Índice
Sobre PTA
2
Competencias de Liderazgo
3
Estándares de Afiliación Continua
4
Deber Fiduciario
6
Protegiendo a tu PTA con Seguro
7
Conocimiento Esencial
8
Finanzas para Miembros de la Mesa Directiva
11
Comunicación para Miembros de la Mesa Directiva
14
La Importancia del Secretario
16
Comenzando
17
Responsabilidades y Obligaciones
18
Mantenimiento de Registros
19
Ejemplo - Plan de Trabajo
20
Historiador
21
El Acta
22
Ejemplo de una Agenda y el Acta Correspondiente
24
Estrategias Eficaces
27
Más Allá de la Junta
28
Documentos Gobernantes
28
Reconciliación Financiera
28
Ejemplo - Formulario de Moción #___________
30
Ejemplo Informe Comité de Escrutadores
31
Póliza de Retención de Registros
32
Acuerdo de Confidencialidad, Ética y Conflicto de Interés
34
Recursos de Capacitación y Aprendizaje
36
Apoyo del Personal y de la Mesa Directiva de Texas PTA
38
Notas
39
.
1
Sobre PTA
VISIÓN El potencial de cada niño es una realidad.
MISIÓN Hacer realidad el potencial de cada niño involucrando y empoderando a las familias y comunidades
para abogar por todos los niños.
PROPOSITOS
● Promover el bienestar de los niños y la juventud en el hogar, la escuela, lugar de adoración, y en toda
la comunidad;
● Elevar los estándares de vida en el hogar;
● Abogar por leyes adecuadas que promuevan la educación, la salud física y mental, el bienestar y la
seguridad de los niños y la juventud;
● Promover la colaboración y la involucración entre las familias y educadores en la educación de los
niños y la juventud;
● Involucrar al público en esfuerzos unidos para asegurar el bienestar físico, mental, emocional,
espiritual y social de todos los niños y juventud; y
● Abogar por la responsabilidad fiscal en relación a los dineros de los impuestos públicos en la
financiación de la educación pública.
VALORES
● Colaboración: Nos asociaremos con una amplia gama de personas y organizaciones para ampliar y
mejorar nuestra capacidad de servir y abogar por todos los niños y familias.
● Compromiso: Estamos dedicados al éxito educativo, la salud y el bienestar de los niños a través de
una sólida involucración familiar y comunitaria, al mismo tiempo que somos responsables de los
principios sobre los que se fundó nuestra asociación.
● Diversidad: Reconocemos el potencial de todos sin tener en cuenta, incluyendo, pero no limitado, a:
edad, cultura, estado económico, nivel educativo, etnicidad, género, ubicación geográfica, estado legal,
estado civil, capacidad mental, origen nacional, puesto organizacional, estado parental, capacidad
física, filosofía política, raza, religión, orientación sexual y experiencia laboral.
● Respeto: Valoramos las contribuciones individuales de los miembros, empleados, voluntarios y socios
mientras trabajamos en colaboración para lograr los objetivos de nuestra asociación.
● Responsabilidad: Todos los miembros, empleados, voluntarios y socios tienen la responsabilidad
compartida de alinear sus esfuerzos para lograr las iniciativas estratégicas de nuestra asociación.
PTA NATIONAL STANDARDS FOR FAMILY-SCHOOL PARTNERSHIPS
● Estándar 1: Dar la Bienvenida a Todas las Familias La escuela trata a las familias como socios
valiosos en la educación de sus hijos y facilita un sentido de pertenencia en la comunidad escolar.
● Estándar 2: Comunicar de Manera Efectiva La escuela apoya al personal escolar para que participe
en una comunicación proactiva, oportuna y bidireccional para que todas las familias puedan entender
fácilmente y contribuir a la experiencia educativa de sus hijos.
● Estándar 3: Apoyar el Éxito del Estudiante La escuela desarrolla la capacidad de las familias y los
educadores para colaborar continuamente para apoyar el aprendizaje académico, social y emocional
de los estudiantes.
● Estándar 4: Hablar en Nombre de Todos los Niños La escuela afirma la experiencia y la abogacía
de la familia y los estudiantes para que todos los estudiantes sean tratados de manera justa y tengan
acceso a relaciones y oportunidades que respalden su éxito.
● Estándar 5: Compartir el Poder La escuela se asocia con las familias en las decisiones que afectan
a los niños y las familias y juntos, como equipo, informan, influyen y crean políticas, prácticas y
programas.
● Estándar 6: Colaborar con la Comunidad La escuela colabora con organizaciones y miembros de
la comunidad para conectar a los estudiantes, las familias y el personal con mayores oportunidades
de aprendizaje, servicios comunitarios y participación cívica.
