Was ist ein Managementbericht: Arten, Werkzeuge und Beispiele

In einem modernen Unternehmen müssen Manager/innen über die Geschäftsabläufe informiert sein. Als Geschäftsführer/in musst du über alle potenziellen Bedrohungen und Risiken Bescheid wissen. Deshalb müssen deine Mitarbeiter/innen dich über alle relevanten Neuigkeiten auf dem Laufenden halten. Egal, ob sie ein Papierdokument oder eine Online-Präsentation erstellen, die Mitarbeiter/innen müssen lernen, wie man effektive Managementberichte erstellt.

In diesem Text erklären wir dir, was ein Managementbericht ist, warum du einen in deinem Unternehmen erstellen solltest, welche Werkzeuge du für die Managementberichterstattung nutzen kannst und vieles mehr! Lies weiter, um mehr über die besten Methoden zur Erstellung von Berichten zu erfahren und wie du diese Dokumente in deiner Branche optimal nutzen kannst.

Was ist ein Managementbericht?

Ein Managementbericht ist ein Dokument, das Entscheidungsträgern oder Geschäftsführern in einem Unternehmen hilft zu verstehen, wie gut das Geschäft läuft. Dieser Bericht analysiert verschiedene Aspekte des Unternehmens, um seine Gesamtleistung zu beurteilen. Er sammelt komplexe Geschäftsinformationen aus vielen Abteilungen und stellt sie übersichtlich dar, damit die Führungskräfte des Unternehmens fundierte Entscheidungen treffen können.

Diese Art von Bericht sammelt verschiedene Informationen aus dem gesamten Unternehmen, z. B. aus den Abteilungen Vertrieb, Finanzen und Produktion, um den Lesern einen umfassenden Überblick zu verschaffen. Er muss auf tatsächlichen Daten basieren, wie z. B. KPIs (Key Performance Indicators), die angeben, wie gut die verschiedenen Bereiche des Unternehmens abschneiden.

Anstelle von langen Listen mit Zahlen werden in Managementberichten jedoch oft Diagramme, Grafiken und Infografiken verwendet, damit die Informationen leichter zu interpretieren und schnell zu verstehen sind.

Was ist der Hauptzweck von Managementberichten?

Der Hauptzweck dieser Berichte ist es, die Unternehmensleitung dabei zu unterstützen, das Unternehmen effektiv zu führen, indem sie oft zum richtigen Zeitpunkt wichtige Entscheidungen trifft. Daher enthalten sie oft Finanzberichte, in denen die Einnahmen, Ausgaben und Einsparungen des Unternehmens detailliert aufgeführt sind. Dies trägt dazu bei, dass das Unternehmen finanziell gesund bleibt.

Managementberichte werden in der Regel regelmäßig – monatlich oder alle paar Monate – erstellt, um die Stakeholder über die Fortschritte des Unternehmens zu informieren und auf dem Laufenden zu halten.

Die wichtigsten Vorteile einer effektiven Managementberichterstattung

Das Management-Reporting ist ein sehr wichtiges Merkmal eines Unternehmens. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die die regelmäßige Erstellung dieser Berichte in deinem Unternehmen mit sich bringt:

• Zugang zu wichtigen Informationen: Managementberichte liefern aktuelle Informationen über das Unternehmen und fassen die wichtigsten Details an einem Ort zusammen, damit sie leicht zu verstehen sind.

• Bessere Entscheidungsfindung: Dank klarer und übersichtlicher Informationen können Entscheidungsträger schneller handeln und fundiertere Entscheidungen treffen. Mit Publuu-Flipbooks kannst du Daten sauber und effizient darstellen und so die Wirksamkeit deiner Berichte maximieren.

• Identifizierung von Schlüsselproblemen: Die Berichte heben wichtige Probleme hervor und zeigen die Bereiche im Unternehmen, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen.

• Zusammenarbeit auf Gruppenebene: Die Abteilungen nutzen Managementberichte, um den Vorstand über Probleme in diesen spezifischen Bereichen zu informieren. Diese Vereinfachung hilft dabei, eine Top-Down-Sicht auf unternehmensweite Probleme zu schaffen.

• Probleme erkennen: Die regelmäßige Durchsicht von Berichten kann dazu beitragen, potenzielle Probleme oder neue Chancen zu erkennen und echte Katastrophen zu vermeiden.
  
