Czym jest raport zarządczy: rodzaje, narzędzia i przykłady

We współczesnej firmie menedżerowie muszą być na bieżąco informowani o działalności przedsiębiorstwa. Jeśli jesteś dyrektorem generalnym, musisz być w pełni świadomy wszelkich potencjalnych zagrożeń i ryzyka. Dlatego też twoi pracownicy muszą informować cię na bieżąco o wszelkich istotnych wiadomościach. Niezależnie od tego, czy tworzą dokument papierowy, czy prezentację online, pracownicy muszą nauczyć się przygotowywać skuteczne raporty zarządcze.

W tym tekście wyjaśnimy, czym jest raport zarządczy, dlaczego powinieneś go stworzyć w swojej firmie, jakich narzędzi używać w raportowaniu zarządczym i wiele więcej! Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o najlepszych praktykach tworzenia raportów i jak w pełni wykorzystać te dokumenty w swojej branży.

Czym jest raport zarządczy?

Raport zarządczy to dokument, który pomaga decydentom lub dyrektorom generalnym w firmie zrozumieć, jak dobrze radzi sobie firma. Raport ten analizuje różne aspekty przedsiębiorstwa, aby ocenić jego ogólną wydajność. Gromadzi złożone informacje biznesowe z wielu działów i przedstawia je w przejrzysty sposób, aby pomóc liderom firmy w podejmowaniu świadomych decyzji.

Ten rodzaj raportu gromadzi różne informacje z całej firmy, na przykład z działów sprzedaży, finansów i produkcji, aby dać czytelnikom kompleksowy obraz. Musi opierać się na rzeczywistych danych, takich jak kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które wskazują, jak dobrze radzą sobie różne części firmy.

Jednak zamiast długich list liczb, raporty zarządcze często wykorzystują wykresy, grafy i infografiki, aby ułatwić interpretację i szybkie zrozumienie informacji.

Jaki jest główny cel raportów zarządczych?

Głównym celem tych raportów jest pomoc kierownictwu w skutecznym prowadzeniu firmy, często poprzez podejmowanie kluczowych decyzji we właściwym czasie. W rezultacie często zawierają one raporty finansowe zawierające szczegółowe informacje o dochodach, wydatkach i oszczędnościach firmy. Pomaga to zapewnić, że firma pozostaje w dobrej kondycji finansowej.

Raporty zarządcze są zwykle przygotowywane regularnie – co miesiąc lub co kilka miesięcy – aby informować interesariuszy i aktualizować informacje o postępach firmy.

Kluczowe korzyści z efektywnej sprawozdawczości zarządczej

Raportowanie zarządcze jest bardzo ważną cechą firmy. Oto kilka głównych korzyści płynących z regularnego przygotowywania tych raportów w Twojej firmie:

• Dostęp do kluczowych informacji: raporty zarządcze dostarczają aktualnych informacji o firmie, gromadząc najważniejsze szczegóły w jednym miejscu, dzięki czemu są łatwe do zrozumienia.

• Lepsze podejmowanie decyzji: Dzięki przejrzystym i uporządkowanym informacjom osoby podejmujące decyzje mogą działać szybciej i dokonywać bardziej świadomych wyborów. Flipbooki Publuu pozwalają wyświetlać dane w przejrzysty i efektywny sposób, aby zmaksymalizować skuteczność raportów.

• Identyfikacja kluczowych problemów: Raporty podkreślają najważniejsze bolączki i wskazują działy w firmie, które wymagają natychmiastowej uwagi.

• Współpraca grupowa : Działy wykorzystują raporty zarządcze do informowania zarządu o problemach związanych z tymi konkretnymi obszarami. To uproszczenie pomaga stworzyć odgórny pogląd na kwestie dotyczące całej firmy.

• Wykrywanie problemów: Regularne przeglądanie raportów może pomóc zidentyfikować potencjalne problemy lub pojawiające się możliwości i uniknąć prawdziwych katastrof.
  
  
  

Rodzaje raportów zarządczych

Raporty analityczne

Raporty te zapewniają szczegółową analizę strategii firmy i jej rzeczywistych wyników. Powinny one opierać się na namacalnych danych, takich jak dane dotyczące sprzedaży, aby pokazać, co naprawdę dzieje się w firmie. Pozwala to menedżerom zrozumieć efektywność działań firmy i podejmować lepsze decyzje strategiczne.

