Los mejores servicios de seguimiento de documentos

En la era digital, el software de gestión documental con opción de seguimiento de documentos se ha convertido en un componente cada vez más crucial de toda empresa. En lugar de filas de archivadores, los sistemas de gestión de documentos producen un archivo electrónico accesible y editable por cualquier usuario con los permisos adecuados.

El software de gestión documental permite organizar fácilmente los documentos digitales y convertir los antiguos registros en papel a formato digital. Debido a la abundancia de alternativas en el mercado, realizamos una amplia investigación para determinar el mejor software para distintos tipos de organizaciones. Al tomar nuestras decisiones, evaluamos elementos como las posibilidades de alojamiento, las capacidades de búsqueda y las opciones de escaneado. Si tu pequeña empresa necesita un servicio de seguimiento de documentos, este artículo te ayudará a seleccionar la mejor opción.

¿Qué es el software de gestión documental con opción de seguimiento de documentos?

El software de gestión documental (DM) incluye muchas características y funciones, algunas de las cuales son vitales para el funcionamiento eficiente de una empresa. Numerosas pequeñas y medianas empresas (PYMES), incluidos bufetes de abogados, empresas creativas y organizaciones editoriales y de medios de comunicación, desean prescindir del papel y buscan la solución perfecta para conseguirlo. A pesar de todo, las empresas crean una cantidad significativa de datos, por lo que seleccionar una solución de gestión de datos escalable y fiable es fundamental para optimizar y automatizar los procedimientos.

Para las PYMES, un sistema de gestión de datos eficaz puede suponer una mejora del rendimiento general por varias razones. El propósito más fundamental es disponer de una ubicación para almacenar y organizar los documentos. Un sistema de DM también puede gestionar el control de versiones, los flujos de trabajo, las restricciones de acceso, las copias de seguridad, la seguridad de los datos y… las vistas de seguimiento de sus documentos. Sirve de base para almacenar, salvaguardar e intercambiar diversos documentos corporativos. La clasificación de datos es otra herramienta de DM que puede alterar fundamentalmente la forma en que su empresa traza sus operaciones. Con tanto poder, no es de extrañar que los proyectos de ingresos globales para la gestión de documentos (DM) y los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) aumenten continuamente.

Los mejores softwares de servicios de seguimiento de documentos para 2021:

Publuu es una plataforma basada en la nube para la empresa moderna que permite producir, organizar y supervisar todos sus documentos empresariales en una sola ubicación a través de PDF Flipbook.

Publuu – uno de los mejores sistemas de seguimiento de documentos PDF en tiempo real

LosFlipbooks son un formato de archivo eficaz para compartir documentos PDF online. Los Flipbooks se ven de maravilla en todo tipo de pantallas, con grandes efectos visuales de páginas pasadas y ruidos de papel crujiendo. Además, son una forma muy cómoda de ver un archivo PDF y compartirlo con otros usuarios en línea.

Publuu es una aplicación fácil de usar que te permite convertir tus archivos PDF con un solo clic. Además, puedes modificar el archivo añadiendo hipervínculos, incrustando galerías de imágenes o sonidos mp3, todo lo cual será accesible a tus espectadores cuando compartas los documentos. No se necesita ningún software adicional: todo se gestiona desde el navegador. Puedes distribuir PDFs rápidamente creando un simple enlace o URL a tu documento en la web de Publuu.

 

Con publuu puedes crear folletos de ventas, manuales de formación para empleados, notas de reuniones y propuestas; de hecho, cualquier documento que se utilice en la oficina. Haz que tus documentos sean más interactivos utilizando vídeos de YouTube, hojas de cálculo, SlideShares, archivos de audio, GIFs, archivos de Dropbox, artículos del sitio y publicaciones en redes sociales.

Además, puedes proteger tus documentos con una contraseña antes de compartirlos. Esto restringe el acceso a los mismos a aquellas personas a las que hayas facilitado la contraseña. Puede cambiar o desactivar su contraseña en cualquier momento.

Cuando esté listo para distribuir su libro animado en PDF, puede generar un enlace rastreable. Una vez compartido, tu enlace rastreable te ofrecerá información sobre la frecuencia con la que es visitado y el tiempo que se pasa en él. Además, Publuu te permite compartir múltiples enlaces rastreables para cada destinatario o grupo que desees rastrear. Esta es una de las cosas útiles que diferencia a Publuu de otras tecnologías de seguimiento de documentos del mercado.

 

Una característica crítica es la capacidad de rastrear los documentos PDF que publiques online – puedes ver cuántas personas vieron tu pdf, si hicieron clic en los enlaces rastreados a tus documentos, y qué páginas de tus archivos PDF son las más vistas.

Qué puedes hacer con los servicios de seguimiento de documentos proporcionados por Publuu:

• Comprobar el número de visualizaciones en el periodo de tiempo seleccionado.
• Comprobar cuántas veces se ha visto cada una de las páginas de tu libro animado.
• Comprobar cuánto tiempo pasan los visitantes en cada una de las páginas de tu flibook. Además, puede comprobar el tiempo medio de cada página.
• Comprobación del tiempo medio dedicado a cada página.

