5 skutecznych porad, jak zakończyć notatkę

W dzisiejszych czasach coraz częściej korzystamy z komunikacji cyfrowej. Zamiast komunikować się za pomocą tradycyjnych listów, po prostu wysyłamy wiadomości tekstowe lub korzystamy ze spotkań online, więc klasyczna notatka wydaje się nie mieć prawie żadnego miejsca we współczesnym biurze.

W rzeczywistości jednak pisanie memów w stylu formalnym jest kluczowe dla skutecznej komunikacji z przełożonym i współpracownikami. Dobre notatki mogą pomóc w skuteczniejszym planowaniu, rozwiązywaniu problemów, promowaniu przejrzystości w firmie i rozwoju kariery.

Dobrze napisana notatka lub propozycja biznesowa może przeciąć biurokratyczną biurokrację i przekazać kluczowe informacje korporacyjne odpowiednim osobom w jasny i prosty sposób, zwłaszcza jeśli dopilnujesz, aby zakończyła się prawidłowo.

W tym artykule wyjaśnimy, jak napisać notatkę biznesową i jak ją zakończyć. Przedstawiamy również estetyczne szablony takich dokumentów.

Czym jest notatka służbowa i kiedy jest potrzebna?

Notatka służbowa to krótki dokument służący do przekazywania informacji w firmie. Musi być zwięzły i bezpośredni. Jest mniej formalny niż list biznesowy, ale nadal powinien być profesjonalny i do rzeczy.

Taka notatka jest pisana w momencie pojawienia się problemu, a więc jej celem jest zidentyfikowanie problemu i przedstawienie rozwiązania lub przekazanie pewnych istotnych informacji.

Notatki służbowe mają pomóc zapracowanym czytelnikom, którzy muszą znaleźć nowe informacje, rzucając tylko okiem na tekst. Tego rodzaju notatka biznesowa jest skierowana do czytelników, którzy przeglądają nowe informacje pod kątem kluczowych tematów i zagadnień, które ich interesują.

Notatka formalna może być podobna do informacji prasowej, ale jest przeznaczona przede wszystkim do użytku wewnętrznego, a nie dla prasy. W tym dokumencie biznesowym można na przykład zawrzeć wiadomość o zatrudnieniu nowego specjalisty lub powiadomienie o zmianie terminu podróży służbowej.

Jak napisać świetną notatkę w 7 krokach?

1. Zacznij od tytułu

Nie ma nic złego w rozpoczęciu notatki od tematu „Memorandum” lub „Memo”. Ale możesz dodać w kilku słowach o temacie. „Memo: Nowy pracownik” to bardzo dobry, prosty temat. Jeśli chcesz, możesz dodać do niego trochę personalizacji. „Nowy pracownik” jest świetny, ale jeśli chcesz budować zespół, dodaj do niego zdanie dla swoich czytelników – na przykład „Memo: Twój nowy kolega”.

2. Przedstaw najważniejsze informacje w akapicie otwierającym

To właśnie jest kluczowe. Treść i znaczenie notatki powinny być od razu widoczne dla czytelnika. Jeśli zatrudniasz nowego pracownika, musisz od razu podać kluczowe punkty, jak imię i nazwisko pracownika, jego stanowisko i gdzie będzie pracował, a czytelnikom pozwolić przejść do kolejnego pytania lub zagadnienia.

Nie pisz, że firma się rozwija i ciągle zatrudnia – ale powiedz, kto na przykład ma przygotować stanowisko pracy i tak dalej.

3. Notatka powinna być zwięzła

Musisz stworzyć ją w sposób jasny i precyzyjny, który będzie jednocześnie profesjonalny i przyjazny. Krótkie zdania są kluczem do osiągnięcia takiego wyglądu, unikaj trybu biernego oraz słów takich jak will czy shall.

Unikaj używania żargonu i pretensjonalnego języka podczas pisania. Zamiast pisać „nowy pracownik przybędzie jutro”, napisz „nowy pracownik przybędzie 6 maja”. Dobrym pomysłem jest również unikanie negatywnych słów poprzez pisanie w pozytywnym tonie – jest to bardziej produktywne.

4. Dodaj podsumowanie

Jeśli Twoja notatka zajmuje kilka stron, dobrym pomysłem jest przedstawienie podsumowania w pierwszym lub ostatnim akapicie. Często możesz dodać je jako pierwszą linijkę lub pierwsze zdanie tak długiej wiadomości – ludzie biznesu nie czytają długich tekstów. Streszczenie jest zwięzłym podsumowaniem celu i treści notatki, więc przyda się osobom zabieganym lub szukającym kluczowych informacji.

5. Stosuj formatowanie tekstu

Aby ułatwić czytelnikom znalezienie tego, czego szukają, używaj funkcji formatowania, takich jak nagłówki, pogrubienia itp. Punkty, które wymieniasz, mogą być sformatowane jako uporządkowana lub nieuporządkowana lista z wypunktowaniami. Kiedy piszesz notatkę w e-mailu, dodaj linki. Dzięki temu czytelnik będzie mógł szybko przejść do głównych punktów notatki i ich lokalizacji w dokumencie.

