5 consejos eficaces para terminar un memorándum

Hoy en día utilizamos cada vez con más frecuencia la comunicación digital. En lugar de comunicarnos mediante cartas tradicionales, simplemente enviamos mensajes de texto o utilizamos las reuniones online, por lo que el clásico memorándum parece no tener casi cabida en la oficina moderna.

En realidad, sin embargo, redactar memorandos en el estilo formal es crucial para una comunicación eficaz con tu supervisor y tus compañeros de trabajo. Los buenos memorandos pueden ayudarte a planificar con más eficacia, resolver problemas, fomentar la transparencia dentro de la empresa y avanzar en tu carrera profesional.

Un memorándum o una propuesta de negocio bien escritos pueden acabar con la burocracia y transmitir información corporativa clave a las personas adecuadas de forma clara y sencilla, sobre todo si te aseguras de que termina correctamente.

En este artículo te explicamos cómo redactar una nota de empresa y cómo terminarla. También presentamos plantillas estéticamente agradables para este tipo de documentos.

 

¿Qué es una nota de empresa y cuándo se necesita?

Una nota de negocios es un documento breve que se utiliza para comunicar información dentro de una empresa. Debe ser conciso y directo. Es menos formal que una carta comercial, pero debe ser profesional y directa.

Este tipo de memorándum se redacta cuando surge un problema; por tanto, su propósito es identificar un problema y ofrecer una solución o distribuir alguna información relevante.

Los memorándums de empresa están pensados para ayudar a lectores ocupados que necesitan encontrar información nueva con sólo echar un vistazo al texto. Una nota empresarial de este tipo va dirigida a lectores que buscan en la nueva información temas y cuestiones clave que les interesan.

La nota formal puede ser similar a un comunicado de prensa, pero está pensada sobre todo para uso interno y no para la prensa. Por ejemplo, puede incluir en este documento empresarial la noticia de que ha contratado a un nuevo especialista o la notificación de un cambio de fecha para un viaje de negocios.

 

¿Cómo escribir un buen memorándum en 7 pasos?

 

1. Empieza con un título

No hay nada malo en empezar un memorándum con el asunto «Memorándum» o «Memo». Pero puedes añadir unas palabras sobre el tema. «Memo: Nuevo empleado» es un tema muy bueno y sencillo. Si quieres, puedes personalizarlo un poco. «Nuevo empleado» está muy bien, pero si quieres crear un equipo, añádele una frase para tus lectores – por ejemplo, «Memo: Tu nuevo colega».

 

2. Presente la información más importante en el párrafo inicial

Esto es lo crucial. El contenido y la importancia de la nota deben ser inmediatamente evidentes para el lector. Si vas a contratar a un nuevo empleado, tienes que exponer enseguida los puntos clave, como el nombre del empleado, su cargo y dónde va a trabajar, y dejar que los lectores pasen a la siguiente pregunta o cuestión.

No escriba que la empresa está en expansión y contrata constantemente, pero sí diga quién, por ejemplo, va a preparar el puesto de trabajo, etc.

 

3. La nota debe ser concisa

Debes redactarla de forma clara y precisa, que sea a la vez profesional y amable. Las frases cortas son la clave para conseguir este aspecto, evita el modo pasivo o palabras como will o shall.

Evita utilizar jerga y lenguaje pretencioso al escribir. En lugar de escribir «un nuevo empleado llegará mañana», escriba «un nuevo trabajador llega el 6 de mayo». También es buena idea evitar las palabras negativas escribiendo en tono positivo, es más productivo.

 

4. Añade un resumen

Si tu memorándum ocupa varias páginas, es buena idea presentar un resumen en el primer o último párrafo. A menudo puedes añadirlo como primera línea o primera frase de un mensaje tan largo: la gente de negocios no lee textos largos. El resumen ejecutivo es una síntesis concisa del propósito y el contenido del memorándum, por lo que resulta útil para quienes están ocupados o buscan información clave.

