Jak napisać propozycję projektu – najlepsze wskazówki i szablony

Przygotowujesz się do nowego projektu dla klienta zewnętrznego lub działu wewnętrznego? Opracowanie udanej propozycji projektu ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia niezbędnego wsparcia i zasobów do jego realizacji. Aby upewnić się, że zrobisz jak najlepsze wrażenie, napisz wyjątkową propozycję projektu za pomocą kreatora propozycji biznesowych, dzięki czemu będziesz mógł zaprezentować i podzielić się swoimi pomysłami w unikalnej formie, takiej jak ta poniżej.

Przykład propozycji projektu Publuu

Zobacz więcej przykładów propozycji projektu

stwórz swoją propozycję projektu

 

Dobrze napisana propozycja projektu może pomóc w wyrażeniu wizji, sprzedaży podejścia i wyjaśnieniu procesu projektu, zmniejszając zamieszanie i skargi ze strony wszystkich zaangażowanych w projekt.

W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez podstawowe elementy propozycji projektu. Wyjaśnimy, jak napisać propozycję projektu oraz podamy przykłady i wskazówki, które pomogą Ci stworzyć zwycięską propozycję, która przyciągnie uwagę interesariuszy i zapewni poparcie kluczowych decydentów.

 

Jak napisać propozycję projektu?

Kiedy chcesz napisać propozycję projektu, możesz pracować z zarysem propozycji projektu – wypełnij luki i dopasuj je do tła projektu. Istnieje kilka ważnych kwestii dotyczących formatu propozycji projektu, o których powinieneś wiedzieć, zanim stworzysz zwycięską propozycję biznesową!

Zdefiniuj problem

Zdefiniowanie problemu jest pierwszym krokiem w tworzeniu propozycji projektu. Musisz zidentyfikować i wyjaśnić problem, który chcesz rozwiązać poprzez projekt. Powinieneś także rozważyć przyczyny źródłowe problemu i sposób, w jaki projekt powinien je rozwiązać. Na przykład, zauważyłeś, że Twój UX jest przestarzały, a rozwiązaniem jest przeprojektowanie nowych ikon.

Przedstaw swoje rozwiązanie

Po zidentyfikowaniu problemu, należy przedstawić jego rozwiązanie. Obejmuje to wyjaśnienie, w jaki sposób proponowany projekt rozwiąże problem, jakie korzyści zapewni i w jaki sposób jest zgodny z celami organizacji. Powinieneś także rozważyć alternatywne rozwiązania i wyjaśnić, dlaczego proponowane przez Ciebie rozwiązanie jest najlepsze dla organizacji.

Możesz mieć kilka gotowych rozwiązań, a jednym z najlepszych sposobów na ich zaprezentowanie jest użycie Publuu. Każda strona interaktywnego flipbooka może przedstawiać inny pomysł – na przykład nowy zestaw ikon dla UX. Opierając się na zestawie różnych rozwiązań, łatwo jest zaprezentować możliwe rezultaty projektu – cele i daty końcowe.

Pamiętaj, że kluczowe jest pozostawienie współpracowników lub klientów pod wrażeniem. Jedną z rzeczy, które możesz zrobić poza prezentacją, jest uczynienie swojej propozycji projektu interaktywną. Korzystając z funkcji, takich jak osadzone filmy lub zdjęcia, możesz natychmiast zwiększyć zaangażowanie w prezentację i dokonać odpowiednich wprowadzeń oraz szerzej omówić temat.

Zdefiniuj rezultaty i kryteria sukcesu

Musisz wyjaśnić, co projekt osiągnie i jak będzie mierzony sukces. Obejmuje to zdefiniowanie konkretnych zadań lub wyników, które zostaną dostarczone i oczekiwanych rezultatów. Należy również rozważyć kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które zostaną wykorzystane do pomiaru sukcesu – na przykład „co najmniej 80% testerów woli korzystać z nowego interfejsu”.

