Qu’est-ce qu’un rapport de gestion : types, outils et exemples

Dans une entreprise contemporaine, les gestionnaires doivent rester informés des activités de l’entreprise. Si tu es PDG, tu dois être pleinement conscient des menaces et des risques potentiels. Par conséquent, tes employés doivent te tenir au courant de toute nouvelle pertinente. Qu’ils créent un document papier ou une présentation en ligne, les employés doivent apprendre à préparer des rapports de gestion efficaces.

Dans ce texte, nous t’expliquerons ce qu’est un rapport de gestion, pourquoi tu devrais en créer un dans ton entreprise, quels sont les outils à utiliser pour les rapports de gestion, et bien plus encore ! Continue à lire pour découvrir les meilleures pratiques pour créer des rapports et comment utiliser pleinement ces documents dans ton secteur d’activité.

Qu’est-ce qu’un rapport de gestion ?

Un rapport de gestion est un document qui aide les décideurs ou les PDG d’une entreprise à comprendre les performances de l’entreprise. Ce rapport analyse divers aspects de l’entreprise pour évaluer ses performances globales. Il rassemble des informations commerciales complexes provenant de nombreux services et les présente clairement pour aider les dirigeants de l’entreprise à prendre des décisions éclairées.

Ce type de rapport recueille diverses informations provenant de l’ensemble de l’entreprise, par exemple des services des ventes, des finances et de la production, afin de donner aux lecteurs une vue d’ensemble. Il doit être basé sur des données réelles, telles que les ICP (indicateurs clés de performance), qui indiquent le niveau de performance des différentes parties de l’entreprise.

Cependant, au lieu de longues listes de chiffres, les rapports de gestion utilisent souvent des tableaux, des graphiques et des infographies pour faciliter l’interprétation et la compréhension rapide des informations.

Quel est l’objectif principal des rapports de gestion ?

L’objectif principal de ces rapports est d’aider la direction à gérer efficacement l’entreprise, souvent en prenant des décisions cruciales au bon moment. Par conséquent, ils contiennent souvent des rapports financiers détaillant les revenus, les dépenses et les économies de l’entreprise, ce qui permet de s’assurer que l’entreprise reste financièrement saine.

Les rapports de gestion sont généralement préparés régulièrement – tous les mois ou tous les quelques mois – pour informer les parties prenantes et les tenir au courant des progrès de l’entreprise.

Principaux avantages d’un rapport de gestion efficace

Les rapports de gestion sont une caractéristique très importante d’une entreprise. Voici quelques avantages majeurs de la préparation régulière de ces rapports dans ton entreprise :

• Accès aux informations clés: les rapports de gestion fournissent des informations actualisées sur l’entreprise, en rassemblant les détails les plus importants en un seul endroit pour qu’ils soient faciles à comprendre.

• Amélioration de la prise de décision : grâce à des informations claires et organisées, les décideurs peuvent agir plus rapidement et faire des choix plus éclairés. Les flipbooks Publuu te permettent d’afficher les données de manière propre et efficace afin de maximiser l’efficacité de tes rapports.

• Identification des problèmes clés : les rapports mettent en évidence les points de douleur cruciaux et montrent les sections de l’entreprise qui ont besoin d’une attention immédiate.

• Coopération de groupe : les départements utilisent les rapports de gestion pour informer le conseil d’administration des problèmes liés à ces domaines spécifiques. Cette simplification permet de créer une vue descendante des problèmes à l’échelle de l’entreprise.

• Repérer les problèmes : l’ examen régulier des rapports peut aider à identifier les problèmes potentiels ou les opportunités émergentes et à éviter de véritables catastrophes.
  
  
  

Types de rapports de gestion

Rapports analytiques

Ces rapports fournissent une analyse détaillée des stratégies et des performances réelles de l’entreprise. Ils doivent s’appuyer sur des données tangibles, comme les chiffres de vente, pour montrer ce qui se passe réellement dans l’entreprise. Cela permet aux responsables de comprendre l’efficacité des opérations de l’entreprise et de prendre de meilleures décisions stratégiques.

