Cómo escribir en un PDF: herramientas, consejos y técnicas

Todos hemos estado ahí: imagina que quieres añadir tu comentario a un informe o una revisión. Si está en formato DOC o RTF, es pan comido. Pero con los archivos PDF, la cosa cambia. Por un lado, garantizan un aspecto consistente en cualquier dispositivo; por otro, dificultan la edición del contenido, ya que el texto está "congelado" en su lugar.

A veces, sin embargo, necesitas añadir información a un archivo PDF, como rellenar un formulario, corregir errores o completar una nota. Existen muchas herramientas, desde Adobe hasta los flipbooks de Publuu, que pueden ayudarte a resolver este problema. En este texto, te explicaremos todas las formas de modificar rápidamente archivos PDF y cómo añadir texto, imágenes u otras anotaciones.

Guías para escribir en PDFs en diferentes plataformas

Un archivo PDF está "congelado": a diferencia de un archivo Word, luce igual en casi cualquier dispositivo. El problema es que no puedes escribir directamente para editar el archivo o añadir o eliminar imágenes. Para saber más sobre qué es un PDF, puedes consultar nuestra Base de Conocimientos.

1. Publuu (recomendado)

Si buscas una forma revolucionaria y fácil de usar para editar archivos PDF, ¡los flipbooks de Publuu son justo lo que necesitas! Gracias a nuestra tecnología, tus archivos se convertirán automáticamente al formato HTML5, haciéndolos accesibles para cualquier usuario, independientemente del navegador o dispositivo móvil utilizado.

Edición y personalización sencillas

Aunque no es posible escribir directamente en archivos PDF, Publuu ofrece una amplia gama de funciones de edición más allá de simplemente añadir texto. Puedes incluir elementos interactivos como hotspots y colocarlos en elementos específicos para mostrar información adicional o enlaces. También puedes añadir videos, sonidos y otros elementos multimedia para crear una experiencia más atractiva e interactiva.

¿Cómo añadir contenido interactivo a un PDF?

1. Inicia sesión en Publuu

• Accede a tu cuenta de Publuu o crea una nueva.

2. Sube un PDF

• Haz clic en el botón "Añadir PDF" y espera a que se complete la conversión.

3. Añade hotspots y guarda

• Ve a "Añadir Hotspots". Elige un enlace, video, audio, etc., y guarda los cambios.

Actualiza fácilmente sin cambiar enlaces

Puedes actualizar tus flipbooks fácilmente añadiendo nuevo contenido o modificando el existente, sin necesidad de cambiar el enlace que lleva al documento. Esto significa que los destinatarios siempre tendrán acceso a la versión más reciente de tu flipbook, que puedes editar en otro programa, como se describe a continuación.

Gestión de PDFs sin esfuerzo

Publuu hace que gestionar tus PDFs sea pan comido. Puedes almacenar tus flipbooks en la nube de Publuu, lo que te permite acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo. Si deseas compartir un PDF con tus lectores, puedes hacerlo fácilmente a través de aplicaciones como Messenger o WhatsApp.

Las analíticas de Publuu te permiten monitorizar estadísticas, revisar el número de visualizaciones, el tiempo dedicado a tu flipbook y otros datos para comprender mejor cómo interactúa tu audiencia con el contenido.

2. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat es una herramienta poderosa que ofrece una amplia gama de funciones para editar y comentar archivos PDF. Permite agregar notas, reorganizar páginas, eliminarlas, escribir en un PDF o añadir nuevas páginas a un documento PDF. No debe confundirse con Adobe Acrobat Reader, que solo sirve para visualizar documentos PDF.

Prácticamente todo el mundo utiliza Adobe Acrobat Reader, aunque existen muchas otras aplicaciones para leer PDFs. Sin embargo, Acrobat Pro puede ser utilizado como un editor de PDF tanto por usuarios individuales que necesitan realizar ediciones rápidas como por empresas que buscan más funcionalidades que las de una versión de prueba gratuita.

Cómo escribir en un PDF con Adobe Acrobat

1. Abre el archivo PDF

• Inicia Acrobat, selecciona “Archivo” y haz clic en “Abrir” para localizar el PDF, o simplemente arrastra y suelta el archivo en la ventana de Acrobat.

2. Activa el modo de edición

• Haz clic en la herramienta “Editar un PDF” en el panel izquierdo para habilitar el modo de edición, lo que te permitirá modificar el texto y el diseño del documento.

3. Agrega o edita texto

• Selecciona “Agregar contenido” y luego “Texto” en la barra de herramientas. Haz clic en el lugar donde deseas insertar o editar texto y comienza a escribir. Usa la barra de herramientas para dar formato al texto o añadir imágenes.

4. Agrega comentarios y guarda el archivo

• Elige la herramienta “Agregar un comentario” para añadir notas, subrayar texto o dibujar líneas. Guarda tus cambios haciendo clic en “Archivo” y seleccionando “Guardar” o “Guardar como” para crear un archivo nuevo.

