Qué es un informe de gestión: tipos, herramientas y ejemplos

En una empresa contemporánea, los directivos deben mantenerse informados sobre las operaciones del negocio. Si eres director general, necesitas estar plenamente al tanto de cualquier amenaza y riesgo potenciales. Por tanto, tus empleados deben mantenerte al día de cualquier noticia relevante. Tanto si crean un documento en papel como una presentación en línea, los empleados deben aprender a preparar informes de gestión eficaces.

En este texto, te explicaremos qué es un informe de gestión, por qué deberías crear uno en tu empresa, qué herramientas utilizar en los informes de gestión, ¡y mucho más! Sigue leyendo para conocer las mejores prácticas para crear informes y cómo utilizar plenamente estos documentos en tu sector.

¿Qué es un informe de gestión?

Un informe de gestión es un documento que ayuda a los responsables de la toma de decisiones o a los directores generales de una empresa a comprender el rendimiento de la empresa. Este informe analiza diversos aspectos de la empresa para evaluar su rendimiento global. Recopila información empresarial compleja de muchos departamentos y la presenta con claridad para ayudar a los dirigentes de la empresa a tomar decisiones con conocimiento de causa.

Este tipo de informe recopila información diversa de toda la empresa, por ejemplo, de los departamentos de ventas, finanzas y producción, para ofrecer a los lectores una visión global. Debe basarse en datos reales, como los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento), que indican el rendimiento de las distintas partes de la empresa.

Sin embargo, en lugar de largas listas de cifras, los informes de gestión suelen utilizar cuadros, gráficos e infografías para que la información sea más fácil de interpretar y comprender rápidamente.

¿Cuál es el principal objetivo de los informes de gestión?

El principal objetivo de estos informes es ayudar a la dirección a dirigir la empresa con eficacia, a menudo tomando decisiones cruciales en el momento oportuno. Por ello, suelen contener informes financieros que detallan los ingresos, gastos y ahorros de la empresa, lo que ayuda a garantizar que la empresa siga siendo sólida desde el punto de vista financiero.

Los informes de gestión suelen elaborarse con regularidad -mensualmente o cada pocos meses- para mantener a las partes interesadas informadas y al día sobre la marcha de la empresa.

Principales ventajas de unos informes de gestión eficaces

Los informes de gestión son una característica muy importante de una empresa. He aquí algunas de las principales ventajas de preparar estos informes con regularidad en tu empresa:

• Acceso a la información clave: Los informes de gestión proporcionan información actualizada sobre la empresa, reuniendo los detalles más importantes en un solo lugar para que sea fácil de entender.

• Mejora de la toma de decisiones: Gracias a una información clara y organizada, los responsables de la toma de decisiones pueden actuar con mayor rapidez y tomar decisiones mejor informadas. Los flipbooks de Publuu te permiten mostrar los datos de forma limpia y eficiente para maximizar la eficacia de tus informes.

• Identificación de problemas clave: Los informes destacan los puntos débiles cruciales y muestran las secciones de la empresa que necesitan atención inmediata.

• Cooperación de grupo: Los departamentos utilizan los informes de gestión para informar al consejo sobre los problemas relacionados con esas áreas específicas. Esta simplificación ayuda a crear una visión descendente de los problemas de toda la empresa.

• Detección de problemas: La revisión periódica de los informes puede ayudar a identificar problemas potenciales u oportunidades emergentes y evitar auténticas catástrofes.
  
  
  

Tipos de informes de gestión

Informes analíticos

Estos informes proporcionan un análisis detallado de las estrategias y el rendimiento real de la empresa. Deben basarse en datos tangibles, como las cifras de ventas, para mostrar lo que realmente está ocurriendo en la empresa. Esto permite a los directivos comprender la eficacia de las operaciones de la empresa y tomar mejores decisiones estratégicas.

Informes internos

Los informes internos analizan el rendimiento de un grupo o departamento basándose en los índices de éxito y en la inteligencia empresarial interna. Se centran en las actividades dentro de la empresa, destacando lo que va bien y lo que puede necesitar atención. Esto ayuda a los directivos a comprender si los empleados están trabajando con eficacia.

Informes operativos

Los informes operativos examinan las funciones diarias de la empresa para garantizar que todo funciona como la seda. Suelen redactarse cada mes, trimestre o año y resumen todas las actividades y el rendimiento de ese periodo. Permiten a los directivos comprender todo el proceso operativo y ajustarlo a las necesidades de la empresa.