Określ swój plan lub podejście

Plan lub podejście określa kroki wymagane do pomyślnego ukończenia projektu. Obejmuje to wyszczególnienie działań wymaganych do osiągnięcia każdego rezultatu, identyfikację potrzebnych zasobów oraz określenie ról i obowiązków każdego członka zespołu. Plan powinien również uwzględniać potencjalne ryzyko i sposób jego złagodzenia. W naszym nowym przykładzie UX wybierasz kierownika projektu i członków zespołu oraz przydzielasz im potrzebne zasoby i czas, a następnie planujesz testy i ankiety.

Nakreślenie harmonogramu i budżetu

Nakreślenie harmonogramu i budżetu pomaga zarządzać oczekiwaniami projektu i zapewnia, że projekt pozostaje na dobrej drodze. Obejmuje to wyszczególnienie osi czasu dla każdego produktu, identyfikację wszelkich zależności i określenie zasobów wymaganych dla każdego zadania. Budżet projektu powinien obejmować wszystkie koszty związane z projektem, w tym koszty personelu, sprzętu i materiałów.

Połącz wszystko razem

Zakres projektu zapewnia kompleksowy przegląd projektu, w tym wszystkie elementy wymienione powyżej. Określa problem, proponowane rozwiązanie, rezultaty, kryteria sukcesu, plan lub podejście, harmonogram i budżet. Zakres projektu powinien również zawierać wszelkie założenia, ograniczenia lub zależności, które mogą mieć wpływ na projekt.

Utwórz streszczenie projektu

Stworzenie streszczenia projektu pomaga zapewnić zespołowi jasny i zwięzły przegląd projektu. Nakreśla ono główny problem, proponowane rozwiązanie i sposób realizacji projektu. Streszczenie powinno być łatwe do zrozumienia i powinno zawierać wystarczająco dużo szczegółów, aby pomóc członkom zespołu zrozumieć ich role w projekcie.

Aby stworzyć streszczenie, należy jasno określić cel projektu w zwięzły i prosty sposób. Pomoże to czytelnikowi zrozumieć cele projektu.

Zdefiniuj zakres projektu, w tym konkretne obszary, które projekt obejmie, a także metody i wyniki oczekiwane od projektu.

Czym jest propozycja projektu?

Propozycja projektu to dokument, który tworzysz w celu wyjaśnienia swojego pomysłu na projekt, w tym tego, co chcesz osiągnąć i jak planujesz to osiągnąć. Pod wieloma względami jest to podobne do pisania streszczenia, ale jest znacznie mniej zwięzłe.

W kontekście biznesowym projekt odnosi się do konkretnego wysiłku, który jest podejmowany w celu osiągnięcia określonego celu w ustalonych ramach czasowych i przy użyciu określonego zestawu zasobów. Projekt to po prostu zadanie, za które odpowiedzialna jest osoba lub grupa i które ma wymierny rezultat. W wielu przypadkach projekt ma wiele podprojektów – dlatego dobrym pomysłem jest stworzenie mapy drogowej projektu, aby się nie zgubić!

Przykładowo, projekt może oznaczać opracowanie nowego produktu, wdrożenie nowego procesu lub systemu, uruchomienie kampanii marketingowej, stworzenie nowej strony internetowej lub rozszerzenie działalności firmy na nowy rynek. Ważne jest, aby miał cele SMART – cele projektu, które można osiągnąć w realistyczny sposób.

Po co tworzyć propozycje projektów?

Ważne jest, aby nauczyć się tworzyć propozycje projektów, ponieważ pomaga to jasno komunikować swoje pomysły decydentom i zabezpieczyć zasoby, takie jak finansowanie, klienci lub wsparcie ze strony interesariuszy. Dobrze przygotowana propozycja projektu może również pomóc w nawiązaniu profesjonalnych relacji z zewnętrznymi współpracownikami lub potencjalnymi klientami.

