¿Cómo crear una presentación empresarial eficaz?

Una buena presentación empresarial es mucho más que las diapositivas que desvelas cuando actúas ante el público en general, los altos directivos de tu organización o incluso un inversor de riesgo. Para crear una presentación empresarial eficaz, es necesario dominar varias habilidades, desde hablar en público hasta la capacidad de parecer simpático a la audiencia. A muchos les estresa la sola amenaza de hacer una presentación empresarial, mientras que otros la esperan con impaciencia. Nuestros consejos te ayudarán a crear una presentación de empresa impactante y a dejar a tu público con ganas de más

Cómo preparar una gran presentación de empresa

Independientemente de cómo te sientas al respecto, en el mundo empresarial contemporáneo muchos empleados deben comunicar sus descubrimientos e ideas a un público como parte de su vida profesional. Hablar en público es imprescindible, y las presentaciones de empresa requieren un buen dominio de la palabra y carisma, pero no es tan difícil de dominar con nuestros consejos. Las presentaciones de empresa son una excelente oportunidad para hablar directamente con personas interesadas en tu sector, obtener ideas para sacar adelante tus iniciativas y entablar importantes relaciones personales.

Determine por qué está creando una presentación empresarial. Básicamente, una presentación empresarial está pensada para ser utilizada dentro de la empresa o para destacar tus logros en exposiciones comerciales, conferencias, grandes eventos o espectáculos. Decide pronto el tema que vas a tratar, quién será tu público objetivo y qué mensaje quieres transmitirles. Estos puntos le guiarán a lo largo de toda la presentación.

Al crear una presentación empresarial, evite la sobrecarga de información. Así es como debe ser: una presentación corporativa expresa una idea. Para el espectador, demasiada información puede resultar desconcertante. Recuerda que una buena presentación no es solo tu archivo de PowerPoint: son los temas de los que hablas, el punto que expones y la historia que cuentas. Tiene que ser capaz de hablar de su empresa con pasión y saber cuándo hablar y cuándo hacer preguntas.

Utilice herramientas visuales para comunicar su punto de vista. Puede comunicar fácilmente temas muy técnicos a su público sin usar demasiadas palabras si utiliza ayudas visuales en su presentación empresarial. Mucha gente distribuye folletos; puedes sustituirlos por los flipbooks de Publuu.

¿Cómo hacer una presentación de empresa impactante?

Conoce a tu público

Conocer a tu público objetivo es el primer paso para crear una presentación de empresa impactante. Las presentaciones corporativas internas difieren mucho de las destinadas a despertar el interés de los clientes. Por lo tanto, debe investigar para determinar a quién va dirigida su presentación.

El primer paso en la preparación de su presentación empresarial debe ser un breve examen de la audiencia que va a recibirla. Debe identificar sus necesidades, tanto en términos de la información que requieren de usted como de la forma en que se la va a presentar.

Para ello, primero debe determinar la forma que despertará su interés, así como la cantidad de información que podrán absorber. Esto viene determinado por el grupo que va a escuchar su presentación empresarial. Por ejemplo, es probable que un inversor adinerado sea inteligente pero esté muy ocupado. Piense qué necesidades tiene esta persona y cómo puede satisfacerlas.

Flipbooks: una forma estupenda de hacer presentaciones de empresa

Puedes mejorar mucho tus presentaciones de empresa utilizando flipbooks, un formato muy popular entre muchos públicos. Pero, ¿qué es exactamente un flipbook? Un flipbook es un tipo de documento interactivo que puedes utilizar para tu presentación interactiva. Tiene la apariencia de un libro real, con páginas que se pueden hojear (con efectos de sonido, sombras, esquinas dobladas, etc.). Tiene exactamente el mismo aspecto que un libro electrónico impreso, con páginas que se pueden voltear y girar, gracias a la última tecnología HTML5, ¡sin el coste de la impresión! Los flipbooks son mucho más eficaces que los formatos PDF y PPT de PowerPoint.

Publuu es un conocido creador de flipbooks. Sustituyendo una aburrida presentación de diapositivas por un flipbook de Publuu, puedes crear magníficas presentaciones de negocios para tus clientes al tiempo que añades estilo y creatividad. Si echas un vistazo a la oferta de Publuu descubrirás que Publuu simplifica la conversión de archivos PDF de Adobe (incluidos los creados en PowerPoint) en bonitos flipbooks que se abren al instante sin necesidad de software adicional. Podrás publicar presentaciones empresariales digitales en formato flipbook en un abrir y cerrar de ojos y captar la atención de tu público.