 

5. Utiliza el formato del texto

Para ayudar a los lectores a encontrar lo que buscan, utiliza funciones de formato como títulos, negritas, etc. Los puntos que enumeras pueden tener formato de lista ordenada o desordenada con viñetas. Cuando escribas una nota en un correo electrónico, añade enlaces. De este modo, el lector podrá acceder rápidamente a los puntos principales de la nota y a su ubicación en el documento.

 

6. Presenta tu memorándum como un PDF interactivo

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Con los análisis de Publuu, puedes ver fácilmente quién lee tus propuestas y pedir opiniones, y el archivo de tu propuesta se almacenará de forma segura en la nube.

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7. Añade una llamada a la acción

El final de una nota es un buen lugar para una llamada a la acción, de modo que el lector sepa exactamente qué hacer a continuación. Esto también da una imagen positiva al lector y ayuda a crear un espíritu de equipo. Añadir a la nota directrices específicas del equipo ayuda a ir al grano rápidamente y sin contradicciones.

5 consejos para terminar una nota

Aquí tienes algunos consejos rápidos para redactar memorandos y terminarlos de forma profesional También pueden aplicarse a otros párrafos breves, como un informe de incidencias o un expediente de un cliente o empleado.

 

La firma del autor puede o no aparecer al final de la última sección de la nota si está en formato escrito o en un escaneado PDF. El lector debe saber simplemente quién es el autor de la nota, basta con su firma. Al escribir una nota, el contenido es más importante que el autor o su cargo.

 

No debe haber más de una o dos frases en el último párrafo (dependiendo del tema de la nota). Deja que los hechos hablen por sí solos. Corresponde al lector llegar a una conclusión. La mayoría de los memorandos terminan con un breve resumen y una acción recomendada, pero esto suele depender de las políticas de la empresa.

 

No obstante, debes añadir un tono positivo al final del memorándum. Si escribes un memorándum teniendo en cuenta el tono positivo, puedes influir en lo que sigue al memorándum y en cualquier correspondencia futura entre tú y el lector. Por ejemplo, añade algo como «Hagamos juntos un gran equipo» a tu notificación sobre un nuevo empleado.

 

Sé profesional. Como un memorándum es un documento de negocios que suele guardarse en un archivo, es importante escribirlo en el formato correcto y con un estilo formal. Aun así, tendrás que ser claro y fácil de entender cuando escribas un memorándum para tus compañeros de trabajo.

 

Un saludo como en una carta comercial es innecesario. Si envías un memorándum digital, incluye tu información de contacto, como tu dirección de correo electrónico, en lugar de la firma si no estás seguro de que el destinatario tenga acceso a ella.

Modelos de notas de empresa eficaces

Puedes inspirarte en este modelo para redactar tu propia nota. Asegúrate de adaptarla a tu empresa y al público concreto que vaya a leerla.

Esta sencilla plantilla de memorándum es ideal para escribir mensajes breves y autónomos. Puede ocupar una página o más

Esta plantilla de memorándum muestra cómo utilizar este formato para emprender una acción específica. Utilízala para cualquier nuevo procedimiento en tu empresa

Este prisma de memo también es genial si quieres escribir un memo de cualquier evento.

Esta plantilla de memo puede ayudar a escribir un memo de negocios perfecto utilizando el paquete de herramientas de Word.

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El diseño sencillo y claro de este memorándum facilita la presentación de noticias, el resumen de reuniones o el inicio de un nuevo cambio de política en su empresa.

Las formas azules de este memorándum tienen un aspecto profesional pero suave: no se despegan del contenido ni de la conclusión del memorándum.

 

Conclusión

Un memorándum empresarial es un documento que se distribuye a los empleados de la empresa para compartir información. Debe ser profesional y específico, aunque sea menos formal que las cartas comerciales. Tu memorándum quedará elegantemente presentado como una propuesta de negocio Publuu.

Termínalo de forma elegante y breve. Si sigues nuestras reglas irás al grano rápidamente y eliminarás cualquier posible problema.

 

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