de générer, modifier et suivre des documents. Le DTS est un programme basé sur le Web qui supprime totalement la nécessité d’envoyer des documents par télécopie, accroît la flexibilité des horaires du personnel (les clients peuvent y accéder de n’importe où) et assure la responsabilité complète du suivi de leurs documents/rapports. DTS est développé de manière à rationaliser la procédure fastidieuse à laquelle les utilisateurs sont confrontés lorsqu’ils préparent un grand nombre de documents qui doivent être approuvés par de nombreux départements, conseils de réglementation ou agences. C’est un excellent service de suivi pour tous ceux qui recherchent une solution simple et sûre.

Conclusion

Voici la liste des meilleurs services de suivi de documents pour 2021 et 2022, sans aucun doute Publuu.com se distingue parmi les autres comme le meilleur service de suivi de documents, partageant des documents sous la forme de flipbooks PDF.

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Ola Swiderska Author Voir le profil

Adepte de l'esthétique et du minimalisme. Elle aime explorer le monde et le voyage est le sens de sa vie. Photographe amateur et passionnée de chiens. Au travail, elle consacre son énergie à la création de contenus qui reflètent son intérêt pour la littérature et le design.