Cómo crear un informe de ventas: tipos, plantillas y consejos

Las ventas son el corazón de cualquier empresa de éxito, y mejorar tus estrategias de ventas y marketing es una de las formas más sencillas de aumentar los beneficios. Pero para tomar decisiones inteligentes e informadas sobre tus clientes y operaciones, necesitas datos fiables.

Ahí es donde entran en juego los informes de ventas. Los informes de ventas son potentes herramientas que te ayudan a seguir el rendimiento, detectar tendencias e impulsar el crecimiento. Tanto si eres un gestor de ventas experimentado como el propietario de una pequeña empresa, saber cómo crear y utilizar estos informes es esencial.

En esta guía te explicaremos: qué es un informe de ventas, cómo crearlo con nuestro creador de presentaciones online, los distintos tipos de informes que puedes utilizar y dónde encontrar plantillas listas para empezar rápidamente.

¿Qué es un informe de ventas?

Un informe de ventas presenta datos y ayuda a la empresa a analizar e interpretar detalles como:

• Tendencias de ventas – Analizar si las ventas aumentan, disminuyen o permanecen estables a lo largo del tiempo.
• Rendimiento de las ventas – Evalúa si la empresa está cumpliendo sus objetivos de ventas o si las previsiones eran demasiado optimistas o no tenían en cuenta factores clave.
• Rentabilidad – Identifica qué productos o servicios generan mayores ingresos y cuáles son menos rentables.
• Segmentación de clientes – Determina dónde consigue la empresa mayores ventas, ya sea en regiones concretas, a través de canales online o entre determinados tipos de clientes.
• Recomendaciones – Conclusiones y recomendaciones prácticas para la empresa, como con qué clientes o socios debe ponerse en contacto, dónde asignar las inversiones y qué ajustes debe hacer en su oferta de productos o servicios.

Tipos de informe de ventas

Los informes de ventas se presentan en diversas formas, cada una de ellas adaptada para abordar cuestiones específicas relacionadas con las ventas. A continuación se presentan algunos de los tipos más comunes de informes de ventas, junto con lo que revelan, por qué son importantes y cuándo utilizarlos:

1. Informe de ventas a lo largo del tiempo

Estos informes realizan un seguimiento de los cambios en las ventas a lo largo de un periodo de tiempo definido, lo que ayuda a descubrir tendencias y señalar qué días, semanas o meses rindieron por encima o por debajo de las expectativas.

• Informe diario de ventas
  Este informe muestra los resultados de cada día, incluidas las ventas totales, el número de transacciones y los nuevos clientes. En muchas empresas, los vendedores introducen sus datos en un sistema que crea el informe automáticamente. El seguimiento diario es útil en sectores de rápida evolución, como el comercio minorista o la hostelería, donde se necesitan decisiones rápidas.
• Informe de ventas semanal/mensual
  Un resumen de las ventas semanales o mensuales ayuda a identificar patrones (por ejemplo, «Las ventas bajan cada tres semanas») y posibles causas -¿quizás los clientes autónomos están esperando a cobrar? Estos informes ofrecen una visión más amplia que los informes diarios y son útiles para realizar ajustes a medio plazo.
• Informe de ventas trimestral/anual
  Estos informes muestran cómo se ajustan las ventas a los objetivos a largo plazo, como los objetivos anuales de ingresos. También destacan las tendencias estacionales, como un pico en las ventas navideñas («Las ventas navideñas se duplicaron en comparación con otros meses»). Son útiles para la planificación estratégica y la previsión.

2. Informe de rendimiento de ventas

Este informe muestra los resultados de personas, equipos o productos en comparación con sus objetivos, como los ingresos o las unidades vendidas. Ayuda a detectar quién lo está haciendo bien y quién podría necesitar ayuda. En las grandes empresas, los directivos suelen utilizarlo para comparar los resultados de los vendedores a final de mes.

