Rédaction commerciale – Tout ce que vous devez savoir

La rédaction commerciale est un terme au sens large qui fait référence à tout texte lié à la gestion d’une entreprise et au fait de gagner de l’argent. Il peut s’agir de correspondance avec d’autres entreprises ou d’interactions avec des clients. De nombreuses entreprises comprennent aujourd’hui l’importance d’une rédaction commerciale efficace pour gérer une société prospère.

Qu’est-ce que la rédaction commerciale ?

La rédaction commerciale a un ton très formel et doit respecter un format strict. Vous devez écrire de manière brève, concise et pertinente lorsque vous rédigez des textes tels qu’une proposition commerciale , et contrôler votre propre style d’écriture afin de l’adapter au cadre professionnel.

Le format de rédaction commerciale existe pour communiquer des informations au sein d’une entreprise ou entre différentes entreprises. De bonnes compétences en matière de rédaction commerciale permettent également de fournir un compte rendu officiel et écrit des événements qui se déroulent dans le cadre d’une entreprise ou d’une organisation.

Vous pouvez rencontrer ce style dans les magazines d’affaires, les communications officielles de l’entreprise, les lettres commerciales, les communiqués de presse, les profils d’entreprise , le contenu des sites Web d’entreprise et d’autres documents écrits destinés aux propriétaires, aux cadres et aux dirigeants d’entreprise et créés par eux.

Bien que la communication écrite d’entreprise soit similaire à d’autres formes d’écriture formelle comme l’écriture académique, elle a ses propres exigences. Dans cet article, nous présenterons les meilleures pratiques de la rédaction commerciale didactique, les différents types de rédaction commerciale et la manière de créer efficacement un texte clair et concis qui transmet des informations pertinentes.

Quels sont les principaux types de rédaction commerciale ?

Il existe de nombreux types de rédaction commerciale – nous pouvons les diviser en catégories assez larges.

1. Instructionnel

Ce type de rédaction commerciale a pour but d’être utile et d’expliquer comment les tâches doivent être effectuées, étape par étape. Il peut s’agir, par exemple, d’un nouveau manuel d’utilisation ou d’un courriel adressé à tous les employés expliquant les nouvelles procédures. Si vous recrutez de nouveaux employés ou utilisez un nouvel outil, vous devez fournir des informations précises et pertinentes, décrivant, étape par étape, la manière exacte de l’utiliser. La rédaction commerciale didactique se rapproche de la rédaction technique à bien des égards.

2. Informer

La rédaction d’informations commerciales consiste à documenter de manière correcte et cohérente les informations que votre entreprise traite. C’est la rédaction de rapports d’activité et l’enregistrement précis des informations commerciales qui vous permettent de documenter la croissance, de planifier la stratégie et de noter les problèmes et défis juridiques. Il s’agit de tous les comptes financiers de l’entreprise, des comptes rendus de réunions d’affaires et surtout des mémos. Le mémo commercial est un élément très important d’une bonne rédaction commerciale, souvent négligé par les amateurs.

3. Persuasif

L’objectif de la rédaction commerciale persuasive est de convaincre le lecteur – dans ce cas, souvent un cadre supérieur. Ce type de communication commerciale fournit des informations essentielles pour convaincre les propriétaires d’autres entreprises que votre produit, votre service, votre société ou votre partenariat apportera la plus grande valeur ajoutée. En général, ce type de rédaction concerne le marketing et les ventes. Il peut s’agir de propositions commerciales, de lettres commerciales, de communiqués de presse et d’annonces.

4. Transactionnel

Cette catégorie couvre la communication quotidienne sur le lieu de travail. Cette communication se compose principalement d’e-mails, mais aussi de lettres, de formulaires et de factures. Elle constitue la base de la plupart des communications professionnelles dans une entreprise. Même si elle est couramment utilisée, elle doit respecter la structure formelle des phrases et présenter le contenu dans un cadre professionnel.

Créez vos propositions commerciales avec Publuu

Si vous travaillez fréquemment sur des documents commerciaux, Publuu est la solution idéale pour vous. L’aspect professionnel d’une proposition commerciale, avec son effet de page tournante, attirera facilement l’attention d’un client potentiel.

Les propositions d’affaires claires et faciles à lire auront un bel aspect en tant que publication interactive – et vous pouvez changer l’arrière-plan à volonté, ou télécharger de la musique et des effets sonores. De plus, Publuu offre la possibilité d’ajouter des liens, des galeries d’images, des GIF ou des vidéos Youtube à vos écrits commerciaux, ce qui enrichira considérablement vos plans d’affaires ou vos propositions commerciales.

