Najlepsze usługi śledzenia dokumentów

W erze cyfrowej oprogramowanie do zarządzania dokumentami z opcją śledzenia dokumentów staje się coraz bardziej kluczowym elementem każdej korporacji. Zamiast rzędów szafek na akta, systemy zarządzania dokumentami tworzą elektroniczne archiwum, które jest dostępne i edytowalne przez każdego użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia łatwe porządkowanie dokumentów cyfrowych i konwersję starych zapisów papierowych na format cyfrowy. Ze względu na mnogość alternatyw na rynku, przeprowadziliśmy szeroko zakrojone badania w celu określenia najlepszego oprogramowania dla różnego rodzaju organizacji. Oceniliśmy elementy takie jak możliwości hostingu, możliwości wyszukiwania i opcje skanowania podczas podejmowania naszych decyzji. Jeśli Twoja mała firma potrzebuje usług śledzenia dokumentów, ten artykuł pomoże Ci w wyborze najlepszej opcji.

Czym jest oprogramowanie do zarządzania dokumentami z opcją śledzenia dokumentów?

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DM) zawiera wiele cech i funkcji, niektóre z nich są niezbędne do skutecznego działania korporacji. Liczne małe i średnie firmy (SMB), w tym kancelarie prawne, firmy kreatywne, media i organizacje wydawnicze, chcą przejść na papier i szukają idealnego rozwiązania, które pomoże im to zrobić. Firmy tworzą znaczne ilości danych niezależnie od tego, więc wybór skalowalnego i godnego zaufania rozwiązania do zarządzania danymi jest krytyczny dla optymalizacji i automatyzacji procedur.

Dla SMB, skuteczny system DM może skutkować poprawą ogólnej wydajności z wielu powodów. Najbardziej podstawowym celem jest posiadanie miejsca do przechowywania i organizowania dokumentów. System DM może również zarządzać kontrolą wersji, przepływem pracy, ograniczeniami dostępu, kopiami zapasowymi, bezpieczeństwem danych i… śledzić widoki Twoich dokumentów. Służy jako podstawa do przechowywania, zabezpieczania i wymiany różnorodnych dokumentów firmowych. Klasyfikacja danych to kolejne narzędzie DM, które może fundamentalnie zmienić sposób, w jaki Twoja firma mapuje swoje działania. Przy tak dużych możliwościach nie dziwi fakt, że globalne projekty przychodów z systemów zarządzania dokumentami (DM) i zarządzania treścią przedsiębiorstwa (ECM) stale rosną.

Najlepsze usługi śledzenia dokumentów w 2021:

Publuu to oparta na chmurze platforma dla nowoczesnej firmy, która umożliwia produkcję, organizowanie i monitorowanie wszystkich swoich dokumentów biznesowych w jednej lokalizacji poprzez Flipbook PDF.

Publuu – jeden z najlepszych systemów śledzenia dokumentów PDF w czasie rzeczywistym

Flipbooki to skuteczny format pliku do udostępniania online dokumentów PDF. Flipbooki wyglądają niesamowicie na wszystkich typach wyświetlaczy, z wielkimi efektami wizualnymi przewracanych stron i szeleszczących odgłosów papieru. Dodatkowo, są one bardzo wygodnym sposobem na przeglądanie pliku PDF i dzielenie się nim z innymi użytkownikami online.

Publuu to przyjazna dla użytkownika aplikacja, która umożliwia konwersję plików PDF za pomocą jednego kliknięcia. Dodatkowo możesz zmienić plik dodając hiperłącza, osadzając galerie zdjęć lub dźwięki mp3 – wszystkie te elementy będą dostępne dla Twoich widzów, gdy udostępnisz dokumenty. Nie jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie – wszystko jest obsługiwane całkowicie wewnątrz przeglądarki. Możesz szybko rozpowszechniać pliki PDF tworząc prosty link lub adres URL do swojego dokumentu na stronie Publuu.

 

Z publuu możesz tworzyć broszury sprzedażowe, podręczniki szkoleniowe dla pracowników, notatki ze spotkań i propozycje biznesowe – w rzeczywistości każdy dokument używany w biurze. Spraw, by Twoje dokumenty były bardziej interaktywne, wykorzystując filmy z YouTube, arkusze kalkulacyjne, SlideShares, pliki audio, GIF-y, pliki z Dropbox, artykuły z witryny i posty z sieci społecznościowych.