Rapports internes

Les rapports internes analysent les performances d’un groupe ou d’un service en se basant sur les taux de réussite et la veille stratégique interne. Ils se concentrent sur les activités au sein de l’entreprise, en mettant en évidence ce qui va bien et ce qui peut nécessiter une attention particulière. Cela permet aux responsables de comprendre si les employés travaillent efficacement.

Rapports opérationnels

Les rapports opérationnels examinent les fonctions quotidiennes de l’entreprise pour s’assurer que tout se déroule comme sur des roulettes. Ils sont généralement rédigés chaque mois, trimestre ou année et résument toutes les activités et performances de cette période. Ils permettent aux responsables de comprendre l’ensemble du processus opérationnel et de l’affiner pour répondre aux besoins de l’entreprise.

 

Comment créer un rapport de gestion ?

1. Fixe tes objectifs

Décide des objectifs stratégiques que tu veux atteindre avec ton rapport. Ton rapport doit-il représenter les réalisations ou suivre les progrès avec précision ? Veux-tu créer des rapports opérationnels ou des rapports de gestion financière ?

Choisis les indicateurs clés de performance (ICP) que le rapport représentera. Par exemple, si tu veux décrire ce qui se passe dans le service des ventes, concentre-toi sur des facteurs tels que le nombre d’affaires conclues, le profit, la durée de l’affaire, etc.

2. Rassembler les informations

Rassemble toutes les données importantes dont tu as besoin. Rassemble les données des ventes et des autres départements, en utilisant des outils comme CMS qui montrent les résultats. Tu auras besoin d’outils qui t’aideront à rassembler des informations provenant de différentes parties de l’entreprise et à coordonner le tout pour créer un rapport cohérent.

3. Planifie ton rapport

Réfléchis à ce que tes patrons ont le plus besoin de savoir, puis décide comment organiser les informations. Il est utile de choisir un modèle à ce stade pour enregistrer le rapport dans un format de flipbook facile à lire à partir de Publuu.

Ton rapport doit comprendre :

• Les objectifs clés du rapport (son but et la raison de sa création).

• Comment les indicateurs clés ont changé au fil du temps et ce que cela signifie.

• Les données sur les performances actuelles.

• Un bref résumé des performances de l’entreprise.

• Un résumé de la situation financière de l’entreprise.

• Suggestions et solutions potentielles.
  
  
  

4. Rends les choses faciles à comprendre

Raconte l’histoire avec tes données – ne te limite pas à présenter des chiffres bruts. Tu dois les placer dans leur contexte et les présenter de manière à tirer des conclusions. Essaie d’utiliser des techniques de narration pour expliquer l’histoire récente de l’entreprise et analyser les relations de cause à effet.

Utilise les flipbooks multimédias de Publuu pour rendre les informations claires et transparentes. Le format de Publuu te permet de créer facilement des présentations en convertissant un PDF en un flipbook en ligne professionnel facile à parcourir.

Exemple de flipbook en ligne de Publuu

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5. Partage ton rapport

Partage ton rapport avec tes responsables en envoyant un lien vers ton flipbook ou en le présentant lors d’une réunion. Publuu te permet de partager facilement le rapport et de présenter ton contenu à l’aide d’un affichage compatible HTML-5, de sorte que tu peux utiliser n’importe quel téléphone, tablette ou ordinateur pour afficher tes documents.

Lors de la présentation du rapport, concentre-toi sur les données, pas sur les émotions, et guide tes patrons pour qu’ils utilisent les informations afin de prendre des décisions éclairées. La présentation des indicateurs clés de performance et des recommandations doit être objective et aller droit au but – évite de submerger ton public avec des détails inutiles. Fais en sorte que la présentation soit claire, ciblée et alignée sur les objectifs du rapport.

