Comment partager des documents ? Un guide rapide.

En 2020 encore, le travail à domicile était un phénomène rare, mais nous pouvons d’ores et déjà affirmer que le retour au bureau ne saurait tarder. De plus en plus d’employeurs voient les avantages d’embaucher des employés dans le monde entier et d’économiser sur les frais de bureau. Par conséquent, de plus en plus de personnes et d’équipes travaillent ensemble et ont besoin de partager des documents en ligne. Le partage de fichiers est de plus en plus important, notamment dans des secteurs comme la conception ou l’ édition .

Vous pouvez trouver de nombreuses méthodes de partage de fichiers qui s’avèrent très efficaces lorsque vous travaillez avec une équipe virtuelle… ou une équipe bien réelle. Que votre objectif soit d’économiser de l’argent en faisant appel à des freelances du monde entier ou de donner à vos employés la liberté de travailler à domicile, vous recherchez une méthode pour partager des fichiers en ligne avec facilité et sécurité. Vous trouverez ci-dessous les meilleures méthodes pour partager des fichiers sur le Web, de préférence des services gratuits pour votre entreprise.

Les avantages du partage de documents et de fichiers en ligne

Prenez-vous actuellement le temps d’envoyer des documents par e-mail aux différents membres de votre équipe ? Cette méthode est passée de mode dans les années 2000. N’utilisez pas l’e-mail pour joindre des fichiers ! De cette façon, chacun recevra sa propre copie d’un fichier – et les modifications apportées par un utilisateur ne seront pas visibles pour les autres. La limitation du courrier électronique à 25 Mo rend plus difficile le partage de fichiers de conception graphique ou d’ebooks au format PDF.

Un autre avantage du partage de documents en ligne est qu’ils sont sécurisés dans le nuage – c’est-à-dire qu’ils résident sur les serveurs d’une autre entreprise. Une fois qu’un fichier est en ligne, vous pouvez y accéder de n’importe quel endroit où vous avez accès à l’internet. En d’autres termes, si votre PC tombe en panne et ne répond plus, ne vous inquiétez pas. Vous pourrez travailler sur un autre poste de travail car le fichier est sauvegardé sur un lecteur web.

Un autre avantage important est la possibilité de modifier et de visualiser des fichiers sur différents appareils. Vous pouvez apporter des corrections sur votre téléphone après une panne d’ordinateur. Publuu, par exemple, vous permettra de visualiser un ebook sur l’écran de votre téléphone, puis de le retourner sur l’écran de votre téléviseur grâce à des fonctions comme Screencast.

Flipbooks de Publuu

Les Flipbooks sont une sorte de livres électroniques qui facilitent le partage de fichiers. Avec Publuu , votre entreprise a la possibilité de partager et de publier des PDF d’une manière passionnante et conviviale en un seul clic. Lorsque vous convertissez vos fichiers PDF au format flipbook , vous pouvez les envoyer par le biais de liens, les partager sur les médias sociaux et les intégrer à des sites web comme l’exemple ci-dessous :

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MAKE YOUR OWN

Contrairement à Google Drive, Publuu vous permet d’utiliser des fonctions interactives lors de la présentation de vos fichiers. Vous pouvez ajouter facilement des liens page à page et des liens sortants à votre beau flipbook. Publuu vous permet également d’intégrer des films, des galeries d’images et des fichiers mp3 – ce qui rend très facile la préparation d’une superbe brochure pour vos employés.

Il est également facile de partager votre document lorsqu’il est terminé. Pour ce faire, vous disposez de plusieurs méthodes, dont les liens directs , l’incorporation et bien d’autres encore ! Les liens directs sont un excellent moyen de transférer des flipbooks sur Internet. Il vous suffit de copier l’URL de votre flipbook et d’envoyer le lien à l’utilisateur par courrier électronique ou par messagerie pour qu’il puisse y accéder directement, sans avoir à télécharger quoi que ce soit. C’est particulièrement utile si vous utilisez plusieurs appareils. Tous nos flipbooks sont compatibles avec les ordinateurs et les téléphones portables HTML5.