Pero los flipbooks no son sólo una versión de los libros electrónicos. Con los flipbooks puede añadir elegantes elementos multimedia a su presentación empresarial: enlaces, galería de imágenes y sonidos de fondo. Combinan las características de una presentación clásica de PowerPoint y de un catálogo que entregas al destinatario. Los flipbooks de Publuu son cada vez más comunes, y son una gran elección para tu presentación de empresa. Además, te permitirán convertir cualquier documento digital en una presentación de empresa de alta calidad, lo que es una gran idea que puede ayudarte a destacar y presentar un documento existente a la audiencia.

Ejemplo de presentación de Publuu

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Conoce tu tema

Para que una presentación empresarial tenga éxito, debes saber de qué estás hablando. Por lo general, necesitas tener las habilidades necesarias y estar familiarizado con las ideas principales de tu empresa. La planificación y la investigación te ayudarán a realizar una presentación empresarial sobresaliente. Cada uno de los puntos principales que trate debe resultarle familiar. Aunque sean legos en la materia, tu público podría darse cuenta de que no sabes de lo que hablas. Tu credibilidad se verá perjudicada por tu falta de conocimientos sobre el tema. Una buena presentación requiere competencia, así que asegúrate de haber hecho los deberes.

No los delegues; debes tener conocimientos sobre el tema, sobre todo porque lo más probable es que tengas que responder a preguntas del público. Investiga por tu cuenta. Prepárate para tu presentación empresarial del mismo modo que lo harías para un examen. Familiarízate con dos o tres fuentes de información clave; debes saber algo más que los puntos principales de tu presentación.

El acto para el que se prepara la presentación empresarial también influirá en su estructura. Cuando hables ante personas no profesionales, puedes utilizar con seguridad un enfoque basado en temas, haciendo afirmaciones generales sobre el tema principal y enviando los detalles a quienes estén interesados más tarde. Las personas que saben de qué estás hablando estarán mucho más interesadas en los detalles y los ejemplos concretos. Cuando trates con expertos empresariales, prepárate para discusiones y para que te señalen cuestiones que no esperabas.

Cuente, no venda – cuente una historia, no fuerce su producto

La gente visualiza las cosas en términos de historias y no de datos porque, desde que el primer simio se cayó del árbol, hemos pensado en términos de historias. Si quieres contar algo a la gente, debes contarles una historia. Los datos y las estadísticas son herramientas poderosas y ninguna presentación empresarial puede funcionar sin ellas, pero contar historias puede ser convincente porque afecta tanto a las mentes como a los corazones.

Todos los expertos en hablar en público parecen estar de acuerdo en que la gente piensa en términos de historias, ya sean compañeros de trabajo, jefes o inversores. Nuestras mentes evolucionaron para contar historias y compartirlas con otros simios.

Si es posible, comience sus presentaciones con una anécdota relacionada con el tema de su presentación. Incorpore hilos argumentales a su contenido: las historias siempre mantienen la atención de la gente. Su historia debe acompañar el flujo principal de la presentación: asegúrese de volver a ella en su discurso para transmitir su mensaje.

En lugar de hablar a su audiencia de las ventajas de su producto, cuénteles una experiencia real con su servicio. Por ejemplo: «Cuando publiqué la presentación en formato flipbook, recibió siete veces más likes en las redes sociales que cuando lo hice en Google Docs». Permita que la audiencia considere el cambio y lo que ocurrirá si eligen nuestro producto. Cualquier presentación, ya sea una propuesta de negocio o una presentación empresarial, se hace para influir en el público y hacerle cambiar de opinión sobre tu empresa.

Una historia debe tener un principio, un nudo y un desenlace bien definidos. Cuando termines una presentación empresarial, hazlo con una historia, pues el público la entenderá y la recordará mejor que los hechos áridos. Utilice nombres, ejemplos, imágenes o cualquier otra cosa que sea real y tangible.

¡Muéstranos el dinero!

