5 effiziente Tipps für das Ende eines Memos

Heute nutzen wir immer häufiger die digitale Kommunikation. Anstatt über traditionelle Briefe zu kommunizieren, verschicken wir einfach Textnachrichten oder nutzen Online-Meetings, so dass das klassische Memo im modernen Büro fast keinen Platz mehr zu haben scheint.

In Wirklichkeit ist das Verfassen von Memos in einem formellen Stil jedoch entscheidend für eine effektive Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten und Ihren Mitarbeitern. Gute Memos können Ihnen helfen, effektiver zu planen, Probleme zu lösen, die Transparenz innerhalb des Unternehmens zu fördern und Ihre Karriere voranzutreiben.

Ein gut geschriebenes Memo kann bürokratische Hürden überwinden und wichtige Unternehmensinformationen auf klare und einfache Weise an die richtigen Personen weitergeben, vor allem, wenn Sie darauf achten, dass es richtig endet.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie ein Geschäftsmemo schreiben und wie Sie es beenden. Außerdem stellen wir Ihnen ästhetisch ansprechende Vorlagen für solche Dokumente vor, die Sie später zur Erstellung Ihres Memos mit unserem Proposal Builder verwenden können.

Was ist ein Geschäftsmemo und wann braucht man es?

Ein Geschäftsmemo ist ein kurzes Dokument, das zur Übermittlung von Informationen innerhalb eines Unternehmens dient. Es muss kurz und direkt sein. Es ist weniger formell als ein Geschäftsbrief, sollte aber dennoch professionell und auf den Punkt gebracht sein.

Ein solches Memo wird verfasst, wenn ein Problem auftaucht; sein Zweck ist es also, ein Problem zu identifizieren und eine Lösung anzubieten oder einige relevante Informationen zu verbreiten.

Geschäftsnotizen sollen dem vielbeschäftigten Leser helfen, der neue Informationen nur durch einen Blick in den Text finden muss. Ein solcher Geschäftsvermerk richtet sich an Leser, die in den neuen Informationen nach wichtigen Themen und Fragen suchen, die sie interessieren.

Das formelle Memo kann einer Pressemitteilung ähneln, ist aber in erster Linie für den internen Gebrauch und nicht für die Presse gedacht. Sie können in diesem Geschäftsdokument zum Beispiel die Nachricht aufnehmen, dass Sie einen neuen Fachmann eingestellt haben, oder die Mitteilung über eine Terminänderung für eine Geschäftsreise.

Wie schreibt man ein gutes Memo in 7 Schritten?

1. Beginnen Sie mit einer Überschrift

Es ist nicht verkehrt, ein Memo mit der Betreffzeile „Memorandum“ oder „Memo“ zu beginnen. Sie können aber auch ein paar Worte zum Thema hinzufügen. „Memo: Neuer Mitarbeiter“ ist ein sehr gutes, einfaches Thema. Wenn Sie möchten, können Sie das Thema noch etwas persönlicher gestalten. „Neuer Mitarbeiter“ ist gut, aber wenn Sie ein Team aufbauen wollen, fügen Sie einen Satz für Ihre Leser hinzu – zum Beispiel „Memo: Ihr neuer Kollege“.

2. Stellen Sie die wichtigsten Informationen in den ersten Absatz

Das ist das Entscheidende. Der Inhalt und die Bedeutung des Schreibens sollten für den Leser sofort ersichtlich sein. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie gleich die wichtigsten Punkte nennen, z. B. den Namen des Mitarbeiters, seine Stellenbezeichnung und den Ort, an dem er oder sie arbeiten wird, und die Leser zur nächsten Frage oder zum nächsten Problem übergehen lassen.

Schreiben Sie nicht, dass das Unternehmen expandiert und ständig neue Mitarbeiter einstellt, sondern sagen Sie, wer z. B. den Arbeitsplatz vorbereiten soll und so weiter.

3. Das Memo sollte prägnant sein

Das Memo sollte klar und präzise formuliert sein und gleichzeitig professionell und freundlich wirken. Kurze Sätze sind das A und O. Vermeiden Sie das Passiv und Wörter wie „wird“ oder „soll“.

Vermeiden Sie beim Schreiben Jargon und hochtrabende Formulierungen. Schreiben Sie statt „ein neuer Mitarbeiter kommt morgen an“ lieber „neuer Mitarbeiter kommt am 6. Mai an“. Es empfiehlt sich auch, negative Wörter zu vermeiden und in einem positiven Ton zu schreiben – das ist produktiver.

4. Fügen Sie eine Zusammenfassung hinzu

Wenn Ihr Memo mehrere Seiten umfasst, ist es eine gute Idee, im ersten oder letzten Absatz eine Zusammenfassung einzufügen. Sie können sie oft als erste Zeile oder ersten Satz einer langen Nachricht einfügen – Geschäftsleute lesen keine langen Texte. Die Zusammenfassung ist eine prägnante Zusammenfassung des Zwecks und des Inhalts des Memos und ist daher nützlich für alle, die viel zu tun haben oder nach wichtigen Informationen suchen.

