¿Cómo compartir documentos? Guía rápida.

Hasta 2020, trabajar desde casa era una rareza, pero ya podemos decir que no pasará mucho tiempo antes de que todos volvamos a las oficinas. Cada vez son más los empresarios que ven las ventajas de contratar empleados en todo el mundo y ahorrar en gastos de oficina. Por eso, cada vez más personas y equipos trabajan juntos y necesitan compartir documentos en línea. Compartir archivos es cada vez más importante, sobre todo en sectores como el diseño o la edición .

Existen muchos métodos para compartir archivos que resultan muy eficaces cuando se trabaja con un equipo virtual… o uno bastante real. Tanto si tu objetivo es ahorrar dinero recurriendo a freelancers de todo el mundo como si quieres dar a tus empleados la libertad de trabajar desde casa, lo que buscas es un método para compartir archivos en línea con facilidad y seguridad. A continuación encontrarás los mejores métodos para compartir archivos en la Red, preferiblemente servicios gratuitos para tu empresa.

Las ventajas de compartir documentos y archivos en línea

¿Actualmente se toma la molestia de enviar documentos por correo electrónico a varios miembros de su equipo? Esto ha pasado de moda en los años 00. No utilice el correo electrónico para adjuntar archivos De este modo, cada uno recibirá su propia copia de un archivo, y las ediciones realizadas por un usuario no serán visibles para los demás. La limitación del correo electrónico a 25 MB dificulta compartir archivos de diseño gráfico o libros electrónicos en formato PDF.

Otra ventaja de compartir documentos en línea es que están seguros en la nube , es decir, residen en los servidores de otra empresa. Una vez que un archivo está en línea, puedes acceder a él desde cualquier lugar con acceso a Internet. En otras palabras, si tu PC sufre un fallo y deja de responder, no te preocupes. Podrás trabajar en otro puesto de trabajo porque el archivo está guardado en una unidad web.

Otra ventaja importante es la posibilidad de editar y ver los archivos en distintos dispositivos. Puedes hacer correcciones en tu teléfono después de una caída del ordenador. Publuu, por ejemplo, te permitirá ver un ebook en la pantalla de tu teléfono y luego pasarlo a la pantalla de tu televisor utilizando funciones como Screencast.

Flipbooks de Publuu

Los flipbooks son un tipo de libros electrónicos que facilitan el intercambio de archivos. Con Publuu , su empresa tiene la posibilidad de compartir y publicar archivos PDF de una manera emocionante y fácil de usar con un solo clic. Cuando conviertes tus archivos PDF en formato flipbook , puedes enviarlos a través de enlaces, compartirlos en las redes sociales, e incrustarlos en sitios web como el ejemplo de abajo:

Ver más ejemplos de libros animados

MAKE YOUR OWN

A diferencia de Google Drive, Publuu te permite utilizar funciones interactivas a la hora de presentar tus archivos. Puedes añadir fácilmente enlaces de página a página y enlaces salientes a tu bonito flipbook. Publuu también te permite incrustar películas, galerías de imágenes y archivos mp3, lo que hace muy fácil preparar un gran folleto para tus trabajadores.

También es fácil compartir tu documento cuando esté completo. Puedes hacerlo de varias formas, como enlaces directos , incrustaciones y mucho más Los enlaces directos son una forma excelente de transferir flipbooks por Internet. Todo lo que tienes que hacer es copiar la URL de tu libro animado y enviar el enlace al usuario a través de correo electrónico o mensajería, y podrán acceder a él de inmediato, sin necesidad de descargar nada. Esto resulta especialmente útil si se utilizan varios dispositivos. Todos nuestros flipbooks son compatibles con ordenadores y móviles HTML5.

Publuu ofrece algo inaccesible para Google Drive o One Drive: funcionalidad de seguimiento. Puedes generar un enlace de seguimiento para tu archivo – y se te notificará si un usuario lo ha abierto o no. Esto es muy útil si trabajas en un grupo grande y quieres ver si un compañero ha abierto el archivo. Puedes controlar cuántas veces se ha abierto un documento, a qué páginas se ha accedido más o incluso el tiempo empleado en cada página

Publuu también te permite proteger el archivo con contraseña. De esta forma, sólo los usuarios que tú quieras podrán acceder a tu archivo, lo que resulta muy útil si alguien comparte el enlace con extraños y los contenidos se filtran en la web. A diferencia de las aplicaciones de Office, no es necesario configurar manualmente los permisos, basta con cambiar la contraseña del archivo para limitar el acceso.

Aunque no ofrece un editor como las otras opciones para compartir archivos en la nube, Publuu ofrece una función de actualización rápida. Puedes hacer cambios fácilmente en tus documentos, subir una nueva versión… mientras el enlace sigue siendo el mismo. Es útil cuando quieres crear un archivo de acceso frecuente que se supone que es accesible. Los enlaces y las galerías permanecen en su lugar, por lo que puedes actualizar y editar fácilmente tu archivo.

Y, por último, Publuu Flipbooks simplemente tiene buen aspecto. Este sitio puede convertir tus PDF en magníficos flipbooks brillantes con un efecto de paso de página realista sin fisuras, arrastrando la esquina derecha de la página – y sonidos y fondos adicionales muy realistas. Tanto si integras tu archivo en tu sitio web como si lo publicas como enlace, tus espectadores verán inmediatamente que te preocupas por la presentación del documento.

