Manual de formación para empleados – ¿Qué es y cómo crearlo?

Todo empresario sueña con contratar empleados competentes y formados: cuantas más personas tenga, más beneficios generarán para usted y su empresa. Pero cuando su negocio crece, corre el riesgo de que disminuya la productividad, se alarguen los tiempos de producción, aumenten los gastos de explotación y surjan otros problemas. Cualquier empleado nuevo será menos productivo cuando se le contrate, simplemente porque necesita formación y orientación básica.

Por eso, una estrategia de formación del personal bien pensada es la mejor estrategia para reducir el impacto del déficit de competencias en su empresa. La formación suele ser difícil y requiere mucho tiempo, y la eficacia de sus esfuerzos de formación dependerá en gran medida de lo bien organizado que esté su manual de formación.

Un manual de formación bien diseñado y eficaz le permitirá compartir rápidamente la información dentro de su empresa y animar a todos los nuevos empleados a formarse y aprender a integrarse.

En este artículo aprenderá todo lo que necesita saber para crear manuales de formación eficaces para su empresa. Aprenderá a preparar un manual de formación, a encontrar plantillas de manuales de formación en línea y a publicarlos utilizando el creador de folletos en línea .

Cuando cree manuales de formación, es importante que sean fáciles de leer y estén al alcance de todos los trabajadores. Por eso merece la pena elegir Publuu para alojar tus manuales de formación, para que sean eficaces para tu programa de formación, como aprenderás en nuestro post.

¡Preparémonos para aprender!

¿Qué contiene un manual de formación?

¿Qué es exactamente un manual? Bueno, todos los que fueron a la escuela deben saber que es una guía sobre un tema específico. Y un manual de formación se utiliza para instruir a los empleados cuando realizan nuevas tareas, normalmente por primera vez.

Si un trabajo, procedimiento o tarea se hace bien, es gracias a las instrucciones detalladas del manual de formación.

Con un manual de formación bien diseñado, los empleados tienen acceso a instrucciones cuando realizan tareas y procedimientos básicos. Su propio manual de formación también les permite orientarse en la empresa (gracias al proceso básico de orientación), e incluso puede incluir un mapa o una galería de personas importantes de la empresa. Con el creador de folletos Publuu puedes asegurarte de que cada nuevo trabajador pueda acceder a tu guía en cualquier lugar y momento.

En el caso de las empresas que trabajan con equipos especializados, los manuales de formación pueden incluir a menudo una guía simplificada sobre cómo poner en marcha el equipo y cómo realizar los procedimientos. Los programas de formación también pueden incluir varios manuales de formación para distintos dispositivos, programas o tareas.

Para aumentar la productividad y garantizar que los empleados tengan los conocimientos necesarios para hacer bien su trabajo, muchas empresas elaboran manuales de formación completos para los empleados. He aquí un ejemplo de manual de formación creado con uno de los mejores creadores de folletos en línea:

Ejemplo de manual del empleado

Ver más ejemplos de manuales en línea

MAKE YOUR OWN

Una guía de formación, además del manual básico, puede incluir descripciones detalladas de productos y ofertas. Especialmente si está dirigida a vendedores o representantes de atención al cliente, puede incluir descripciones de los clientes y cómo ponerse en contacto con ellos cuando cree un manual de formación. Hay muchas plantillas y patrones de manuales de formación que pueden ayudarte a diseñar la guía perfecta para los nuevos empleados.

Los manuales bien elaborados son muy complejos, pero sencillos de entender. Explican las ideas en términos sencillos, utilizando imágenes y analogías apropiadas. Un manual de formación bien hecho puede ser una fuente fiable para directivos, empleados, clientes y consumidores.

5 razones por las que un manual de formación es importante

Los manuales de formación son herramientas muy valiosas para su empresa que nunca pasarán de moda. Si proporciona a sus nuevos empleados un manual de formación, podrá cambiar por completo su experiencia.

• En primer lugar, acorta el tiempo que tardan los nuevos empleados en adaptarse a su empresa . Los nuevos empleados pueden utilizar los manuales de formación para aprender rápidamente la información necesaria, las habilidades y la cultura corporativa de su empresa y convertirse en miembros productivos de su equipo. Los manuales de formación de las grandes empresas pueden incluir incluso códigos de vestimenta, códigos de conducta, mapas y, a veces, hasta una descripción de la ciudad que rodea la sede para facilitar los desplazamientos y el descanso.

