5 conseils efficaces sur la façon de terminer un mémo

Aujourd’hui, nous utilisons de plus en plus souvent la communication numérique. Au lieu de communiquer par le biais de lettres traditionnelles, nous envoyons simplement des SMS ou utilisons des réunions en ligne, de sorte que le mémo classique semble n’avoir presque plus sa place dans le bureau moderne.

En réalité, la rédaction de mémos dans le style formel est pourtant cruciale pour une communication efficace avec votre supérieur et vos collègues. De bons mémos peuvent vous aider à planifier plus efficacement, à résoudre des problèmes, à promouvoir la transparence au sein de l’entreprise et à faire progresser votre carrière.

Une note de service ou une proposition commerciale bien rédigée peut réduire la paperasserie bureaucratique et transmettre les informations clés de l’entreprise aux bonnes personnes de manière claire et simple, surtout si vous vous assurez qu’elle se termine correctement.

Dans cet article, nous vous expliquons comment rédiger un mémo commercial et comment le terminer. Nous présentons également des modèles esthétiques pour ce type de document.

Qu’est-ce qu’un mémo commercial et quand en avez-vous besoin ?

Un mémo commercial est un document court utilisé pour communiquer des informations au sein d’une entreprise. Il doit être concis et direct. Il est moins formel qu’une lettre d’affaires, mais doit néanmoins être professionnel et précis.

Un tel mémo est rédigé lorsqu’un problème survient ; son but est donc d’identifier un problème et de fournir une solution ou de diffuser des informations pertinentes.

Les notes d’affaires sont destinées à aider les lecteurs occupés qui doivent trouver de nouvelles informations en jetant simplement un coup d’œil au texte. Une note d’affaires de ce type s’adresse aux lecteurs qui parcourent les nouvelles informations pour trouver des sujets et des questions clés qui les intéressent.

La note officielle peut ressembler à un communiqué de presse, mais elle est destinée principalement à un usage interne plutôt qu’à la presse. Par exemple, vous pouvez inclure dans ce document professionnel la nouvelle de l’embauche d’un nouveau spécialiste ou la notification d’un changement de date pour un voyage d’affaires.

Comment rédiger un excellent mémo en 7 étapes ?

1. Commencez par un titre

Il n’y a rien de mal à commencer un mémo par l’objet « Mémorandum » ou « Memo ». Mais vous pouvez ajouter quelques mots sur le sujet. « Mémo : Nouvel employé » est un très bon sujet, simple. Si vous voulez, vous pouvez y ajouter un peu de personnalisation. « Nouvel employé », c’est très bien, mais si vous voulez créer une équipe, ajoutez-y une phrase pour vos lecteurs – par exemple, « Mémo : Votre nouveau collègue ».

2. Présentez les informations les plus importantes dans le paragraphe d’introduction

C’est ce qui est crucial. Le contenu et l’importance de la note de service doivent être immédiatement visibles pour le lecteur. Si vous embauchez un nouvel employé, vous devez énoncer les points clés tout de suite, comme le nom de l’employé, son titre de poste et son lieu de travail, et laisser les lecteurs passer à la question ou au problème suivant.

N’écrivez pas que l’entreprise est en pleine expansion et qu’elle recrute constamment, mais précisez qui, par exemple, doit préparer le poste de travail et ainsi de suite.

3. Le mémo doit être concis

Vous devez le rédiger d’une manière claire et précise, à la fois professionnelle et conviviale. Des phrases courtes sont la clé pour obtenir ce look, évitez le mode passif ou des mots comme will ou shall.

Évitez d’utiliser du jargon et un langage prétentieux lorsque vous rédigez. Au lieu d’écrire « un nouvel employé arrivera demain », écrivez « un nouvel employé arrive le 6 mai ». Il est également bon d’éviter les mots négatifs en écrivant sur un ton positif – c’est plus productif.

4. Ajoutez un résumé

Si votre mémo tient sur plusieurs pages, il est bon de présenter un résumé dans le premier ou le dernier paragraphe. Vous pouvez souvent l’ajouter comme première ligne ou première phrase d’un message aussi long – les hommes d’affaires ne lisent pas les textes longs. Le résumé est une synthèse concise de l’objectif et du contenu du mémo, il est donc utile pour les personnes occupées ou à la recherche d’informations clés.

