Principaux conseils pour préparer une présentation virtuelle

Les réunions et présentations virtuelles sont devenues la norme de nos jours. Bien que de nombreuses compétences et meilleures pratiques de présentation soient transférables entre les présentations en personne et les présentations virtuelles, les présentateurs virtuels compétents reconnaissent la nature critique de l’adaptation de leur approche au support.

Avec les présentations en personne, vous avez un public captif – vous devez toujours engager votre public, mais il est essentiellement piégé avec vous pour la durée de la présentation. En revanche, avec les présentations virtuelles, votre public a plus de chances de s’égarer. Si des applications comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams ont gagné en popularité pour les réunions en ligne, il existe de nombreuses autres applications et sites web fiables, comme publuu.com , où il est possible de créer du matériel agréable et moderne (sous forme de présentation ou de catalogue ), qui peut être envoyé au client ou présenté lors d’une réunion à distance.

Vous devez maintenant vous battre pour leurs yeux, leurs oreilles, leurs cœurs et leurs cerveaux contre le raccourcissement de la durée d’attention, l’augmentation des distractions dans la vie personnelle et professionnelle et les conflits de priorités.

Pourquoi Publuu.com ?

Publuu permet de créer facilement des flipbooks interactifs. Vous pouvez transformer un PDF en flip book en ajoutant une marque, en personnalisant le fond et les couleurs, et en incluant des hotspots interactifs. Ce qui est génial, c’est que les folioscopes réalisés avec publuu.com ont des polices de qualité vectorielle (la meilleure possible dans le monde numérique). Vous pouvez partager vos folioscopes interactifs en les envoyant par courriel, en les publiant sur les médias sociaux ou en les intégrant à votre site Web. Ensuite, vous pouvez savoir combien de temps les enfants passent sur chaque page de votre flipbook !

Exemple de présentation de Publuu

Voir d’autres exemples de publuu

MAKE YOUR OWN

Publuu.com est également très utile pour créer du matériel pour des présentations virtuelles, car il est très beau et attire l’attention. En général, l’apparence est bien meilleure que celle d’une présentation Power Point standard.

Qu’est-ce qui différencie les présentations virtuelles des présentations ordinaires ?

Il est facile de croire que les mêmes principes qui régissent les présentations en direct s’appliquent également aux présentations virtuelles. En fait, les deux nécessitent des moyens très différents pour maintenir l’engagement des spectateurs tout au long de la présentation. Il existe deux distinctions importantes entre les présentations virtuelles et les présentations traditionnelles :

Les présentations virtuelles font face à une plus grande concurrence de distractions

Les participants qui assistent à une présentation virtuelle sont beaucoup plus susceptibles d’être distraits qu’un participant à une réunion ordinaire qui regarde les informations dans la même pièce que le présentateur. Les présentations au bureau ont souvent lieu dans une salle de conférence, qui offre un cadre contrôlé avec moins de distractions, ce qui permet de se concentrer plus facilement sur le langage corporel de l’orateur et sur ce qu’il dit. Le cadre est très différent avec la présentation virtuelle.

Souvent, les spectateurs sont mis en sourdine (vidéo ou audio), ce qui rend beaucoup plus difficile pour les présentateurs de déterminer qui interagit avec l’information. À tout moment pendant la présentation, les participants peuvent être en train de répondre à un appel téléphonique, de consulter leur courrier électronique, de parcourir les médias sociaux ou de faire plusieurs choses à la fois par ennui, ce dont le présentateur n’a pas conscience.

L’évolutivité est accrue avec les présentations virtuelles

Les présentations virtuelles vous permettent de présenter à un plus grand nombre de personnes simultanément, grâce à des systèmes de vidéoconférence de groupe tels que Lifesize, qui prennent en charge des réunions comptant des centaines de participants. Pour participer, les participants à la réunion n’ont besoin que d’un appareil connecté à Internet, ce qui réduit considérablement la logistique par rapport à une présentation standard au bureau, qui nécessite souvent d’organiser le voyage, de bloquer quelques jours pour le déplacement et de louer une salle de conférence. Même dans ce cas, avant que la réunion ne commence, vous ne pouvez pas être certain que tout le monde sera à l’heure et au jour convenu.