Rapport de gestion et rapports financiers

Bien qu’un rapport de gestion puisse inclure certaines données financières, les rapports financiers ne sont pas les mêmes que les rapports de gestion. Il existe des différences au niveau du public cible et du style, ce qui fait que ces types de rapports sont distincts.

Lecteurs cibles

Les rapports financiers sont souvent destinés à des personnes extérieures à l’entreprise, comme les investisseurs ou les organismes de réglementation gouvernementaux.

Les rapports de gestion, comme leur nom l’indique, s’adressent aux dirigeants de l’entreprise pour les aider à prendre des décisions éclairées.

Sont-ils obligatoires ?

Les rapports financiers sont exigés par la loi dans de nombreux pays. Dans les sociétés par actions, ils doivent être préparés et envoyés aux actionnaires et aux agences gouvernementales chargées de réguler le marché boursier, comme la SEC aux États-Unis.

Les rapports de gestion sont facultatifs. Ils sont utilisés en interne au sein de l’organisation et ne sont généralement pas destinés à être distribués à des personnes extérieures.

Comment ils sont rédigés

Les rapports financiers doivent suivre des règles strictes concernant les éléments à inclure et la façon de les rédiger. Il existe souvent des formulaires et des modèles imposés par le gouvernement.

Les rapports de gestion peuvent être rédigés dans le format que l’entreprise juge le plus utile. Ils sont plus souples et sont censés être accessibles aux dirigeants.

Ce qu’ils couvrent

Les rapports financiers couvrent les performances globales de l’entreprise, en particulier le solde et les actifs de l’entreprise.

Les rapports de gestion se concentrent souvent sur des domaines spécifiques de l’entreprise, notamment en cas d’erreurs ou de problèmes à régler, afin que la direction puisse diagnostiquer les problèmes et planifier l’avenir.

 

Outils pour les rapports de gestion

Il est plus facile de comprendre ton rapport et tes données lorsque tu peux les voir ou les percevoir de manière visuelle. Ci-dessous, nous listons plusieurs logiciels de rapports de gestion informatique qui peuvent t’aider à rassembler des informations pertinentes et à les montrer de manière efficace :

1. Publuu

Publuu est un bon outil pour la visualisation et l’analyse des données. Si tu prépares ton rapport au format PDF, tu peux facilement le convertir en un flipbook en ligne qui peut être ouvert dans n’importe quel navigateur web sans aucune application externe. Tu peux convertir n’importe quel rapport textuel en une présentation interactive, en ajoutant des animations et des hotspots, ce qui permet à ton rapport de gestion de passer au niveau supérieur.

2. Zoho Analytics

Zoho Analytics est un logiciel qui aide les gens à créer des graphiques basés sur des données analytiques. C’est un outil utile pour créer des rapports car il peut prendre des informations provenant de différents départements d’une entreprise et les rassembler en un seul rapport. L’ensemble de la suite Zoho est utile pour gérer des projets, te permettant de suivre les progrès et de collaborer avec d’autres personnes.

3. Asana

Asana est un outil de gestion de projet qui aide à suivre les tâches et les projets à l’aide d’outils visuels faciles à utiliser. Il te permet de fixer des objectifs pour t’assurer que ton travail quotidien s’aligne sur tes plans globaux. Grâce à la fonctionnalité Universal Reporting intégrée, il montre aux équipes comment leurs tâches progressent et si le projet se déroule correctement. Dans ton rapport, tu peux utiliser les données collectées dans Asana pour rendre tes rapports faciles à comprendre.

4. Hive

Hive offre de multiples façons d’afficher des informations pour différents types de gestion de projet. Avec Hive, tu peux définir des objectifs, afficher des graphiques liés à ton travail et suivre le temps que les gens passent sur les tâches. C’est aussi un bon outil pour créer des rapports, car tu peux personnaliser l’apparence des rapports, afficher ton travail dans différents formats et gérer facilement les projets et les tâches.