 

Cómo elaborar un informe de gestión

1. Establece tus objetivos

Decide qué objetivos estratégicos quieres alcanzar con tu informe. ¿Debe tu informe representar logros o supervisar el progreso con precisión? ¿Quieres crear informes operativos o informes de gestión financiera?

Elige los indicadores clave de rendimiento (KPI) que representará el informe. Por ejemplo, si quieres describir lo que ocurre en el departamento de ventas, céntrate en factores como el número de tratos realizados, el beneficio, el tiempo de trato, etc.

2. Reúne la información

Reúne todos los datos importantes que necesites. Coteja los datos de ventas y de otros departamentos, utilizando herramientas como CMS que muestran los resultados. Necesitarás herramientas que te ayuden a reunir información de distintas partes de la empresa y a coordinarlo todo para crear un informe coherente.

3. Planifica tu informe

Piensa en lo que más necesitan saber tus jefes, y luego decide cómo organizar la información. En este punto merece la pena elegir una plantilla para guardar el informe en un formato de libro animado fácil de leer de Publuu.

Tu informe debe incluir

• Objetivos clave del informe (su finalidad y motivo de creación).

• Cómo han cambiado los indicadores clave a lo largo del tiempo y qué significa eso.

• Datos actuales de rendimiento.

• Un breve resumen de los resultados de la empresa.

• Un resumen de la situación financiera de la empresa.

• Sugerencias y posibles soluciones.
  
  
  

4. Haz que sea fácil de entender

Cuenta la historia con tus datos: no te limites a presentar cifras en bruto. Tienes que situarlas en su contexto y presentarlas de forma que saquen conclusiones. Intenta utilizar técnicas narrativas para explicar la historia reciente de la empresa y analizar las relaciones causa-efecto.

Utiliza los flipbooks multimedia de Publuu para que la información sea clara y transparente. El formato de Publuu te permite crear presentaciones fácilmente convirtiendo un PDF en un flipbook online profesional fácil de hojear.

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5. Comparte tu informe

Comparte tu informe con los directivos enviando un enlace a tu libro animado o presentándolo en una reunión. Publuu te permite compartir fácilmente el informe y mostrar tu contenido utilizando una pantalla compatible con HTML-5, de modo que puedes utilizar cualquier teléfono, tableta u ordenador para mostrar tus documentos.

Al presentar el informe, céntrate en los datos, no en las emociones, y guía a tus jefes para que utilicen la información para tomar decisiones informadas. Mostrar los KPI y las recomendaciones debe ser objetivo y directo: evita abrumar a tu audiencia con detalles innecesarios. Mantén la presentación clara, centrada y alineada con los objetivos del informe.

Informe de gestión frente a informes financieros

Aunque un informe de gestión puede incluir algunos datos financieros, los informes financieros no son lo mismo que los informes de gestión. Hay diferencias en el público objetivo y en el estilo, que hacen que estos tipos de informes sean distintos.

Lectores objetivo

Los informes financieros suelen dirigirse a personas ajenas a la empresa, como inversores o reguladores gubernamentales.

Los informes de gestión, como su nombre indica, se dirigen a los dirigentes de la empresa para ayudarles a tomar decisiones con conocimiento de causa.

¿Son obligatorios?

Los informes financieros son obligatorios por ley en muchos lugares. En las sociedades anónimas, deben elaborarse y enviarse a los accionistas y a los organismos gubernamentales encargados de regular el mercado de valores, como la SEC en EEUU.

Los informes de gestión son opcionales. Se utilizan internamente dentro de la organización y no suelen distribuirse a personas ajenas a ella.

Cómo se redactan

Los informes financieros deben seguir normas estrictas sobre qué incluir y cómo redactarlos. A menudo existen formularios y plantillas exigidos por el gobierno.

Los informes de gestión pueden redactarse en el formato que la empresa considere más útil. Son más flexibles y se supone que son accesibles para los directivos.

Qué cubren

Los informes financieros cubren el rendimiento general de la empresa, especialmente el balance y los activos de la empresa.

Los informes de gestión suelen centrarse en áreas concretas de la empresa, sobre todo en caso de errores o cuestiones que deban abordarse, para que la dirección pueda diagnosticar los problemas y planificar el futuro.

