Cómo redactar un informe de proyecto: Guía con tipos, plantillas y consejos

Los informes de proyecto son esenciales para planificar y gestionar tus proyectos. Puedes crear una pizarra, una presentación en línea o un folleto con tu informe de proyecto para acceder fácilmente a tus planes y resultados, pero antes debes comprender en qué consisten estos informes.

En este artículo, te explicaremos qué es un informe de proyecto y cómo redactarlo, organizarlo y presentarlo para que otros puedan acceder a él. Lee nuestra guía para encontrar todo lo que necesitas saber sobre los informes de proyecto

¿Qué es un informe de proyecto?

Un informe de proyecto es un documento que contiene la historia de un proyecto concreto dentro de una organización. En él se describen los objetivos del proyecto, su estado actual, la eficacia del equipo y lo que ya han conseguido. Además, también se señalan los problemas surgidos durante el proyecto, cómo se resolvieron y qué se aprendió de ellos.

Los gestores de proyectos crean estos informes para mantener informadas a todas las partes implicadas en el proyecto: miembros del equipo, ejecutivos, clientes y otras partes interesadas. Mediante los informes de estado del proyecto, estas partes pueden saber si el proyecto avanza según lo previsto y si es probable que cumpla sus objetivos.

 

¿Qué debe incluir un informe de proyecto?

He aquí los principales componentes de un informe de proyecto típico:

Resumen

Comienza con un breve resumen que incluya los puntos principales sin entrar en todos los detalles. Estás creando el informe para ejecutivos, y los líderes de hoy en día a menudo no tienen tiempo para leer detenidamente todo el documento. El resumen ejecutivo debe resumir el contenido del informe en dos o tres párrafos.

Actualización del progreso

Proporciona una actualización sobre cómo avanza el proyecto utilizando datos concretos y medibles. Esto ayuda a los demás a comprender el estado actual y el presupuesto.

Comprueba los recursos

Por recursos entendemos herramientas, materiales y personas. Enumera lo que tienes, lo que has utilizado y lo que necesitas más.

Planificar el tiempo

Cuando se planifica un proyecto, suele establecerse un calendario. En esta sección, actualiza el calendario del proyecto: concreta el plazo de finalización o ajústalo para que refleje el progreso del proyecto. Sé sincero sobre los plazos y los posibles retrasos.

Cambios importantes

Menciona cualquier cambio importante respecto al plan original. Todos sabemos que pueden surgir problemas, y actualizar el plan es habitual. Es una buena idea utilizar los flipbooks de Publuu, ya que puedes subir una nueva versión del informe, manteniendo el mismo enlace, lo que resulta cómodo para las revisiones.

Ejemplo de informe online de Publuu

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Aspectos financieros

Detalla cuánto se ha gastado y cuánto esperas gastar. Justifica cualquier exceso de presupuesto. Puedes utilizar estadísticas e infografías para mayor claridad, que también serán útiles para seguir el progreso a largo plazo.

Rendimiento del equipo

Describe lo bien que está funcionando el equipo. Destaca los retos a los que se han enfrentado e indica los progresos, preferiblemente con datos medibles y concretos.

Problemas potenciales

Enumera los problemas que podrían afectar al proyecto. Explica la gravedad de cada riesgo y cómo piensas afrontarlo. En algunos casos, el informe de riesgos puede ocupar una parte importante de todo el informe.

Cómo redactar un informe de proyecto en 5 sencillos pasos

A continuación encontrarás una guía para redactar un informe de proyecto:

1. Define el objetivo del informe

Piensa en la cuestión clave de tu proyecto: ¿qué quieres mostrar y qué es lo más importante en tu informe de proyecto? Si tu objetivo es mostrar el progreso de tu trabajo, éstas son las ideas cruciales en las que debes centrarte; recuerda que los datos deben ser medibles y detallados.

2. Conoce a tu público objetivo

Considera quién es tu público objetivo: ¿tu ejecutivo, tu cliente u otra parte interesada? Es importante adaptar el lenguaje y la presentación de los datos al público, evitando la jerga y los detalles innecesarios.

3. Recopila información

Los informes de los proyectos deben basarse en datos precisos. Busca información que respalde tus conclusiones y proporciona indicadores relevantes. Utiliza estudios de casos, encuestas o testimonios personales para añadir profundidad y credibilidad.