Exemple de proposition d’affaires de Publuu

Voir d’autres exemples de propositions commerciales

MAKE YOUR OWN

Vous ne devez pas perdre de temps à publier si vous mettez vos documents en ligne. Publuu vous permet de les publier en toute sécurité dans le cloud, de sorte que vous pouvez facilement intégrer de longs documents PDF tels que des rapports ou des newsletters dans vos e-mails ou les publier sur les médias sociaux.

Publuu dispose également de riches analyses, vous permettant de voir qui ouvre vos propositions commerciales, et à quelles heures. Il peut également vous faire savoir si vos documents ont été ouverts – ce que d’autres options de publication de documents ne peuvent tout simplement pas fournir. Publuu est le meilleur rapport qualité/prix dans le monde de la publication numérique !

Une rédaction commerciale efficace

La chose la plus importante dans la rédaction commerciale est le bon ton de communication. Les documents officiels doivent être rédigés sur un ton professionnel, formel et respectueux. Contrairement à certains guides de style, vous pouvez utiliser des contractions. De nombreux guides de style recommandent d’éviter le passif, mais celui-ci est acceptable dans un texte formel. Quels que soient le public visé et le sujet de votre message, vous devez choisir le style le plus approprié et maintenir un ton cohérent tout au long du texte.

Le deuxième facteur important est la clarté et la précision. Votre message sera difficile à lire si ce que vous essayez de transmettre à votre public n’est pas clair. C’est pourquoi il est utile d’envisager certains mots à la mode propres au secteur. Lorsqu’il s’adresse à des spécialistes, un tel mot transmet des informations pertinentes et contribue à la concision du langage. Mais si le texte s’adresse à une personne extérieure au secteur, ces mots peuvent se démarquer dans la communication professionnelle.

Rédaction commerciale convaincante

Tout d’abord, vous devez identifier votre public cible. Une entreprise peut créer un document commercial particulier pour ses clients, d’autres entreprises ou ses employés. Étant donné que toutes les activités commerciales sont axées sur le client cible, en règle générale, la rédaction commerciale est également destinée au client – B2B ou B2C. Les propositions commerciales, les lettres professionnelles, les lettres de remerciement, etc., par exemple, sont très souvent préparées pour d’autres entreprises et doivent avoir un ton formel.

Le plus important dans une bonne rédaction commerciale est précisément d’adapter le langage au destinataire. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de forcer le langage positif des avantages – mais vous devez parler des avantages exacts de votre entreprise de manière simple et évidente.

Rédaction commerciale transactionnelle

La communication commerciale de tous les jours se résume à la rédaction commerciale transactionnelle. Il s’agit principalement d’e-mails, mais aussi de factures et de mémos. Il est conseillé de les rédiger dans un style formel pour les rendre très compréhensibles. Ils sont également utilisés pour transmettre des messages tant positifs que négatifs, ce qui est généralement associé aux activités liées aux ressources humaines.

Un exemple transactionnel peut être un courriel d’un patron à un employé, mais aussi une réponse sur les médias sociaux à une plainte d’un client. Un autre exemple est une lettre de licenciement pour des raisons spécifiques, donnée sur un ton neutre, ou de simples lettres de vente documentant qu’une vente a été réalisée. Elles doivent rester claires et bien comprises par les lecteurs.

La communication d’entreprise

La clé d’une bonne rédaction commerciale est d’être concis. Si vous devez informer vos employés de nouvelles procédures, commencez simplement par leur dire bonjour, puis écrivez simplement quelles sont les procédures en place. Vous n’avez pas besoin d’expliquer pourquoi ou ce que signifie le changement – une simple brève suffit pour votre document d’affaires.

Vos textes doivent ressembler à des écrits universitaires. Éliminez également toute pensée décousue, vous devez être général, au moins sur ce point. Supprimez les mots inutiles – un « s’il vous plaît » et un « merci » suffisent. Au lieu de « pourriez-vous apprendre », vous pouvez écrire « on vous demande ».

Si vous voulez être poli, écrivez une salutation ou une fin rapide, mais un minimum de politesse suffira. bob, s’il te plaît, envoie-moi le fichier » sonne mieux que « envoie-moi le fichier » et reflète le style d’écriture épuré du monde des affaires.

Rédaction commerciale – 7 bonnes pratiques

Pour communiquer efficacement dans le monde des affaires, vous devez comprendre votre public. Vous écrirez dans un style différent pour les spécialistes, et différent pour les clients qui sont simplement intéressés par le service final. Vous choisissez votre langage professionnel pour vos clients, et non pour vous-même.

Outre vos clients, vous devez également connaître vos objectifs. Voulez-vous simplement fournir des informations, expliquer un problème, ou peut-être présenter vos services ou produits ? La politique de marketing et le style de votre entreprise en dépendent également.

