Wie man einen Projektbericht schreibt: Leitfaden mit Arten, Vorlagen und Tipps

Projektberichte sind für die Planung und Verwaltung deiner Projekte unerlässlich. Du kannst eine Tafel, eine Online-Präsentation oder eine Broschüre mit deinem Projektbericht erstellen, um deine Pläne und Ergebnisse leicht zugänglich zu machen – aber zuerst musst du verstehen, was diese Berichte beinhalten.

In diesem Artikel erklären wir dir, was ein Projektbericht ist und wie du ihn schreibst, organisierst und anderen zur Verfügung stellst. Lies unseren Leitfaden und finde alles, was du über Projektberichte wissen musst!

Was ist ein Projektbericht?

Ein Projektbericht ist ein Dokument, das die Geschichte eines bestimmten Projekts innerhalb einer Organisation enthält. Er beschreibt die Ziele des Projekts, den aktuellen Stand, die Effizienz des Teams und was es bereits erreicht hat. Außerdem wird darin auf Probleme hingewiesen, die während des Projekts aufgetreten sind, wie sie gelöst wurden und was daraus gelernt wurde.

Projektmanager/innen erstellen diese Berichte, um alle Projektbeteiligten auf dem Laufenden zu halten: Teammitglieder, Führungskräfte, Kunden und andere Stakeholder. Anhand der Projektstatusberichte können diese Parteien nachvollziehen, ob das Projekt wie geplant voranschreitet und seine Ziele voraussichtlich erreichen wird.

 

Was sollte in einem Projektbericht enthalten sein?

Hier sind die wichtigsten Bestandteile eines typischen Projektberichts:

Zusammenfassung

Beginne mit einer kurzen Zusammenfassung, die die wichtigsten Punkte enthält, ohne auf alle Details einzugehen. Du erstellst den Bericht für Führungskräfte, und die haben heute oft nicht die Zeit, das gesamte Dokument gründlich zu lesen. Die Zusammenfassung sollte den Inhalt des Berichts in zwei bis drei Absätzen zusammenfassen.

Fortschrittsbericht

Gib einen aktuellen Überblick über den Fortschritt des Projekts anhand konkreter, messbarer Daten. So können andere den aktuellen Stand und das Budget verstehen.

Ressourcen prüfen

Mit Ressourcen meinen wir Werkzeuge, Materialien und Menschen. Liste auf, was du hast, was du benutzt hast und was du noch brauchst.

Zeitplan

Bei der Planung eines Projekts wird in der Regel ein Zeitrahmen festgelegt. In diesem Abschnitt aktualisierst du den Projektplan – entweder konkretisierst du den Zeitplan für die Fertigstellung oder du passt ihn an den Projektfortschritt an. Sei ehrlich, was Fristen und mögliche Verzögerungen angeht.

Wichtige Änderungen

Erwähne alle größeren Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Plan. Wir alle wissen, dass diese Probleme auftreten können, und es ist üblich, den Plan zu aktualisieren. Es ist eine gute Idee, Flipbooks von Publuu zu verwenden, da du eine neue Version des Berichts hochladen kannst, während du denselben Link beibehältst, was für Überarbeitungen praktisch ist.

Beispiel für einen Online-Bericht von Publuu

Weitere Beispiele für Online-Flipbooks

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Finanzielle Aspekte

Gib an, wie viel du bisher ausgegeben hast und wie viel du voraussichtlich ausgeben wirst. Begründe eventuelle Budgetüberschreitungen. Du kannst Statistiken und Infografiken zur Verdeutlichung verwenden, die auch langfristig hilfreich sind, um Fortschritte zu verfolgen.

Teamleistung

Beschreibe, wie gut das Team arbeitet. Hebe alle Herausforderungen hervor, mit denen es konfrontiert wurde, und zeige die Fortschritte auf, am besten mit messbaren, konkreten Daten.

Mögliche Probleme

Führe alle Probleme auf, die das Projekt beeinträchtigen könnten. Erkläre, wie schwerwiegend die einzelnen Risiken sind und wie du sie zu bewältigen gedenkst. In manchen Fällen kann der Risikobericht einen großen Teil des gesamten Berichts einnehmen.