3. Informe de canal de ventas

Este informe muestra en qué fase se encuentra cada cliente, desde que muestra interés hasta que realiza una compra. Te ayuda a ver las ventas futuras y a encontrar problemas, como personas que no terminan su pedido o se quedan atascadas en la fase de negociación.

4. Informe de actividad de ventas

Este informe hace un seguimiento de lo que hacen tus vendedores, como el número de llamadas realizadas, correos electrónicos enviados o reuniones celebradas. Puede mostrar los niveles de actividad individual o de equipo, ayudando a los gestores a evaluar la productividad e identificar quién puede necesitar ayuda (por ejemplo, «Kevin hizo 50 llamadas pero sólo cerró 2 tratos»).

5. Informe de conversión de ventas

Este informe muestra cuántos clientes potenciales se convierten en ventas reales. Ayuda a encontrar problemas en el proceso de ventas -por ejemplo, si sólo el 10% de los visitantes compran algo-. Es útil para mejorar cada paso del recorrido del cliente.

6. Informe de previsión de ventas

Este informe estima las ventas futuras basándose en el rendimiento pasado y la actividad actual. Es esencial para planificar el inventario, el presupuesto y la dotación de personal. Por ejemplo, si el pasado diciembre se produjo un aumento repentino de la demanda, la previsión puede orientar sobre la cantidad de existencias que hay que preparar para este año.

7. Informe de ventas de productos

Este informe muestra qué productos o servicios se venden bien y cuáles no. Te ayuda a decidir qué reponer, promocionar o dejar de vender. Por ejemplo, si los libros de suspense se venden más que los románticos, podrías pedir más libros de suspense.

8. Informe de ventas por regiones

Este informe compara las ventas en distintos lugares, como ciudades o países. Ayuda a los directivos a decidir dónde prestar más apoyo; por ejemplo, si las ventas son bajas en una zona, pueden tomar medidas para mejorarla.

9. Informe de crecimiento de ventas

Muestra cuánto han aumentado o disminuido tus ventas a lo largo del tiempo (por ejemplo, mes a mes o año a año). Proporciona una imagen clara de la evolución y las tendencias generales de rendimiento.

¿Cómo crear un informe de ventas en pocos pasos?

Paso 1: Conoce la finalidad y tu público

Empieza preguntándote por qué haces el informe y quién lo leerá. Esto te ayudará a decidir qué información incluir.

• Ejecutivos – Quieren una visión de conjunto: cifras clave y tendencias.
• Jefes de ventas – Necesitan datos detallados sobre el rendimiento individual y del equipo.
• Equipos de ventas – Buscan información específica sobre sus propios resultados y sobre lo que funciona en el proceso de ventas.

Paso 2: Recopila cuidadosamente los datos que necesitas

Ahora que conoces tu objetivo y tu público objetivo, reúne los datos que necesitas. Puedes obtenerlos de:

• Sistemas CRM – para información sobre clientes, historial de ventas y estado de los acuerdos.
• Hojas de cálculo (por ejemplo, Excel, Google Sheets) – para notas o datos adicionales que no estén en tu CRM.
• Herramientas de análisis de sitios web (como Google Analytics) – para ver cómo encuentran y utilizan tu sitio los visitantes.

Paso 3: Analiza los datos

Ahora que tienes los datos, es hora de darles sentido.

• Comprueba tus objetivos – ¿has alcanzado tus objetivos de ventas? Si no es así, ¿por cuánto?

• Detecta tendencias – ¿aumentan, disminuyen o se mantienen las ventas? ¿Existen pautas o cambios estacionales?

• Utiliza métricas clave – Ventas totales, unidades vendidas, valor medio de pedido (VOP), tasa de conversión, coste de adquisición de clientes (CAC), valor de vida útil (VVV), margen bruto y fuentes de clientes potenciales.

• Desglosa los datos – Observa los resultados por región, producto, tipo de cliente o canal de marketing para averiguar qué funciona mejor.

Paso 4: Muestra tus datos con elementos visuales

Utiliza gráficos y tablas para que tus datos sean fáciles de entender. Por ejemplo, gráficos de barras para comparar valores o gráficos de líneas para mostrar los cambios a lo largo del tiempo. Hazlo de forma sencilla para que los lectores puedan ver rápidamente los puntos clave.