5. Utilisez la mise en forme du texte

Pour aider les lecteurs à trouver ce qu’ils cherchent, utilisez des fonctions de mise en forme telles que les titres, les caractères gras, etc. Les points que vous énumérez peuvent être mis en forme sous forme de liste ordonnée ou non ordonnée avec des puces. Lorsque vous rédigez un mémo dans un courriel, ajoutez des liens. Cela permet au lecteur d’accéder rapidement aux principaux points du mémo et à leur emplacement dans le document.

6. Présentez votre mémo sous forme de PDF interactif

Publuu vous permet de convertir des documents PDF en propositions commerciales. Grâce au formatage PDF et à la possibilité d’ajouter des liens, vos propositions commerciales et autres notes seront magnifiques et très impressionnantes.

Grâce à l’outil d’analyse de Publuu, vous pouvez facilement voir qui lit vos propositions et demander des commentaires – et les archives de vos propositions seront stockées en toute sécurité dans le cloud.

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7. Ajouter un appel à l’action

La fin d’une note est un bon endroit pour ajouter un appel à l’action, afin que le lecteur sache exactement ce qu’il doit faire ensuite. Cela met également le lecteur dans une position positive et contribue à créer un esprit d’équipe. Ajouter des directives spécifiques à l’équipe au mémo permet d’aller à l’essentiel rapidement et sans contradiction.

5 conseils pour terminer un mémo

Voici quelques conseils rapides sur la façon de rédiger des mémos et de les terminer de manière professionnelle ! Ils peuvent également s’appliquer à d’autres paragraphes courts comme un rapport d’incident ou un dossier client ou employé.

La signature de l’auteur peut apparaître ou non au bas de la dernière section de la note s’il s’agit d’un document écrit ou d’un scan PDF. Le lecteur doit savoir simplement qui est l’auteur de la note, votre signature est suffisante. Lorsque vous rédigez une note, le contenu est plus important que l’auteur ou son titre professionnel.

Le dernier paragraphe ne doit pas comporter plus d’une ou deux phrases (selon le sujet de la note). Laissez les faits parler d’eux-mêmes. C’est au lecteur d’en tirer une conclusion. La plupart des mémos se terminent par un bref résumé et une action recommandée, mais cela dépend généralement des politiques de l’entreprise.

Vous devez cependant donner un ton positif à la fin de votre mémo. Lorsque vous rédigez un mémo en gardant à l’esprit le ton positif, vous pouvez influencer ce qui suit le mémo et toute correspondance future entre vous et le lecteur. Par exemple, ajoutez quelque chose comme « Faisons une super équipe ensemble » à votre notification concernant un nouvel employé.

Soyez professionnel. Comme un mémo est un document d’affaires qui est souvent conservé dans des archives, il est important de le rédiger dans le bon format et dans un style formel. Vous devrez néanmoins être clair et facile à comprendre lorsque vous rédigerez un mémo pour vos collègues.

Une salutation comme dans une lettre d’affaires est inutile. Si vous envoyez un mémo numérique, indiquez vos coordonnées, comme votre adresse électronique, à la place de la signature si vous n’êtes pas sûr que le destinataire y ait accès.

Modèles de mémos commerciaux efficaces

Vous pouvez vous inspirer de cet exemple de mémo pour rédiger votre propre note. Veillez à l’adapter à votre entreprise et au public spécifique qui va le lire.

Ce modèle de mémo simple est idéal pour rédiger des messages courts et autonomes. Il peut prendre une page ou plus !

Ce modèle de mémo montre comment utiliser ce format pour prendre une mesure spécifique. Utilisez-le pour toute nouvelle procédure dans votre entreprise !

Ce mémo prismatique est également idéal si vous souhaitez rédiger un mémo à partir d’un événement quelconque.

Ce modèle de mémo peut vous aider à rédiger un mémo professionnel parfait à l’aide des outils de Word.

Ce modèle de mémo coloré est parfait pour de nombreuses cultures et exemples.

Le design simple et clair de ce mémo permet de présenter facilement des nouvelles, de résumer des réunions ou de commencer un nouveau changement de politique dans votre entreprise.

Les formes bleues de ce mémo sont professionnelles mais douces – elles ne se détachent pas du contenu et de la conclusion du mémo.

Conclusion

Un mémo d’entreprise est un document qui est distribué aux employés de l’entreprise pour partager des informations. Il doit être professionnel et précis, même s’il est moins formel que les lettres d’affaires. Votre mémo sera présenté avec élégance comme une proposition commerciale Publuu.

Terminez-la de manière élégante et brève. Si vous suivez nos règles, vous irez rapidement à l’essentiel et éliminerez tout problème potentiel.

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