Publuu offre quelque chose d’inaccessible à Google Drive ou One Drive – la fonctionnalité de suivi . Vous pouvez générer un lien de suivi pour votre fichier – et vous serez informé si un utilisateur l’a ouvert ou non. Ceci est très utile si vous travaillez dans un grand groupe et que vous voulez voir si un collègue a ouvert le fichier. Vous pouvez surveiller le nombre de fois qu’un document a été ouvert, les pages les plus consultées ou même le temps passé sur chaque page

Publuu vous permet également de sécuriser le fichier avec un mot de passe. De cette façon, seuls les utilisateurs que vous souhaitez peuvent accéder à votre fichier – ce qui est très utile si quelqu’un partage le lien avec des personnes extérieures et que le contenu fuit sur le web. Contrairement aux applications Office, vous n’avez pas besoin de définir manuellement les autorisations, il vous suffit de modifier le mot de passe du fichier pour en limiter l’accès.

Bien qu’il ne propose pas d’éditeur comme les autres options de partage de fichiers en nuage, Publuu offre une fonction de mise à jour rapide. Vous pouvez facilement apporter des modifications à vos documents, télécharger une nouvelle version – tandis que le lien reste le même. C’est utile lorsque vous voulez créer un fichier fréquemment consulté qui est censé être accessible. Les liens et les galeries restent en place, de sorte que vous pouvez facilement mettre à jour et modifier votre fichier.

Enfin, les Flipbooks de Publuu sont tout simplement beaux. Ce site peut convertir vos PDF en magnifiques folioscopes brillants avec un effet réaliste de rotation de page sans couture, en faisant glisser le coin droit de la page – et des sons et arrière-plans supplémentaires très réalistes. Que vous intégriez votre fichier à votre site web ou que vous le publiiez sous forme de lien, vos spectateurs verront immédiatement que vous vous souciez de la présentation du document.

Exemple de document de Publuu

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MAKE YOUR OWN

Google Docs et Google Drive

Il s’agit probablement de la méthode la plus populaire pour partager des fichiers avec d’autres travailleurs travaillant dans des endroits éloignés. Grâce à des éditeurs comme Docs, Sheets, Presentations et bien d’autres, vous pouvez créer des documents, contrôler différentes versions des fichiers, intégrer des commentaires, et Google Docs/Sheets offre un formatage riche et de nombreuses fonctions que vous attendez d’un traitement de texte. Google Docs est très souvent suffisant pour les utilisateurs domestiques typiques comme suite bureautique de base, et vous pouvez facilement l’utiliser pour les petites entreprises.

Vous n’avez pas à vous soucier du coût car il s’agit d’un service gratuit, même pour les petites entreprises. Vous pouvez payer pour un espace de stockage plus important. De plus, les membres de votre équipe n’ont pas nécessairement besoin d’avoir un compte Google. Toute personne disposant du lien peut consulter le fichier et, si vous définissez les autorisations, le modifier. Vous pouvez rédiger un document texte dans Google Documents, convertir un fichier DOC ou ODT pour le modifier. Si vous voulez partager un PDF, vous pouvez simplement le télécharger, mais il est difficile de naviguer dans le fichier et vous ne pouvez pas utiliser ses fonctions avancées. Vous pourriez peut-être utiliser les fonctionnalités de flipbook de Publuu à la place.

Apprendre à partager des fichiers dans Google Docs est rapide et facile. Cliquez sur le bouton généralement situé dans le coin supérieur droit, et choisissez si vous souhaitez publier ce document en ligne. Vous pouvez simplement envoyer un lien à une personne désignée, le partager pour le modifier ou le configurer pour qu’il puisse être modifié par toute personne disposant du lien, même si elle ne possède pas de compte Google. Vous pouvez collaborer avec d’autres personnes en temps réel et limiter chaque document aux seules personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager.

