Jak napisać raport z projektu: przewodnik z typami, szablonami i wskazówkami

Raporty z projektów są niezbędne do planowania i zarządzania projektami. Możesz utworzyć tablicę, prezentację online lub broszurę z raportem z projektu, aby łatwo uzyskać dostęp do swoich planów i wyników – ale najpierw musisz zrozumieć, czego dotyczą te raporty.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest raport z projektu oraz jak go napisać, zorganizować i zaprezentować, aby inni mieli do niego dostęp. Przeczytaj nasz przewodnik, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o raportach z projektów!

Czym jest raport z projektu?

Raport z projektu to dokument, który zawiera historię konkretnego projektu w organizacji. Opisuje on cele projektu, aktualny status, wydajność zespołu i to, co już osiągnęli. Dodatkowo, wskazuje również na wszelkie problemy napotkane podczas projektu, jak zostały one rozwiązane i czego się z nich nauczono.

Kierownicy projektów tworzą te raporty, aby informować wszystkich zaangażowanych w projekt: członków zespołu, kierownictwo, klientów i innych interesariuszy. Korzystając z raportów o stanie projektu, strony te mogą śledzić, czy projekt postępuje zgodnie z planem i czy prawdopodobnie osiągnie swoje cele.

 

Co powinien zawierać raport z projektu?

Oto główne elementy typowego raportu z projektu:

Podsumowanie

Zacznij od krótkiego podsumowania, które zawiera główne punkty bez wchodzenia we wszystkie szczegóły. Tworzysz raport dla kadry kierowniczej, a dzisiejsi liderzy często nie mają czasu na dokładne przeczytanie całego dokumentu. Streszczenie powinno podsumowywać zawartość raportu w dwóch do trzech akapitów.

Aktualizacja postępów

Zapewnij aktualizację postępów projektu przy użyciu konkretnych, mierzalnych danych. Pomaga to innym zrozumieć aktualny status i budżet.

Sprawdź zasoby

Przez zasoby rozumiemy narzędzia, materiały i ludzi. Wymień, co masz, czego użyłeś i czego potrzebujesz więcej.

Zaplanuj czas

Podczas planowania projektu zwykle ustalane są ramy czasowe. W tej sekcji zaktualizuj harmonogram projektu – albo skonkretyzuj harmonogram ukończenia, albo dostosuj go, aby odzwierciedlał postęp projektu. Bądź szczery co do terminów i wszelkich możliwych opóźnień.

Główne zmiany

Wspomnij o wszelkich poważnych zmianach w stosunku do pierwotnego planu. Wszyscy wiemy, że takie kwestie mogą się pojawić, a aktualizacja planu jest powszechna. Dobrym pomysłem jest skorzystanie z flipbooków z Publuu, ponieważ możesz przesłać nową wersję raportu, zachowując ten sam link, co jest wygodne w przypadku poprawek.

Przykład raportu online z Publuu

Zobacz więcej przykładów flipbooków online

MAKE YOUR OWN

Kwestie finansowe

Wyszczególnij, ile już wydano i ile spodziewasz się wydać. Uzasadnij wszelkie przekroczenia budżetu. Możesz użyć statystyk i infografik dla przejrzystości, co będzie również pomocne w śledzeniu postępów w perspektywie długoterminowej.

Wydajność zespołu

Opisz, jak dobrze radzi sobie zespół. Podkreśl wszelkie wyzwania, przed którymi stanął i wskaż postępy, najlepiej za pomocą mierzalnych, konkretnych danych.

Potencjalne problemy

Wymień wszelkie kwestie, które mogą mieć wpływ na projekt. Wyjaśnij, jak poważne jest każde ryzyko i jak planujesz sobie z nim poradzić. W niektórych przypadkach raport ryzyka może zajmować większą część całego raportu.

Jak napisać raport z projektu w 5 prostych krokach

Poniżej znajdziesz przewodnik dotyczący pisania raportu z projektu:

1. Zdefiniuj cel raportu

Zastanów się nad kluczową kwestią w swoim projekcie: co chcesz pokazać i co jest najważniejsze w raporcie z projektu? Jeśli Twoim celem jest pokazanie postępów w pracy, są to kluczowe pomysły, na których musisz się skupić – pamiętaj, że dane muszą być mierzalne i szczegółowe.