Dodatkowo, możesz zabezpieczyć swoje dokumenty hasłem przed ich udostępnieniem. Ogranicza to dostęp do nich do osób, którym podałeś hasło. Możesz zmienić lub dezaktywować swoje hasło w dowolnym momencie.

Kiedy będziesz gotowy do rozpowszechniania swojego flipbooka PDF, możesz wygenerować link umożliwiający śledzenie. Po udostępnieniu, Twój link trackable będzie oferował Ci informacje o tym, jak często jest odwiedzany i ile czasu jest na nim spędzane. Dodatkowo, Publuu pozwala na udostępnianie wielu znaczników dla każdego odbiorcy lub grupy, którą chcesz śledzić. Jest to jedna z przydatnych rzeczy, które odróżniają Publuu od innych technologii śledzenia dokumentów na rynku.

 

Krytyczną cechą jest możliwość śledzenia dokumentów PDF, które publikujesz online – możesz zobaczyć, ile osób widziało Twój pdf, czy kliknęli na śledzone linki do Twoich dokumentów, i które strony w Twoich plikach PDF są najczęściej oglądane.

Co możesz zrobić z usługami śledzenia dokumentów świadczonymi przez Publuu:

• Sprawdzanie liczby odsłon w wybranych ramach czasowych.
• Sprawdzanie ile razy każda z Twoich stron flipbooków była oglądana.
• Sprawdzać ile czasu użytkownicy spędzają na każdej z podstron Twojego flipbooka. Dodatkowo możesz sprawdzić średni czas dla każdej strony.
• Sprawdzanie średniego czasu spędzonego na każdej stronie.

Rubex

Rubex by eFileCabinet Online to rozwiązanie oparte na chmurze, które umożliwia pracownikom zdalnym dołączenie do pracy z dowolnego komputera podłączonego do internetu i dostęp do tych samych funkcji, co pracownicy w biurze. Rzeczywiście, Rubex przez eFileCabinet został wcześniej nazwany najlepszym rozwiązaniem do zarządzania dokumentami dla firm z personelem zdalnym. Posiada on potężną aplikację mobilną, która daje dostęp do wszystkich zapisanych plików. System posiada konwencjonalną organizację plików typu szafa-folder i zawiera liczne metody wyszukiwania dokumentów. Rubex by eFileCabinet Online jest oferowany w trzech różnych planach cenowych, z których każdy ma swój własny zestaw funkcji i wymagań dotyczących przechowywania.

SalesHandy

SalesHandy to platforma zaangażowania sprzedaży, która obejmuje takie możliwości jak śledzenie e-maili, planowanie e-maili, kampanie mail merge z automatycznym follow-upem, śledzenie linków i szczegółowe statystyki zaangażowania prospektów. Oprócz monitorowania wiadomości e-mail, SalesHanddy obsługuje również śledzenie dokumentów/załączników do wiadomości e-mail.

Powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy ktoś otworzy Twój dokument, możliwość śledzenia dokładnej lokalizacji, z której potencjalny użytkownik otworzył dokument, ochrona hasłem, możliwość ustawienia dat wygaśnięcia i możliwość sprawdzenia, które dokumenty osiągają najlepsze wyniki – wszystko to sprawia, że SalesHandy jest doskonałym narzędziem dla handlowców, którzy chcą sprecyzować swoje oferty sprzedaży i zwiększyć konwersje.

Attach.io

Attach to kolejne rozwiązanie do śledzenia dokumentów na rynku, które również jest w dużej mierze skierowane do specjalistów od sprzedaży i marketingu. Attach pozwala dowiedzieć się, w jaki sposób klienci angażują się w Twoje materiały, umożliwiając Ci wybór, kiedy śledzić i dostosowywać swoje pakiety dla optymalnego efektu.

Użytkownicy mogą zobaczyć w czasie rzeczywistym, kiedy któryś z ich plików jest otwierany, w tym pliki PDF, dokumenty Word i prezentacje PowerPoint. Przydatne metryki, takie jak: kiedy załącznik jest przeglądany, kto go otworzył, jakie strony odwiedził odbiorca wewnątrz załącznika, jakie linki kliknął, i tak dalej.