Los elementos visuales son cruciales para crear presentaciones atractivas para el público. Las fotos, los vídeos y el arte son medios excelentes para transmitir su mensaje. Para que los datos en bruto parezcan más relevantes, utiliza visualizaciones de datos como gráficos de barras, diagramas circulares y otros. Puesto que se trata de una presentación empresarial, hay que presentar las cosas y utilizar todos los canales al máximo. Evita los muros de texto: ni siquiera los estudiantes quieren ver lo que oyen.

Nunca le digas a tu público lo que está viendo. No hay nada peor que diapositivas de PowerPoint llenas de muros de texto – bueno, quizá diapositivas con imágenes y que el orador se olvide de lo que iba a hablar. Lo cierto es que tu discurso tiene que funcionar por sí solo y las diapositivas tienen que acompañarlo. Esa es también otra razón por la que necesitas crear una buena historia para una presentación de empresa: contar historias te ayuda a guiar tu discurso y a sostener tu mensaje mientras presentas a la audiencia el perfil de tu empresa.

¿Cómo presentarse para una presentación de empresa?

Recuerde que lo importante para tener confianza es convencerse a sí mismo de que la tiene. Es perfectamente aceptable estar ansioso, pero no tienes por qué demostrarlo. Cuanto más seguro de ti mismo te muestres, más seguro te sentirás. Tienes que parecer desenvuelto y en control cuando hagas tu presentación de empresa ante un público de alto nivel. Esto no implica que deba mostrarse arrogante. Intente relajarse y dígase a sí mismo que lo que está haciendo no es nada fuera de lo común. Recuérdate a ti mismo que es poco probable que tu público pueda notar tu ansiedad. Antes de empezar tu presentación, respira hondo y exhala.

Una parte importante para parecer natural es el lenguaje corporal. Para parecer seguro, endereza la espalda y mira al público. Mantén una postura recta, con la cabeza alta y los hombros hacia atrás y relajados. No gires ninguna parte del cuerpo en dirección contraria al público. Intenta mantenerte activo y mover las manos para parecer natural al hacer tu presentación de negocios.

Relájate de antemano. No puedes ir a una presentación de empresa sudando la gota gorda o tartamudeando porque estás tan nervioso que apenas ves bien. En lugar de eso, tómate un respiro al menos unas horas antes de la presentación, ya sea bebiendo una taza de chocolate caliente, meditando o dando un paseo. Si estás tranquilo y relajado, a tu público le resultará más fácil conectar contigo. Tu objetivo es la conexión, no la perfección. En lugar de ofrecer una presentación empresarial impecable, lo que quieres es conectar con tu público, y es mucho más sencillo hacerlo si actúas con naturalidad, como lo haces todos los días.

Llega pronto para hacerte una idea del lugar donde vas a hacer la presentación. Estarás menos estresado si actúas en un entorno conocido. Si vas a dar una presentación en un auditorio o en una instalación grande similar, date una vuelta por los alrededores o siéntate entre el público para hacerte una idea del espacio.

Qué ropa llevar para una presentación de empresa

Para hacer una presentación profesional, también tienes que vestir de forma profesional. Empieza con una camisa abotonada con cuello. Evita los colores brillantes y los estampados y opta por tonos básicos y sosos, como el blanco o los pasteles suaves. Combínala con una americana o un traje de chaqueta de lana, preferiblemente en un tono oscuro como el negro, el azul marino, el gris o el marrón. El diseño de un solo pecho resultará más elegante.

Combina el color del pantalón con el de la chaqueta, preferiblemente como parte de un traje de dos piezas. Si eres mujer, una falda hasta la rodilla es una buena opción. La ropa de trabajo femenina incluye tanto pantalones como faldas, por lo que puedes elegir una falda lápiz en la misma familia de colores que la chaqueta de tu traje, como negro, azul marino, gris o marrón. Tienes que parecer profesional cuando hagas una presentación de negocios de alta calidad, y los colores brillantes distraen de tu consumada apariencia profesional.

Combine el traje con un par de zapatos de piel pulida. Los hombres pueden elegir estilos formales con cordones en negro o marrón oscuro, como los Oxfords. Si eres mujer, los tacones bajos están bien, pero deben evitarse los tacones altos o diseños similares que parezcan más seductores que profesionales. Los zapatos más aceptables y menos llamativos son el negro y el marrón oscuro.