2. Poznaj swoich docelowych odbiorców

Zastanów się, kto jest Twoim docelowym odbiorcą: kierownik, klient czy inny interesariusz? Ważne jest, aby dostosować język i prezentację danych do odbiorców, unikając żargonu i niepotrzebnych szczegółów.

3. Zbieraj informacje

Raportowanie projektu musi opierać się na dokładnych danych. Poszukaj informacji, które potwierdzą twoje wnioski i zapewnią odpowiednie wskaźniki. Wykorzystaj studia przypadków, ankiety lub osobiste referencje, aby dodać głębi i wiarygodności.

4. Zaplanuj strukturę

Podziel swój raport na sekcje:

• Podsumowanie: Przedstaw krótki przegląd całego projektu, aby czytelnicy mogli szybko zrozumieć kluczowe punkty.

• Wprowadzenie: Wyjaśnij cel stworzenia raportu i źródła, z których korzystałeś.

• Główna treść: Opisz szczegóły, przedstawiając najważniejsze kwestie w porządku chronologicznym. Użyj także wykresów lub diagramów, aby pomóc czytelnikom wizualizować dane i pomysły oraz lepiej zrozumieć status projektu.

• Zakończenie: Podsumuj najważniejsze punkty, główne pomysły i komentarze dla czytelnika, a także przedstaw wszelkie końcowe spostrzeżenia lub zalecenia.
  
  

5. Sprawdź wszystko dokładnie

Przejrzyj swój raport kilka razy, aby upewnić się, że wszystko jest jasne i poprawić wszelkie błędy. Możesz także poprosić współpracownika lub profesjonalnego redaktora o przejrzenie go, aby wychwycić wszystko, co mogłeś przeoczyć.

Dlaczego raport z projektu jest ważny?

Pisanie raportów może wydawać się niepotrzebnym zadaniem i łatwiej jest po prostu poinformować szefa o aktualizacjach. Jednak nie zawsze jest to najlepsze podejście, ponieważ:

Raporty pomagają ci dowiedzieć się więcej o skuteczności twojego projektu.

Podobnie jak w dzienniku, dokumentujesz to, co zrobiłeś i czego nauczyłeś się dzięki swoim doświadczeniom. Odnotowujesz również wszelkie błędy popełnione przez Ciebie lub Twój zespół projektowy, co może być pomocne w przyszłości.

Raporty pomagają przydzielać zadania.

Na przykład, jeśli raport statusu pokazuje, że główny projektant stale spóźnia się z harmonogramem, dobrym pomysłem jest zgłoszenie tego do działu HR. Dzięki raportom możesz dowiedzieć się, jak dobrze członkowie Twojego zespołu radzili sobie w przeszłości.

Raportowanie ułatwia współpracę.

Dzięki raportom każdy wie, nad czym pracuje i jakie są wyniki. Jasny podział obowiązków ułatwi wam pracę w przyszłości.

Pokazują, że potrafisz dobrze pracować.

Dobrze przygotowany raport pokazuje, że jesteś dokładny i potrafisz wyjaśnić złożone informacje. Opierając się na nich, możesz analizować dane i skutecznie oceniać postępy.

Są przydatne w przyszłości.

Możesz wrócić do raportów projektowych, gdy rozpoczynasz nowy projekt i odnieść się do tego, co już wiesz i czego nauczyłeś się z poprzednich działań. Analizując te raporty, możesz znaleźć lepsze rozwiązania dla przyszłych projektów.

Rodzaje raportów projektowych

1. Raport o stanie projektu

Ten rodzaj raportu pokazuje aktualny stan projektu, obejmujący cele, postępy, wyzwania i kolejne kroki. Może być tworzony co tydzień lub co miesiąc, aby odzwierciedlić bieżący stan projektu.