So schreibst du einen Projektbericht in 5 einfachen Schritten

Im Folgenden findest du eine Anleitung zum Schreiben eines Projektberichts:

1. Lege das Ziel des Berichts fest

Überlege dir, worum es in deinem Projekt geht: Was willst du zeigen, und was ist das Wichtigste in deinem Projektbericht? Wenn dein Ziel darin besteht, den Fortschritt deiner Arbeit zu zeigen, sind das die entscheidenden Ideen, auf die du dich konzentrieren musst – denk daran, dass die Daten messbar und detailliert sein müssen.

2. Kenne dein Zielpublikum

Überlege dir, wer dein Zielpublikum ist: deine Führungskraft, dein Kunde oder ein anderer Interessenvertreter? Es ist wichtig, die Sprache und die Präsentation der Daten auf das Publikum abzustimmen und Jargon und unnötige Details zu vermeiden.

3. Sammle Informationen

Projektberichte müssen auf genauen Daten beruhen. Suche nach Informationen, die deine Schlussfolgerungen untermauern und relevante Indikatoren liefern. Verwende Fallstudien, Umfragen oder persönliche Erfahrungsberichte, um die Glaubwürdigkeit zu erhöhen.

4. Plane die Struktur

Gliedere deinen Bericht in Abschnitte:

• Zusammenfassung: Gib einen kurzen Überblick über das gesamte Projekt, damit die Leser/innen die wichtigsten Punkte schnell verstehen können.

• Einleitung: Erkläre den Zweck der Berichtserstellung und die von dir verwendeten Quellen.

• Hauptinhalt: Beschreibe die Details und stelle die wichtigsten Punkte in chronologischer Reihenfolge dar. Verwende außerdem Diagramme oder Grafiken, um den Lesern die Daten und Ideen zu veranschaulichen und den Status des Projekts besser zu verstehen.

• Schlussfolgerung: Fasse die wichtigsten Punkte, Hauptideen und Kommentare für den Leser zusammen und gib abschließende Erkenntnisse oder Empfehlungen.
  
  

5. Prüfe alles sorgfältig

Überprüfe deinen Bericht mehrmals, um sicherzugehen, dass alles klar ist, und korrigiere alle Fehler. Du kannst auch einen Kollegen oder einen professionellen Redakteur bitten, ihn zu überprüfen, um alles zu finden, was du vielleicht übersehen hast.

Warum ist ein Projektbericht wichtig?

Das Schreiben von Berichten mag wie eine unnötige Aufgabe erscheinen, und es mag sich einfacher anfühlen, deinem Chef einfach die neuesten Entwicklungen mitzuteilen. Das ist jedoch nicht immer die beste Vorgehensweise, denn:

Berichte helfen dir, mehr über die Effektivität deines Projekts zu erfahren.

Wie in einem Tagebuch dokumentierst du, was du getan hast und was du aus deinen Erfahrungen gelernt hast. Du notierst auch alle Fehler, die du oder dein Projektteam gemacht haben, was in Zukunft hilfreich sein kann.

Berichte helfen dir, Aufgaben zuzuweisen.

Wenn ein Statusbericht zum Beispiel zeigt, dass der Chefdesigner ständig hinter dem Zeitplan zurückbleibt, ist es eine gute Idee, dies der Personalabteilung mitzuteilen. Dank der Berichte kannst du erfahren, wie gut deine Teammitglieder in der Vergangenheit gearbeitet haben.

Berichte machen die Zusammenarbeit einfacher.

Mit Berichten weiß jeder, woran er arbeitet und was die Ergebnisse sind. Eine klare Aufgabenteilung erleichtert euch in Zukunft die Arbeit.

Sie zeigen, dass ihr gut arbeiten könnt.

Ein gut vorbereiteter Bericht zeigt, dass du gründlich bist und komplexe Informationen erklären kannst. Anhand von Berichten kannst du Daten analysieren und Fortschritte effektiv bewerten.

Sie sind nützlich für die Zukunft.

Du kannst auf Projektberichte zurückgreifen, wenn du ein neues Projekt beginnst, und dich auf das beziehen, was du bereits weißt und aus den vergangenen Aktionen gelernt hast. Durch die Analyse dieser Berichte kannst du bessere Lösungen für zukünftige Projekte finden.

Arten von Projektberichten

1. Projektstatusbericht

Diese Art von Bericht zeigt den aktuellen Stand des Projekts und umfasst Ziele, Fortschritte, Herausforderungen und nächste Schritte. Er kann wöchentlich oder monatlich erstellt werden, um den aktuellen Stand des Projekts wiederzugeben.