4. Planifica la estructura

Organiza tu informe en secciones:

• Resumen: Ofrece una breve visión general de todo el proyecto, para que los lectores puedan comprender rápidamente los puntos clave.

• Introducción: Explica el propósito de la creación del informe y las fuentes que has utilizado.

• Contenido principal: Describe los detalles, presentando las cuestiones más importantes en orden cronológico. Utiliza también tablas o gráficos para ayudar a los lectores a visualizar los datos y las ideas, y a comprender mejor el estado del proyecto.

• Conclusión: Resume los puntos más importantes, las ideas principales y los comentarios para el lector, y aporta cualquier idea o recomendación final.
  
  

5. Compruébalo todo cuidadosamente

Revisa tu informe varias veces para asegurarte de que todo está claro y corrige cualquier error. También puedes pedir a un compañero de trabajo o a un redactor profesional que lo revise para detectar cualquier cosa que se te haya pasado por alto.

¿Por qué es importante un informe de proyecto?

Redactar informes puede parecer una tarea innecesaria, y puede parecer más fácil limitarse a comunicar las actualizaciones a tu jefe. Sin embargo, éste no siempre es el mejor enfoque, porque:

Los informes te ayudan a saber más sobre la eficacia de tu proyecto.

Como en un diario, documentas lo que hiciste y lo que aprendiste de tus experiencias. También anotas cualquier error cometido por ti o por tu equipo de proyecto, lo que puede ser útil para consultarlo en el futuro.

Los informes te ayudan a asignar tareas.

Por ejemplo, si un informe de situación muestra que el diseñador jefe se retrasa sistemáticamente, es buena idea planteárselo a RR.HH. Gracias a los informes, puedes conocer el rendimiento de los miembros de tu equipo en el pasado.

Los informes facilitan la colaboración.

Con los informes, todo el mundo sabe en qué está trabajando y cuáles son los resultados. Un reparto claro de responsabilidades facilitará tu trabajo en el futuro.

Demuestran que sabes trabajar bien.

Un informe bien preparado demuestra que eres minucioso y que puedes explicar información compleja. Con ellos, puedes analizar los datos y evaluar los progresos con eficacia.

Son útiles para el futuro.

Puedes volver a los informes de proyecto cuando inicies un nuevo proyecto y consultar lo que ya sabes y has aprendido de las acciones pasadas. Analizando estos informes, puedes encontrar mejores soluciones para los proyectos futuros.

Tipos de informes de proyecto

1. Informe sobre el estado del proyecto

Este tipo de informe muestra el estado actual del proyecto, abarcando objetivos, avances, retos y próximos pasos. Puede crearse semanal o mensualmente para reflejar el estado actual del proyecto.

2. Informe de progreso del proyecto

Este informe se centra en el progreso detallado y cuantitativo de las tareas e hitos individuales. Muestra específicamente lo que se ha logrado -por ejemplo, cuántas páginas del libro se han editado ya-. Puedes utilizar herramientas interactivas como las de Publuu para seguir el progreso en tiempo real, como enlazar a una hoja de cálculo con los datos del proyecto.

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3. Informe de análisis coste-beneficio

Este tipo de informe suele crearse al principio de la ejecución del proyecto. En él se evalúa si merece la pena continuar con el proyecto, comparando los costes y los beneficios potenciales. Los beneficios no siempre significan márgenes de beneficio; basándose en este análisis, la dirección del proyecto debe decidir si continuar con el proyecto.

4. Informe de seguimiento temporal

Este documento registra el tiempo dedicado a las actividades del proyecto por los miembros del equipo, a menudo en forma de hoja de control horario. Hoy en día, gracias a las herramientas en línea, ya no es habitual anotar los datos con exactitud, pero en una fábrica, por ejemplo, suele ser útil informar de los registros de tiempo.

5. Informe de proyecto de recursos

Este tipo de informe proporciona una visión general de cómo se asignan los recursos (mano de obra, equipos, materiales, presupuesto). Puede formar parte de un inventario o de un resumen, centrándose en los empleados o en los costes de mano de obra disponibles.

6. Informe de riesgos

Este documento analiza los riesgos potenciales, incluyendo su probabilidad, impacto y posibles soluciones. Este tipo de informe suele utilizarse de forma independiente y puede aplicarse a distintos proyectos.

7. Informe de desviaciones

Este tipo identifica errores y te ayuda a corregirlos. Muestra las diferencias entre el rendimiento previsto y el real en áreas como el presupuesto, el tiempo y el alcance. Con estos datos, puede aumentar la eficiencia futura, ya que utilizas los informes de proyecto para aprender de tus errores.