 

Herramientas para los informes de gestión

Comprender tus informes y datos es más fácil cuando puedes verlos o percibirlos de forma visual. A continuación, enumeramos varios programas informáticos para informes de gestión que pueden ayudarte a recopilar información relevante y mostrarla de forma eficaz:

1. Publuu

Publuu es una buena herramienta para la visualización y análisis de datos. Si preparas tu informe en formato PDF, puedes convertirlo fácilmente en un flipbook online que se puede abrir en cualquier navegador web sin necesidad de ninguna app externa. Puedes convertir cualquier raport de texto en una presentación interactiva, añadiendo animaciones y hotspots, llevando tu informe de gestión al siguiente nivel.

2. Zoho Analytics

Zoho Analytics es un programa de software que ayuda a la gente a crear gráficos basados en datos analíticos. Es una herramienta útil para crear informes porque puede tomar información de varios departamentos de una empresa y ponerla en un único informe. Toda la suite Zoho es útil para gestionar proyectos, permitiéndote controlar el progreso y colaborar con otros.

3. Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a realizar un seguimiento de las tareas y proyectos con herramientas visuales fáciles de usar. Te permite establecer objetivos para garantizar que tu trabajo diario se alinea con tus planes generales. Con la función integrada de Informes Universales, muestra a los equipos cómo progresan sus tareas y si el proyecto se está ejecutando correctamente. En tu informe, puedes utilizar los datos recopilados en Asana para que tus informes sean fáciles de entender.

4. Hive

Hive ofrece múltiples formas de mostrar información para distintos tipos de gestión de proyectos. Con Hive, puedes establecer objetivos, ver gráficos relacionados con tu trabajo y hacer un seguimiento del tiempo que dedican las personas a las tareas. También es una buena herramienta para crear informes, ya que puedes personalizar el aspecto de los informes, ver tu trabajo en varios formatos y gestionar fácilmente proyectos y tareas.

5. ProWorkflow

ProWorkflow es un software de gestión de proyectos que también te ayuda a crear informes. Es fácil de usar porque ofrece una interfaz sencilla e intuitiva. ProWorkflow es realmente bueno creando visualizaciones de la información, como tablas y gráficos. También te ayuda a generar rápidamente presupuestos, facturas y otros tipos de informes.

Buenas prácticas en la elaboración de informes de gestión

Define objetivos claros

Empieza por definir la finalidad del informe y a quién va dirigido. Establece claramente el objetivo, por ejemplo: Este informe resume los resultados de ventas y distribución de herramientas eléctricas en la región CEE en el cuarto trimestre de 2020. Explica cómo ayudará el informe a la empresa a alcanzar sus objetivos. Basándote en tu análisis de datos, presenta posibles escenarios, pero deja que los lectores lleguen a sus propias conclusiones.

Elige las mediciones adecuadas (KPI)

Elige cifras clave que muestren lo bien que está funcionando la empresa o pongan de relieve los principales problemas. En el ejemplo de ventas y distribución, esto podría incluir el volumen de ventas, los niveles de almacenamiento, las ventas per cápita, el tiempo de entrega, el coste de almacenamiento y otros datos relevantes. Asegúrate de incluir mediciones que estén directamente relacionadas con el enfoque del informe.

Cuenta una historia clara

Piensa en lo que tus jefes necesitan hacer con la información. Piensa en las causas y los efectos: ¿las ventas son demasiado bajas o el proceso es demasiado lento? Basa tu análisis y tus respuestas en datos concretos. Puedes utilizar la narración para este fin, contando la historia del desarrollo y los cambios dentro de los departamentos. Sé conciso y ve al grano, manteniendo el informe formal pero en un lenguaje comprensible.

Utiliza ayudas visuales

Hoy en día, los líderes empresariales a menudo necesitan tomar decisiones rápidas basándose en un simple vistazo. Incluye tablas y gráficos para que la información sea más fácil de entender a primera vista. Utiliza colores y patrones para resaltar la información clave y subrayar visualmente las cuestiones importantes. Publuu te permite mejorar tus informes añadiendo elementos interactivos como zonas activas para facilitar la navegación dentro de PDF y documentos HTML-5.

Crea recomendaciones

No te limites a presentar datos; sugiere qué hacer a continuación. Ofrece posibles soluciones e ideas para la acción basadas en lo que muestra el informe. En la presentación de tu informe, también puedes ofrecer posibles interpretaciones: a veces, los siguientes pasos estarán claros, como aumentar la oferta o bajar los precios. Sin embargo, a menudo es útil presentar más opciones para que los líderes puedan tomar las decisiones correctas.