• Un buen manual de formación aumenta considerablemente la productividad del personal . Un nuevo empleado no tiene que aprender todo desde cero gracias al manual de formación, lo que crea un sentimiento de pertenencia. Los tests y un buen material hacen posible que incluso los empleados con experiencia aprendan nuevas habilidades. También puede enviar estos manuales en un boletín de la empresa , lo que también ayuda a crear espíritu de equipo.

• Los nuevos empleados se sienten insatisfechos y desanimados cuando encuentran problemas en el trabajo, y a menudo les da vergüenza buscar ayuda, por lo que suelen surgir conflictos. Para evitar ralentizar el programa de formación, su departamento de RRHH debe influir en los manuales de formación. Con un manual de formación bien diseñado y eficaz, un empleado puede identificar respuestas y resolver problemas por sí mismo. También tiene un buen contacto con el departamento de RR.HH. en caso de problemas.

• Menor carga para el personal. Los manuales de formación deben tener una sección especial para las preguntas más frecuentes. Proporcionar a los empleados soluciones ya preparadas ahorra tiempo: los empleados veteranos no tienen que responder constantemente a las mismas preguntas, y los recién contratados pueden resolver sus propios problemas utilizando sólo su manual de formación. Gracias a las funciones interactivas de Publuu, su manual de formación puede navegarse fácilmente y utilizar la interactividad para impulsar el ritmo de aprendizaje.

• Menos errores costosos. A menudo, actividades importantes pueden depender de las acciones de los nuevos empleados – un pequeño error en la contabilidad, por ejemplo, puede afectar al flujo de caja de la empresa. Si explica los procedimientos clave en un manual de formación, evitará errores graves pero comunes.

¿Cómo redactar un manual de formación?

Para crear un manual de formación, es necesario conocer a fondo el puesto designado. Tiene que conocer exactamente todas las máquinas, el software y las tareas del empleado.

Sin embargo, nunca puedes confiar en tus propios recuerdos para elaborar un manual de formación: debe contener hechos y procedimientos actualizados y reflejar todo el proceso de aprendizaje.

Revise los numerosos procedimientos e información importante que presentará su manual de formación para asegurarse de que lo entiende todo. Haz una lista de toda la información importante sobre el puesto de trabajo y utilízala como guía a la hora de elaborar el manual de formación para asegurarte de que lo has cubierto todo.

Recuerde que está escribiendo para una persona recién contratada que puede no haber tenido experiencias exactamente iguales a las suyas. Por ejemplo, es posible que esta persona no sepa manejar el software que usted considera obvio o apagar maquinaria compleja. Todo debe explicarse paso a paso desde la perspectiva de un lego total. El tono debe parecerse al de muchos otros escritos empresariales: sencillo, fácil de entender y al grano.

¿Qué debe contener su manual de formación?

Aquí hemos preparado una guía para crear libros electrónicos y otros materiales didácticos. Cuando escribas un manual de formación, puedes consultar también nuestras otras guías o ver ejemplos de folletos digitales Publuu online.

Cuando crees un manual de formación, debes esbozar el flujo del programa de formación. Un buen manual está organizado y dividido en capítulos, subsecciones y secciones.

Acuérdate de apoyarte en materiales visuales y gráficos: la gente suele ser visual. Siempre que expliques algo al lector utilizando un método visual, puede ayudarle a entenderlo mejor, y lo mismo ocurre cuando creas un manual de formación.

No quieras sobrecargar tu manual con gráficos, pero, si es posible, incluye imágenes. Con Publuu, en tu manual de formación puedes incluir ilustraciones, diagramas, vídeos interactivos o imágenes de presentación de las herramientas o máquinas que utilizará un nuevo empleado.

Introducción

La introducción debe figurar en las primeras páginas del manual de formación. En la primera sección, debe explicar en qué consiste el puesto, cómo funciona la empresa, de qué dependen las tareas del empleado y qué se espera que haga en el puesto designado. Cuando crees manuales de formación, no debes descuidar la sensación de ser bienvenido en tu empresa.

Posición

Ahora que ha presentado su empresa a los lectores, es el momento de transmitir algunos de los objetivos generales de los manuales de formación.

Describa qué se supone que debe hacer la persona en concreto, cómo es la jornada laboral típica, si debe crear especificaciones o producir en la línea, y cuáles serán las principales tareas del trabajador.