Zasadniczo propozycja projektu jest jak pierwszy uścisk dłoni z kierownictwem lub potencjalnymi klientami i może określić, czy są oni zainteresowani twoim pomysłem, czy nie. Tworząc propozycję projektu, można zdefiniować priorytety i wymagania projektu oraz ustanowić jasną podstawę dla jego sukcesu. Po opisaniu tego, co chcesz osiągnąć, Ty i potencjalni partnerzy możecie omówić szczegóły, takie jak koszty projektu.

Aby zapewnić odbiorcom bardziej interaktywne i wciągające wrażenia, możesz opublikować swoją propozycję projektu jako flipbook PDF Publuu. Możliwość przewracania stron, powiększania i pomniejszania oraz klikania na linki lub filmy wideo może pomóc utrzymać uwagę widza i sprawić, że prezentacja propozycji biznesowej będzie bardziej zapadająca w pamięć.

Dostęp do flipbooków Publuu można uzyskać na dowolnym urządzeniu z połączeniem internetowym, co ułatwia udostępnianie i rozpowszechnianie propozycji szerszemu gronu odbiorców. Może to być przydatne w dniu prezentacji! Możesz po prostu wysłać link do własnej propozycji projektu i pozwolić odbiorcom przeglądać ją we własnym tempie.

Warto również pamiętać, że flipbooki PDF Publuu mogą dostarczać danych analitycznych na temat tego, w jaki sposób widzowie angażują się w propozycję, takich jak liczba wyświetleń, czas spędzony na każdej stronie i kliknięcia w linki. Informacje te mogą pomóc w ulepszeniu propozycji na potrzeby przyszłych prezentacji lub aktualizacji.

 

Czym nie jest propozycja projektu?

Propozycja projektu nie jest szczegółowym planem ani umową. Chociaż nakreśla cele, założenia i wymagania projektu, nie jest to kompleksowy i szczegółowy plan działania. Jest to raczej wstępny dokument, który ma na celu przedstawienie wykonalności i wartości pomysłu na projekt oraz zapewnienie akceptacji ze strony interesariuszy. Możesz zacząć od zarysu propozycji projektu i opracować podsumowanie projektu w oparciu o swoje doświadczenie i oczekiwania.

Propozycja projektu nie jest również wiążącą umową, choć może służyć jako jej podstawa. Nie jest to również streszczenie wykonawcze – ta forma streszczenia jest tworzona w celu podsumowania projektu lub pomysłu dla zapracowanego kierownictwa. Streszczenie może zmieścić się na jednej kartce papieru, podczas gdy propozycje projektów mogą być dłuższe, ale zazwyczaj nie powinny być dłuższe niż 8 stron.

Dodatkowo, nie jest to dokument uniwersalny. Każda propozycja projektu powinna być dostosowana do konkretnych potrzeb i celów projektu, a także oczekiwań interesariuszy. Należy dostosować szablon propozycji projektu do branży i rodzaju działalności – na przykład w branży IT można skupić się na prezentacji, a w firmach prawniczych na tekście.

Dlaczego potrzebujesz propozycji projektu?

Propozycja projektu jest kluczowym narzędziem do pomyślnego planowania, realizacji i ukończenia projektu. Bez niego nie można jasno zdefiniować i zakomunikować rezultatów projektu, celów i wymagań projektu, ustanawiając wspólne zrozumienie wśród inwestorów.

Może być również przydatnym narzędziem komunikacji dla zespołu projektowego i zapobiegać nieporozumieniom i błędnej komunikacji poprzez ustanowienie jasnych ram dla projektu. Przed rozpoczęciem tworzenia projektu można ustalić jego tło, aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Może to dodatkowo służyć jako narzędzie marketingowe do promowania projektu i pozyskiwania wsparcia od potencjalnych interesariuszy, takich jak inwestorzy lub klienci. Propozycje projektów mogą być przydatne jako perspektywy marketingowe i narzędzia do dokumentowania pracy podczas całego cyklu życia projektu.