Equilibra la información

No abrumes al lector con demasiados datos. A menudo tienes acceso a información especializada que tu público puede no comprender del todo, así que intenta simplificar y reducir los datos difíciles. Intenta que cada informe contenga entre 3 y 6 puntos principales.

Adapta el informe a su público: los distintos directivos pueden necesitar información diferente. Por ejemplo, si el informe se centra en el departamento de RRHH, es probable que no necesites incluir datos de ventas.

Ejemplos de informes de gestión con éxito

Empieza por dar a tu informe un nombre o título que sea fácil de identificar, y señala el público al que va dirigido y el autor.

Informe para el procedimiento de contratación

• Informe para: Director General Martin Bosco
• Informe de: Arthur King, alto ejecutivo de RRHH
• Asunto: Nuevo Procedimiento deContratación

💡 NOTA: La primera página de tu informe debe contener un resumen ejecutivo para que el lector pueda conocer los puntos clave de un vistazo.

Objetivo del Informe

Describir y analizar la preparación de la contratación a gran escala para la nueva planta de montaje de Amala, con el fin de proporcionar nuevos miembros a la plantilla y transferir a empleados experimentados.

💡 NOTA: Intenta resumir el objetivo del informe en una o dos frases para facilitar su comprensión.

Recomendaciones:

1. Debido a la mayor demanda, la dirección debería aumentar el presupuesto operativo para contratación y publicidad.

2. Asignar al menos tres trabajadores administrativos a la oficina de Amala para que ayuden en el aumento de los esfuerzos de captación.

3. Trabajar en la campaña de contratación y en la estrategia de marketing dirigida a los trabajadores potenciales.
   
   

💡 NOTA: Estos son los puntos clave que puedes exponer; alternativamente, puedes mencionar que la contratación tiene por objeto apoyar la expansión.

En el proceso de información adecuado, empieza con un resumen de cómo la nueva fábrica está a punto de abrir y cómo el departamento de RR.HH. está gestionando la contratación de nuevos trabajadores. Debes cubrir puntos como el presupuesto, los resultados de la contratación y la formación continua de los nuevos empleados.

Incluye un análisis de factores y objetivos. No olvides evaluar los posibles retos.

Termina el informe de gestión con un plan de acción y recomendaciones, posiblemente utilizando un análisis DAFO basado en los datos que has incluido en el informe. Esto proporcionará una forma estructurada de evaluar los puntos fuertes, débiles, oportunidades y amenazas del proceso de contratación.

 

Preguntas frecuentes

¿Por qué son importantes los informes de gestión?

Los informes de gestión proporcionan a los dirigentes empresariales información accesible sobre la salud financiera de una empresa, ayudan a identificar áreas de preocupación y apoyan la toma de decisiones informadas sobre estrategia y operaciones.

Al analizar las tendencias y los patrones de los datos, los informes de gestión pueden ayudar a prever el rendimiento futuro, incluido el flujo de caja, las previsiones de ventas y la cuota de mercado.

¿Qué debe incluir un informe de gestión eficaz?

Los informes de gestión contienen datos de varios departamentos y unidades de una empresa. Deben incluir: indicadores clave de rendimiento (KPI), datos y análisis financieros, información para facilitar la toma de decisiones y perspectivas basadas en datos para la evaluación empresarial.

¿Quién redacta los informes de gestión?

Suele ser un esfuerzo conjunto que incluye

• Controladores y contables de la empresa

• Directores financieros o vicepresidentes de finanzas – en las empresas más pequeñas, suele ser la persona responsable de las finanzas

• Personal de contabilidad y finanzas

• Asesor jurídico interno

• Mandos intermedios para coordinar el trabajo

• Las grandes empresas también suelen recurrir a auditores especializados y otros terceros.
  
  

¿Con qué frecuencia deben generarse los informes de gestión?

La frecuencia depende de las necesidades, el tamaño, el sector y los objetivos de la organización. Normalmente, se elaboran mensual, trimestral o anualmente. Independientemente de la situación de la empresa, la elaboración periódica y puntual de los informes es clave.

Conclusión

Los informes de gestión son esenciales para mantener informados a los líderes empresariales y permitirles tomar decisiones inteligentes basadas en datos. Mediante el uso de objetivos claros, KPI relevantes y herramientas visuales como tablas y gráficos, estos informes proporcionan una visión concisa del rendimiento de una empresa, ayudando a identificar retos y oportunidades.

Con el enfoque y las herramientas adecuados, los informes de gestión se convierten en poderosos activos que impulsan la eficacia, mejoran las operaciones y apoyan el crecimiento.

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