  
  

Arten von Managementberichten

Analytische Berichte

In diesen Berichten werden die Strategien und die tatsächliche Leistung des Unternehmens detailliert analysiert. Sie sollten sich auf greifbare Daten wie z.B. Verkaufszahlen stützen, um zu zeigen, was im Unternehmen wirklich passiert. So können Manager die Effizienz der Unternehmensabläufe verstehen und bessere strategische Entscheidungen treffen.

Interne Berichte

Interne Berichte analysieren die Leistung einer Gruppe oder Abteilung auf der Grundlage von Erfolgsquoten und internen Geschäftsinformationen. Sie konzentrieren sich auf die Aktivitäten innerhalb des Unternehmens und zeigen auf, was gut läuft und worauf man achten sollte. So können Manager/innen erkennen, ob die Mitarbeiter/innen effektiv arbeiten.

Operative Berichte

Betriebliche Berichte untersuchen die täglichen Funktionen des Unternehmens, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Sie werden in der Regel jeden Monat, jedes Quartal oder jedes Jahr erstellt und fassen alle Aktivitäten und Leistungen aus diesem Zeitraum zusammen. Sie ermöglichen es den Führungskräften, den gesamten betrieblichen Prozess zu verstehen und ihn auf die Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen.

 

Wie man einen Managementbericht erstellt

1. Lege deine Ziele fest

Entscheide, welche strategischen Ziele du mit deinem Bericht erreichen willst. Soll dein Bericht Erfolge darstellen oder den Fortschritt genau überwachen? Willst du operative Berichte oder Finanzmanagementberichte erstellen?

Wähle die wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), die der Bericht darstellen soll. Wenn du zum Beispiel beschreiben willst, was in der Verkaufsabteilung passiert, konzentriere dich auf Faktoren wie die Anzahl der getätigten Abschlüsse, den Gewinn, die Abschlusszeit usw.

2. Sammle die Informationen

Sammle alle wichtigen Daten, die du brauchst. Stelle Daten aus dem Vertrieb und anderen Abteilungen zusammen und verwende Tools wie CMS, die Ergebnisse anzeigen. Du brauchst Tools, die dir helfen, Informationen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens zu sammeln und alles zu koordinieren, um einen einheitlichen Bericht zu erstellen.

3. Plane deinen Bericht

Überlege dir, was deine Chefs am meisten wissen müssen, und entscheide dann, wie du die Informationen organisieren willst. Es lohnt sich, an dieser Stelle eine Vorlage zu wählen, um den Bericht in einem leicht lesbaren Flipbookformat von Publuu zu speichern.

Dein Bericht sollte Folgendes enthalten:

• Die Hauptziele des Berichts (Ziel und Grund für seine Erstellung).

• Wie sich die Schlüsselindikatoren im Laufe der Zeit verändert haben und was das bedeutet.

• Aktuelle Leistungsdaten.

• Eine kurze Zusammenfassung der Leistung des Unternehmens.

• Eine Zusammenfassung der finanziellen Situation des Unternehmens.

• Vorschläge und mögliche Lösungen.
  
  
  

4. Mach es einfach zu verstehen

Erzähle mit deinen Daten eine Geschichte – beschränke dich nicht darauf, nur nackte Zahlen zu präsentieren. Du musst sie in einen Kontext stellen und sie so präsentieren, dass du daraus Schlüsse ziehen kannst. Versuche, Erzähltechniken einzusetzen, um die jüngste Geschichte des Unternehmens zu erklären und Ursache-Wirkungs-Beziehungen zu analysieren.

Verwende Multimedia-Flipbooks von Publuu, um die Informationen klar und transparent zu machen. Mit dem Format von Publuu kannst du ganz einfach Präsentationen erstellen, indem du ein PDF in ein professionelles Online-Flipbook umwandelst, das sich leicht durchblättern lässt.

Publuu’s online Flipbook Beispiel

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5. Teile deinen Bericht

Teile deinen Bericht mit deinen Vorgesetzten, indem du einen Link zu deinem Flipbook schickst oder es in einer Besprechung vorstellst. Mit Publuu kannst du den Bericht ganz einfach teilen und deine Inhalte mit einer HTML-5-kompatiblen Darstellung präsentieren, so dass du deine Dokumente auf jedem Telefon, Tablet oder Computer anzeigen kannst.

Konzentriere dich bei der Präsentation des Berichts auf Daten, nicht auf Emotionen, und leite deine Vorgesetzten an, die Informationen für fundierte Entscheidungen zu nutzen. Die Darstellung von Kennzahlen und Empfehlungen muss objektiv und auf den Punkt gebracht sein – vermeide es, dein Publikum mit unnötigen Details zu überfordern. Halte die Präsentation klar, fokussiert und auf die Ziele des Berichts ausgerichtet.