Paso 5: Resume y recomienda acciones

No te limites a mostrar lo que ha ocurrido: explica por qué ha ocurrido y qué hay que hacer a continuación. ¿Cuáles son las principales conclusiones? ¿Qué pasos debe dar el equipo? Redacta tus conclusiones y sugerencias de forma clara y breve.

Paso 6: Exporta el informe en PDF

Exportar tu informe como PDF mantiene el mismo formato en todos los dispositivos. También ayuda a proteger el contenido para que no se modifique.

Paso 7: Convierte tu PDF en un libro animado interactivo con Publuu

Con Publuu, puedes convertir tu PDF en un libro animado interactivo. Esto hace que tu informe sea más moderno y atractivo:

• Efecto de cambio de página realista
  Tu informe parecerá un libro de verdad, con un suave y animado paso de página.
• Elementos interactivos
  Añade elementos interactivos con enlaces, vídeos y galerías de imágenes para que tu informe sea más atractivo e informativo.
• Opciones para compartir fácilmente
  Comparte tu libro animado con un enlace, incrústalo en tu sitio web o envíalo por correo electrónico.
• Análisis y seguimiento
  Ve quién abrió tu informe, cuánto tiempo lo vio y con qué páginas interactuó más. Perfecto para seguir el interés y el compromiso.
• Aspecto pulido y profesional
  Los flipbooks Publuu tienen un diseño limpio y moderno que da a tu informe un acabado profesional de alta calidad.
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Paso 8: Comparte tu informe

Una vez que tu libro animado esté listo, es hora de compartirlo. Con Publuu, puedes enviar un enlace directo, incrustarlo en tu sitio web, generar un código QR para un acceso móvil rápido… Tanto si lo presentas en una reunión como si lo envías por correo electrónico a tus clientes, tu informe tendrá un aspecto claro, impresionante y bien organizado.

Consejos para crear un informe de ventas eficaz

1. Establece un calendario regular de informes

Decide con qué frecuencia crearás los informes: diaria, semanal, mensual o trimestralmente. Establecer una rutina (como informes diarios cada tarde o resúmenes mensuales cada primer lunes) ayuda a mantener tu proceso de elaboración de informes claro y coherente.

2. Utiliza la automatización para ahorrar tiempo

Herramientas como los sistemas CRM y las hojas de cálculo (por ejemplo, Excel o Google Sheets) pueden generar informes automáticamente. Por ejemplo, se puede crear un informe todos los viernes a las 16.00 horas con las últimas transacciones incluidas, reduciendo errores y ahorrándote tiempo.

3. Recoge opiniones de los usuarios de los informes

Habla con las personas que utilizan tus informes. Pregúntales si los datos son útiles, qué falta y cómo podrían mejorarse. Utiliza sus comentarios para perfeccionar y mejorar tus informes con el tiempo.

4. Experimenta con distintos formatos y visualizaciones

Experimenta con cuadros, gráficos, tablas o infográficos. La gente absorbe la información de formas diferentes, así que prueba unos cuantos formatos hasta que encuentres lo que mejor funciona para tu equipo o público.

5. Hazlo sencillo y céntrate en la información clave

Incluye sólo los datos más importantes. No sobrecargues el informe con demasiadas cifras. Por ejemplo, muestra los 5 productos más vendidos y los de peores resultados en lugar de enumerar los 20.

6. Mantén la coherencia en la presentación de los datos

Utiliza siempre el mismo estilo, diseño, fuentes y colores. La coherencia facilita la lectura y comparación de los informes. Por ejemplo, utiliza siempre el color verde para los ingresos y el rojo para las pérdidas.

7. Adapta el nivel de detalle a tu audiencia

Adapta el informe en función de quién lo vaya a leer. Los equipos de ventas pueden necesitar cifras detalladas, mientras que los directivos pueden preferir un breve resumen con ideas clave. Considera la posibilidad de añadir un resumen ejecutivo para lectores de alto nivel.

