Redacción comercial: todo lo que necesita saber

La redacción comercial es un término de amplio significado que hace referencia a cualquier texto relacionado con la gestión de una empresa y la obtención de ingresos. Puede tratarse de correspondencia con otras empresas o de interacciones con clientes. Hoy en día, muchas empresas comprenden la importancia de una redacción comercial eficaz para dirigir una empresa próspera.

¿Qué es la redacción comercial?

La redacción comercial tiene un tono muy formal y debe ceñirse a un formato estricto. Hay que escribir de forma breve, concisa y directa cuando se redactan textos como una propuesta de negocio , y controlar el propio estilo de escritura para que se adapte al entorno profesional.

El formato de la redacción comercial sirve para comunicar información dentro de una empresa o entre empresas diferentes. Una buena redacción empresarial también sirve para dejar constancia oficial y por escrito de los acontecimientos que tienen lugar en el transcurso de una empresa u organización.

Es posible encontrar este estilo en revistas de negocios, comunicados oficiales de empresa, cartas comerciales, comunicados de prensa, perfiles de empresa , contenidos de sitios web corporativos y otros materiales escritos destinados y creados por propietarios de empresas, ejecutivos y directivos.

Aunque la comunicación empresarial escrita es similar a otras formas de escritura formal, como la académica, tiene sus propios requisitos. En este artículo, presentaremos las mejores prácticas de redacción empresarial instructiva, varios tipos de redacción empresarial y cómo crear eficazmente un texto claro y conciso que transmita información relevante.

¿Cuáles son los principales tipos de redacción comercial?

Existen muchos tipos de redacción empresarial, que podemos dividir en categorías bastante amplias.

1. Instrucciones

Este tipo de escrito empresarial pretende ser útil y explicar cómo deben realizarse las tareas, paso a paso. Puede ser, por ejemplo, un manual para nuevos usuarios o un correo electrónico a todos los empleados explicando nuevos procedimientos. Si se va a contratar a nuevos empleados o a utilizar una nueva herramienta, hay que proporcionar información precisa y pertinente, describiendo, paso a paso, cómo utilizarla exactamente. En muchos aspectos, la redacción comercial instructiva se parece más a la técnica.

2. Informar

La redacción de información empresarial consiste en documentar de forma correcta y coherente la información que procesa su empresa. Se trata de la elaboración de informes comerciales y el registro preciso de la información empresarial que le permite documentar el crecimiento, planificar la estrategia y tomar nota de cualquier problema o desafío legal. Se trata de las cuentas financieras de la empresa, las actas de las reuniones y, sobre todo, los memorandos. El memorándum empresarial es un elemento muy importante de la buena redacción empresarial que los aficionados suelen pasar por alto.

3. Persuasivo

El objetivo de la redacción empresarial persuasiva es convencer al lector, que en este caso suele ser un ejecutivo. Este tipo de comunicación empresarial proporciona información vital para convencer a los propietarios de otras empresas de que su producto, servicio, empresa o asociación aportará el mayor valor. Por lo general, este tipo de redacción está relacionada con el marketing y las ventas. Puede incluir propuestas comerciales, cartas comerciales, comunicados de prensa y anuncios.

4. Transaccional

Esta categoría abarca la comunicación cotidiana en el lugar de trabajo. Esta comunicación consiste principalmente en correos electrónicos, pero también en cartas, formularios y facturas. Es la base de la mayoría de las comunicaciones comerciales de una empresa. Aunque es de uso común, debe respetar la estructura formal de las frases y presentar el contenido en un entorno profesional.

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Redacción empresarial eficaz

Lo más importante en la redacción empresarial es el tono adecuado de comunicación. Los documentos formales deben prepararse en un tono profesional, formal y respetuoso. Contrariamente a algunas guías de estilo, puedes utilizar contracciones. Muchas guías de estilo recomiendan evitar la pasiva, pero está bien en textos formales. Sea cual sea el público al que se dirige y el tema del mensaje, hay que elegir el estilo más apropiado y mantener un tono coherente en todo momento.

El segundo factor importante es la claridad y la precisión. Su mensaje será difícil de leer si no está claro lo que quiere transmitir a su audiencia. Por eso merece la pena tener en cuenta ciertas palabras de moda específicas del sector. Cuando se dirige a especialistas, una palabra de este tipo transmite información relevante y ayuda a mantener un lenguaje conciso. Pero si el texto se dirige a alguien ajeno al sector, estas palabras pueden destacar en la comunicación profesional.

Escritura empresarial persuasiva

En primer lugar, hay que identificar a los destinatarios. Una empresa puede crear un documento comercial concreto para sus clientes, otras empresas o empleados. Dado que todos los negocios se centran en el cliente objetivo, por regla general, la redacción empresarial también va dirigida al cliente, ya sea B2B o B2C. Las propuestas comerciales, las cartas profesionales, las cartas de agradecimiento, etc., por ejemplo, se preparan muy a menudo para otras empresas y deben tener un tono formal.

Lo más importante en una buena redacción comercial es precisamente adaptar el lenguaje al destinatario. En este caso, no es necesario forzar el lenguaje positivo de los beneficios, pero sí hablar de las ventajas exactas de su empresa de forma sencilla y obvia.

Redacción comercial transaccional

La comunicación empresarial cotidiana se basa en la escritura comercial transaccional. Se trata sobre todo de correos electrónicos, pero también de facturas y memorandos. Es aconsejable redactarlos en un estilo formal para que resulten muy comprensibles. También se utilizan para transmitir mensajes tanto positivos como negativos, lo que suele asociarse a las actividades de recursos humanos.