Rodzaje propozycji projektów

Ponieważ w świecie korporacyjnym istnieje wiele rodzajów projektów, nie powinno dziwić, że istnieje wiele rodzajów propozycji projektów. Zwykle, w zależności od firmy, będziesz mieć do czynienia z zamówionymi propozycjami – lub niezamówionymi propozycjami projektów, jeśli jesteś freelancerem. Jaka jest jednak różnica?

Propozycja projektu na zamówienie

Zamówiona propozycja projektu jest składana w odpowiedzi na zapytanie ofertowe (RFP) od wykwalifikowanej organizacji. Zapytania ofertowe są konkurencyjne i wymagają dokładnych badań oraz umiejętności przekonującego pisania. Przygotowujesz tego typu propozycję projektu jako odpowiedź – co oznacza, że musisz przeprowadzić badania i wykazać, że to ty możesz rozwiązać ten problem. Często są to wewnętrzne propozycje projektów – przygotowane dla przełożonych w firmie.

Niezamówiona propozycja projektu

Niezamówiona propozycja projektu jest inicjowana przez autora, który zidentyfikował problem i rozwiązanie oraz szuka zasobów, aby wprowadzić pomysł w życie. Chociaż może nie mieć jasnej wiedzy na temat potrzeb interesariuszy, dobrze wykonana propozycja może zmienić zasady gry. Zwracasz się do potencjalnych klientów z niezamówionymi propozycjami projektów – co oznacza, że próbujesz sprzedać swoje rozwiązanie innym, którzy mogą nawet nie wiedzieć, że mają problem. Może to dotyczyć pomysłów na projekty zewnętrzne lub wewnętrzne – często są one wykorzystywane przez freelancerów jako narzędzia marketingowe. Jednak w dużych firmach można również wykazać się inicjatywą i przedstawić proponowaną metodę rozwiązania problemu.

Nieformalna propozycja projektu

Nieformalna propozycja projektu jest wymagana przez klienta nieformalnie, bez oficjalnego zapytania ofertowego. Wymaga ona samodzielnych poszukiwań i nie ma większego kontekstu. Nieformalna propozycja projektu może być jedynie przeglądem możliwych rozwiązań danego problemu.

Propozycja odnowienia projektu

Propozycja wznowienia projektu jest używana, gdy projekt musi zostać wznowiony, a celem jest podkreślenie wcześniejszych udanych wyników uzyskanych przez projekt.

Propozycja kontynuacji projektu

Propozycja kontynuacji projektu jest składana, gdy projekt wchodzi w nową fazę lub wymaga nowych zasobów i nie wymaga tyle pracy, ile projekt został już zatwierdzony i jest uruchomiony. Często propozycje kontynuacji projektu mogą składać się tylko z dodatkowych zaleceń.

Uzupełniająca propozycja projektu

Uzupełniająca propozycja projektu jest potrzebna, gdy zakres projektu wykracza poza początkowe oczekiwania, a interesariusze muszą zostać przekonani do wniesienia większego wkładu poprzez udowodnienie wartości dodania zasobów.

Wskazówki dotyczące pisania skutecznej propozycji projektu

Pisz dla swoich odbiorców

Jeśli chcesz stworzyć zwycięską propozycję projektu, ważne jest, aby wziąć pod uwagę odbiorców, dla których piszesz. Znajomość zainteresowań, wartości i obaw odbiorców pomoże dostosować propozycję do ich potrzeb. Na przykład, jeśli piszesz propozycję dla agencji rządowej, będziesz musiał podać szczegóły dotyczące tego, w jaki sposób Twój projekt jest zgodny z misją i celami agencji. Z drugiej strony, jeśli piszesz propozycję dla prywatnej firmy, być może będziesz musiał podkreślić, w jaki sposób Twój projekt pozwoli im zaoszczędzić pieniądze lub zwiększyć ich przychody.