8. Incluye información práctica

No te limites a presentar cifras: ayuda a tu audiencia a entender qué hacer con ellas. Termina tu informe con conclusiones clave, sugerencias, posibles pasos siguientes o preguntas para impulsar la acción.

Plantillas de informes de ventas

Plantilla de informe de ventas minimalista

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Minimalista y llamativo. Este atrevido diseño en naranja y negro hace que tu presentación de ventas destaque.

Plantilla de informe de ventas moderno en granate y rojo

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Una plantilla elegante con ricos colores granate, perfecta para presentaciones profesionales en entornos empresariales o corporativos.

Plantilla de informe de ventas moderno

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Diseño moderno y abstracto con fuentes y formas llamativas, ideal para presentar datos de forma creativa y atractiva.

Plantilla de informe de ventas trimestral

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Un diseño nítido y profesional, ideal para desglosar los resultados trimestrales. Las líneas limpias y las fuentes modernas ayudan a que tus datos sean fáciles de seguir.

Plantilla de informe de ventas mensual

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Limpio y sencillo: este diseño funciona bien para el seguimiento de los objetivos y el rendimiento mensuales. Fácil de personalizar para actualizaciones rápidas y comprobaciones en equipo.

Plantilla de informe de ventas sencillo

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Minimalista y elegante, esta plantilla de color blanco y temática tosca ofrece una estética limpia. Ideal para presentaciones sencillas, garantiza que tus datos de ventas sigan siendo el centro de atención.

Plantilla de informe de ventas trimestral

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Las visualizaciones incorporadas te ayudan a realizar un seguimiento del rendimiento del producto y a analizar los resultados de las ventas trimestrales con facilidad.

Ejemplo de informe de ventas

Mira cómo quedan los informes en el formato de libro animado interactivo de Publuu. Ideal para compartir informes online con un efecto realista de paso de página y una presentación digital profesional.

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Preguntas frecuentes sobre informes de ventas

¿Cómo escribo un informe de ventas?

Para crear un informe de ventas eficaz, sigue estos pasos clave:

Conoce a tu público – Piensa en quién leerá el informe y qué necesita saber.

Recopila y resume los datos – Incluye no sólo las ventas totales, sino también métricas como el valor medio del pedido y el coste de adquisición del cliente.

Visualiza los datos – Utiliza gráficos y tablas para presentar la información con claridad.

Comparte como un libro animado – Utiliza Publuu para convertir tu informe en un libro animado interactivo que sea fácil de ver y compartir online.

¿Cuáles son los elementos clave de un informe de ventas?

Un informe de ventas sólido debe incluir un resumen claro de los resultados de ventas conseguidos durante el periodo del informe. También debe comparar esos resultados con los objetivos o metas establecidos para mostrar el rendimiento. Por último, debe presentar las conclusiones clave, observaciones importantes y recomendaciones específicas para acciones futuras.

¿Con qué frecuencia se elabora un informe de ventas?

Normalmente depende de lo que necesite la organización, por ejemplo:

• Diariamente – Pueden generarse resúmenes breves para los equipos de ventas.
• Mensual/trimestral – Resúmenes detallados para los ejecutivos.
  
  

¿Quién crea los informes de ventas?

Los informes de ventas pueden ser creados por:

• Jefes de ventas – Para hacer un seguimiento del rendimiento del equipo.
• Analistas de ventas – Para análisis en profundidad y previsiones.
• Software CRM – Muchas herramientas pueden generar y exportar informes automáticamente.

Conclusión sobre los informes de ventas

La elaboración regular de informes de ventas es esencial para crecer y mejorar. Tanto si preparas un informe completo para la dirección como un resumen rápido para tu equipo, la claridad es clave. Con Publuu, puedes convertir PDF estáticos en flipbooks interactivos, para que tus informes de ventas sean más atractivos y fáciles de compartir. Es una forma estupenda de presentar tu trabajo con estilo e impacto.

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