Uno transaccional puede ser un correo electrónico de un jefe a un empleado, pero también una respuesta en redes sociales a una queja de un cliente. Otro ejemplo es una carta de despido por motivos concretos, dada en un tono neutro, o simples cartas de ventas que documentan que se ha realizado una venta. Tienen que ser claras y bien entendidas por los lectores.

Comunicación empresarial

La clave de una buena redacción empresarial es ser conciso. Si tienes que informar a tus empleados de nuevos procedimientos, empieza por saludarles y luego escribe simplemente qué procedimientos están en vigor. No hace falta que expliques por qué o qué significa el cambio: un simple resumen es suficiente para tu documento empresarial.

Tus textos deben parecerse a la escritura académica. Elimine también cualquier divagación, debe ser general al menos en este aspecto. Elimine las palabras innecesarias: un «por favor» y un «gracias» son suficientes. En lugar de «tendría la amabilidad de aprender» puedes escribir «se le pide».

Si quieres ser cortés, escribe un saludo rápido o un final, pero un mínimo de cortesía será suficiente. bob, por favor, envíame el archivo’ suena mejor que ‘Envíame el archivo’ y refleja el estilo de escritura desenfadado del mundo de los negocios.

Redacción comercial – 7 buenas prácticas

Para comunicar con eficacia en el mundo de los negocios, hay que entender a la audiencia. Escribirás con un estilo diferente a los especialistas, y de forma distinta a los clientes que simplemente están interesados en el servicio final. El lenguaje comercial se elige para los clientes, no para uno mismo.

Además de sus clientes, también debe conocer sus objetivos. ¿Quiere simplemente facilitar información, explicar un problema o tal vez presentar sus servicios o productos? De ello dependen también la política de marketing y el estilo comercial de su empresa.

Una redacción eficaz requiere que mencione algunas cosas aparentemente obvias. Por ejemplo, muchas empresas de software no escriben si su software es apto para Windows, macOS o Linux. Cuando describas tus ideas empresariales en tus textos, cíñete a las cinco preguntas periodísticas: quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

La redacción empresarial requiere brevedad. Elimina de tu texto los adjetivos innecesarios. Todos los inventos son novedosos, la solución siempre es para el lector. Del mismo modo, tenga cuidado con las frases comunes: no «recicle la solución», sino simplemente «resuelva». No escriba «estamos en proceso de trabajar» sino «estamos trabajando». Nunca escribas «utilizar» en un documento empresarial cuando con «utilizar» es suficiente.

Las personas ocupadas, como los ejecutivos, suelen escanear el texto en busca de detalles relevantes. Facilíteles la vida. Los subrayados y las negritas son muy útiles. Utiliza también listas y diagramas, divide el texto en párrafos cortos y añade títulos específicos.

Evita las abreviaturas, sobre todo las no muy formales, como «&» en lugar de y. Escriba con formalidad: puede utilizar contracciones como «isn’t» o «won’t», pero evite formas como ain’t o gonna.

Y antes de enviar un correo electrónico, revísalo dos veces. Últimamente hay que echar un vistazo al menos al corrector ortográfico de Word, pero hoy en día puedes encontrar herramientas de IA en Internet que te pueden ayudar en la redacción comercial, incluso ayudándote con la estructura de las frases.

Ejemplos de redacción comercial

¿Qué es exactamente la redacción comercial? Como puedes adivinar, el documento comercial más común que puede denominarse redacción comercial transaccional es una simple carta comercial o un correo electrónico comercial. Se puede utilizar de muchas maneras, ya sea para ponerse en contacto con un superior, un trabajador, un posible cliente o un cliente. Las cartas de presentación son la forma de iniciar una aventura en una empresa.

Las cartas oficiales tienen un formato específico que hay que seguir:

• Indique la dirección y una forma de comunicación posterior.

• Empiece por el asunto.

• Comience con la idea principal y amplíe cada cuestión en cada párrafo.

• Terminar el texto cortésmente con una solicitud de respuesta.

Otro buen ejemplo de redacción empresarial son los comunicados de prensa. Los redactores empresariales los escriben para la prensa o para clientes potenciales y describen algo digno de mención sobre su empresa. Pueden ser una declaración oficial emitida por una empresa en relación con un tema concreto.

Los informes empresariales proporcionan información sobre tareas o proyectos concretos a las autoridades u otras entidades profesionales. Deben contener datos bien documentados y presentarlos de forma eficaz.

Los manuales y guías de usuario están a medio camino entre la redacción comercial y la técnica. El objetivo principal es dar instrucciones al usuario, que puede ser un cliente comercial.

Los memorandos empresariales son notas o mensajes rápidos dirigidos a los lectores seleccionados. Es una nota dirigida a otro trabajador o incluso a uno mismo. Puedes escribir una nota después de un acontecimiento para documentarlo. Otro lector puede leerla de un vistazo para entenderla mejor.

Las agendas de reuniones más largas son otro ejemplo de redacción empresarial. Algunas se escriben antes de la reunión para proporcionar una pauta para un evento largo, pero otras pueden documentar lo sucedido, por lo que en este sentido la redacción empresarial se acerca más a la redacción de informes.

Conclusión

No es sólo que las grandes empresas comprendan la importancia de la redacción comercial. Cuanto mayor es la empresa y más diversa es, más valora un estilo claro y neutro y una estructura de frases sencilla.

En consonancia con las formas de redacción empresarial descritas anteriormente, conviene utilizar el tono adecuado para garantizar una actitud profesional. Por supuesto, las pequeñas empresas no tienen por qué ceñirse a esto para mantener un buen contacto con sus socios. Pero una comunicación eficaz aumenta la profesionalidad y las tasas de conversión. Por eso le aconsejamos que cree documentos comerciales con normas de redacción empresarial.

Utilice un lenguaje y una puntuación adecuados al crear textos empresariales, de modo que pueda garantizar una comunicación óptima con sus clientes.

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