Rubex

Rubex by eFileCabinet Online es una solución basada en la nube que permite a los trabajadores remotos unirse desde cualquier ordenador con conexión a Internet y acceder a la misma funcionalidad que los empleados en la oficina. De hecho, Rubex by eFileCabinet fue nombrada anteriormente la mejor solución de gestión documental para empresas con personal remoto. Dispone de una potente aplicación móvil que permite acceder a todos los archivos guardados. El sistema tiene una organización convencional de archivos en archivadores e incluye numerosos métodos para la recuperación de documentos. Rubex by eFileCabinet Online se ofrece en tres planes de precios diferentes, cada uno con su propio conjunto de características y requisitos de almacenamiento.

SalesHandy

SalesHandy es una plataforma de participación en ventas que incluye funciones como seguimiento de correos electrónicos, programación de correos electrónicos, campañas de combinación de correspondencia con seguimiento automático, seguimiento de enlaces y estadísticas detalladas de participación de clientes potenciales. Junto con el seguimiento del correo electrónico, SalesHanddy también admite el seguimiento de documentos/emails adjuntos.

Las notificaciones en tiempo real cuando alguien abre el documento, la capacidad de rastrear la ubicación exacta desde la que el cliente potencial lo abrió, la protección por contraseña, la capacidad de establecer fechas de caducidad y la capacidad de ver qué documentos están funcionando mejor hacen de SalesHandy una excelente herramienta para los vendedores que buscan elaborar sus argumentos de venta y aumentar las conversiones.

Attach.io

Attach es otra solución de seguimiento de documentos en el mercado, y también está dirigida en gran medida a los profesionales de ventas y marketing. Attach te permite saber cómo interactúan tus clientes con tu material, lo que te permite elegir cuándo hacer un seguimiento y ajustar tu discurso para conseguir un efecto óptimo.

Los usuarios pueden ver en tiempo real cuándo se accede a cualquiera de sus archivos, incluidos PDF, documentos de Word y presentaciones de PowerPoint. Métricas útiles como cuándo se ve un archivo adjunto, quién lo abrió, qué sitios visitó el receptor dentro del archivo adjunto, en qué enlaces hizo clic, etc.

Además, los vendedores pueden recibir notificaciones cuando sus documentos no se abren, lo que les permite hacer un seguimiento de los clientes potenciales y recordarles/animarles a actuar. La nueva interfaz de Attach con Salesforce le permite ofrecer interacción e información sobre sus espectadores directamente a su CRM de Salesforce.

Digify

Digify es una solución de sala de datos virtual basada en la nube adecuada para empresas de todos los tamaños. La plataforma gestiona de forma centralizada el cifrado de datos, el control de acceso, la gestión de derechos, la marca de agua dinámica y el seguimiento de documentos. Con la opción de seguimiento de documentos puedes saber quién accede a tus archivos y salas de datos, así como la frecuencia, duración y ubicación del acceso. Iquite importante es que el seguimiento de documentos proporcionado por digify funciona en tiempo real.

Digify permite a los usuarios construir un sinfín de salas de datos para diversos proyectos, y los receptores pueden acceder a ellas a través de navegadores sin necesidad de un plugin. Los propietarios de las salas de datos pueden asignar a las personas invitadas funciones de copropietario, colaborador o visualizador mediante permisos de función. Además, los propietarios pueden reorganizar los datos según un índice y especificar límites de acceso que actúan como un acuerdo de confidencialidad incorporado.

 

DocSend

DocSend es otro software de seguimiento de documentos con documentos para todo aquel que desee realizar un seguimiento de los documentos. Está dirigido especialmente a organizaciones de ventas y marketing. DocSend ofrece a los vendedores una visión significativa del contenido de ventas que envían y una imagen completa de cómo los clientes potenciales interactúan con su material de ventas. Es un software de seguimiento de documentos muy completo. Las alertas instantáneas de «lectura» y las estadísticas página por página le permiten saber cuándo se accede a su presentación de ventas, cuándo se comparte y dónde pasan la mayor parte del tiempo los clientes potenciales. DocSend permite a los equipos de ventas mantener la conversación adecuada con la persona adecuada en el momento adecuado y hacer negocios de forma más eficaz. La característica interesante de DocSend es que permite a los usuarios realizar cambios en sus documentos incluso después de haberlos entregado. Pueden crear contraseñas, desactivar el acceso, modificar los derechos de descarga y editar los documentos si es necesario para corregir errores tipográficos u otros problemas.

 

DTS – Servicios de seguimiento de documentos

Document Tracking Services (DTS) es un programa basado en web que permite a pequeñas empresas, sistemas educativos públicos/privados y al sector inmobiliario generar, modificar y realizar el seguimiento de documentos. DTS es un programa basado en la web que elimina por completo la necesidad de enviar documentos por fax; aumenta la flexibilidad de horarios del personal (los clientes pueden acceder desde cualquier lugar); y garantiza la total responsabilidad del seguimiento de sus documentos/informes. DTS está desarrollado de tal manera que agiliza el largo procedimiento al que se enfrentan los usuarios cuando preparan un gran número de documentos que deben ser aprobados por muchos departamentos, juntas reguladoras o agencias. Proporciona un excelente servicio de seguimiento para todos aquellos que buscan una solución sencilla y segura.

 

Conclusión

Esta es la lista de los mejores servicios de seguimiento de documentos para 2021 y 2022, sin duda Publuu.com destaca entre el resto como el mejor servicio de seguimiento de documentos, compartiendo documentos en forma de PDF flipbooks.

 

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