Manual del empleado: Guía para el diseño de manuales de RR.HH

El manual del empleado es imprescindible en cualquier organización, por grande o pequeña que sea. Es una ventanilla única para todo lo que los empleados necesitan saber sobre su empresa, desde su misión y valores hasta sus políticas y procedimientos. Este manual del empleado recoge información crucial y es fácilmente accesible.

Puedes utilizar el creador de folletos Publuu para diseñar tu manual del empleado, de modo que tus trabajadores estén mejor orientados y puedan hojear el libro en sus teléfonos y dispositivos móviles. Los manuales del empleado pueden estar fácilmente disponibles en línea con una animación realista y de página en página que mostrará tu misión utilizando las tecnologías modernas.

En nuestro artículo aprenderá qué es un manual del empleado, cómo crearlo, cuáles son las principales ventajas de crearlo y mucho más

¿Qué es un manual del empleado?

Un manual del empleado es un documento emitido por la empresa que constituye un recurso clave tanto para los directivos como para los trabajadores de una empresa. Suele contener información crucial sobre las normas, políticas y procesos de la empresa. Puede utilizarlo para informar a los empleados sobre los principales valores de su empresa, los valores de su marca y sus ideas.

La finalidad del manual del empleado es asegurarse de que los trabajadores sepan exactamente qué se espera de ellos y qué pueden esperar de la empresa. Suele hablar de cosas como la forma de actuar en el trabajo, un código ético, ventajas, políticas de permisos, leyes aplicables, normas de seguridad y otras partes importantes del trabajo. También puede incluir información sobre el pasado, el propósito y las creencias de la empresa, lo que ayuda a los nuevos trabajadores a encajar en la cultura y los objetivos de la empresa.

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¿Qué debe incluir un manual del empleado?

El manual del empleado debe incluir las siguientes secciones:

Bienvenida y primeras instrucciones para los nuevos empleados: Esta sección debe dar a los nuevos empleados una idea de la empresa y su cultura, así como información básica: desde cómo es una jornada laboral típica hasta responder a preguntas como «¿Dónde está el baño?»

Información sobre la empresa: En esta sección, debe hablar de la historia de la empresa, sus objetivos, sus valores fundamentales y los productos o servicios que ofrece. Muchos empleados ya deberían conocer esta información, pero no está de más recordársela.

Política y cultura de la empresa: Esta sección debe explicar las políticas de la empresa en relación, por ejemplo, con el comportamiento de los empleados en el trabajo, qué ropa llevar (código de vestimenta), con qué frecuencia presentarse, cuándo tomarse vacaciones y las normas de seguridad. Las políticas de empleo deben explicarse para cada departamento. Si un electricista llega 5 minutos tarde, puede quedarse 5 minutos más, pero un profesor o un médico no tienen derecho a llegar tarde. El manual también debe explicar el ambiente y las normas de la empresa, y cómo se espera que encajen los empleados.

Requisitos legales: Esta sección debe incluir información sobre cómo cumple la empresa todas las leyes y políticas pertinentes, como las leyes antidiscriminación, las leyes sobre salarios y horarios, el permiso parental, el tiempo libre remunerado y leyes similares. Muchos países tienen normas legales relativas a todos los empleados, pero no todos los empleados tienen los tipos de contratos adecuados, por lo que esto puede variar incluso en un mismo país de la UE y estado de EE.UU..

Políticas de permisos retribuidos: Esta sección debe explicar la política de la empresa en materia de vacaciones, bajas por enfermedad, permisos personales y otros tipos de permisos retribuidos. Del mismo modo, depende de la normativa laboral local y de cada empresa.

Prestaciones: Esta parte debe hablar de los beneficios de la empresa, como el seguro médico, los planes de ahorro para la jubilación y todo lo demás, especialmente en países como EE.UU., donde no existen alternativas del gobierno federal.

Ascensos y retribuciones: Esta sección debe explicar cómo gestiona la empresa los ascensos, las evaluaciones de rendimiento y las compensaciones. En algunos países puede ser ilegal indicar los salarios y, en otros, ocultarlos, por lo que hay que saber exactamente cuáles son las leyes aplicables.

Política disciplinaria y de despidos: Esta sección debe explicar las políticas de la empresa en materia de disciplina y despido, incluidas las fases del castigo y los motivos de despido.

También hay muchas otras formas de incluir información en los folletos, como la política contra el acoso, los criterios de gestión del rendimiento, etc. Incluya todo lo que considere necesario, ¡incluso puede añadir un par de páginas en blanco para tomar notas!

Ventajas de un manual del empleado

Beneficios para los empleados

El manual del empleado se crea en beneficio de los empleados nuevos y de los ya contratados. Contiene la información más útil y todo lo que un nuevo empleado puede necesitar para no perderse en la empresa.

• Transparencia : un manual del empleado deja claro al empleado lo que se espera de él y lo que puede esperar de la empresa. Esto puede ayudar a reducir la confusión y el estrés y a crear un entorno de trabajo más positivo y productivo. En lugar de perder el tiempo instruyendo a los recién llegados, los empleados ya contratados podrán ser más productivos.

