Pisanie tekstów biznesowych – wszystko, co musisz wiedzieć

Pisanie biznesowe to termin o szerokim znaczeniu, który odnosi się do wszelkich tekstów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i zarabianiem pieniędzy. Może to być korespondencja z niektórymi innymi firmami lub interakcje z klientami. Wiele firm dzisiaj rozumie znaczenie skutecznego pisania biznesowego dla prowadzenia dobrze prosperującej firmy.

Czym jest pismo biznesowe?

Pismo biznesowe ma bardzo formalny ton i musi trzymać się ściśle określonego formatu. Musisz pisać krótko, zwięźle i do rzeczy, pisząc takie teksty jak propozycja biznesowa i kontrolować swój styl pisania, aby pasował do profesjonalnego otoczenia.

Format pisma biznesowego istnieje w celu przekazywania informacji w obrębie firmy lub pomiędzy różnymi firmami. Dobre umiejętności pisania biznesowego pomagają również zapewnić oficjalny i pisemny zapis wydarzeń, które mają miejsce w trakcie działania firmy lub organizacji.

Możesz spotkać się z tym stylem w czasopismach biznesowych, oficjalnych komunikatach firmowych, listach biznesowych, informacjach prasowych, profilach firmowych , zawartości firmowych stron internetowych i innych materiałach pisemnych przeznaczonych dla i tworzonych przez właścicieli firm, kierowników i menedżerów.

Chociaż pisemna komunikacja biznesowa jest podobna do innych form formalnego pisania, takich jak pisanie akademickie, ma swoje własne wymagania. W tym artykule przedstawimy najlepsze praktyki instruktażowego pisania biznesowego, różne rodzaje pisania biznesowego i jak skutecznie tworzyć jasne i zwięzłe teksty, które przekazują istotne informacje.

Jakie są główne rodzaje pisania biznesowego?

Istnieje wiele rodzajów pisania biznesowego – możemy je podzielić na dość szerokie kategorie.

1. Instruktażowe

Ten rodzaj pisma biznesowego ma być pomocny i wyjaśniać, jak należy wykonywać zadania, krok po kroku. Może to być np. instrukcja obsługi nowego użytkownika lub e-mail do wszystkich pracowników wyjaśniający nowe procedury. Jeśli zatrudniasz nowych pracowników lub używasz nowego narzędzia, musisz dostarczyć dokładnych i istotnych informacji, opisujących krok po kroku, jak dokładnie go używać. Instructional pisanie tekstów biznesowych jest pod wieloma względami bliższy pisaniu technicznemu.

2. Informowanie

Pisanie informacji biznesowych polega na prawidłowym i konsekwentnym dokumentowaniu informacji, które przetwarza Twoja firma. Jest to sprawozdawczość biznesowa i rejestrowanie informacji biznesowych dokładnie, że pozwala udokumentować wzrost, planować strategię i odnotować wszelkie kwestie prawne i wyzwania. To wszystkie rachunki finansowe firmy, protokoły spotkań biznesowych, a zwłaszcza notatki służbowe. Notatka biznesowa jest bardzo ważnym elementem dobrego pisania biznesowego, który jest często pomijany przez amatorów.

3. Perswazyjny

Celem perswazyjnego pisania biznesowego jest przekonanie czytelnika – w tym przypadku często członka zarządu. Ten rodzaj komunikacji biznesowej dostarcza istotnych informacji, aby przekonać właścicieli innych firm, że twój produkt, usługa, firma lub partnerstwo zapewni największą wartość. Zazwyczaj ten rodzaj pisania dotyczy marketingu i sprzedaży. Może to obejmować propozycje biznesowe, listy biznesowe, informacje prasowe i ogłoszenia.

4. Transakcyjne

Ta kategoria obejmuje codzienną komunikację w miejscu pracy. Komunikacja ta składa się głównie z e-maili, ale także listów, formularzy i rachunków. Jest podstawą większości komunikacji biznesowej w firmie. Mimo że jest powszechnie używana, nadal musi przestrzegać formalnej struktury zdań i prezentować treść w profesjonalnym otoczeniu.

Twórz swoje propozycje biznesowe z Publuu

Jeśli często pracujesz nad dokumentami biznesowymi to Publuu jest dla Ciebie idealnym rozwiązaniem. Profesjonalny wygląd propozycji biznesowej z efektem przewracania stron z łatwością przyciągnie uwagę potencjalnego klienta.

Przejrzyste, czytelne propozycje biznesowe będą świetnie wyglądać jako interaktywna publikacja – możesz dowolnie zmieniać tło, a także wgrywać muzykę i efekty dźwiękowe. Co więcej, Publuu oferuje możliwość dodawania linków, galerii zdjęć, GIF-ów, czy, filmów z Youtube, które znacznie wzbogacą Twoje biznes plany lub propozycje biznesowe.

Przykład propozycji biznesowej Publuu

Zobacz więcej przykładów propozycji biznesowych

MAKE YOUR OWN

Nie musisz tracić czasu na publikację, jeśli przesyłasz swoje dokumenty online. Publuu umożliwia ich bezpieczną publikację w chmurze, dzięki czemu możesz łatwo osadzać długie dokumenty PDF, takie jak raporty czy newslettery, w swoich e-mailach lub publikować je w mediach społecznościowych.