6. Zaprezentuj swoją notatkę jako interaktywny PDF

Publuu pozwala na konwersję dokumentów PDF na propozycje biznesowe. Dzięki formatowaniu PDF i możliwości dodawania linków, Twoje propozycje biznesowe i inne notatki będą wyglądały pięknie i będą bardzo efektowne.

Dzięki analityce Publuu możesz łatwo sprawdzić, kto czyta Twoje propozycje i poprosić o opinie – a archiwum Twoich propozycji będzie bezpiecznie przechowywane w chmurze.

Przykład propozycji biznesowej Publuu

Zobacz więcej przykładów propozycji biznesowych

MAKE YOUR OWN

7. Dodaj wezwanie do działania

Koniec notatki to dobre miejsce na wezwanie do działania, dzięki czemu czytelnik wie dokładnie, co ma zrobić dalej. To również pozytywnie nastawia czytelnika i pomaga stworzyć ducha zespołu. Dodanie do notatki dyrektyw specyficznych dla zespołu pomaga szybko i bez sprzeczności przejść do sedna sprawy.

5 wskazówek, jak zakończyć notatkę

Oto kilka szybkich wskazówek, jak pisać notatki i kończyć je w profesjonalny sposób! Można je również zastosować do innych krótkich akapitów, takich jak raport o incydencie lub akta klienta lub pracownika.

Podpis autora może, ale nie musi pojawić się na dole ostatniej sekcji notatki, jeśli jest ona w formie pisemnej lub skanu PDF. Czytelnik powinien wiedzieć po prostu, kto jest autorem notatki, wystarczy Twój podpis. Kiedy piszesz notatkę, treść jest ważniejsza niż autor czy jego tytuł zawodowy.

W ostatnim akapicie nie powinno być więcej niż jedno lub dwa zdania (w zależności od tematu notatki). Niech fakty mówią same za siebie. Do czytelnika należy dojście do wniosku. Większość notatek kończy się krótkim podsumowaniem i zalecanym działaniem, ale to na ogół zależy od polityki firmy.

Powinieneś jednak dodać pozytywny ton do zakończenia swojej notatki. Kiedy piszesz notatkę pamiętając o pozytywnym tonie, możesz wpłynąć na to, co nastąpi po notatce i na wszelką przyszłą korespondencję między tobą a czytelnikiem. Na przykład, dodaj coś w stylu „Stwórzmy razem świetny zespół” do powiadomienia o nowym pracowniku.

Bądź profesjonalny. Ponieważ notatka to dokument biznesowy, który często jest przechowywany w archiwum, ważne jest, aby napisać ją w odpowiednim formacie i formalnym stylu. Nadal będziesz musiał być jasny i łatwy do zrozumienia, gdy będziesz pisał notatkę dla swoich współpracowników.

Salutacja jak w liście biznesowym jest zbędna. Jeśli wysyłasz notatkę cyfrową, dołącz swoje dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, zamiast podpisu, jeśli nie jesteś pewien, czy odbiorca ma do nich dostęp.

Skuteczne szablony notatek biznesowych

Możesz wykorzystać tę przykładową notatkę jako inspirację podczas pisania własnej notatki. Pamiętaj, aby dostosować go do swojej firmy i konkretnej grupy odbiorców, którzy będą go czytać.

Ten prosty szablon notatki jest świetny przy pisaniu krótkich, samodzielnych wiadomości. Może zajmować jedną stronę lub więcej!

Ten szablon notatki pokazuje, jak wykorzystać ten format do podjęcia konkretnego działania. Użyj go dla każdej nowej procedury w Twojej firmie!

Ten przykład memo jest również świetny, jeśli chcesz napisać notatkę z dowolnego wydarzenia.

Ten szablon notatki może pomóc w napisaniu doskonałej notatki biznesowej przy użyciu pakietu narzędzi Word.

Ten kolorowy szablon memo jest idealny dla wielu kultur i przykładów.

Ten prosty i przejrzysty projekt notatki ułatwia przedstawienie wiadomości, podsumowanie spotkań lub rozpoczęcie nowej zmiany polityki w firmie.

Niebieskie kształty w tej notatce wyglądają profesjonalnie, ale miękko – nie oderwą się od treści i zakończenia notatki.

Zakończenie

Notatka biznesowa to dokument, który rozdawany jest pracownikom firmy w celu podzielenia się informacjami. Powinna być profesjonalna i konkretna, mimo że jest mniej formalna niż listy biznesowe. Twoja notatka będzie wyglądać elegancko zaprezentowana jako propozycja biznesowa Publuu.

Zakończ ją elegancko i krótko. Jeśli zastosujesz się do naszych zasad, szybko przejdziesz do sedna sprawy i wyeliminujesz ewentualne problemy.

Możesz być również zainteresowany:

Czym jest propozycja biznesowa? Prosty przewodnik dla Twojej firmy
Jak napisać propozycję biznesową?
Najlepsze strony internetowe z szablonami propozycji biznesowych