Pour rédiger efficacement, vous devez mentionner certaines choses apparemment évidentes. Par exemple, de nombreuses sociétés de logiciels n’écrivent pas si leur logiciel est adapté à Windows, macOS ou Linux. Lorsque vous décrivez vos idées commerciales dans vos textes, tenez-vous en aux cinq questions journalistiques : qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment.

L’écriture commerciale exige la brièveté. Supprimez les adjectifs inutiles de votre texte. Toutes les inventions sont nouvelles, la solution appartient toujours au lecteur. De même, faites attention aux expressions courantes – ne dites pas « recycler la solution » mais simplement « résoudre ». N’écrivez pas « nous sommes en train de travailler » mais « nous travaillons ». N’écrivez jamais « utiliser » dans votre document commercial lorsque « utiliser » est suffisant.

Les personnes occupées, comme les dirigeants d’entreprise, parcourent souvent le texte à la recherche de détails pertinents. Facilitez-leur la vie. Le soulignement et la mise en caractères gras sont très utiles. Utilisez également des listes et des diagrammes, divisez le texte en paragraphes courts et ajoutez des titres spécifiques.

Évitez les abréviations, surtout celles qui ne sont pas très formelles, comme « & » au lieu de « et ». Écrivez de manière formelle – vous pouvez utiliser des contractions, comme « n’est pas » ou « ne sera pas », mais évitez les formes comme « n’est pas » ou « va ».

Et avant d’envoyer un e-mail, vérifiez-le deux fois. Récemment, vous deviez jeter un coup d’œil au moins au correcteur orthographique de Word, mais de nos jours, vous pouvez trouver des outils d’IA en ligne qui peuvent vous aider dans la rédaction commerciale, et même vous aider avec la structure des phrases.

Exemples de rédaction commerciale

En quoi consiste exactement la rédaction commerciale ? Comme vous pouvez le deviner, le document commercial le plus courant que l’on peut qualifier de rédaction commerciale transactionnelle est une simple lettre commerciale ou un e-mail commercial. Elle peut être utilisée de nombreuses façons, que ce soit pour contacter un supérieur, un employé, un prospect ou un client. Les lettres de motivation sont la façon dont vous démarrez une aventure avec une entreprise.

Les lettres officielles ont un format spécifique à respecter :

• Indiquez l’adresse et une forme de communication en retour.

• Commencez par le sujet.

• Commencez par l’idée principale et développez chaque point dans chaque paragraphe.

• Terminez le texte poliment en demandant une réponse.

Les communiqués de presse constituent un autre bon exemple de rédaction commerciale. Ils sont rédigés par des rédacteurs d’affaires à l’intention de la presse ou de clients potentiels et décrivent quelque chose d’important concernant votre entreprise. Il peut s’agir d’une déclaration officielle publiée par une entreprise sur une question spécifique.

Les rapports d’activité fournissent des informations sur des tâches ou des projets spécifiques aux autorités ou à d’autres entités professionnelles. Il doit contenir des données bien documentées et les présenter de manière efficace.

Les manuels et guides d’utilisation se situent entre la rédaction commerciale et la rédaction technique. L’objectif principal est de fournir des instructions à l’utilisateur, qui peut être un client commercial.

Les mémos commerciaux sont des notes ou des messages rapides destinés à des lecteurs sélectionnés. Il s’agit d’une note destinée à un autre travailleur ou même à vous-même. Vous pouvez écrire une note après un événement pour le documenter. Un autre lecteur peut la lire d’un coup d’œil rapide pour mieux la comprendre.

Les ordres du jour de réunions plus longs sont un autre exemple de rédaction commerciale. Certains sont rédigés avant la réunion afin de fournir une ligne directrice pour un long événement, mais d’autres peuvent documenter ce qui s’est passé, de sorte qu’à cet égard, la rédaction commerciale est plus proche de la rédaction de rapports.

Conclusion

Les grandes entreprises ne sont pas les seules à comprendre l’importance de la rédaction commerciale. Plus l’entreprise est grande et diversifiée, plus elle apprécie un style clair et neutre et une structure de phrase simple.

Conformément aux formes de rédaction commerciale décrites ci-dessus, il convient d’utiliser le bon ton pour garantir une attitude professionnelle. Bien entendu, les petites entreprises ne sont pas obligées de s’en tenir à cela pour maintenir un bon contact avec leurs partenaires. Mais une communication efficace augmente le professionnalisme et les taux de conversion. C’est pourquoi nous vous conseillons de créer des documents commerciaux en respectant les normes de rédaction des entreprises.

Utilisez un langage et une ponctuation appropriés lorsque vous créez des textes commerciaux afin de garantir une communication optimale avec vos clients.

Vous pourriez également être intéressé par :

Comment rédiger un plan d’affaires étape par étape
5 conseils efficaces pour terminer une note de service
Comment rédiger une proposition commerciale ?