Raporty wewnętrzne

Raporty wewnętrzne analizują wydajność grupy lub działu w oparciu o wskaźniki sukcesu i wewnętrzną inteligencję biznesową. Koncentrują się na działaniach w firmie, podkreślając, co idzie dobrze, a co może wymagać uwagi. Pomaga to menedżerom zrozumieć, czy pracownicy pracują efektywnie.

Raporty operacyjne

Raporty operacyjne badają codzienne funkcje firmy, aby upewnić się, że wszystko działa płynnie. Zazwyczaj są pisane co miesiąc, kwartał lub rok i podsumowują wszystkie działania i wyniki z tego okresu. Pozwalają menedżerom zrozumieć cały proces operacyjny i dostosować go do potrzeb firmy.

 

Jak stworzyć raport zarządczy

1. Wyznacz swoje cele

Zdecyduj, jakie cele strategiczne chcesz osiągnąć za pomocą raportu. Czy raport powinien przedstawiać osiągnięcia lub dokładnie monitorować postępy? Czy chcesz tworzyć raporty operacyjne czy raporty z zarządzania finansami?

Wybierz kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które będzie reprezentował raport. Na przykład, jeśli chcesz opisać, co dzieje się w dziale sprzedaży, skup się na takich czynnikach, jak liczba zawartych transakcji, zysk, czas transakcji itp.

2. Zbierz informacje

Zbierz wszystkie ważne dane, których potrzebujesz. Zbierz dane ze sprzedaży i innych działów, korzystając z narzędzi takich jak CMS, które pokazują wyniki. Będziesz potrzebować narzędzi, które pomogą Ci zebrać informacje z różnych części firmy i skoordynować wszystko, aby stworzyć jeden spójny raport.

3. Zaplanuj swój raport

Zastanów się, czego najbardziej potrzebują twoi szefowie, a następnie zdecyduj, jak uporządkować informacje. Na tym etapie warto wybrać szablon, aby zapisać raport w łatwym do odczytania formacie flipbooka z Publuu.

Twój raport powinien zawierać:

• Kluczowe założenia raportu (jego cel i powód stworzenia).

• Jak kluczowe wskaźniki zmieniały się w czasie i co to oznacza.

• Aktualne dane dotyczące wyników.

• Krótkie podsumowanie wyników spółki.

• Podsumowanie sytuacji finansowej firmy.

• Sugestie i potencjalne rozwiązania.
  
  
  

4. Spraw, aby było to łatwe do zrozumienia

Opowiadaj historię za pomocą danych – nie ograniczaj się tylko do przedstawiania surowych liczb. Musisz umieścić je w kontekście i przedstawić w sposób, który wyciągnie wnioski. Spróbuj użyć technik opowiadania historii, aby wyjaśnić najnowszą historię firmy i przeanalizować związki przyczynowo-skutkowe.

Użyj multimedialnych flipbooków od Publuu, aby informacje były jasne i przejrzyste. Format Publuu pozwala na łatwe tworzenie prezentacji poprzez konwersję pliku PDF do profesjonalnego flipbooka online, który jest łatwy do przeglądania.

Przykładowy flipbook online Publuu

Zobacz więcej przykładów flipbooków online

MAKE YOUR OWN

5. Udostępnij swój raport

Podziel się swoim raportem z menedżerami, wysyłając link do flipbooka lub prezentując go na spotkaniu. Publuu umożliwia łatwe udostępnianie raportu i prezentowanie treści za pomocą wyświetlacza zgodnego z HTML-5, dzięki czemu możesz używać dowolnego telefonu, tabletu lub komputera do wyświetlania dokumentów.

Prezentując raport, skup się na danych, a nie na emocjach, i zachęć swoich szefów do korzystania z informacji w celu podejmowania świadomych decyzji. Przedstawianie wskaźników KPI i rekomendacji musi być obiektywne i rzeczowe – unikaj przytłaczania odbiorców niepotrzebnymi szczegółami. Niech prezentacja będzie przejrzysta, skoncentrowana i zgodna z celami raportu.