8. Informe de rendimiento

Este documento evalúa el rendimiento global del proyecto en comparación con los objetivos e indicadores predeterminados. Ayuda a evaluar el éxito y a descubrir errores en el rendimiento del proyecto. Por ejemplo, puedes informar de si has alcanzado el número máximo de ventas y de lo que ha ido mal.

9. Informe de finalización del proyecto

Este documento resume todo el ciclo de vida del proyecto una vez concluido. Describe la consecución de los objetivos y ofrece recomendaciones para futuros proyectos.

Ejemplo de informe de proyecto

Echemos un vistazo a un ejemplo de informe de situación de un proyecto y veamos qué puedes incluir en el informe:

Información general

Título del proyecto: Análisis del suelo en Lyon Proyecto 2024

Directora del proyecto: Dra. Janine Gorsky

Plazo: Inicio: 01. Mar. 2024 – Finalización prevista: 21. Oct. 2024

Indica claramente el nombre de tu proyecto y asígnale un identificador único. En muchas organizaciones, esto facilita el archivo y el seguimiento del proyecto. Nombra a la persona responsable de supervisar el proyecto y especifica las fechas de inicio y finalización estimadas.

Resumen ejecutivo

«El objetivo de este proyecto es analizar muestras de suelo de varios lugares de Lyon para evaluar la contaminación del suelo en zonas muy pobladas. Los datos recogidos se utilizarán para la investigación sanitaria y la vigilancia medioambiental del IEMC.»

Proporciona un breve resumen de la finalidad, los objetivos y las principales conclusiones del proyecto. Debe ser sencillo y fácil de entender para los no expertos. Fíjate en que evitamos frases como «microambiental» o «sufusión». En este ejemplo, describiríamos la metodología y los métodos de investigación.

Metas y objetivos del proyecto

«El proyecto pretende recoger y analizar 240 muestras de suelo para, con el tiempo, identificar posibles contaminantes y evaluar su impacto en la salud pública»

Define los objetivos del proyecto y esboza los resultados concretos que pretendes conseguir. Explica por qué estos objetivos son significativos.

 

Recursos y costes

Mano de obra: Estudiantes y voluntarios. Los costes de almacenamiento y transporte están incluidos en el coste de los análisis de laboratorio.

Costes de laboratorio: 5000

Explica a los lectores cómo se financia el proyecto y la cuantía del presupuesto necesario.

 

Progresos y logros del proyecto

«Hemos recogido con éxito 120 muestras de suelo de zonas designadas y hemos introducido los datos en nuestro sistema. La base de datos del suelo se ha creado y está operativa. El diseño de la visualización está terminado y a la espera de los datos finales»

Describe las etapas clave que se han completado o están en curso, mostrando los hitos. Utiliza cifras y medidas concretas para cuantificar los avances. Destaca los logros y mide de forma realista lo que queda por hacer.

 

Desafíos y soluciones

«Llevamos un ligero retraso en el calendario debido a los retrasos en la recogida de muestras causados por el parón de las vacaciones de verano y las desfavorables condiciones meteorológicas. Sin embargo, la cantidad mínima de muestras debería recogerse a finales de agosto, y la óptima a principios de septiembre.»

Comenta los obstáculos encontrados y cómo se superaron. Si hay algún aspecto que mejorar, sugiere estrategias para abordar futuros problemas.

 

Planes futuros

«La siguiente fase del proyecto consistirá en el análisis de laboratorio del resto de las muestras. Este proceso está terminado al 50%, y prevemos completarlo a finales de septiembre.»

Describe las tareas restantes y sus fechas previstas de finalización. Comenta cualquier dificultad prevista y cómo se abordará.

 

Resumen

«Este informe ofrece una actualización del proyecto de Análisis de Suelos en Lyon. Hemos avanzado mucho, pero se necesitan esfuerzos adicionales para cumplir los objetivos del proyecto. Aunque llevamos un ligero retraso en un área, la base de datos ya está preparada.»

Añade un breve resumen con una actualización del estado del proyecto, y deja que el lector saque sus propias conclusiones.

 

Apéndices

«En nuestro ejemplo, incluiríamos el mapa de ubicaciones de las muestras de suelo, fotos de las muestras de suelo y un enlace a la base de datos ya existente»

Adjunta documentos relevantes, como tablas de datos, mapas y fotografías.