Instrucciones detalladas

Llegados a este punto, es sumamente importante llegar al meollo del texto: las instrucciones.

Siempre es necesario que las instrucciones sean claras para ayudar a los lectores a comprender las tareas que realizarán durante su trabajo. Imagínese en el lugar del trabajador: lo que tiene que hacer. Imagínese el trabajo del día: encender el ordenador y manejar los programas necesarios. Describa cada tarea paso a paso al crear un manual de formación.

Acuérdese también de incluir procedimientos para casos excepcionales y procedimientos de salud y seguridad. En la práctica, un empleado con experiencia puede olvidar cuestiones importantes que para él son naturales, pero hay que incluir en el manual todo lo que aclare cualquier problema.

FAQs: preguntas más frecuentes

Es casi seguro que los nuevos empleados tendrán preguntas. Para evitar confusiones y acelerar el proceso de formación, incluya las respuestas al final del manual. Cuando diseñes tu manual, puedes destacar dichas preguntas en recuadros o utilizando un color diferente. Publuu también te permite integrar tus manuales de formación online con galerías o vídeos en los que puedes responder a preguntas adicionales.

Cada capítulo de tu manual de formación debe terminar con un resumen del material descrito en él. Intenta destacar los hechos más importantes que crees que los lectores deben aprender del capítulo. Una buena forma de enganchar al lector es añadir un cuestionario para que pueda ponerse a prueba.

Comparta su manual de formación con sus empleados en línea

Un manual de formación realmente excelente no debe ser una aburrida avalancha de información, sino que hay que presentarlo de forma que capte la atención del lector. El manual de formación interactivo es algo crucial si quiere ofrecer a los nuevos empleados una experiencia atractiva mientras dan sus primeros pasos en su empresa.

Puedes hacer que tus manuales de formación sean interactivos gracias a la compatibilidad con múltiples formatos multimedia de Publuu. Publuu brochure maker te permite convertir archivos PDF en flipbooks interactivos con un bonito efecto de paso de página, que son fáciles de leer en cualquier dispositivo y constituyen eficaces manuales de formación.

Puedes publicarlos en la nube de Publuu para que todos los empleados puedan leerlos en sus teléfonos, ordenadores u otros dispositivos inteligentes sin tener que aprender a descargar y leer los archivos online. Además, los flipbooks de Publuu pueden incluir contenido interactivo como vídeos, galerías o archivos de audio.

Los folletos online de Publuu son muy fáciles de compartir: puedes incrustar tu manual de formación online en el correo electrónico para los nuevos empleados, enviarlo a través de las redes sociales o enlazarlo en cualquier lugar de Internet. Son visibles en cualquier dispositivo compatible con HTML5.

Con la ayuda de las herramientas de análisis de Publuu, podrás determinar el número de empleados que han leído los materiales, o cuánto tiempo tardan en leer una página de tu manual de formación.

Los flipbooks creados con Publuu son una excelente forma de convertir los manuales de formación en contenido de formación digital, lo que facilita a los empleados la búsqueda de información importante.

Consejos para el diseño de manuales de formación

La marca es clave

Muchas empresas utilizan un estilo específico de logotipo de la empresa, combinación de colores o gráficos. Aplique los mismos elementos básicos de diseño al manual de formación que está creando. Su público podrá sentir una conexión con su marca, con la que se han asociado recientemente, si mantiene la misma imagen de marca en todo el manual de formación.

Recuerde, no obstante, que el manual de formación tiene que ser legible: si su marca utiliza un estilo sucio, de inspiración callejera, estupendo. Pero aun así debe utilizar un fondo y un tipo de letra legibles.

A veces basta con que el logotipo esté presente en todas las páginas y que la combinación de colores de la portada coincida con el diseño del material de formación. Cíñase a las normas de marca designadas y todo irá bien.

Cree contenidos interesantes

Cuando elabore instrucciones paso a paso, utilice distintos tipos de contenido. Cada persona absorbe los conocimientos de un modo distinto: algunas aprenden eficazmente escuchando, mientras que otras necesitan estímulos visuales. Por lo tanto, incluya muchos vídeos, fotos, diagramas y otros tipos de gráficos en su manual de formación.