Ejemplo de documento de Publuu

Ver más ejemplos de Flipbook

MAKE YOUR OWN

Google Docs y Google Drive

Este es probablemente el método más popular para compartir archivos con otros trabajadores que trabajan en ubicaciones remotas. Gracias a editores como Docs, Sheets, Presentations y muchos otros puedes crear documentos, controlar diferentes versiones de los archivos, incrustar comentarios, y Google Docs/Sheets proporciona un formato enriquecido y muchas funciones que esperas de un procesador de textos. Google Docs suele ser suficiente para los usuarios domésticos típicos como suite ofimática básica, y puedes utilizarlo fácilmente para pequeñas empresas.

No tienes que preocuparte por el coste porque es un servicio gratuito, incluso para pequeñas empresas. Puedes pagar por más espacio de almacenamiento. Además, las personas de tu equipo no tienen por qué tener una cuenta de Google. Cualquiera que tenga el enlace puede ver el archivo y, si estableces los permisos, puede editarlo. Puedes escribir un documento de texto en Google Docs, convertir un archivo DOC u ODT para editarlo. Si quieres compartir un PDF, puedes subirlo, pero es difícil navegar por el archivo y no puedes utilizar sus funciones avanzadas. Tal vez podrías utilizar las funcionalidades y características de Publuu.

Aprender a compartir archivos en Google Docs es rápido y sencillo. Haz clic en el botón que suele aparecer en la esquina superior derecha y selecciona si deseas publicar este documento en línea. Puedes simplemente enviar un enlace a una persona designada, compartirlo para que lo edite o configurarlo para que lo edite cualquier persona con el enlace, aunque no tenga una cuenta de Google. Puedes colaborar con otras personas en tiempo real y limitar cada documento sólo a las personas con las que quieras compartirlo.

Puedes concederles acceso a una carpeta para que coloquen allí su contenido y puedan navegar por él. Google Docs, Sheets y Presentation funcionan bien con otros sitios y aplicaciones. Puedes abrir cualquier archivo de texto en tu Google Drive con Zoho Writer y compartir archivos es bastante fácil. La cuenta de Google es una opción bastante buena para una pequeña empresa que necesita trabajar y editar archivos, pero no gráficos o preparar documentos para imprimir.

Microsoft One Drive y Office

Si estás familiarizado con la suite de software de escritorio de Microsoft, puede que Microsoft Office Online te resulte un método de almacenamiento en la nube muy útil que te permite compartir cualquier carpeta o archivo. Esa es una de las ventajas de esta aplicación para compartir, intercambiar documentos y colaborar. Si quieres compartir mediante Microsoft Drive utilizando MS Windows, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo y elegir la opción Enviar a One Drive.

Normalmente, si tienes acceso a MS Office, puedes transferir archivos fácilmente a One Drive. Si tienes acceso a Office 365, tienes acceso a almacenar 100 GB de datos en la nube, pero incluso los usuarios normales pueden almacenar 5 GB. Sin embargo, Office puede ser costoso – puede estar bien para las pequeñas empresas que quieren compartir archivos en la nube, pero la opción gratuita puede ser muy limitante.

También puedes utilizar la gran herramienta que es Office Online. Es más básica que el paquete completo de Office, pero tiene funciones mucho más avanzadas que el paquete básico de Google Docs. Permite editar en tiempo real en colaboración con cualquier otro usuario. Puedes hacer notas rápidas y editarlas en tu móvil.

Si guardas tu archivo en OneDrive, se puede compartir automáticamente si quieres compartir esta carpeta. Puedes enviar el enlace a tus compañeros de trabajo que podrán editarlo libremente – a veces pueden editarlo usando otros editores como Libre Office o WPS. También puedes establecer otros permisos, incluso entre los usuarios del mismo ordenador.

El inconveniente de usar MS Office es que tienes que comprar el software. Además, para disponer de todas las funciones en línea para colaborar en archivos con otras personas, cada persona tendrá que tener el software instalado en su propio PC. Sin embargo, sigue siendo una buena opción para las grandes empresas que utilizan Office.

Dropbox

Dropbox es probablemente el servicio de almacenamiento en la nube más popular. Fue uno de los primeros y sigue siendo popular entre los nuevos usuarios que quieren hacer una copia de seguridad de sus datos o compartir un documento. Sin embargo, no proporciona un editor de documentos por sí mismo y los usuarios necesitan tener otro software. Aunque la versión gratuita de Dropbox puede ser suficiente para algunos, las empresas que quieran más capacidad y funcionalidad deberían invertir en la cuenta premium de Dropbox.

Todos los archivos guardados en Dropbox, tanto de móvil como de escritorio, pueden descargarse en un dispositivo nuevo o diferente. Esto facilita mucho la configuración en un nuevo sistema, sobre todo si empiezas desde cero por un problema con tu dispositivo anterior. Cuando se trata de intercambiar archivos y carpetas, Dropbox es una gran opción. Es muy fácil compartir tus archivos con otros gracias a los enlaces rápidos y a la variedad de permisos de usuario. Sin embargo, es una opción de almacenamiento muy básica comparada con Google Drive o Microsoft, pero ofrece mucha comodidad.

Y por último, Publuu Flipbooks simplemente tiene buena pinta. Este sitio puede convertir tus PDF en magníficos flipbooks brillantes con un efecto de paso de página realista sin fisuras, arrastrando la esquina derecha de la página – y sonidos y fondos adicionales muy realistas. Tanto si integra su archivo en su sitio web como si lo publica como enlace, sus espectadores verán inmediatamente que se preocupa por la presentación del documento.

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