2
Competencias de Liderazgo
Destrezas y Habilidades que Demuestran los Líderes Efectivos
Los líderes exitosos son líderes efectivos. Piense en algunos de los líderes del PTA más efectivos con
los que ha trabajado. Cumplen bien su rol en el PTA, pero su capacidad de liderazgo va más allá. Tienen
destrezas y habilidades que les permiten asumir varios roles. Ven el valor que las personas tienen para
ofrecer y buscan su participación. Proporcionan un propósito claro que otros quieren seguir. Lideran con
integridad y se esfuerzan continuamente por mejorar.
Texas PTA ha identificado un conjunto de competencias que los líderes efectivos demuestran. Los líderes
actuales y potenciales pueden usar estas destrezas y habilidades para ayudarlos a mejorar su liderazgo
y por los comités de nominación del PTA local o del Consejo para reclutar, nominar y elegir líderes
efectivos. Estas competencias también impulsan nuestro programa Full Circle Leadership Development.
Esta lista no es de ninguna manera exhaustiva. Más bien, es representativo de las cualidades que
los líderes de la PTA demuestran en el trabajo que realizan para hacer realidad el potencial de cada
niño.
Competencias
Descripciones
Integral a Todas las Categorías
Comunicaciones
Escucha activamente y transmite la información de forma clara, concisa y
precisa tanto en la escritura como en el habla.
Adaptivo
Creatividad
Ve y piensa en nuevas ideas, alternativas y formas de hacer las cosas.
Aprendizaje Continuo
Persigue el desarrollo de habilidades y conocimientos
Pensamiento Progresista
Pensamiento Crítico
Obtiene toda la información relevante, identifica problemas y causas, evalúa
información y determina criterios que indican soluciones
Motivación
Demuestra y promueve el interés y el entusiasmo.
Visión
Demuestra una comprensión clara del futuro y cómo llegar allí.
Interpersonal
Colaboración
Trabaja en equipo para lograr un objetivo común, anteponiendo el servicio a uno
mismo
Iniciativa
Da un paso adelante sin que nadie se lo pida y va más allá con excelencia
Desarrollo de Relaciones
Desarrolla la confianza y el respeto mutuo, y valora la diversidad
Intrapersonal
Empatía
Expresa el reconocimiento de los sentimientos, las necesidades y la
preocupación por los demás verbalmente y no verbalmente
Integridad
Hace lo correcto cuando nadie está mirando
Autoconciencia
Evalúa sus fortalezas y debilidades
Técnico
Delegación
Comparte responsabilidades, incluida la orientación y el seguimiento.
Gestión de Tiempo y
Recursos
Prioriza y gestiona eficazmente los recursos para lograr los objetivos del grupo o
proyecto
3
PTA Local
Estándares de Afiliación Continua
Cada año de membresía, los PTAs Locales deben cumplir con ambos de los requisitos siguientes para
alcanzar el Estado Activo con Texas PTA. El año de membresía comienza el 1 de agosto.
1. Enviar las cuotas de membresía estatales y nacionales de al menos 20 miembros a Texas PTA.
2. Remitir a Texas PTA el nombre e información de contacto (dirección postal, número de teléfono y dirección de
correo electrónico) de al menos un miembro de la mesa directiva, preferentemente el presidente.
Los PTAs Locales deben cumplir con todos los siguientes estándares para permanecer en Buenos
Términos con Texas PTA. Los PTAs Locales que no mantengan Buenos Términos estarán sujetos a un Plan
de Retención del PTA Local según descrito abajo.
1. Mantener Estado Activo con Texas PTA.1 (ver los requisitos arriba)
2. Reportar todos los miembros adicionales y remitir las cuotas estatales/nacionales a Texas PTA cada año.
3. Enviar a Texas PTA el nombre e información de contacto para todos los miembros de la mesa directiva
adicionales dentro de los 15 días posteriores a la elección o nombramiento.2
4. Revisar los estatutos del PTA Local (y reglas permanentes, si corresponde) cada tres años y remitir a Texas
PTA para su aprobación.3
5. Cada año, dentro de los 60 días posteriores al cierre del final del año fiscal, presentar electrónicamente y
tener aceptado por el IRS el “Formulario 990 Declaración de Impuestos para Organización Exenta de
Impuestos” apropiado.
Plan de Retención del PTA Local (iniciado cuando un PTA no mantiene Buenos Términos)
Notificación: Un PTA que no esté en Buenos Términos con Texas PTA antes del 1 de noviembre pasa a la fase de
Notificación. Texas PTA notifica al PTA sobre la(s) acción(es) requerida(s) para alcanzar Buenos
Términos. El PTA tendrá hasta el 30 de noviembre para cumplir con todos los Requisitos de Buenos
Términos para evitar pasar a la Fase de Restricción.*
Restricción: Un PTA que no esté en Buenos Términos con Texas PTA antes del 1 de diciembre pasa a la fase de
Restricción. Mientras esté en la Fase de Restricción, el PTA no será elegible para premios,
programas, o becas administradas por Texas PTA o National PTA. El PTA tendrá hasta el 31 de
diciembre para cumplir con los Requisitos de Buenos Términos para evitar pasar a la Fase de
Reestructuración.