Publuu ma również bogate analityki, co pozwala zobaczyć, kto otwiera swoje propozycje biznesowe, i w jakim czasie. To może również poinformować, jeśli dokumenty zostały otwarte – coś, co inne opcje publikowania dokumentów po prostu nie może zapewnić. Publuu jest najlepszy stosunek jakości do ceny w świecie cyfrowej publikacji!

Skuteczne pisanie w biznesie

Najważniejszą rzeczą w pisaniu biznesowym jest właściwy ton komunikacji. Formalne dokumenty powinny być przygotowane w profesjonalnym, formalnym i pełnym szacunku tonie. Wbrew niektórym przewodnikom stylistycznym można stosować kontrakcje. Wiele przewodników stylistycznych zaleca unikanie strony biernej, ale w tekście formalnym jest ona w porządku. Niezależnie od zamierzonej grupy odbiorców i tematu wiadomości, należy wybrać najbardziej odpowiedni styl i zachować spójny ton w całym tekście.

Drugim ważnym czynnikiem jest jasność i precyzja. Twoja wiadomość będzie trudna do odczytania, jeśli nie będzie jasne, co próbujesz przekazać swoim odbiorcom. Dlatego warto zastanowić się nad pewnymi branżowymi buzzwordami. Gdy zwracamy się do specjalistów, takie słowo przekazuje istotne informacje i pomaga zachować zwięzły język. Jeśli jednak tekst jest kierowany do kogoś spoza branży, słowa te mogą wyróżniać się w profesjonalnej komunikacji.

Perswazyjne pisanie w biznesie

Po pierwsze, musisz określić swoją docelową grupę odbiorców. Firma może stworzyć konkretny dokument biznesowy dla swoich klientów, innych firm lub pracowników. Ponieważ cały biznes skupia się na kliencie docelowym, z reguły pismo biznesowe jest również przeznaczone dla klienta – B2B lub B2C. Na przykład propozycje biznesowe, listy zawodowe, listy z podziękowaniami itp. są bardzo często przygotowywane dla innych firm i muszą mieć formalny ton.

Najważniejsze w dobrym pisaniu biznesowym jest właśnie dostosowanie języka do odbiorcy. W tym przypadku nie trzeba na siłę stosować pozytywnego języka korzyści – trzeba jednak w prosty i oczywisty sposób omówić dokładnie zalety swojej firmy.

Transakcyjne pisanie w biznesie

Codzienna komunikacja biznesowa to przede wszystkim transakcyjne pismo biznesowe. Są to przede wszystkim e-maile, ale także rachunki i notatki. Wskazane jest pisanie ich w formalnym stylu, aby były bardzo zrozumiałe. Służą one również do przekazywania zarówno pozytywnych, jak i negatywnych komunikatów, co powszechnie kojarzy się z działalnością kadrową.

Transakcyjny może być e-mail od szefa do pracownika, ale także odpowiedź w mediach społecznościowych na skargę klienta. Innym przykładem może być list zwalniający z pracy z konkretnych powodów, podany w neutralnym tonie, lub proste listy sprzedażowe dokumentujące dokonanie sprzedaży. Muszą one pozostać jasne i dobrze zrozumiane przez czytelników.

Komunikacja biznesowa

Kluczem do dobrego pisania w biznesie jest bycie zwięzłym. Jeśli musisz poinformować swoich pracowników o nowych procedurach, zacznij od przywitania się, a następnie po prostu napisz, jakie procedury obowiązują. Nie musisz wyjaśniać dlaczego lub co oznacza zmiana – prosty brief wystarczy dla Twojego dokumentu biznesowego.

Twoje teksty muszą przypominać pisanie akademickie. Wyeliminuj też wszelkie myśli gawędziarskie – przynajmniej pod tym względem musisz być ogólny. Usuń zbędne słowa – jedno 'proszę’ i 'dziękuję’ wystarczy. Zamiast „czy mógłbyś się nauczyć” możesz napisać „jesteś proszony”.

Jeśli chcesz być grzeczny, napisz krótkie pozdrowienie lub zakończenie, ale wystarczy minimum grzeczności. 'Bob, proszę wyślij mi plik’ brzmi lepiej niż 'Wyślij mi plik’ i odzwierciedla nieokrzesany styl pisania w świecie biznesu.

Pisanie w biznesie – 7 najlepszych praktyk

Aby skutecznie komunikować się w biznesie, musisz zrozumieć swoich odbiorców. W innym stylu będziesz pisał do specjalistów, a inaczej do klientów, którzy są po prostu zainteresowani końcową usługą. Język biznesowy wybierasz dla swoich klientów – nie dla siebie.

Oprócz swoich klientów, musisz również znać swoje cele. Czy chcesz po prostu udzielić informacji, wyjaśnić problem, a może zaprezentować swoje usługi lub produkty? Od tego zależy również polityka marketingowa Twojej firmy i styl prowadzenia biznesu.