2. Projektfortschrittsbericht

Dieser Bericht konzentriert sich auf den detaillierten, quantitativen Fortschritt einzelner Aufgaben und Meilensteine. Er zeigt konkret, was erreicht wurde – z.B. wie viele Seiten des Buches bereits bearbeitet wurden. Du kannst interaktive Tools wie die von Publuu nutzen, um den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, z.B. durch die Verknüpfung mit einer Tabelle mit Projektdaten.

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3. Bericht zur Kosten-Nutzen-Analyse

Ein solcher Bericht wird in der Regel zu Beginn der Projektdurchführung erstellt. Er bewertet, ob es sich lohnt, das Projekt fortzusetzen, indem er die Kosten und den potenziellen Nutzen gegenüberstellt. Nutzen bedeutet nicht immer Gewinnspanne; auf der Grundlage dieser Analyse muss die Projektleitung entscheiden, ob das Projekt fortgesetzt werden soll.

4. Zeiterfassungsbericht

In diesem Dokument wird die von den Teammitgliedern für Projektaktivitäten aufgewendete Zeit festgehalten, oft in Form eines Stundenzettels. Heutzutage ist es dank Online-Tools nicht mehr üblich, die Daten genau zu protokollieren, aber zum Beispiel in einer Fabrik ist es oft sinnvoll, Zeitaufzeichnungen zu erstellen.

5. Ressourcen-Projektbericht

Diese Art von Bericht gibt einen Überblick darüber, wie die Ressourcen (Arbeitskräfte, Ausrüstung, Materialien, Budget) eingesetzt werden. Er kann Teil einer Bestandsaufnahme oder einer Zusammenfassung sein, die sich auf die Mitarbeiter oder die verfügbaren Arbeitskosten konzentriert.

6. Risikobericht

In diesem Dokument werden potenzielle Risiken analysiert, einschließlich ihrer Wahrscheinlichkeit, ihrer Auswirkungen und möglicher Lösungen. Ein solcher Bericht kann oft unabhängig verwendet werden und für verschiedene Projekte gelten.

7. Abweichungsbericht

Diese Art von Bericht identifiziert Fehler und hilft dir, sie zu korrigieren. Er zeigt Unterschiede zwischen geplanter und tatsächlicher Leistung in Bereichen wie Budget, Zeit und Umfang auf. Mit diesen Daten kann die zukünftige Effizienz gesteigert werden, da du die Projektberichte nutzt, um aus deinen Fehlern zu lernen.

8. Leistungsbericht

Dieses Dokument bewertet die Gesamtleistung des Projekts im Vergleich zu vorgegebenen Zielen und Indikatoren. Es hilft dabei, den Erfolg zu bewerten und Fehler in der Projektleistung aufzudecken. Du kannst zum Beispiel berichten, ob du die maximale Anzahl an Verkäufen erreicht hast und was schief gelaufen ist.

9. Projektabschlussbericht

Ein solches Dokument fasst den gesamten Projektlebenszyklus nach dessen Abschluss zusammen. Es beschreibt die Zielerreichung und gibt Empfehlungen für zukünftige Projekte.

Beispiel für einen Projektbericht

Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel für einen Projektstatusbericht und sehen wir uns an, was du in den Bericht aufnehmen kannst:

Allgemeine Informationen

Projekttitel: Bodenanalyse in Lyon Projekt 2024

Projektleiter: Dr. Janine Gorsky

Zeitrahmen: Begonnen: 01. März 2024 – Voraussichtliches Ende: 21. Oktober 2024

Gib den Namen deines Projekts klar und deutlich an und vergebe eine eindeutige Kennung. In vielen Organisationen erleichtert dies die Ablage und Nachverfolgung des Projekts. Nenne die Person, die für die Aufsicht über das Projekt verantwortlich ist, und gib das Start- und das voraussichtliche Enddatum an.

Zusammenfassung

„Dieses Projekt zielt darauf ab, Bodenproben von verschiedenen Orten in Lyon zu analysieren, um die Bodenverschmutzung in dicht besiedelten Gebieten zu beurteilen. Die gesammelten Daten werden von der IEMC für die Gesundheitsforschung und die Umweltüberwachung verwendet.“

Gib eine kurze Zusammenfassung des Zwecks, der Ziele und der wichtigsten Ergebnisse des Projekts. Diese sollte einfach und für Nicht-Experten leicht verständlich sein. Beachte, dass wir Formulierungen wie „Mikro-Umwelt“ oder „Suffusion“ vermeiden. In diesem Beispiel würden wir die Methodik und die Forschungsmethoden beschreiben.