Reestructuración:
Un PTA que no esté en Buenos Términos con Texas PTA antes del 1 de enero pasa a la
fase de Reestructuración. Texas PTA podrá empezar el proceso de reestructuración del liderazgo o
del retiro de la carta de concesión del PTA. Un PTA que firma un Plan de Acción podrá pasar
temporalmente a la fase de Intervención, dándoles tiempo para resolver cualesquiera asuntos
pendientes. El PTA en Intervención seguirá siendo inelegible para premios, programas, y becas
administradas por Texas PTA y National PTA hasta que alcance Buenos Términos.
Intervención: Una vez en la Fase de Intervención, Texas PTA asignará a un equipo de apoyo para asistir al PTA.
Si todos los requisitos del Plan de Acción no están resueltos antes de la fecha acordada, el PTA
volverá a pasar a Reestructuración.
Retiro de la Carta de Concesión: Un PTA que permanezca en Reestructuración o Intervención el 31 de julio pasa
a la Fase de Retirada de la Carta de Concesión el 1 de agosto. Si el PTA no alcanza Buenos
Términos el 1 de noviembre, el PTA se da por terminada y se revoca la carta de concesión.
1.
El Estado Activo se usa para determinar la elegibilidad en muchos programas y servicios de Texas PTA. Consulte los
requisitos específicos de elegibilidad del programa para garantizar la participación de tu PTA.
2.
Los PTAs remiten la información de los miembros de la mesa directiva a Texas PTA electrónicamente a través de la
página web de Texas.
3.
Los estatutos se presentan a través del Formulario de Presentación de Estatutos que se encuentra en la página web
de Texas PTA.
4
4.
La prueba de presentación y aceptación es el Archivo Maestro de Negocios de Organización Exenta que emite
regularmente el IRS.
5
Deber Fiduciario
El Internal Revenue Service (Servicio de Impuestos Internos) (IRS) (como se incluye en el Formulario 990)
requiere que las organizaciones sin fines de lucro presenten informes sobre una variedad de asuntos de
gobernación que van mucho más allá de los informes financieros, incluido el "deber fiduciario" de los
miembros de la mesa directiva.
El deber fiduciario es una responsabilidad legal de actuar en el mejor interés de otra persona o entidad.
Fiduciario implica un nivel de confianza que es necesario para representar a nuestros miembros.
Los miembros de la mesa directiva tienen tres deberes fiduciarios fundamentales:
● El deber de cuidado significa que un miembro de la mesa directiva participa activamente, asiste a las
juntas de la mesa directiva, recibe educación sobre la industria, brinda dirección estratégica y
supervisa las operaciones diarias del PTA.
● El deber de lealtad requiere que un miembro de la mesa directiva opere en interés del PTA y no use
su puesto para promover una agenda personal.
● El deber de obediencia requiere que un miembro de la mesa directiva conozca las leyes y
reglamentos estatales y federales que se aplican. Esto incluye las regulaciones y guías emitidas por el
IRS y la Oficina del Contralor del Estado de Texas. La obediencia a los documentos gobernantes
requiere una comprensión profunda de los documentos operativos (estatutos, reglas vigentes, pólizas,
guías de recursos de la mesa directiva y capacitación requerida de Texas PTA). Finalmente, la
obediencia requiere que un miembro de la mesa directiva no actúe fuera del alcance de los
documentos legales del PTA.
El deber fiduciario en el PTA significa que los miembros de la mesa directiva actúan como fideicomisarios de
la organización. Esto incluye ejercer la debida diligencia para asegurar que la organización esté bien
administrada y que su situación financiera se mantenga sólida.
En los estatutos del PTA contiene ejemplos concretos de cómo los miembros de la mesa directiva cumplen
con estas obligaciones.
6
Protegiendo a tu PTA con Seguro
Texas PTA recomienda encarecidamente a los PTAs obtener una protección de seguro adecuada contra la
responsabilidad y las pérdidas financieras debidas a fraude, malversación, o deshonestidad.
Texas PTA ha negociado un descuento con Association Insurance Management (AIM) (800-876-4044) para la
cobertura de seguros a precios asequibles. Coberturas similares pueden ser obtenidas de cualquier compañía
de seguros, localmente o de otra manera.
AIM ofrece varios tipos de cobertura, enumerados a continuación, y los PTA pueden asegurar cualquier
combinación de cobertura en cualquier momento durante el año. Se puede encontrar información adicional en
la página web de Seguros para PTAs.