Skuteczne pisanie wymaga, abyś wspomniał o niektórych, pozornie oczywistych rzeczach. Na przykład wiele firm programistycznych nie pisze, czy ich oprogramowanie jest odpowiednie dla systemu Windows, macOS czy Linux. Opisując w swoich tekstach pomysły biznesowe, trzymaj się pięciu dziennikarskich pytań: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak.

Pisanie o biznesie wymaga zwięzłości. Usuń ze swojego tekstu zbędne przymiotniki. Wszystkie wynalazki są nowatorskie, rozwiązanie zawsze należy do czytelnika. Podobnie uważaj z potocznymi zwrotami – nie „utylizuj rozwiązania”, ale po prostu „rozwiąż”. Nie pisz „jesteśmy w trakcie prac”, ale „pracujemy”. Nigdy nie pisz „utilize” w swoim dokumencie biznesowym, kiedy „use” jest wystarczające.

Zapracowani ludzie, jak dyrektorzy firm, często skanują tekst w poszukiwaniu istotnych szczegółów. Ułatw im życie. Podkreślenie i pogrubienie bardzo się przydaje. Stosuj też listy i diagramy, a także dziel tekst na krótkie akapity i dodawaj konkretne tytuły.

Unikaj skrótów – zwłaszcza niezbyt formalnych, jak „&” zamiast i. Pisz formalnie – możesz używać skrótów, jak 'isn’t’ czy 'won’t’, ale unikaj form typu ain’t czy gonna.

I zanim wyślesz maila, sprawdź go dwukrotnie. Niedawno powinieneś rzucić okiem przynajmniej na sprawdzanie pisowni w Wordzie, ale w dzisiejszych czasach można znaleźć w sieci narzędzia AI, które mogą pomóc w pisaniu biznesowym, pomagając nawet w strukturze zdań.

Przykłady pisania tekstów biznesowych

Czym więc dokładnie jest pisanie biznesowe? Jak można się domyślić, najczęstszym dokumentem biznesowym, który można nazwać transakcyjnym pismem biznesowym, jest prosty list biznesowy lub e-mail biznesowy. Można go wykorzystać na wiele sposobów, zarówno w celu skontaktowania się z przełożonym, pracownikiem, prospektem czy klientem. Listy motywacyjne to sposób na rozpoczęcie przygody z daną firmą.

Listy oficjalne mają określony format, którego należy się trzymać:

• Podaj adres i formę komunikacji zwrotnej.

• Zacznij od tematu.

• Zacznij od głównej myśli i rozwijaj każde zagadnienie w każdym akapicie.

• Zakończ grzecznie tekst zapytaniem o odpowiedź.

Innym dobrym przykładem pisania biznesowego są informacje prasowe. Są one pisane przez pisarzy biznesowych dla prasy lub potencjalnych klientów i opisują coś godnego uwagi o Twojej firmie. Mogą być oficjalnym oświadczeniem wydanym przez firmę w odniesieniu do konkretnej sprawy.

Raporty biznesowe dostarczają informacji na temat konkretnych zadań lub projektów władzom lub innym profesjonalnym podmiotom. Muszą zawierać dobrze zbadane dane i prezentować je w efektywny sposób.

Podręczniki i przewodniki użytkownika znajdują się gdzieś pomiędzy pisaniem biznesowym a technicznym. Głównym punktem jest tu dostarczenie instrukcji dla użytkownika, którym może być klient biznesowy.

Notatki biznesowe to notatki lub szybkie wiadomości do wybranych czytelników. Jest to notatka do innego pracownika lub nawet do samego siebie. Notatkę można napisać po jakimś zdarzeniu, aby je udokumentować. Inny czytelnik może ją przeczytać pobieżnie, aby lepiej ją zrozumieć.

Dłuższe agendy spotkań to kolejny przykład pisania biznesowego. Niektóre z nich są pisane przed spotkaniem, aby zapewnić wytyczne dla długiego wydarzenia, ale niektóre mogą dokumentować to, co się stało, więc pod tym względem pisanie biznesowe jest bliższe pisaniu raportów.

Wnioski

Nie tylko duże firmy rozumieją znaczenie pisania biznesowego. Im większa firma i im bardziej zróżnicowana, tym bardziej ceni sobie jasny, neutralny styl i prostą strukturę zdania.

Zgodnie z opisanymi powyżej formami pisania biznesowego, warto stosować odpowiedni ton, aby zapewnić profesjonalne podejście. Oczywiście małe firmy nie muszą się tego trzymać, aby utrzymać dobry kontakt z partnerami. Ale skuteczna komunikacja zwiększa profesjonalizm i współczynnik konwersji. Dlatego radzimy, aby tworzyć dokumenty biznesowe z zachowaniem standardów pisma biznesowego.

Używaj odpowiedniego języka i interpunkcji podczas tworzenia tekstów biznesowych, dzięki czemu zapewnisz sobie optymalną komunikację z klientami.

Możesz być także zainteresowany:

Jak napisać biznesplan krok po kroku
5 skutecznych porad jak zakończyć notatkę
Jak napisać propozycję biznesową?