Managementbericht vs. Finanzbericht

Auch wenn ein Managementbericht einige Finanzdaten enthält, ist Finanzberichterstattung nicht dasselbe wie Managementberichterstattung. Es gibt Unterschiede in der Zielgruppe und im Stil, wodurch sich diese Arten der Berichterstattung unterscheiden.

Zielpublikum

Finanzberichte richten sich oft an Personen außerhalb des Unternehmens, wie z. B. Investoren oder staatliche Aufsichtsbehörden.

Managementberichte richten sich, wie der Name schon sagt, an die Unternehmensleitung, um ihr zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Sind sie verpflichtend?

In vielen Ländern sind Finanzberichte gesetzlich vorgeschrieben. In börsennotierten Unternehmen müssen sie erstellt und an die Aktionäre und die für die Regulierung des Aktienmarktes zuständigen Behörden, wie die SEC in den USA, geschickt werden.

Managementberichte sind optional. Sie werden intern im Unternehmen verwendet und sind in der Regel nicht zur Weitergabe an Außenstehende gedacht.

Wie sie geschrieben werden

Finanzberichte müssen strengen Regeln folgen, was sie enthalten und wie sie geschrieben werden müssen. Oft gibt es staatlich vorgeschriebene Formulare und Vorlagen.

Managementberichte können in dem Format verfasst werden, das dem Unternehmen am nützlichsten erscheint. Sie sind flexibler und sollen von den Führungskräften eingesehen werden können.

Was sie abdecken

Die Finanzberichterstattung umfasst die Gesamtleistung des Unternehmens, insbesondere die Bilanz und das Vermögen des Unternehmens.

Managementberichte konzentrieren sich oft auf bestimmte Bereiche des Unternehmens, vor allem bei Fehlern oder Problemen, die angegangen werden müssen, damit das Management Probleme diagnostizieren und für die Zukunft planen kann.

 

Tools für Managementberichte

Es ist einfacher, deine Berichte und Daten zu verstehen, wenn du sie auf visuelle Art und Weise sehen oder wahrnehmen kannst. Nachfolgend listen wir einige Computerprogramme für Managementberichte auf, die dir helfen können, relevante Informationen zu sammeln und sie auf effektive Weise darzustellen:

1. Publuu

Publuu ist ein gutes Tool zur Datenvisualisierung und -analyse. Wenn du deinen Bericht im PDF-Format erstellst, kannst du ihn ganz einfach in ein Online-Flipbook umwandeln, das in jedem Webbrowser ohne externe App geöffnet werden kann. Du kannst jeden Textbericht in eine interaktive Präsentation umwandeln, Animationen und Hotspots hinzufügen und so deinen Managementbericht auf die nächste Stufe bringen.

2. Zoho Analytics

Zoho Analytics ist eine Software, mit der du Diagramme erstellen kannst, die auf analytischen Daten basieren. Es ist ein nützliches Werkzeug für die Erstellung von Berichten, da es Informationen aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens in einem einzigen Bericht zusammenfassen kann. Die gesamte Zoho-Suite ist hilfreich bei der Verwaltung von Projekten und ermöglicht es dir, Fortschritte zu überwachen und mit anderen zusammenzuarbeiten.

3. Asana

Asana ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem du Aufgaben und Projekte mit einfach zu bedienenden visuellen Werkzeugen verfolgen kannst. Es ermöglicht dir, Ziele zu setzen, um sicherzustellen, dass deine tägliche Arbeit mit deinen Gesamtplänen übereinstimmt. Mit der integrierten Universal Reporting-Funktion zeigt es Teams, wie ihre Aufgaben vorankommen und ob das Projekt richtig läuft. In deinem Bericht kannst du die in Asana gesammelten Daten verwenden, um deine Berichte leicht verständlich zu machen.

4. Hive

Hive bietet mehrere Möglichkeiten, Informationen für verschiedene Arten des Projektmanagements darzustellen. Mit Hive kannst du Ziele setzen, Diagramme zu deiner Arbeit anzeigen und verfolgen, wie viel Zeit die Mitarbeiter/innen für Aufgaben aufwenden. Es ist auch ein gutes Tool zum Erstellen von Berichten, da du das Aussehen der Berichte anpassen, deine Arbeit in verschiedenen Formaten anzeigen und Projekte und Aufgaben einfach verwalten kannst.