Si les présentations virtuelles sont pratiques, elles ne sont pas toujours simples pour vous ou les membres de votre auditoire. Nous avons tous connu l’agonie de présentations virtuelles bâclées en raison d’une qualité audio ou vidéo médiocre ou de présentateurs qui ne savent pas comment naviguer dans les paramètres de partage des informations. De plus, lorsque vous ne vous adressez pas directement à un public, vous devez redoubler d’efforts pour établir une connexion et maintenir son attention. Voici comment vous pouvez y parvenir.

Conseils pour les présentations virtuelles – Comment se préparer à une présentation virtuelle ?

Effectuez des pré-tests sur votre équipement

Si vous lisez ceci, vous avez probablement participé à une conférence en ligne où quelqu’un a présenté pendant de nombreuses minutes sans se rendre compte que son microphone était coupé ou que son matériel n’était pas affiché à l’écran. C’est une expérience désagréable, tant pour le présentateur que pour le public, mais heureusement assez simple à éviter.

Veillez à tester votre micro, votre partage d’écran et votre caméra 5 à 10 minutes avant de lancer votre prochaine présentation virtuelle. Cela vous permettra de déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et de corriger le problème. En outre, c’est le moment idéal pour inspecter votre éclairage et vérifier que votre flux vidéo est propre et prêt pour le prime time.

Approchez-vous de votre webcam

Vous voulez que votre visage, votre cou et vos épaules soient cadrés par la caméra. Comme les gens sont attirés par les visages, vous ne voulez pas perdre cette connexion en étant trop près, mais vous ne voulez pas non plus que votre visage remplisse tout l’écran comme un crâne coupé, car cela paraît bizarre. Familiarisez-vous avec votre emplacement et votre distance.

Si possible, utilisez un bureau debout ou disposez votre ordinateur portable de manière à ce que vous puissiez vous tenir debout avec votre ordinateur à hauteur des yeux. Se tenir debout donne un regain d’énergie et amène notre corps à adopter une posture plus proche de la présentation. Si vous ne pouvez pas vous tenir debout, penchez-vous en avant comme si vous faisiez une présentation lors d’une véritable conférence ou comme si vous étiez un présentateur de journal télévisé. Évitez de vous avachir face à la caméra, car cela donne l’impression au téléspectateur que vous êtes détaché.

Devenez une « personnalité de la télévision »

Dirigez votre regard directement vers la caméra, et non vers l’écran. Portez des vêtements de couleur neutre . S’éclairer convenablement et par le haut. Gardez à l’esprit ce qui apparaît dans le fond de scène derrière vous. Investissez dans un microphone de haute qualité. En outre, n’oubliez pas que le langage corporel dans les présentations virtuelles (diffusées par la webcam) est très limité, mais il est bon de s’en souvenir et de l’utiliser.

Posez des questions précises

Posez des questions spécifiques pour éviter que trop de personnes répondent simultanément. Plutôt que de demander « Y a-t-il des questions ? » par exemple, demandez « Qui a une question concernant la réponse que j’ai fournie ? » Établissez une règle de base exigeant que les personnes annoncent leur nom avant de parler.

Maintenir la synchronisation

Les transitions sont nécessaires. Lorsque vous passez d’un point à un autre, vous devez établir un lien entre ce que vous venez d’énoncer et ce qui va suivre. Les transitions entre les sujets et les diapositives sont d’excellentes occasions de réengager votre auditoire dans votre présentation.

Maintenez votre rythme

Sans signaux visibles en temps réel de la part de l’auditoire, il peut être difficile de maintenir un rythme approprié. Si vous souhaitez inclure un peu de mouvement et d’enthousiasme dans votre présentation, évitez de l’accélérer excessivement. Si vous êtes un orateur rapide dans la vie réelle, essayez de parler plus lentement. Si vous êtes un orateur lent, vous pouvez choisir d’accélérer un peu votre rythme.