Una galería de plantillas de informes de proyectos

Plantilla de informe de proyecto natural

Descarga esta plantilla

Esta plantilla de informe de proyecto funciona bien para futuros proyectos relacionados con el ecologismo y la naturaleza.

Modelo de informe sobre el estado del proyecto

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Los tonos neutros de esta plantilla de informe de proyecto pueden ayudarte a crear un informe de proyecto en cualquier sector.

Plantilla geométrica de informe de proyecto

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Puedes utilizar fácilmente esta plantilla para diseñar una portada para tus informes de proyecto.

Plantilla de informe de evaluación de proyecto

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Puedes utilizar esta plantilla de presentación para mostrar el progreso del proyecto de forma natural y suave.

Plantilla moderna de informe de proyecto

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Esta plantilla de informe te permite diseñar un informe de proyecto de aspecto respetable, apto para sectores como la banca y las finanzas.

Consejos para crear un informe de proyecto

Consejo 1

Sé honesto. Tu informe debe contener información precisa y veraz, hablando tanto de los éxitos como de los problemas. Recuerda que el informe es para beneficio del jefe y los empleados, no para convencer a los demás de que eres un gran gestor de proyectos. Sé realista y honesto.

Consejo 2

Sé minucioso. Proporciona todos los detalles relevantes necesarios para comprender el estado del proyecto. Sin embargo, evita abrumar al lector con información innecesaria: incluye sólo lo que sea crucial para comprender el estado del proyecto.

Consejo 3

Escribe con claridad. Utiliza un lenguaje claro y conciso para que tu mensaje se entienda fácilmente. Evita la jerga o los términos técnicos.

Consejo 4

Celebra el éxito. Destaca los logros, los hitos y cualquier resultado positivo. Esto no sólo motiva al equipo, sino que también tranquiliza a la dirección del proyecto sobre su progreso.

Consejo 5

Escribe para un público amplio. Asegúrate de que el informe sea comprensible también para personas que no conozcan el proyecto. Proporciona suficiente información y contexto para que todos comprendan los avances.

Consejo 6

Presenta el informe como un flipbook Los flipbooks de Publuu te ayudarán a crear informes de proyecto profesionales y a publicarlos en línea. Incluye elementos interactivos e infografías para que tu informe ilustre completamente los datos.

Consejo 7

Utiliza elementos visuales. Incluye gráficos, diagramas, imágenes u otras ayudas visuales para comunicar con mayor eficacia la información compleja. Los elementos visuales pueden hacer que tu informe sea más atractivo y fácil de digerir, especialmente en el caso de secciones con muchos datos.

Preguntas frecuentes

¿Quién elabora los informes de proyectos?

Los informes de proyecto suelen elaborarlos los directores o equipos de proyecto. La persona que elabora el informe de situación debe conocer todo lo relevante sobre el proyecto y ser capaz de representar tanto sus puntos fuertes como sus puntos débiles.

¿Por qué escribir un informe de proyecto?

Escribes un informe de proyecto para explicar cómo va el proyecto y tener datos que puedas utilizar al planificar el siguiente proyecto. Cuantos más datos específicos tengas del proyecto, mejor. Puedes utilizar el informe de proyecto para planificar y evaluar la rentabilidad de futuros proyectos.

¿A quién va dirigido un informe de proyecto?

Normalmente, el lector del informe será la alta dirección, que necesita un resumen conciso si tu proyecto va bien. Otros empleados consultarán tu informe de situación del proyecto en el futuro, para reflexionar sobre el pasado y mejorar los plazos futuros.

¿Cuándo escribir un informe de proyecto?

Redacta un informe de situación del proyecto cuando el informe esté en curso, por ejemplo cada semana o cada mes. Puedes terminarlo con un informe de finalización del proyecto, detallando todo lo ocurrido durante su realización.

Conclusión

Los informes son una parte importante de la gestión de proyectos. Mantienen al día a empleados y superiores, ayudan a asignar tareas y proporcionan a la empresa información útil. Un buen informe no sólo permite saber lo que está ocurriendo ahora, sino que también puede ayudarte a planificar el futuro.

Tanto si utilizas informes en papel como flipbooks digitales, tus informes deben ser claros, honestos y comprensibles para la gente. Siguiendo los consejos de nuestro artículo, podrás crear magníficos informes de proyecto que muestren el trabajo de tu equipo.

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