5. ProWorkflow

ProWorkflow ist eine Projektmanagement-Software, mit der du auch Berichte erstellen kannst. Sie ist leicht zu bedienen, weil sie eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche bietet. ProWorkflow ist sehr gut darin, Informationen zu visualisieren, z. B. in Form von Diagrammen und Grafiken. Außerdem kannst du damit schnell Kostenvoranschläge, Rechnungen und andere Arten von Berichten erstellen.

Bewährte Verfahren für das Management Reporting

Lege klare Ziele fest

Beginne damit, den Zweck des Berichts und die Zielgruppe zu definieren. Formuliere das Ziel klar und deutlich, z.B.: Dieser Bericht fasst die Ergebnisse der Verkäufe und des Vertriebs von Elektrowerkzeugen in der CEE-Region im vierten Quartal 2020 zusammen. Erkläre, wie der Bericht dem Unternehmen helfen wird, seine Ziele zu erreichen. Stelle auf der Grundlage deiner Datenanalyse mögliche Szenarien vor, aber lass die Leser/innen ihre eigenen Schlussfolgerungen ziehen.

Wähle die richtigen Kennzahlen (KPIs)

Wähle Schlüsselzahlen aus, die zeigen, wie gut das Unternehmen abschneidet, oder die die wichtigsten Probleme hervorheben. Im Beispiel des Vertriebs könnten das Verkaufsvolumen, die Lagerbestände, der Pro-Kopf-Umsatz, die Zeit bis zur Auslieferung, die Lagerkosten und andere relevante Daten sein. Achte darauf, dass du Messwerte einfügst, die sich direkt auf den Schwerpunkt des Berichts beziehen.

Erzähle eine klare Geschichte

Überlege dir, was deine Vorgesetzten mit den Informationen anfangen sollen. Denke über Ursachen und Wirkungen nach – sind die Umsätze zu niedrig oder ist der Prozess zu langsam? Stütze deine Analyse und deine Antworten auf harte Daten. Du kannst zu diesem Zweck Storytelling einsetzen, also die Geschichte von Entwicklungen und Veränderungen in den Abteilungen erzählen. Fasse dich kurz und bündig und halte den Bericht formell, aber in verständlicher Sprache.

Verwende visuelle Hilfsmittel

Heutzutage müssen Führungskräfte oft schnelle Entscheidungen auf einen Blick treffen. Füge Diagramme und Grafiken ein, um die Informationen auf den ersten Blick verständlicher zu machen. Nutze Farben und Muster, um Schlüsselinformationen hervorzuheben und wichtige Punkte visuell zu unterstreichen. Mit Publuu kannst du deine Berichte durch interaktive Elemente wie Hotspots für eine einfache Navigation in PDFs und HTML-5-Dokumenten aufwerten.

Empfehlungen erstellen

Präsentiere nicht nur Daten, sondern auch Vorschläge für das weitere Vorgehen. Nenne mögliche Lösungen und Ideen für Maßnahmen, die auf den Ergebnissen des Berichts basieren. In deiner Berichtspräsentation kannst du auch mögliche Interpretationen anbieten – manchmal sind die nächsten Schritte klar, z. B. die Erhöhung des Angebots oder die Senkung der Preise. Oft ist es jedoch sinnvoll, mehr Optionen zu präsentieren, damit die Verantwortlichen die richtigen Entscheidungen treffen können.

Balanciere die Informationen aus

Überfordere den Leser nicht mit zu vielen Daten. Du hast oft Zugang zu speziellen Informationen, die dein Publikum vielleicht nicht ganz versteht, also versuche, schwierige Daten zu vereinfachen und zu reduzieren. Versuche, dass jeder Bericht 3-6 Hauptpunkte enthält.

Passe den Bericht an die Zielgruppe an – verschiedene Manager brauchen unterschiedliche Informationen. Wenn sich der Bericht z.B. an die Personalabteilung richtet, brauchst du wahrscheinlich keine Verkaufsdaten anzugeben.

Beispiele für erfolgreiche Managementberichte

Beginne damit, deinem Bericht einen Namen oder Titel zu geben, der leicht zu identifizieren ist, und gib die Zielgruppe und den Autor an.

Bericht zum Einstellungsverfahren

• Bericht an: Hauptgeschäftsführer Martin Bosco
• Bericht von: HR Senior Executive Arthur King
• Betreff: Neue Einstellungsmaßnahme

💡 HINWEIS: Die erste Seite deines Berichts sollte eine Zusammenfassung enthalten, damit der Leser die wichtigsten Punkte auf einen Blick erfassen kann.