Projektziele und Zielsetzungen

„Das Projekt zielt darauf ab, 240 Bodenproben zu sammeln und zu analysieren, um mögliche Schadstoffe zu identifizieren und ihre Auswirkungen auf die öffentliche Gesundheit zu bewerten

Definiere die Projektziele und beschreibe die spezifischen Ergebnisse, die du erreichen willst. Erkläre, warum diese Ziele wichtig sind.

 

Ressourcen und Kosten

Arbeitskräfte: Schüler und Freiwillige. Die Kosten für Lagerung und Transport sind in den Kosten für die Laboranalyse enthalten.

Laborkosten: 5000 €

Erkläre den Lesern, wie das Projekt finanziert wird und wie hoch das benötigte Budget ist.

 

Projektfortschritt und -erfolge

„Wir haben erfolgreich 120 Bodenproben aus bestimmten Gebieten entnommen und die Daten in unser System eingegeben. Die Bodendatenbank wurde erstellt und ist einsatzbereit. Das Visualisierungsdesign ist abgeschlossen und wir warten auf die endgültigen Daten.“

Beschreibe die wichtigsten Etappen, die abgeschlossen wurden oder in Arbeit sind, und zeige die Meilensteine auf. Verwende konkrete Zahlen und Messwerte, um den Fortschritt zu quantifizieren. Hebe das Erreichte hervor und bewerte realistisch, was noch zu tun ist.

 

Herausforderungen und Lösungen

„Wir liegen leicht hinter dem Zeitplan zurück, weil sich die Probenahme aufgrund der Sommerferien und ungünstiger Wetterbedingungen verzögert hat. Die minimale Menge an Proben sollte jedoch bis Ende August und die optimale Menge bis Anfang September gesammelt werden.“

Erörtere, welche Hindernisse aufgetreten sind und wie sie überwunden wurden. Wenn es Verbesserungsmöglichkeiten gibt, schlage Strategien vor, um zukünftige Probleme zu lösen.

 

Zukunftspläne

„In der nächsten Phase des Projekts werden die restlichen Proben im Labor analysiert. Dieser Prozess ist zu 50 % abgeschlossen, und wir rechnen damit, dass wir ihn bis Ende September abschließen können.“

Beschreibe die verbleibenden Aufgaben und ihre voraussichtlichen Fertigstellungstermine. Erläutere alle zu erwartenden Herausforderungen und wie sie bewältigt werden.

 

Zusammenfassung

„Dieser Bericht gibt einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts Bodenanalyse in Lyon. Wir haben große Fortschritte gemacht, aber es sind noch weitere Anstrengungen nötig, um die Projektziele zu erreichen. Obwohl wir in einem Bereich leicht hinter dem Zeitplan zurückliegen, ist die Datenbank bereits fertig.“

Füge eine kurze Zusammenfassung mit dem aktuellen Stand des Projekts hinzu und lass den Leser seine eigenen Schlussfolgerungen ziehen.

 

Anhänge

„In unserem Beispiel würden wir die Karte mit den Standorten der Bodenproben, Fotos der Bodenproben und einen Link zur bereits bestehenden Datenbank beifügen.“

Füge relevante Dokumente, wie Datentabellen, Karten und Fotos, bei.

Eine Galerie von Projektberichtsvorlagen

Vorlage für einen natürlichen Projektbericht

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Diese Projektberichtsvorlage eignet sich gut für zukünftige Projekte, die mit Umweltschutz und Natur zu tun haben.

Vorlage für einen Projektstatusbericht

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Die neutralen Farbtöne dieser Projektberichtsvorlage helfen dir, einen Projektbericht in jeder Branche zu erstellen.

Geometrische Projektberichtsvorlage

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Mit dieser Vorlage kannst du ganz einfach ein Cover für deine Projektberichte gestalten.

Vorlage für einen Projektbewertungsbericht

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Mit dieser Vorlage kannst du den Projektfortschritt auf eine natürliche, weiche Art und Weise präsentieren.