5. ProWorkflow

ProWorkflow est un logiciel de gestion de projet qui t’aide également à créer des rapports. Il est facile à utiliser car il offre une interface simple et intuitive. ProWorkflow est vraiment doué pour créer des visualisations d’informations, telles que des diagrammes et des graphiques. Il t’aide également à générer rapidement des estimations de prix, des factures et d’autres types de rapports.

Meilleures pratiques en matière de rapports de gestion

Définir des objectifs clairs

Commence par définir l’objectif du rapport et qui est le public cible. Énonce clairement l’objectif, par exemple : Ce rapport résume les résultats des ventes et de la distribution d’outils électriques dans la région CEE au quatrième trimestre 2020. Explique comment le rapport aidera l’entreprise à atteindre ses objectifs. En te basant sur ton analyse des données, présente des scénarios possibles, mais laisse les lecteurs arriver à leurs propres conclusions.

Choisis les bonnes mesures (KPI)

Choisis des chiffres clés qui montrent les performances de l’entreprise ou mettent en évidence les principaux problèmes. Dans l’exemple des ventes et de la distribution, il peut s’agir du volume des ventes, des niveaux de stockage, des ventes par habitant, du délai de livraison, du coût du stockage et d’autres données pertinentes. Assure-toi d’inclure des mesures qui ont un lien direct avec l’objet du rapport.

Raconte une histoire claire

Réfléchis à ce que tes supérieurs doivent faire de ces informations. Pense aux causes et aux effets – les ventes sont-elles trop faibles ou le processus est-il trop lent ? Base ton analyse et tes réponses sur des données concrètes. Tu peux utiliser la narration à cette fin, en racontant l’histoire du développement et des changements au sein des départements. Sois concis et va droit au but, en gardant le rapport formel, mais dans un langage compréhensible.

Utilise des aides visuelles

Aujourd’hui, les chefs d’entreprise ont souvent besoin de prendre des décisions rapides basées sur un simple coup d’œil. Inclus des diagrammes et des graphiques pour rendre les informations plus faciles à comprendre au premier coup d’œil. Utilise des couleurs et des motifs pour mettre en évidence les informations clés et souligner visuellement les questions importantes. Publuu te permet d’améliorer tes rapports en ajoutant des éléments interactifs tels que des points chauds pour faciliter la navigation dans les PDF et les documents HTML-5.

Créer des recommandations

Ne te contente pas de présenter des données, suggère ce qu’il faut faire ensuite. Donne des solutions potentielles et des idées d’actions basées sur ce que montre le rapport. Dans la présentation de ton rapport, tu peux aussi proposer des interprétations possibles – parfois, les prochaines étapes seront claires, comme l’augmentation de l’offre ou la baisse des prix. Cependant, il est souvent utile de présenter plus d’options pour que les dirigeants puissent prendre les bonnes décisions.

Équilibre les informations

Ne submerge pas le lecteur avec trop de données. Tu as souvent accès à des informations spécialisées que ton public ne comprend peut-être pas entièrement, alors essaie de simplifier et de réduire les données difficiles. Essaie de faire en sorte que chaque rapport contienne de 3 à 6 points principaux.

Adapte le rapport à son public – différents responsables peuvent avoir besoin d’informations différentes. Par exemple, si le rapport est axé sur le service des ressources humaines, tu n’auras probablement pas besoin d’inclure des données sur les ventes.

Exemples de rapports de gestion réussis

Commence par donner à ton rapport un nom ou un titre facile à identifier, et indique le public cible et l’auteur.

Rapport sur la procédure de recrutement

• Rapport à : Directeur général Martin Bosco
• Rapport par : Arthur King, cadre supérieur des ressources humaines
• Objet : nouvelle campagne de recrutement

💡 NOTE : La première page de ton rapport doit contenir un résumé afin que le lecteur puisse connaître les points clés en un coup d’œil.