 

3. Smallpdf/iLovePDF

Herramientas en línea como Smallpdf y iLovePDF ofrecen una forma sencilla y eficaz de editar PDFs directamente desde tu navegador. Además de agregar texto, imágenes y formas, estas herramientas te permiten editar texto existente, eliminar páginas, añadir números de página y marcas de agua, e incluso convertir PDFs a otros formatos. Lo mejor es que funcionan completamente en línea, lo que significa que puedes editar tus documentos desde cualquier lugar con acceso a Internet.

Gracias a sus interfaces intuitivas, muchas herramientas en línea son la solución ideal si te preguntas cómo escribir en un PDF. Existen numerosas opciones gratuitas si solo necesitas editar documentos esporádicamente. Para pequeñas empresas, hay planes asequibles que cubren todas tus necesidades.

Cómo escribir en un PDF usando un editor en línea

1. Escoge un editor de PDF en línea

• Selecciona la opción “Editar PDF”. Las versiones de prueba gratuitas están disponibles, aunque pueden tener limitaciones.

2. Sube un archivo PDF

• Arrastra y suelta el archivo o utiliza el botón “Subir”. También puedes importar archivos desde Dropbox o Google Drive.

3. Edita tu archivo PDF

• Usa la interfaz de edición para añadir texto, imágenes y formas. Selecciona la herramienta “Texto”, haz clic para insertar texto y ajusta el formato según sea necesario.

4. Descarga o comparte

• Haz clic en el botón “Descargar” para guardar el PDF editado, o guárdalo en la nube y compártelo con otros.

4. Microsoft Word

¡Pocas personas saben que las versiones más recientes del popular programa MS Word tienen herramientas integradas para editar PDF! Antes de comenzar a escribir en un PDF, asegúrate de contar con una versión relativamente nueva de Microsoft Office, ya que las versiones más antiguas pueden no admitir la edición directa de PDF.

Es muy probable que ya tengas este programa instalado, y otros procesadores de texto como Libre Writer también pueden ofrecer una forma de editar PDFs. Sin embargo, estas opciones no siempre son la mejor solución para usuarios comerciales.

Cómo escribir en un PDF usando Microsoft Word

1. Abre el archivo PDF

• Abre MS Word, ve a “Archivo”, pulsa “Abrir”, localiza el PDF y haz clic en “Abrir”. Confirma la conversión a un documento editable haciendo clic en “Aceptar”.

2. Edita el documento

• Edita el contenido como lo harías con cualquier archivo de Word. Ten en cuenta que diseños complejos o gráficos pueden no convertirse perfectamente.

3. Guarda o exporta el documento

• Guarda los cambios yendo a “Archivo” > “Guardar como” y seleccionando el formato PDF o DOCX.

4. Revisa el nuevo archivo PDF

• Revisa el PDF editado en un lector como Adobe Reader para asegurarte de que todos los cambios sean correctos y estén bien formateados.

 

5. Vista previa

Vista previa es una de esas aplicaciones con las que los usuarios de Windows solo pueden soñar. Escribir y anotar documentos PDF en ella es extremadamente fácil y rápido.

Si tienes una Mac, puedes acceder a este programa de forma gratuita sin necesidad de descargar software adicional. Los usuarios de otros sistemas operativos deberán buscar otras aplicaciones para escribir en un PDF.

Cómo escribir en un PDF usando Vista previa

1. Abre el archivo PDF

• Encuentra el PDF en Finder, haz clic derecho, selecciona ‘Abrir con’ y elige ‘Vista previa’.

2. Muestra la barra de herramientas de anotación

• Haz clic en el botón de la barra de herramientas de anotación (ícono de lápiz) en la barra de herramientas.

3. Agrega texto al archivo PDF

• Haz clic en el botón “Texto” (la letra “T” en un cuadro) para añadir un cuadro de texto. Muévelo arrastrando y escribe dentro. Usa la barra de herramientas de anotación para personalizar la fuente, tamaño, color y alineación.

4. Guarda tus cambios

• Presiona Comando + S o ve a “Archivo” > “Guardar” para guardar tus ediciones. Usa “Archivo” > “Guardar como” para guardar una copia.
  
  
  

¿Cuál es la mejor herramienta para editar PDF?

La mejor herramienta para editar PDFs depende de tus necesidades.

Para funciones avanzadas de edición y comentarios, una excelente opción, especialmente para empresas, es Adobe Acrobat Pro. Sin embargo, su versión de pago puede ser costosa, por lo que muchas pequeñas empresas optan por alternativas como Foxit PDF Editor.

Para ediciones simples y uso ocasional, herramientas en línea como Smallpdf o iLovePDF son buenas opciones. Son gratuitas con algunas limitaciones, funcionan completamente en línea, pero carecen de muchas funciones profesionales.

Si ya tienes la versión más reciente de Microsoft Word, puedes usar sus herramientas integradas para editar PDFs. Sin embargo, puede que no sea ideal para diseños complejos o aplicaciones comerciales. Programas más avanzados como Draw o MS Publisher también pueden servir como editores de PDF.