Bądź przekonujący

Oprócz znajomości swoich odbiorców, podczas pisania wniosku powinieneś być przekonujący. W końcu chcesz przekonać odbiorców, że Twój projekt jest wart ich czasu i zasobów.

Aby być przekonującym, musisz przedstawić dowody na to, że Twój projekt zakończy się sukcesem i że posiadasz umiejętności i wiedzę niezbędne do jego realizacji.

Zachowaj prostotę

Kolejną ważną wskazówką do napisania dobrej propozycji projektu jest zachowanie prostoty. Twoja propozycja powinna być łatwa do przeczytania i zrozumienia, więc unikaj używania technicznego żargonu lub skomplikowanego języka. Zamiast tego używaj jasnego, zwięzłego języka i zorganizuj swoją propozycję w logicznym i łatwym do naśladowania formacie. Używaj nagłówków i podtytułów, aby podzielić tekst, i dołączaj diagramy lub wizualizacje, aby pomóc zilustrować swoje punkty.

Przestrzegaj konwencji

Podczas pisania propozycji projektu ważne jest również przestrzeganie konwencji. Oznacza to użycie odpowiedniego formatu, w tym wszystkich niezbędnych sekcji i przestrzeganie wszelkich szczegółowych wytycznych lub instrukcji dostarczonych przez odbiorców. Jeśli nie zastosujesz się do konwencji, Twój wniosek może zostać odrzucony, zanim jeszcze zostanie rozpatrzony.

Sprawdź i popraw swój wniosek

Wreszcie, przed złożeniem wniosku należy go sprawdzić i poprawić. Błędy lub literówki mogą podważyć twoją wiarygodność i utrudnić odbiorcom potraktowanie cię poważnie. Dokładnie przejrzyj swoją propozycję pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych, a także poproś kolegę lub przyjaciela o jej sprawdzenie. Powinieneś także poprawić swoją propozycję, aby upewnić się, że jest jasna, zwięzła i przekonująca.

Szablony propozycji projektów

Możesz skorzystać z tego darmowego szablonu propozycji projektu na Canva, aby zaprojektować skuteczną propozycję biznesową i zaprezentować ją za pomocą Publuu.

 

Jeśli posiadasz program MS Word, możesz skorzystać z tego szablonu propozycji projektu, aby stworzyć niezamówioną propozycję projektu i zaoferować rozwiązanie poważnego problemu.

 

Ten szablon propozycji projektu zawiera miejsca na misję, profile zespołów i przykładowy zarys propozycji projektu.

Podsumowanie

Podsumowując, dobrze przygotowana propozycja projektu jest niezbędnym narzędziem dla każdego udanego projektu. Nie tylko zapewnia jasną mapę drogową dla realizacji projektu, ale także służy jako potężne narzędzie marketingowe do przyciągania potencjalnych inwestorów i zwolenników.

Propozycja biznesowa, która definiuje rezultaty, nakreśla plan, ustala budżet projektu i tworzy streszczenie, zapewni, że wszyscy interesariusze są na tej samej stronie i pracują nad tymi samymi celami. Jeśli opublikujesz ją online za pomocą flipbooków z propozycjami biznesowymi Publuu, będą oni mogli uzyskać do niej dostęp za pomocą jednego kliknięcia.

Inwestując czas i wysiłek w stworzenie przekonującej propozycji, robisz znaczący krok w kierunku osiągnięcia sukcesu projektu. Nie lekceważ więc potęgi dobrze napisanej propozycji – może ona zrobić różnicę w przekształceniu wizji projektu w rzeczywistość.

Możesz być także zainteresowany:

Najlepsze strony internetowe z szablonami propozycji biznesowych
Pisanie tekstów biznesowych – wszystko, co musisz wiedzieć