2. Raport z postępu projektu

Ten raport koncentruje się na szczegółowym, ilościowym postępie poszczególnych zadań i kamieni milowych. Pokazuje konkretnie, co zostało osiągnięte – na przykład, ile stron książki zostało już zredagowanych. Możesz użyć interaktywnych narzędzi, takich jak te z Publuu, aby śledzić postępy w czasie rzeczywistym, na przykład łącząc się z arkuszem kalkulacyjnym z danymi projektu.

STWÓRZ RAPORT Z PROJEKTU JUŻ TERAZ!

3. Raport z analizy kosztów i korzyści

Taki raport jest zwykle tworzony na początku realizacji projektu. Ocenia on, czy kontynuowanie projektu jest opłacalne, porównując koszty i potencjalne korzyści. Korzyści nie zawsze oznaczają marże zysku; na podstawie tej analizy kierownictwo projektu musi zdecydować, czy kontynuować projekt.

4. Raport śledzenia czasu

Ten dokument rejestruje czas spędzony na działaniach projektowych przez członków zespołu, często w formie karty czasu pracy. Obecnie, dzięki narzędziom online, nie jest już powszechne dokładne rejestrowanie danych, ale na przykład w fabryce często przydatne jest raportowanie zapisów czasu.

5. Raport projektu zasobów

Ten rodzaj raportu zapewnia przegląd sposobu alokacji zasobów (siły roboczej, sprzętu, materiałów, budżetu). Może być częścią inwentaryzacji lub podsumowania, koncentrując się na pracownikach lub dostępnych kosztach pracy.

6. Raport ryzyka

Ten dokument analizuje potencjalne zagrożenia, w tym ich prawdopodobieństwo, wpływ i możliwe rozwiązania. Taki raport może być często używany niezależnie i może mieć zastosowanie do różnych projektów.

7. Raport odchyleń

Ten typ identyfikuje błędy i pomaga je poprawić. Pokazuje różnice między planowaną a rzeczywistą wydajnością w obszarach takich jak budżet, czas i zakres. Dzięki tym danym można zwiększyć przyszłą wydajność, ponieważ korzystasz z raportów projektowych, aby uczyć się na błędach.

8. Raport wydajności

Ten dokument ocenia ogólną wydajność projektu w porównaniu z wcześniej ustalonymi celami i wskaźnikami. Pomaga ocenić sukces i wykryć błędy w realizacji projektu. Na przykład możesz zgłosić, czy osiągnąłeś maksymalną liczbę sprzedaży i co poszło nie tak.

9. Raport z zakończenia projektu

Taki dokument podsumowuje cały cykl życia projektu po jego zakończeniu. Opisuje osiągnięcie celów i zawiera zalecenia dotyczące przyszłych projektów.

Przykład raportu z projektu

Przyjrzyjmy się przykładowemu raportowi o stanie projektu i zobaczmy, co możesz w nim zawrzeć:

Informacje ogólne

Tytuł projektu: Analiza gleby w Lyon Projekt 2024

Kierownik projektu: dr Janine Gorsky

Ramy czasowe: Rozpoczęcie: 01 marca 2024 r. – Szacowany koniec: 21 października 2024 r

Wyraźnie określ nazwę swojego projektu i przypisz unikalny identyfikator. W wielu organizacjach ułatwia to archiwizację i śledzenie projektu. Wskaż osobę odpowiedzialną za nadzorowanie projektu i określ datę rozpoczęcia i szacowanego zakończenia.

Streszczenie

„Ten projekt ma na celu analizę próbek gleby z różnych lokalizacji w Lyonie w celu oceny zanieczyszczenia gleby w gęsto zaludnionych obszarach. Zebrane dane zostaną wykorzystane do badań zdrowotnych i monitorowania środowiska przez IEMC.”

Przedstaw krótkie podsumowanie celu projektu, jego założeń i kluczowych ustaleń. Powinno być ono proste i łatwe do zrozumienia dla osób niebędących ekspertami. Zwróć uwagę, że unikamy zwrotów takich jak „mikrośrodowisko” lub „sufuzja”. W tym przykładzie opisalibyśmy metodologię i metody badawcze.