Raport zarządczy a raport finansowy

Chociaż raport zarządczy może zawierać pewne dane finansowe, raportowanie finansowe to nie to samo, co raportowanie zarządcze. Istnieją różnice w grupie docelowej i stylu, co odróżnia te rodzaje raportowania.

Docelowi czytelnicy

Raporty finansowe są często skierowane do osób spoza firmy, takich jak inwestorzy lub organy regulacyjne.

Raporty zarządcze, jak sama nazwa wskazuje, są skierowane do kierownictwa firmy, aby pomóc im w podejmowaniu świadomych decyzji.

Czy są obowiązkowe

Raporty finansowe są wymagane przez prawo w wielu miejscach. W spółkach akcyjnych muszą być one przygotowywane i wysyłane do akcjonariuszy i agencji rządowych odpowiedzialnych za regulację rynku akcji, takich jak SEC w USA.

Raporty zarządcze są opcjonalne. Są one wykorzystywane wewnętrznie w organizacji i zazwyczaj nie są przeznaczone do rozpowszechniania wśród osób postronnych.

Jak są pisane

Raporty finansowe muszą przestrzegać ścisłych zasad dotyczących tego, co należy w nich zawrzeć i jak je napisać. Często istnieją rządowe formularze i szablony.

Raporty zarządcze mogą być pisane w dowolnym formacie, który firma uzna za najbardziej przydatny. Są one bardziej elastyczne i powinny być dostępne dla menedżerów.

Co obejmują

Sprawozdawczość finansowa obejmuje ogólne wyniki firmy, w szczególności saldo i aktywa przedsiębiorstwa.

Raporty zarządcze często koncentrują się na konkretnych obszarach firmy, zwłaszcza w przypadku błędów lub kwestii, które wymagają rozwiązania, dzięki czemu kierownictwo może zdiagnozować problemy i zaplanować przyszłość.

 

Narzędzia do raportów zarządczych

Zrozumienie raportu i danych jest łatwiejsze, gdy możesz je zobaczyć lub postrzegać w sposób wizualny. Poniżej przedstawiamy kilka programów do komputerowego raportowania zarządzania, które mogą pomóc Ci zebrać odpowiednie informacje i pokazać je w efektywny sposób:

1. Publuu

Publuu to dobre narzędzie do wizualizacji i analizy danych. Jeśli przygotujesz swój raport w formacie PDF, możesz łatwo przekonwertować go na internetowy flipbook, który można otworzyć w dowolnej przeglądarce internetowej bez zewnętrznej aplikacji. Możesz przekonwertować dowolny raport tekstowy na interaktywną prezentację, dodając animacje i hotspoty, przenosząc swój raport zarządczy na wyższy poziom.

2. Zoho Analytics

Zoho Analytics to oprogramowanie, które pomaga ludziom tworzyć wykresy oparte na danych analitycznych. Jest to przydatne narzędzie do tworzenia raportów, ponieważ może pobierać informacje z różnych działów firmy i umieszczać je w jednym raporcie. Cały pakiet Zoho jest pomocny w zarządzaniu projektami, umożliwiając monitorowanie postępów i współpracę z innymi.

3. Asana

Asana to narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga śledzić zadania i projekty za pomocą łatwych w użyciu narzędzi wizualnych. Pozwala wyznaczać cele, aby zapewnić zgodność codziennej pracy z ogólnymi planami. Dzięki zintegrowanej funkcji Universal Reporting pokazuje zespołom, jak postępują ich zadania i czy projekt przebiega prawidłowo. W raporcie możesz wykorzystać dane zebrane w Asanie, aby raporty były łatwe do zrozumienia.

4. Hive

Hive oferuje wiele sposobów wyświetlania informacji dla różnych rodzajów zarządzania projektami. Dzięki Hive możesz wyznaczać cele, wyświetlać wykresy związane z pracą i śledzić, ile czasu ludzie spędzają na zadaniach. Jest to również dobre narzędzie do tworzenia raportów, ponieważ możesz dostosować wygląd raportów, przeglądać swoją pracę w różnych formatach i łatwo zarządzać projektami i zadaniami.