Cuanto más contenido, mejor, pero recuerde mantener un buen equilibrio entre información útil e interesante. Puede obtener más información sobre la creación de contenidos en nuestra guía sobre marketing de contenidos . El conjunto debe ser coherente, por lo que es una buena idea elegir una plantilla de manual de formación al crear un PDF.

Incluso si no se basa en la marca corporativa, asegúrese de utilizar los mismos colores, fuentes y estilos visuales para todos los elementos que pretende incluir en su manual de formación. De este modo, el conjunto tendrá un aspecto coherente y realista.

Combine texto con medios

Cree PDF que combinen texto e ilustraciones. Las investigaciones confirman que este tipo de manuales clásicos son los más adecuados tanto para el público como para el contenido. Si necesitas interactividad, puedes utilizar vídeos y galerías con Publuu, pero un manual de formación bien escrito debería explicarlo todo por sí solo.

Un manual de formación para personas que trabajan con software puede basarse en capturas de pantalla que expliquen lo que el usuario debe hacer, y Publuu te permite añadir animaciones, GIF y vídeos a tus folletos digitales para simplificar aún más la explicación de los procedimientos.

Haz que la guía de instrucciones sea sencilla y fácil de leer.

El consejo de diseño más importante es asegurarte de que tu manual de instrucciones sea sencillo y fácil de leer. Aunque escriba para profesionales, no tiene sentido recurrir a diagramas complicados y lenguaje hermético. Por regla general, el manual está pensado para personas sin experiencia.

Puedes crear fácilmente manuales de formación utilizando programas sencillos como Canva o Microsoft Word. Publuu te permite hacer que tu sencillo documento de formación siga teniendo un aspecto impresionante, gracias a la presentación de los folletos digitales Publuu.

Ve al grano

Estás preparando un manual de formación para que las personas que lo lean puedan realizar eficazmente las actividades y procedimientos asociados al nuevo puesto. Pero hay casos en los que las empresas llenan sus manuales con una cantidad excesiva de material, la gran mayoría inútil. Si pone una cantidad excesiva de información en su manual, será difícil de entender, y sus lectores no podrán centrarse en el material más importante para ellos. No es necesario que incluyas en tu manual todos los escenarios o datos, sólo los necesarios para empezar a trabajar.

Facilidad de edición

Un manual de usuario ya creado siempre puede cambiar. Se introducen cambios en los procedimientos, se incorporan nuevos productos y se mejoran las características de los ya existentes.

Por lo tanto, es posible que tengas que modificar el manual para adaptarlo a las nuevas normas. Con Publuu, puedes introducir fácilmente nuevas versiones del manual, sin cambiar la URL que lleva a la página. También puedes almacenar versiones anteriores de forma segura en la nube si lo consideras necesario.

Galería de plantillas gratuitas de manuales de formación

Esta plantilla de manual de formación puede utilizarse en Adobe Indesign para mostrar a las personas y las tareas cruciales de su empresa.

Esta plantilla de manual de formación de empleados en azul marino es sencilla y legible.

Encontrará más plantillas de manuales de formación de empleados en Canva.com.

Esta llamativa plantilla de manual de formación puede ser utilizada por jóvenes empresas de nueva creación o puestos orientados a la tecnología.

Esta plantilla puede utilizarse para diseñar las páginas de su manual: ¡combínela con otras plantillas de manuales de formación anteriores!

Esta plantilla de manual de formación puede ajustarse para que coincida con la marca y el esquema de colores de su empresa

En conclusión

Tarde o temprano su empresa puede tener suficientes trabajadores como para verse obligada a crear un manual de formación para garantizar que todas las nuevas contrataciones sigan siendo eficientes y productivas. Querrás crear manuales de formación que tengan un aspecto atractivo, sean fáciles de leer y contengan información útil, desde la orientación, pasando por la explicación de la tarea, hasta las preguntas más frecuentes.

Por suerte, Publuu está aquí para ayudarte. Tu manual de formación no tiene por qué ser un libro de papel, sino que puedes convertirlo en un folleto digital que se vea muy bien en cualquier dispositivo móvil. Gracias a nuestras funciones interactivas, podrás navegar por ellos fácilmente, enviarlos a las redes sociales y consultarlos en cualquier momento y lugar.

Con la ayuda de Publuu y algunos conocimientos técnicos, ¡podrás crear fácilmente magníficos manuales de formación para cualquier nueva contratación!

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