Cele i założenia projektu

„Projekt ma na celu zebranie i przeanalizowanie 240 próbek gleby, aby ostatecznie zidentyfikować potencjalne zanieczyszczenia i ocenić ich wpływ na zdrowie publiczne”

Zdefiniuj cele projektu i przedstaw konkretne wyniki, które zamierzasz osiągnąć. Wyjaśnij, dlaczego te cele są istotne.

 

Zasoby i koszty

Praca: Studenci i wolontariusze. Koszty przechowywania i transportu są wliczone w koszt analizy laboratoryjnej.

Koszty laboratoryjne: 5000 €

Powiedz czytelnikom, w jaki sposób projekt jest finansowany i jaki jest wymagany budżet.

 

Postępy i osiągnięcia projektu

„Pomyślnie zebraliśmy 120 próbek gleby z wyznaczonych obszarów i wprowadziliśmy dane do naszego systemu. Baza danych gleby została utworzona i działa. Projekt wizualizacji jest kompletny i czeka na ostateczne dane.”

Opisz kluczowe etapy, które zostały ukończone lub są w toku, prezentując kamienie milowe. Użyj konkretnych liczb i pomiarów, aby określić postęp. Podkreśl osiągnięcia i realistycznie zmierz, co pozostało do zrobienia.

 

Wyzwania i rozwiązania

„Jesteśmy nieco opóźnieni w stosunku do harmonogramu z powodu opóźnień w pobieraniu próbek spowodowanych przerwą wakacyjną i niekorzystnymi warunkami pogodowymi. Jednak minimalna ilość próbek powinna zostać zebrana do końca sierpnia, a optymalna do początku września”

Omów napotkane przeszkody i sposób ich przezwyciężenia. Jeśli jest miejsce na poprawę, zasugeruj strategie rozwiązywania przyszłych problemów.

 

Plany na przyszłość

„Kolejna faza projektu obejmie analizę laboratoryjną pozostałych próbek. Proces ten jest ukończony w 50% i przewidujemy jego zakończenie do końca września.”

Opisz pozostałe zadania i ich przewidywane daty zakończenia. Omów wszelkie przewidywane wyzwania i sposoby ich rozwiązania.

 

Podsumowanie

„Niniejszy raport zawiera aktualizację projektu Analiza gleby w Lyonie. Poczyniliśmy znaczne postępy, ale potrzebne są dodatkowe wysiłki, aby osiągnąć cele projektu. Chociaż jesteśmy nieco opóźnieni w jednym obszarze, baza danych jest już przygotowana.”

Dodaj krótkie podsumowanie z aktualizacją statusu projektu i pozwól czytelnikowi wyciągnąć własne wnioski.

 

Załączniki

„W naszym przykładzie dołączylibyśmy mapę lokalizacji próbek gleby, zdjęcia próbek gleby i link do już istniejącej bazy danych”

Dołącz odpowiednie dokumenty, takie jak tabele danych, mapy i zdjęcia.

Galeria szablonów raportów z projektów

Szablon raportu z projektu przyrodniczego

Pobierz ten szablon

Ten szablon raportu z projektu sprawdzi się dobrze w przypadku przyszłych projektów związanych z ekologią i naturą.

Szablon raportu o stanie projektu

Pobierz ten szablon

Neutralne odcienie tego szablonu raportu projektu pomogą Ci stworzyć raport projektu w dowolnej branży.

Geometryczny szablon raportu projektu

Pobierz ten szablon

Możesz łatwo użyć tego szablonu do zaprojektowania okładki dla swoich raportów z projektów.

Szablon raportu z oceny projektu

Pobierz ten szablon

Możesz użyć tego szablonu do prezentacji postępów projektu w naturalny, miękki sposób.

Nowoczesny szablon raportu z projektu

Pobierz ten szablon

Ten szablon raportu umożliwia zaprojektowanie dobrze wyglądającego raportu z projektu, który sprawdzi się w branżach takich jak bankowość i finanse.