5. ProWorkflow

ProWorkflow to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga również tworzyć raporty. Jest łatwe w użyciu, ponieważ oferuje prosty i intuicyjny interfejs. ProWorkflow jest naprawdę dobry w tworzeniu wizualizacji informacji, takich jak wykresy i diagramy. Pomaga również szybko generować szacunki cen, faktury i inne rodzaje raportów.

Najlepsze praktyki w raportowaniu zarządczym

Zdefiniuj jasne cele

Zacznij od zdefiniowania celu raportu i tego, kto jest jego docelowym odbiorcą. Jasno określ cel, na przykład: Ten raport podsumowuje wyniki sprzedaży i dystrybucji elektronarzędzi w regionie Europy Środkowo-Wschodniej w czwartym kwartale 2020 r. Wyjaśnij, w jaki sposób raport pomoże firmie osiągnąć jej cele. Na podstawie analizy danych przedstaw możliwe scenariusze, ale pozwól czytelnikom dojść do własnych wniosków.

Wybierz odpowiednie mierniki (KPI)

Wybierz kluczowe liczby, które pokazują, jak dobrze radzi sobie firma lub podkreślają główne kwestie. W przykładzie sprzedaży i dystrybucji może to obejmować wielkość sprzedaży, poziomy magazynowania, sprzedaż na mieszkańca, czas dostawy, koszt magazynowania i inne istotne dane. Pamiętaj, aby uwzględnić pomiary, które bezpośrednio odnoszą się do głównego tematu raportu.

Opowiedz jasną historię

Zastanów się, co twoi szefowie powinni zrobić z tymi informacjami. Pomyśl o przyczynach i skutkach – czy sprzedaż jest zbyt niska, czy proces jest zbyt wolny? Oprzyj swoją analizę i odpowiedzi na twardych danych. Możesz w tym celu wykorzystać storytelling, opowiadając historię rozwoju i zmian w działach. Bądź zwięzły i na temat, utrzymując raport formalny, ale w zrozumiałym języku.

Używaj pomocy wizualnych

W dzisiejszych czasach liderzy biznesowi często muszą podejmować szybkie decyzje na podstawie jednego spojrzenia. Uwzględnij wykresy i grafy, aby ułatwić zrozumienie informacji na pierwszy rzut oka. Użyj kolorów i wzorów, aby wyróżnić kluczowe informacje i wizualnie podkreślić ważne kwestie. Publuu umożliwia ulepszanie raportów poprzez dodawanie interaktywnych elementów, takich jak hotspoty ułatwiające nawigację w plikach PDF i dokumentach HTML-5.

Twórz rekomendacje

Nie ograniczaj się tylko do prezentacji danych – zasugeruj, co należy zrobić dalej. Przedstaw potencjalne rozwiązania i pomysły na działania w oparciu o to, co pokazuje raport. W prezentacji raportu możesz również zaproponować możliwe interpretacje – czasami kolejne kroki będą jasne, takie jak zwiększenie podaży lub obniżenie cen. Często jednak warto przedstawić więcej opcji, aby liderzy mogli podjąć właściwe decyzje.

Wyważ informacje

Nie przytłaczaj czytelnika zbyt dużą ilością danych. Często masz dostęp do specjalistycznych informacji, których odbiorcy mogą w pełni nie rozumieć, więc staraj się upraszczać i ograniczać trudne dane. Staraj się, aby każdy raport zawierał 3-6 głównych punktów.

Dostosuj raport do odbiorców – różni menedżerowie mogą potrzebować różnych informacji. Na przykład, jeśli raport koncentruje się na dziale HR, prawdopodobnie nie będziesz musiał uwzględniać danych dotyczących sprzedaży.

Przykłady udanych raportów zarządczych

Zacznij od nadania raportowi nazwy lub tytułu, który będzie łatwy do zidentyfikowania, oraz wskaż docelowych odbiorców i autora.

Raport dotyczący procedury rekrutacji

• Raport dla: Dyrektor naczelny Martin Bosco
• Autor raportu: Arthur King, starszy specjalista ds. kadr
• Temat: Nowa rekrutacja

💡 UWAGA: Pierwsza strona Twojego raportu powinna zawierać streszczenie, aby czytelnik mógł zapoznać się z kluczowymi punktami na pierwszy rzut oka.