Zweck des Berichts

Beschreibe und analysiere die Vorbereitungen für die groß angelegte Rekrutierung für das neue Montagewerk in Amala, um neue Arbeitskräfte zu gewinnen und erfahrene Mitarbeiter zu versetzen.

💡 HINWEIS: Versuche, das Ziel des Berichts in ein oder zwei Sätzen zusammenzufassen, damit er leicht zu verstehen ist.

Empfehlungen:

1. Aufgrund der gestiegenen Nachfrage sollte die Geschäftsleitung das Betriebsbudget für Personalbeschaffung und Werbung erhöhen.

2. Mindestens drei Verwaltungsangestellte für das Amala-Büro abstellen, um bei den verstärkten Anwerbungsbemühungen zu helfen.

3. An einer Anwerbungskampagne und einer Marketingstrategie arbeiten, die sich an potenzielle Arbeitnehmer/innen richtet.
   
   

💡 HINWEIS: Dies sind die wichtigsten Punkte, die du aufzeigen kannst – alternativ kannst du auch erwähnen, dass die Anwerbung die Expansion unterstützen soll.

Beginne bei der richtigen Berichterstattung mit einem Überblick darüber, wie die neue Fabrik kurz vor der Eröffnung steht und wie die Personalabteilung die Anwerbung neuer Arbeitskräfte handhabt. Du solltest Punkte wie das Budget, die Ergebnisse der Anwerbung und die laufende Schulung der neuen Mitarbeiter/innen abdecken.

Füge eine Faktorenanalyse und Ziele hinzu und vergiss nicht, mögliche Herausforderungen zu bewerten.

Schließe den Managementbericht mit einem Aktionsplan und Empfehlungen ab, eventuell mit einer SWOT-Analyse auf der Grundlage der Daten, die du in den Bericht aufgenommen hast. So kannst du die Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren des Einstellungsprozesses strukturiert bewerten.

 

FAQs

Warum sind Managementberichte wichtig?

Managementberichte bieten Führungskräften Zugang zu Informationen über die finanzielle Situation eines Unternehmens, helfen dabei, Problembereiche zu identifizieren und unterstützen fundierte Entscheidungen über Strategie und Betrieb.

Durch die Analyse von Trends und Mustern in den Daten können Managementberichte helfen, zukünftige Leistungen zu prognostizieren, einschließlich Cashflow, Umsatzprognosen und Marktanteile.

Was sollte ein erfolgreicher Managementbericht enthalten?

Managementberichte enthalten Daten aus verschiedenen Abteilungen und Bereichen eines Unternehmens. Sie sollten Folgendes enthalten: wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), Finanzdaten und -analysen, Informationen zur Entscheidungsfindung und datengestützte Erkenntnisse zur Unternehmensbewertung.

Wer schreibt die Managementberichte?

Das ist in der Regel eine gemeinsame Aufgabe:

• Controller und Buchhalter im Unternehmen

• CFOs oder Vice Presidents of Finance – in kleineren Unternehmen ist dies in der Regel die Person, die für die Finanzen verantwortlich ist

• Buchhaltungs- und Finanzmitarbeiter

• Interne Rechtsberater

• Mittleres Management zur Koordinierung der Arbeit

• Große Unternehmen setzen oft auch spezialisierte Wirtschaftsprüfer und andere Dritte ein.
  
  

Wie oft sollten Managementberichte erstellt werden?

Die Häufigkeit hängt von den Bedürfnissen, der Größe, der Branche und den Zielen des Unternehmens ab. In der Regel werden sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich erstellt. Unabhängig von der Situation des Unternehmens ist die regelmäßige und rechtzeitige Erstellung von Berichten wichtig.

Fazit

Managementberichte sind wichtig, um die Unternehmensleitung auf dem Laufenden zu halten und sie in die Lage zu versetzen, kluge, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Durch die Verwendung klarer Ziele, relevanter Kennzahlen und visueller Hilfsmittel wie Diagramme und Grafiken bieten diese Berichte einen prägnanten Überblick über die Leistung eines Unternehmens und helfen, Herausforderungen und Chancen zu erkennen.

Gut aufbereitete Berichte präsentieren nicht einfach nur Daten, sondern bieten umsetzbare Erkenntnisse, die strategische Entscheidungen unterstützen. Mit dem richtigen Ansatz und den richtigen Instrumenten werden Managementberichte zu einem mächtigen Werkzeug, das die Effizienz steigert, den Betrieb verbessert und das Wachstum fördert.

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