Dodatkowo, handlowcy mogą być powiadamiani o tym, że ich dokumenty nie są otwierane, co pozwala im na śledzenie prospektów i przypominanie/nakłanianie ich do podjęcia działań. Nowy interfejs Attach z Salesforce umożliwia dostarczanie interakcji i informacji o Twoich odbiorcach prosto do CRM Salesforce.

Digify

Digify to oparte na chmurze rozwiązanie wirtualnego pokoju danych, które jest odpowiednie dla przedsiębiorstw każdej wielkości. Platforma centralnie zarządza szyfrowaniem danych, kontrolą dostępu, zarządzaniem prawami, dynamicznym znakowaniem wodnym i śledzeniem dokumentów. Dzięki opcji śledzenia dokumentów możesz dowiedzieć się, kto uzyskuje dostęp do Twoich plików i pomieszczeń danych, a także jaka jest częstotliwość, czas trwania i lokalizacja dostępu. Co ważne, funkcja śledzenia dokumentów oferowana przez Digify działa w czasie rzeczywistym.

Digify pozwala użytkownikom budować nieskończoną liczbę pokoi danych dla różnych projektów, a odbiorcy mają do nich dostęp poprzez przeglądarki bez konieczności stosowania wtyczki. Właściciele pokoi danych mogą przypisać zaproszone osoby do ról współwłaścicieli, współtwórców lub widzów za pomocą uprawnień do ról. Dodatkowo właściciele mogą zmieniać układ danych według indeksu i określać ograniczenia dostępu, które działają jak wbudowane NDA.

 

DocSend

DocSend to kolejne oprogramowanie do śledzenia dokumentów dla każdego, kto chce śledzić dokumenty. Jest ono skierowane w szczególności do organizacji zajmujących się sprzedażą i marketingiem. DocSend oferuje handlowcom znaczący wgląd w treści sprzedażowe, które wysyłają i pełny obraz tego, jak perspektywy wchodzą w interakcję z ich materiałami sprzedażowymi. Jest to bardzo wszechstronne oprogramowanie do śledzenia dokumentów. Natychmiastowe alerty „przeczytania” i statystyki strona po stronie pozwalają dowiedzieć się, kiedy prezentacja handlowa jest otwierana, udostępniana i gdzie potencjalni klienci spędzają większość czasu. DocSend umożliwia zespołom sprzedażowym przeprowadzenie odpowiedniej dyskusji z właściwą osobą w odpowiednim czasie oraz bardziej efektywne prowadzenie interesów. Ciekawą cechą DocSend jest to, że pozwala użytkownikom na wprowadzanie zmian w dokumentach nawet po ich dostarczeniu. Można tworzyć hasła, wyłączać dostęp, zmieniać prawa do pobierania, a także edytować dokumenty w razie potrzeby, aby poprawić błędy typograficzne lub inne kwestie.

 

DTS – Usługi śledzenia dokumentów

Document Tracking Services (DTS) jest programem internetowym, który umożliwia małym przedsiębiorstwom, publicznym/prywatnym systemom edukacyjnym oraz sektorowi nieruchomości generowanie, zmienianie i śledzenie dokumentów. DTS jest programem internetowym, który w pełni eliminuje potrzebę faksowania dokumentów; zwiększa elastyczność planowania personelu (klienci mogą uzyskać dostęp z dowolnego miejsca); oraz zapewnia pełną odpowiedzialność za monitorowanie ich dokumentów/raportów. DTS jest opracowany w taki sposób, że usprawnia czasochłonne procedury, które użytkownicy napotykają podczas przygotowywania dużej liczby dokumentów, które muszą być zatwierdzone przez wiele wydziałów, rad nadzorczych lub agencji. Jest to świetna usługa śledzenia dla wszystkich, którzy szukają prostego i bezpiecznego rozwiązania.

 

Wniosek

Oto lista najlepszych usług śledzenia dokumentów dla 2021 i 2022, bez wątpienia Publuu.com wyróżnia się wśród pozostałych jako najlepszy serwis śledzenia dokumentów, udostępnianie dokumentów w formie PDF flipbooks.

 

Możesz być również zainteresowany:

Jak analizować statystyki swojego flipbooka?
Jak bezpiecznie wysyłać dokumenty przez Internet?
Jak osadzić PDF w HTML?
Jak udostępnić PDF jako link?