Moderne Vorlage für einen Projektbericht

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Mit dieser Berichtsvorlage kannst du einen seriös aussehenden Projektbericht erstellen, der für Branchen wie Banken und Finanzen geeignet ist.

Tipps für die Erstellung eines Projektberichts

Tipp 1

Sei ehrlich. Dein Bericht muss genaue und wahrheitsgemäße Informationen enthalten und sowohl Erfolge als auch Probleme ansprechen. Denke daran, dass der Bericht für den Chef und die Mitarbeiter/innen gedacht ist und nicht, um andere davon zu überzeugen, dass du ein toller Projektmanager bist. Sei realistisch und ehrlich.

Tipp 2

Sei gründlich. Gib alle relevanten Details an, die notwendig sind, um den Projektstatus zu verstehen. Überfordere den Leser aber nicht mit unnötigen Informationen – nimm nur Dinge auf, die für das Verständnis des Projektstatus entscheidend sind.

Tipp 3

Schreibe klar und deutlich. Verwende eine klare, prägnante Sprache, um sicherzustellen, dass deine Botschaft leicht zu verstehen ist. Vermeide Jargon oder Fachbegriffe.

Tipp 4

Feiere den Erfolg: Hebe Erfolge, Meilensteine und positive Ergebnisse hervor. Das motiviert nicht nur das Team, sondern beruhigt auch die Projektleitung über den Fortschritt des Projekts.

Tipp 5

Schreibe für ein breites Publikum. Achte darauf, dass der Bericht auch für Menschen verständlich ist, die sich mit dem Projekt nicht auskennen. Gib genügend Informationen und Zusammenhänge an, damit jeder den Fortschritt versteht.

Tipp 6

Präsentiere den Bericht als Flipbook. Mit den Flipbooks von Publuu kannst du professionelle Projektberichte erstellen und sie online veröffentlichen. Füge interaktive Elemente und Infografiken ein, damit dein Bericht die Daten vollständig veranschaulicht.

Tipp 7

Verwende visuelle Elemente. Füge Diagramme, Grafiken, Bilder oder andere visuelle Hilfsmittel ein, um komplexe Informationen effektiver zu vermitteln. Visuelle Elemente können deinen Bericht ansprechender und leichter verdaulich machen, besonders bei Abschnitten mit vielen Daten.

FAQs

Wer erstellt Projektberichte?

Projektberichte werden in der Regel von Projektmanagern oder -teams erstellt. Die Person, die den Statusbericht erstellt, sollte alles Relevante über das Projekt wissen und in der Lage sein, sowohl Stärken als auch Schwächen des Projekts darzustellen.

Warum einen Projektbericht schreiben?

Du schreibst einen Projektbericht, um zu erklären, wie das Projekt läuft und um Daten zu haben, die du bei der Planung des nächsten Projekts verwenden kannst. Je spezifischer die Projektdaten sind, desto besser. Du kannst den Projektbericht für die Planung und die Beurteilung der Rentabilität zukünftiger Projekte verwenden.

Für wen ist ein Projektbericht gedacht?

Normalerweise ist der Leser des Berichts das obere Management – das eine kurze Zusammenfassung braucht, wenn dein Projekt gut läuft. Andere Mitarbeiter/innen werden sich in Zukunft auf deinen Projektstatusbericht beziehen, um über die Vergangenheit nachzudenken und zukünftige Zeitpläne zu verbessern.

Wann sollte man einen Projektbericht schreiben?

Du schreibst einen Projektstatusbericht, wenn der Bericht fortlaufend ist, z.B. jede Woche oder jeden Monat. Du kannst ihn mit einem Projektabschlussbericht abschließen, in dem du alles aufführst, was während der Durchführung des Projekts passiert ist.

Fazit

Berichte sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Sie halten Mitarbeiter/innen und Vorgesetzte auf dem Laufenden, helfen bei der Aufgabenverteilung und versorgen das Unternehmen mit nützlichen Informationen. Ein guter Bericht informiert nicht nur darüber, was gerade passiert, sondern kann dir auch helfen, für die Zukunft zu planen.

Ob du nun Papierberichte oder digitale Flipbooks verwendest, deine Berichte müssen klar, ehrlich und verständlich sein. Wenn du die Tipps in unserem Artikel befolgst, kannst du tolle Projektberichte erstellen, die die Arbeit deines Teams präsentieren.

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