Effectuez un audit sonore

Les gens feront la sourde oreille si votre voix est déformée. Bien que les consommateurs puissent négliger des séquences moins que parfaites, ils partiront s’ils ne peuvent pas vous entendre correctement. Exercez vos compétences en matière de présentation avec une personne située de l’autre côté de la plate-forme de présentation. Assurez-vous que votre son est audible. Parfois, les casques ou les microphones externes sont plus performants que le système audio de l’ordinateur, mais pas toujours. Comme chaque plate-forme est unique, assurez-vous que la qualité de votre son est toujours excellente. En outre, vous devriez répéter en utilisant les mêmes installations techniques et le même lieu que votre présentation.

Préparez-vous

Avant votre discussion, entraînez-vous à faire votre présentation en utilisant votre technologie. Assurez-vous que toutes les fonctions de la technologie fonctionnent correctement. Utilisez la fonction d’enregistrement de votre outil pour enregistrer votre pratique. Observez et écoutez pour voir ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré.

Soyez assisté

Conservez une personne de contact pour gérer les difficultés techniques et pour recevoir les préoccupations par courriel ou par texto. En outre, si un grand nombre de membres de l’auditoire à distance se trouvent dans la même région, désignez l’un d’entre eux comme « yeux et oreilles » Sollicitez leur aide pour mettre en file d’attente les demandes de renseignements et faciliter la conversation en votre nom.

Assurez-vous que votre connexion Internet est stable

Si possible, utilisez un câble Ethernet pour connecter votre ordinateur directement à votre modem. Vous obtiendrez ainsi le signal le plus fort et la connexion la plus stable possible. La dernière chose que vous souhaitez voir se produire pendant votre présentation, c’est que votre connexion Internet soit mauvaise ou irrégulière.

Évaluer et apporter des améliorations

Si possible, enregistrez la session et prenez le temps de la revoir pour identifier les domaines dans lesquels vous avez excellé et ceux que vous pouvez améliorer. Les grands présentateurs, qu’ils soient virtuels ou en direct, reconnaissent la nécessité de toujours peaufiner leurs compétences. Mettez un point d’honneur à reconnaître à la fois vos compétences et vos faiblesses.

Maintenez votre individualité tout en vous amusant

Le public s’intéresse à l’authenticité, comme il le fait pour les présentations en face à face, alors soyez vous-même ! Laissez votre individualité briller. Amusez-vous. Si vous semblez apprécier la présentation, les autres le feront aussi.

Fermez toutes les fenêtres qui ne sont pas nécessaires

Avant de partager votre écran, assurez-vous que vous avez préparé le matériel que vous souhaitez proposer. Les premières secondes de votre présentation sont importantes pour établir un lien avec votre public, et personne n’apprécie de voir un orateur courir sans ménagement pour localiser sa présentation sur un bureau encombré ou, pire, divulguer par erreur des informations sensibles ou personnelles présentées par un autre programme.

De plus, si vous présentez la même présentation à plusieurs publics, assurez-vous que chaque diapositive est pertinente et personnalisée pour la salle. Si vous distrayez le spectateur avec une série de diapositives génériques qui n’ont pas été adaptées à son entreprise, à sa fonction ou à ses objectifs, vous donnez l’impression de ne pas être préparé, ce qui fournit à l’auditoire l’occasion idéale d’ignorer ce que vous avez à dire. Chaque fois que vous faites cela, vous perturbez le déroulement de votre présentation et la propension de votre public à rester jusqu’à la fin.

Demandez à l’auditoire de s’engager à ne pas interrompre la réunion

De nombreuses entreprises à distance ont une règle non écrite : lorsque vous ne faites pas de présentation, coupez votre micro. Avant de commencer, demandez donc aux participants de couper leur micro jusqu’à ce que vous soyez prêt pour les questions-réponses. Heureusement, de nombreux services de visioconférence permettent aux présentateurs de la conférence de couper le son des microphones des participants afin d’avoir une expérience de réunion plus maîtrisée. De plus, la mise en sourdine aide les orateurs à maintenir l’attention des membres de la réunion en leur indiquant quand ils doivent prendre la parole.

Il est également courant que les équipes complètement éloignées et dispersées conseillent aux participants de s’abstenir de faire plusieurs tâches à la fois et de mettre leur téléphone en veilleuse pendant toute la durée de la réunion. Cela permet d’obtenir un cadre de réunion plus proche de celui d’une réunion au bureau, avec moins de distractions se disputant l’attention de l’auditoire avec l’orateur.

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