Publuu puede ser la solución ideal para quienes buscan escribir en un PDF. No solo te permite añadir enlaces y anotaciones a tus documentos, sino también publicarlos y gestionarlos en la nube para que puedan ser visualizados en casi cualquier dispositivo. Es una excelente opción si buscas un método profesional y visualmente atractivo para presentar tus documentos.

Apps móviles para editar PDFs

¿Buscas una manera de editar PDFs desde tu smartphone o tablet? Existen muchas aplicaciones en el mercado, pero no todas ofrecen las mismas funcionalidades. Si quieres aprender cómo escribir en un PDF usando dispositivos móviles, aquí te ayudamos. Estas son las tres mejores apps móviles para editar PDFs en 2024, junto con sus ventajas y desventajas:

1. Adobe Acrobat Reader

Disponible en: Android, iOS

Ventajas: Ofrece una amplia variedad de herramientas, como edición de texto e imágenes, añadir comentarios, rellenar formularios y firmar digitalmente. Se integra con el servicio Adobe Document Cloud. La versión gratuita permite visualizar, imprimir y anotar PDFs.

Desventajas: Algunas funciones premium requieren una suscripción de pago. Puede ser algo pesado y lento en dispositivos menos potentes.

2. SmallPDF

Disponible en: Android, iOS

Ventajas: Interfaz simple y fácil de usar con una amplia gama de funciones gratuitas, como conversión de PDFs, compresión, combinación, división de archivos, y edición de texto e imágenes.

Desventajas: La versión gratuita está limitada a dos operaciones por día y carece de algunas funciones avanzadas disponibles en las versiones de pago.

3. Xodo PDF Reader and Editor

Disponible en: Android, iOS

Ventajas: Esta app ligera y rápida ofrece una amplia gama de funciones gratuitas, incluyendo conversión de PDFs, compresión, combinación y división de archivos, edición de texto e imágenes, y reconocimiento de texto.

Desventajas: Algunas funciones premium requieren una suscripción de pago y la interfaz puede ser menos intuitiva que en otras aplicaciones.

 

Mejores prácticas y consejos para editar PDFs eficientemente

Ahora ya sabes cómo editar y añadir texto en un PDF utilizando tu editor favorito. Sin embargo, aún hay algunos consejos que te ayudarán a trabajar con tus documentos de manera más eficiente. Profesionales y diseñadores gráficos han preparado una lista de recomendaciones:

Preparar un PDF para edición

• Prepara una copia de seguridad: Realiza copias de seguridad de los archivos PDF antes de editarlos para poder volver a la versión original en caso de algún problema. Publuu te permite almacenar tus PDFs de forma segura en la nube.

• Usa archivos PDF simples: Evita archivos con gráficos elaborados, tablas o efectos de sombreado, ya que pueden distorsionarse durante la edición. Si es posible, solicita el archivo PDF original al diseñador gráfico.

• Da formato en Word antes de convertir: Aplica estilos de párrafo en Word antes de convertir el archivo a PDF. Esto asegurará que el formato se mantenga durante la edición, permitiendo que los encabezados y párrafos se muestren correctamente. Puedes proteger el PDF siguiendo nuestros consejos.

• Verifica la compatibilidad de fuentes: Asegúrate de que el programa de edición de PDF sea compatible con las fuentes utilizadas en el archivo. Si tienes dudas, convierte las fuentes a curvas para evitar problemas de visualización antes de convertir el texto a PDF.

• Considera procesar el PDF con software OCR: Antes de empezar a editar, considera procesar el PDF con software OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). La inteligencia artificial mejora significativamente las capacidades de edición, y muchas herramientas online pueden facilitar este proceso.
  
  

Edición y comentarios

• Utiliza herramientas de comentarios: Si solo necesitas editar texto, en lugar de modificar directamente el texto en el archivo PDF, usa las herramientas de comentarios de tu software de edición. Esto te permitirá añadir sugerencias, correcciones y notas sin alterar el texto original.

• Agrega comentarios con contexto: Describe los cambios y sugerencias de manera precisa para facilitar que otros comprendan tus intenciones.

• Activa el seguimiento de cambios: Si es posible, utiliza la función de seguimiento de cambios en tu software de edición para registrar tus modificaciones y facilitar su revisión.

Verifica y finaliza

• Compara cuidadosamente con el original: Una vez que termines de editar, abre el archivo PDF y compáralo con el original. Presta especial atención a las divisiones de las secciones, cambios en el diseño y posibles errores.

• Exporta al formato deseado: Guarda el archivo PDF en el formato que necesites, como PDF/A para archivado a largo plazo o PDF/X para impresión.

Conclusión sobre escribir en un PDF

Esperamos que esta guía te haya proporcionado el conocimiento y las herramientas necesarias para agregar tus notas en PDFs. Ya sea con aplicaciones profesionales, editores web fáciles de usar o incluso con el software Microsoft Word que ya tienes, existe una solución para cada necesidad y nivel de experiencia. Luego podrás exportar tus documentos revisados a Publuu y añadir enlaces y elementos interactivos utilizando nuestras tecnologías.

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