Por último, las joyas y los accesorios deben ser discretos. Esto afecta tanto a hombres como a mujeres. Los relojes y otras piezas de joyería deben reducirse al mínimo. Evite las joyas no tradicionales, como los piercings en las cejas o la nariz. Mantener los accesorios al mínimo durante una presentación de negocios puede darle un aspecto más profesional y elegante.

Principales pasos para preparar una buena presentación de negocios

Para preparar una presentación de negocios sólida, siempre hay que tener en cuenta su finalidad. A la hora de organizar el esquema de un discurso, debes empezar siempre por su finalidad. Piensa en lo que intentas decir y selecciona la forma más eficaz de decirlo. Empieza por hacer una lista de los puntos más significativos. Comprueba si se te ocurre un punto eficaz y crucial que se quede grabado en la mente de la gente. ¿Qué quiere que recuerde su público de esta presentación?

No se limite a lanzar información a su público. Piensa en el impacto que esta información tendrá en las personas que escuchen tu presentación de empresa. ¿Qué quiere decir con los datos? Para causar el mayor impacto posible en su público y crear y planificar eficazmente su presentación empresarial, conozca los antecedentes de su público. Si no están al tanto de tu tema, tendrás que incorporar información específica en tu presentación y asegurarte de que tienes tiempo para hacerlo. Pregunta a amigos y familiares cómo ven tu negocio, pídeles varios consejos y resúmelos en forma de algunas viñetas. Utiliza las respuestas para tomar notas mientras diseñas las diapositivas cruciales de PowerPoint.

Piense también en lo que su público espera obtener de la presentación de su empresa. Por ejemplo, ¿intenta venderles un producto, presentarles una nueva idea o cambiar su mentalidad? Para entender a sus oyentes, también debe tener en cuenta la demografía de su público objetivo. ¿Tiene un público más duro o un grupo de individuos que están encantados de escuchar lo que tiene que decir?

Cuando prepare una presentación empresarial, empiece con una declaración de apertura contundente. Una vez reunidos los datos, puede empezar a planificar el aspecto exacto de la presentación. Una presentación debe comenzar con una fuerte apertura que capte la atención de la audiencia. Si quieres hacer publicidad de tu empresa, empieza diciendo algo impactante sobre ella, sobre todo si es controvertida. Normalmente tienes algo que te distingue de la competencia: ¡cualquier orador público profesional te aconsejaría empezar por ahí! Si sigues estos consejos, te convertirás en un gran orador en muy poco tiempo.

Por supuesto, procura presentarte: establece tu identidad y, lo que es más importante, tus credenciales. Cuéntales tus conocimientos empresariales y explícales por qué eres tú quien, como orador, les va a presentar tu empresa. Con una pregunta o un hecho insólito, empieza por captar la atención de tu público. Empieza con algo personal, como la historia que hemos mencionado antes. Tienes la opción de trabajar primero tus puntos clave y dejar la introducción para el final: eso te ayudará a dejar claro tu punto de vista y a transmitir el mensaje con eficacia.

Para que tus ideas resulten más evidentes a tu audiencia, utiliza frases y enunciados de conexión, que tiendan puentes entre las ideas. Utiliza frases como «por ejemplo», «Y otra cosa». Tienes que conseguir que tu presentación parezca más coherente y fluya con naturalidad. No puedes ir entre viñetas, contando uno-dos=tres. Tienes que informar a tu audiencia de que vas a cambiar de tema, para evitar que se confundan.

Y, por último, asegúrate de terminar bien la presentación. La conclusión debe volver a la introducción y resumir los argumentos, para que el público se quede pensando en el tema tratado. La conclusión debe ser sucinta, ya que sólo debe ocupar entre el 5 y el 10% de la presentación, aunque sólo sea una diapositiva. En la conclusión, reafirma tu argumento principal. Empieza con algo como «Como puedes ver…» y luego vuelve a exponer tu argumento principal de forma sucinta. También puede ser útil una ayuda visual. Añade una última ayuda gráfica que resuma tu idea y permanezca en la mente del público durante mucho tiempo.

Estos consejos pueden ayudarte a elaborar una presentación de empresa con éxito, pero todo depende de ti y de tus habilidades para hablar en público

 

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