5. Verwenden Sie Textformatierung

Verwenden Sie Formatierungen wie Überschriften, Fettdruck usw., damit die Leser das Gesuchte leichter finden. Die von Ihnen aufgeführten Punkte können als geordnete oder ungeordnete Liste mit Aufzählungspunkten formatiert werden. Wenn Sie ein Memo in einer E-Mail schreiben, fügen Sie Links hinzu. So kann der Leser schnell zu den wichtigsten Punkten des Memos und ihrer Position im Dokument springen.

6. Präsentieren Sie Ihr Memo als interaktives PDF

Mit Publuu können Sie PDF-Dokumente in Geschäftsvorschläge umwandeln. Mit der PDF-Formatierung und der Möglichkeit, Links hinzuzufügen, werden Ihre Geschäftsvorschläge und andere Notizen sehr schön und eindrucksvoll aussehen.

Mit der Publuu-Analytik können Sie leicht sehen, wer Ihre Angebote liest und um Feedback bitten – und das Archiv Ihres Angebots wird sicher in der Cloud gespeichert.

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7. Eine Handlungsaufforderung hinzufügen

Das Ende einer Notiz ist ein guter Platz für eine Handlungsaufforderung, damit der Leser genau weiß, was er als nächstes tun soll. Dadurch wird der Leser positiv eingestimmt und der Teamgeist gestärkt. Das Hinzufügen von teamspezifischen Anweisungen zum Memo hilft, schnell und ohne Widersprüche auf den Punkt zu kommen.

5 Tipps für das Ende eines Memos

Hier sind einige kurze Tipps, wie man Memos schreibt und sie professionell beendet! Sie können auch für andere kurze Absätze gelten, z. B. für einen Zwischenfallbericht oder eine Kunden- oder Mitarbeiterakte.

Die Unterschrift des Verfassers kann, muss aber nicht am Ende des letzten Abschnitts der Notiz erscheinen, wenn es sich um ein schriftliches Format oder einen PDF-Scan handelt. Der Leser sollte einfach wissen, wer der Verfasser des Vermerks ist, Ihre Unterschrift reicht aus. Wenn Sie einen Vermerk schreiben, ist der Inhalt wichtiger als der Verfasser oder seine Berufsbezeichnung.

Im letzten Absatz sollten nicht mehr als ein oder zwei Sätze stehen (je nach Thema des Vermerks). Lassen Sie die Fakten für sich selbst sprechen. Es ist Sache des Lesers, eine Schlussfolgerung zu ziehen. Die meisten Memos enden mit einer kurzen Zusammenfassung und einer Handlungsempfehlung, aber das hängt im Allgemeinen von den Unternehmensrichtlinien ab.

Sie sollten jedoch das Ende Ihres Memos mit einem positiven Ton versehen. Wenn Sie beim Verfassen eines Memos den positiven Ton im Auge behalten, können Sie den weiteren Verlauf des Memos und die künftige Korrespondenz zwischen Ihnen und dem Leser beeinflussen. Fügen Sie z. B. Ihrer Mitteilung über einen neuen Mitarbeiter einen Satz wie „Lassen Sie uns gemeinsam ein tolles Team bilden“ hinzu.

Seien Sie professionell. Da es sich bei einem Memo um ein Geschäftsdokument handelt, das oft in einem Archiv aufbewahrt wird, ist es wichtig, dass Sie es im richtigen Format und in einem formellen Stil verfassen. Wenn Sie ein Memo für Ihre Mitarbeiter schreiben, müssen Sie dennoch klar und verständlich sein.

Eine Anrede wie bei einem Geschäftsbrief ist unnötig. Wenn Sie ein digitales Memo versenden, sollten Sie anstelle einer Unterschrift Ihre Kontaktinformationen wie Ihre E-Mail-Adresse angeben, wenn Sie nicht sicher sind, ob der Empfänger darauf Zugriff hat.

Effektive Vorlagen für Geschäftsmemos

Sie können dieses Muster-Memo als Anregung für Ihr eigenes Memo verwenden. Passen Sie die Vorlage an Ihr Unternehmen und die Zielgruppe an, für die sie bestimmt ist.

Diese einfache Memo-Vorlage eignet sich hervorragend zum Verfassen kurzer, in sich geschlossener Mitteilungen. Sie kann eine Seite oder mehr umfassen!

Diese Memo-Vorlage zeigt, wie Sie dieses Format verwenden können, um eine bestimmte Maßnahme zu ergreifen. Verwenden Sie sie für jedes neue Verfahren in Ihrem Unternehmen!

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Das einfache und klare Design dieses Memos macht es einfach, Neuigkeiten zu präsentieren, Besprechungen zusammenzufassen oder eine neue Strategieänderung in Ihrem Unternehmen einzuleiten.

Die blauen Formen in diesem Memo sehen professionell, aber weich aus – sie werden sich nicht vom Inhalt und der Schlussfolgerung des Memos lösen.

Schlussfolgerung

Ein Geschäftsmemo ist ein Dokument, das an die Mitarbeiter des Unternehmens verteilt wird, um Informationen weiterzugeben. Es sollte professionell und spezifisch sein, auch wenn es weniger formell als Geschäftsbriefe ist. Ihr Memo wird elegant wie ein Publuu-Geschäftsvorschlag präsentiert.

Beenden Sie es elegant und kurz. Wenn Sie unsere Regeln befolgen, kommen Sie schnell auf den Punkt und vermeiden mögliche Probleme.

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