Wskazówki dotyczące tworzenia raportu z projektu

Wskazówka 1

Bądź szczery . Twój raport musi zawierać dokładne i prawdziwe informacje, omawiające zarówno sukcesy, jak i problemy. Pamiętaj, że raport ma przynieść korzyści szefowi i pracownikom, a nie przekonać innych, że jesteś świetnym kierownikiem projektu. Bądź realistyczny i szczery.

Wskazówka 2

Podaj wszystkie istotne szczegóły niezbędne do zrozumienia statusu projektu. Unikaj jednak przytłaczania czytelnika niepotrzebnymi informacjami – uwzględnij tylko te, które są kluczowe dla zrozumienia stanu projektu.

Wskazówka 3

Pisz jasno. Używaj jasnego, zwięzłego języka, aby upewnić się, że Twoja wiadomość jest łatwo zrozumiała. Unikaj żargonu lub terminów technicznych.

Wskazówka 4

Świętuj sukces. Podkreślaj osiągnięcia, kamienie milowe i wszelkie pozytywne wyniki. To nie tylko motywuje zespół, ale także upewnia kierownictwo projektu o postępach projektu.

Wskazówka 5

Pisz dla szerokiego grona odbiorców . Upewnij się, że raport jest również zrozumiały dla osób, które mogą nie mieć wiedzy na temat projektu. Podaj wystarczającą ilość informacji i kontekstu, aby wszyscy zrozumieli postępy.

Wskazówka 6

Zaprezentuj raport w formie flipbooka. Flipbooki od Publuu pomogą Ci stworzyć profesjonalne raporty z projektów i opublikować je online. Uwzględnij interaktywne elementy i infografiki, aby Twój raport w pełni ilustrował dane.

Wskazówka 7

Wykorzystaj wizualizacje. Dołącz wykresy, diagramy, obrazy lub inne pomoce wizualne, aby skuteczniej przekazywać złożone informacje. Wizualizacje mogą sprawić, że Twój raport będzie bardziej wciągający i łatwiejszy do przyswojenia, szczególnie w przypadku sekcji z dużą ilością danych.

Najczęściej zadawane pytania

Kto tworzy raporty z projektów?

Raporty z projektów są zwykle przygotowywane przez kierowników projektów lub zespoły. Osoba przygotowująca raport o stanie projektu powinna wiedzieć wszystko, co istotne o projekcie i być w stanie przedstawić zarówno mocne, jak i słabe strony projektu.

Po co pisać raport z projektu?

Piszesz raport z projektu, aby wyjaśnić, jak przebiega projekt i uzyskać dane, które możesz wykorzystać podczas planowania następnego projektu. Im bardziej szczegółowe dane projektu, tym lepiej. Możesz użyć raportu z projektu do planowania i oceny rentowności przyszłych projektów.

Dla kogo przeznaczony jest raport z projektu?

Zazwyczaj czytelnikiem raportu będzie kierownictwo wyższego szczebla – które potrzebuje zwięzłego podsumowania, jeśli twój projekt idzie dobrze. Inni pracownicy będą odnosić się do raportu o stanie projektu w przyszłości, aby zastanowić się nad przeszłością i poprawić przyszłe ramy czasowe.

Kiedy napisać raport z projektu?

Raport o stanie projektu piszesz, gdy raport jest w toku, na przykład co tydzień lub co miesiąc. Możesz zakończyć go raportem z zakończenia projektu, wyszczególniającym wszystko, co wydarzyło się podczas jego realizacji.

Podsumowanie

Raporty są ważną częścią zarządzania projektami. Informują pracowników i przełożonych na bieżąco, pomagają przydzielać zadania i dostarczają firmie przydatnych informacji. Dobry raport nie tylko informuje ludzi o tym, co dzieje się teraz. Może również pomóc w planowaniu przyszłości.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z raportów papierowych, czy cyfrowych flipbooków, twoje raporty muszą być jasne, uczciwe i zrozumiałe dla ludzi. Postępując zgodnie ze wskazówkami zawartymi w naszym artykule, możesz tworzyć świetne raporty z projektów, które zaprezentują pracę twojego zespołu.

Możesz być także zainteresowany:
Plan marketingowy – kompletny przewodnik
Czym jest program szkolenia pracowników: rodzaje, wskazówki i przykłady