Vous pouvez leur accorder l’accès à un dossier afin qu’elles y placent leur contenu et qu’elles puissent le parcourir. Google Documents, Feuilles et Présentation fonctionnent bien avec d’autres sites et applications. Vous pouvez ouvrir n’importe quel fichier texte sur votre Google Drive avec Zoho Writer et le partage des fichiers est assez facile. Le compte Google est un assez bon choix pour une petite entreprise qui a besoin de travailler et de modifier des fichiers, mais pas de graphiques ou de préparer des documents pour l’impression.

Microsoft One Drive et Office

Si vous êtes familier avec la suite logicielle de bureau de Microsoft, vous trouverez peut-être que Microsoft Office Online est une méthode de stockage en nuage très utile qui vous permet de partager n’importe quel dossier ou fichier. C’est l’un des avantages de cette application pour le partage, l’échange de documents et la collaboration. Si vous voulez partager à l’aide de Microsoft Drive en utilisant MS Windows, il suffit de faire un clic droit sur le fichier et de choisir l’option Envoyer vers One Drive.

En général, si vous avez accès à MS Office, vous pouvez facilement transférer des fichiers vers One Drive. Si vous avez accès à Office 365, vous pouvez stocker 100 Go de données dans le cloud, mais même les utilisateurs ordinaires peuvent stocker 5 Go. Cependant, Office peut être coûteux – il peut convenir aux petites entreprises qui souhaitent partager des fichiers dans le nuage, mais l’option gratuite peut être très limitée.

Vous pouvez également utiliser l’outil formidable qu’est Office Online. Il est plus basique que le pack Office complet, mais il possède des fonctionnalités beaucoup plus avancées que la suite Google Docs de base. Elle permet d’éditer en temps réel en collaboration avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez prendre des notes rapides, les modifier sur votre téléphone portable.

Si vous enregistrez votre fichier dans OneDrive, il peut être automatiquement partagé si vous souhaitez partager ce dossier. Vous pouvez envoyer le lien à vos collègues qui seront libres de le modifier – parfois ils peuvent le modifier en utilisant d’autres éditeurs comme Libre Office ou WPS. Vous pouvez également définir d’autres autorisations, même entre les utilisateurs d’un même ordinateur.

L’inconvénient d’utiliser MS Office est que vous devez acheter le logiciel. De plus, afin de disposer de toutes les fonctionnalités en ligne pour collaborer sur des fichiers avec d’autres personnes, chaque personne devra avoir le logiciel installé sur son propre PC. Toutefois, cette solution reste une bonne option pour les grandes entreprises qui utilisent Office.

Dropbox

Dropbox est probablement le service de stockage en nuage le plus populaire. Il a été l’un des premiers et reste populaire auprès des nouveaux utilisateurs qui souhaitent sauvegarder leurs données ou partager un document. Cependant, il ne fournit pas d’éditeur de documents à lui seul et les utilisateurs doivent disposer d’un autre logiciel. Bien que la version gratuite de Dropbox puisse être suffisante pour certains, les entreprises qui veulent plus de capacité et de fonctionnalité devraient investir dans un compte Dropbox premium.

Tous les fichiers enregistrés sur Dropbox, qu’ils soient mobiles ou de bureau, peuvent être téléchargés sur un appareil différent ou nouveau. Il est ainsi beaucoup plus facile de s’installer sur un nouveau système, surtout si vous partez de zéro en raison d’un problème avec votre appareil précédent. Lorsqu’il s’agit d’échanger des fichiers et des dossiers, Dropbox est une excellente option. Il est très facile de partager vos fichiers avec d’autres personnes grâce à des liens rapides et à une variété de permissions d’utilisateur. Il s’agit toutefois d’une option de stockage très basique par rapport à Google Drive ou Microsoft, mais elle offre beaucoup de commodité.

Enfin, les Flipbooks de Publuu sont tout simplement beaux. Ce site peut convertir vos PDF en magnifiques folioscopes brillants avec un effet réaliste de rotation de page sans couture, en faisant glisser le coin droit de la page – et des sons et arrière-plans supplémentaires très réalistes. Que vous intégriez votre fichier à votre site Web ou que vous le publiiez sous forme de lien, vos spectateurs verront immédiatement que vous vous souciez de la présentation du document.

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