Objectif du rapport

Décrire et analyser la préparation du recrutement à grande échelle pour la nouvelle usine d’assemblage d’Amala, afin de fournir de nouveaux membres de la main-d’œuvre et de transférer des employés expérimentés.

💡 NOTE : Essaie de résumer l’objectif du rapport en une ou deux phrases pour qu’il soit facile à comprendre.

Recommandations :

1. En raison de la hausse de la demande, la direction devrait augmenter le budget opérationnel consacré au recrutement et à la publicité.

2. Affecter au moins trois travailleurs administratifs au bureau d’Amala pour contribuer aux efforts accrus de recrutement.

3. Travailler sur la campagne de recrutement et la stratégie marketing destinées aux travailleurs potentiels.
   
   

💡 NOTE : Ce sont les points clés que tu peux mettre en avant – à défaut, tu peux mentionner que le recrutement est destiné à soutenir l’expansion.

Dans le cadre d’un rapport en bonne et due forme, commence par un aperçu de la façon dont la nouvelle usine est sur le point d’ouvrir et de la manière dont le service des ressources humaines gère le recrutement de nouveaux travailleurs. Tu dois aborder des points tels que le budget, les résultats du recrutement et la formation continue des nouvelles recrues.

Inclus une analyse des facteurs et des objectifs, et n’oublie pas d’évaluer les défis potentiels.

Termine le rapport de gestion par un plan d’action et des recommandations, en utilisant éventuellement une analyse SWOT basée sur les données que tu as incluses dans le rapport. Cela te fournira un moyen structuré d’évaluer les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces du processus de recrutement.

 

FAQ

Pourquoi les rapports de gestion sont-ils importants ?

Les rapports de gestion fournissent aux chefs d’entreprise des informations accessibles sur la santé financière d’une société, aident à identifier les domaines préoccupants et soutiennent des décisions éclairées en matière de stratégie et d’opérations.

En analysant les tendances et les modèles dans les données, les rapports de gestion peuvent aider à prévoir les performances futures, y compris les flux de trésorerie, les prévisions de ventes et les parts de marché.

Que doit contenir un rapport de gestion réussi ?

Les rapports de gestion contiennent des données provenant de divers départements et unités d’une entreprise. Ils doivent comprendre : des indicateurs clés de performance (ICP), des données et analyses financières, des informations pour faciliter la prise de décision, et des idées basées sur des données pour l’évaluation de l’entreprise.

Qui rédige les rapports de gestion ?

Il s’agit généralement d’un effort conjoint comprenant :

• Les contrôleurs et les comptables de l’entreprise

• Les directeurs financiers ou les vice-présidents des finances – dans les petites entreprises, il s’agit généralement de la personne responsable des finances

• Le personnel de la comptabilité et des finances

• Le conseiller juridique interne

• Des cadres moyens pour coordonner le travail

• Les grandes entreprises font aussi souvent appel à des auditeurs spécialisés et à d’autres tiers.
  
  

À quelle fréquence les rapports de gestion doivent-ils être produits ?

La fréquence dépend des besoins, de la taille, du secteur d’activité et des objectifs de l’organisation. En général, ils sont préparés tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans. Quelle que soit la situation de l’entreprise, la préparation régulière et en temps voulu des rapports est essentielle.

Conclusion

Les rapports de gestion sont essentiels pour tenir les chefs d’entreprise informés et leur permettre de prendre des décisions intelligentes, fondées sur des données. En utilisant des objectifs clairs, des indicateurs clés de performance pertinents et des outils visuels tels que des diagrammes et des graphiques, ces rapports fournissent une vue concise des performances d’une entreprise, ce qui permet d’identifier les défis et les opportunités.

Les rapports bien préparés ne se contentent pas de présenter des données – ils offrent des informations exploitables qui guident les décisions stratégiques. Avec la bonne approche et les bons outils, les rapports de gestion deviennent des atouts puissants qui stimulent l’efficacité, améliorent les opérations et soutiennent la croissance.

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