Cel raportu

Opisz i przeanalizuj przygotowania do rekrutacji na dużą skalę do nowego zakładu montażowego w Amala, aby zapewnić nowych pracowników i przenieść doświadczonych pracowników.

💡 UWAGA: Spróbuj podsumować cel raportu w jednym lub dwóch zdaniach, aby ułatwić jego zrozumienie.

Zalecenia:

1. Ze względu na wyższe zapotrzebowanie, kierownictwo powinno zwiększyć budżet operacyjny na rekrutację i reklamę.

2. Przydziel co najmniej trzech pracowników administracyjnych do biura Amala, aby pomóc w zwiększonych wysiłkach rekrutacyjnych.

3. Pracuj nad kampanią rekrutacyjną i strategią marketingową skierowaną do potencjalnych pracowników.
   
   

💡 UWAGA: Są to kluczowe punkty, które możesz zaprezentować – alternatywnie możesz wspomnieć, że rekrutacja ma na celu wsparcie ekspansji.

W prawidłowym procesie raportowania zacznij od przeglądu tego, w jaki sposób nowa fabryka zostanie wkrótce otwarta i jak dział HR radzi sobie z rekrutacją nowych pracowników. Powinieneś objąć takie punkty, jak budżet, wyniki rekrutacji i bieżące szkolenie nowych pracowników.

Uwzględnij analizę czynników i cele. Nie zapomnij ocenić potencjalnych wyzwań.

Zakończ raport z zarządzania planem działania i zaleceniami, ewentualnie wykorzystując analizę SWOT opartą na danych zawartych w raporcie. Zapewni to ustrukturyzowany sposób oceny mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń procesu rekrutacji.

 

Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego raporty zarządcze są ważne?

Raporty zarządcze dostarczają liderom biznesowym dostępnych informacji na temat kondycji finansowej firmy, pomagają zidentyfikować obszary budzące obawy i wspierają podejmowanie świadomych decyzji dotyczących strategii i operacji.

Analizując trendy i wzorce w danych, raporty zarządcze mogą pomóc w prognozowaniu przyszłych wyników, w tym przepływów pieniężnych, prognoz sprzedaży i udziału w rynku.

Co powinien zawierać udany raport zarządczy?

Raporty zarządcze zawierają dane z różnych działów i jednostek w firmie. Powinny zawierać: kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), dane i analizy finansowe, informacje ułatwiające podejmowanie decyzji oraz oparte na danych spostrzeżenia dotyczące oceny biznesowej.

Kto pisze raporty zarządcze?

Zazwyczaj jest to wspólny wysiłek obejmujący:

• Kontrolerów i księgowych w firmie

• Dyrektorzy finansowi lub wiceprezesi ds. finansowych – w mniejszych firmach jest to zazwyczaj osoba odpowiedzialna za finanse

• Pracownicy księgowości i finansów

• Wewnętrzny radca prawny

• Kierownictwo średniego szczebla koordynujące pracę

• Duże firmy często korzystają również z usług wyspecjalizowanych audytorów i innych stron trzecich.
  
  

Jak często należy generować raporty zarządcze?

Częstotliwość zależy od potrzeb organizacji, jej wielkości, branży i celów. Zazwyczaj są one przygotowywane miesięcznie, kwartalnie lub rocznie. Niezależnie od sytuacji firmy, regularne i terminowe przygotowywanie raportów jest kluczowe.

Podsumowanie

Raporty zarządcze są niezbędne do informowania liderów biznesu i umożliwienia im podejmowania mądrych decyzji opartych na danych. Dzięki wykorzystaniu jasnych celów, odpowiednich wskaźników KPI i narzędzi wizualnych, takich jak wykresy i wykresy, raporty te zapewniają zwięzły obraz wyników firmy, pomagając zidentyfikować wyzwania i możliwości.

Dobrze przygotowane raporty nie tylko prezentują dane – oferują one praktyczne spostrzeżenia, które kierują strategicznymi decyzjami. Dzięki odpowiedniemu podejściu i narzędziom raporty zarządcze stają się potężnymi zasobami, które zwiększają wydajność, usprawniają operacje i wspierają rozwój.

Może Cię również zainteresować:
Czym jest program szkolenia pracowników: rodzaje, wskazówki i przykłady
Plan marketingowy – kompletny przewodnik