• Imparcialidad : Expone inmediatamente los requisitos y beneficios que se aplican a todos. Un manual del empleado garantiza que todos los empleados reciban un trato justo y coherente. También proporciona un marco para resolver disputas y abordar las preocupaciones de los empleados.

• Empoderamiento : Un manual del empleado da a los empleados una sensación de poder al proporcionarles la información que necesitan para tener éxito en sus puestos. Puede asegurarse de que los empleados sepan exactamente cuáles son sus responsabilidades y derechos.

Beneficios para los empresarios

Crear un manual del empleado beneficia sobre todo a su empresa: es una propuesta de valor añadido que las grandes empresas no pueden ignorar.

• Coherencia : un manual del empleado ayuda a garantizar la coherencia en la aplicación de las políticas y procedimientos de la empresa. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de disputas y problemas legales. No puede alegar que no ha explicado las normas: ¡tenga un manual preparado!

• Transparencia : un manual del empleado muestra a los trabajadores que la empresa es transparente y está comprometida con un trato justo. Esto puede ayudar a generar confianza y moral.

• Eficacia : Un manual del empleado puede ayudar a ahorrar tiempo a los profesionales de RRHH y a los directivos al proporcionar referencias listas para responder a las preguntas e inquietudes de los empleados.
  
  

Consejos para el diseño del manual del empleado

Si quiere preparar un buen manual del empleado, merece la pena que sea memorable para los demás. He aquí algunos consejos que pueden resultarle útiles a la hora de diseñar uno.

Utilice un diseño claro y coherente. El manual debe ser fácil de navegar, con bonitos diseños de portada y contraportada, títulos, subtítulos y secciones claros. Utiliza un tamaño y estilo de letra coherentes en todo el documento y aprovecha los espacios en blanco para facilitar la lectura del texto. Si utiliza términos técnicos en su manual, asegúrese de incluir un glosario que los defina.

Recuerde mantener la coherencia con el diseño de su empresa: su manual del empleado debe tener un aspecto similar al de los catálogos de productos, folletos y programas de eventos que distribuye. Puede elegir colores y fuentes reconocibles o elementos gráficos como logotipos o sombreados para destacar entre la multitud.

Utilice imágenes y gráficos de alta calidad. Los elementos visuales pueden ayudar a romper el texto y hacerlo más atractivo. Elija otros de alta calidad que encajen con la marca y la cultura de su empresa. Ponga una foto de alta calidad en la portada para llamar la atención. Las infografías también son una buena manera de presentar información compleja de forma visualmente atractiva y fácil de entender.

Utilice el color con moderación. Demasiado color puede distraer y dificultar la lectura del manual. Use el color con moderación para resaltar información importante o crear una jerarquía visual. Por ejemplo, el uso del color atraerá la atención hacia el texto clave. Puede utilizar páginas en blanco para crear descansos y dividir los capítulos.

Utilice un estilo coherente. El manual debe tener un estilo coherente en todo el texto, desde la fuente y su tamaño hasta los colores y gráficos. Esto ayudará a crear un aspecto profesional y pulido. Procura maquetarlo en páginas sueltas y no abuses de los desplegables.

Haz que el manual sea accesible en línea. Cada vez más personas acceden a la información desde sus dispositivos móviles. Los libros electrónicos digitales de Publuu pueden ayudarte a conseguirlo. Asegúrate de que tu manual del empleado está formateado para su visualización en dispositivos móviles. Los flipbooks de Publuu no crean un PDF, pero son fáciles de ver en cualquier dispositivo que soporte HTML-5.

Prepara tu manual del empleado para imprimirlo. Si no quieres utilizar los flipbooks de Publuu, guarda tu archivo en ese formato y conviértelo al modo de color CMYK para que sea fácil de imprimir

Ejemplos de manuales para empleados

Este estupendo manual del empleado muestra una excelente maquetación, y un gran diseño de la portada, y muestra todo lo que necesita un nuevo empleado. Muestra la parte importante del desarrollo, desde el crecimiento hasta la motivación, y ayuda a los trabajadores a desarrollarse.

Este manual del empleado bien diseñado muestra los procedimientos adecuados y describe los servicios que ofrece la empresa de odontología. Ayudará a los trabajadores a comportarse correctamente y a pertenecer al equipo.

Conclusión

El manual del empleado es un recurso clave tanto para los empleados como para los empresarios. Proporciona a los empleados información esencial sobre la misión, los valores, las políticas y los procedimientos de la empresa, al tiempo que fomenta la transparencia, la integridad y la coherencia en el lugar de trabajo.

Los empresarios se benefician de tener un manual bien redactado porque reduce la confusión, ahorra tiempo y ofrece una propuesta de valor añadido para atraer y retener a los mejores talentos.

Esperamos que nuestros consejos le ayuden a crear un manual del empleado que sea informativo, atractivo y accesible para todos los empleados.

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