Cobertura de Responsabilidad General/para Eventos
● $1,000,000 o $2,000,000 cobertura de responsabilidad por incidente (sin deducible)
● Protección contra demandas si alguien se lesiona en uno de tus eventos
● $5,000 pago médico por persona (sin deducible)
● Opción para aumento de pagos médicos: $10,000, $25,000, and $50,000
● Opción para Responsabilidad de los Medios para cubrir si accidentalmente se hace un uso indebido o
se divulga información en la página web o las redes sociales del PTA
● Opción de Responsabilidad de Automóviles Alquilados y no Propios
● Opción de Cobertura de Abuso y Abuso Sexual
El seguro de responsabilidad general/para eventos cubre los carnavales, los brincolines, las cabinas de
chapuzón, las carreras divertidas, las fiestas de patinaje, las subastas y más.
Cobertura de Responsabilidad de Directores y Oficiales
● $1,000,000 límite de responsabilidad (sin deducible)
Si alguien pone una demanda a los oficiales de tu PTA por mala gestión, falsa representación, difusión de
información falsa o engañosa, o acciones inapropiadas, esta cobertura paga para defenderlos contra esas
acciones.
Cobertura de Malversación (Bono)
● Los límites de bonos estándar son $10,000, $25,000 y $50,000 (hay disponibles montos más altos de
hasta $250,000)
● Normalmente se basa en los ingresos anuales
● Deducible de $250
El seguro de malversación de fondos cubre las pérdidas monetarias sufridas por un PTA a través de actos
fraudulentos o deshonestos o malversación de fondos cometidos por oficiales electos, miembros, voluntarios.
Nota: Para que el seguro de malversación se aplique, un PTA debe tener los estados de cuentas mensuales
revisados, mensualmente, por una persona que no sea firmante y realizar una reconciliación financiera anual.
Cobertura de Propiedad Comercial Personal (Inland Marine)
● Cobertura disponible: Desde $10,000 a $250,000
● Deducible de $250
El seguro de propiedad cubre artículos tales como mercadería de rifas, artículos de subastas y suministros de
recaudación de fondos mientras estén bajo el cuidado de tu PTA, así como la propiedad personal de tu PTA
como máquinas de palomitas de maíz, artículos de la tienda escolar, suministros de ayuda de emergencia y
más.
7
Conocimiento Esencial
El presidente sirve como el oficial que preside al PTA Local y preside las juntas de la mesa directiva y las
juntas de membresía. Es responsabilidad del presidente estar bien preparado. El presidente asegura que cada
oficial y presidente del comité tienen los materiales necesarios para desempeñar su trabajo y es el enlace con
el director.
El presidente dirige todos los asuntos del PTA en cooperación con los otros miembros de la mesa directiva
durante el mandato de un año. El mandato comienza al principio y termina al final del año fiscal, estipulado en
los estatutos. La participación y cooperación obtenida por los oficiales, presidentes de comité y los miembros
determina el éxito del PTA.
Estructura de PTA
El PTA y sus miembros son parte de Texas PTA y National PTA. Este
diagrama muestra la relación de los distintos niveles de PTA
Membresía
Los miembros son la columna vertebral de nuestra asociación. La
membresía no consiste simplemente en números. Debemos mirar
más allá de los números y esforzarnos por formar un equipo de
individuos trabajando para todos los niños. Una membresía
involucrada en la escuela y la comunidad formará la base para sus
niños y las generaciones futuras.
Una membresía que va más allá de los padres y maestros y mira hacia la comunidad abrirá las puertas a
muchas oportunidades. Al extender la membresía, nuestra voz es más fuerte, para que los legisladores a
todos los niveles escuchen una voz fuerte y unificada para todos los niños.
Los Derechos del Miembro
Texas PTA es una asociación de membresía, y los miembros pueden esperar que su información sea
confidencial. Según los estatutos del PTA Local y del Consejo de PTA, los listados de miembros no serán
divulgados a intereses externos.
Los miembros también pueden esperar que se proteja la información sobre sus hijos. Mientras que los
PTAs pueden publicar directorios de membresía con listados de clases y nombres de estudiantes, estos
directorios deben imprimir información solo con el consentimiento de los padres. Consulta con las pólizas y los
procedimientos para la divulgación de información estudiantil de tu distrito escolar. Las copias del directorio no
deben entregarse a terceros tales como proveedores que quieren utilizar el directorio para fines comerciales.
La protección de los derechos de los miembros es crucial.
Programas
La planificación y promoción de los programas y eventos de PTA es una responsabilidad primordial del
PTA. Nuestros programas y eventos son a menudo la vía para lograr nuestros objetivos como defensores de
los niños y partidistas de la educación pública. Los programas de PTA educan a los miembros y los atraen
hacia una comunidad de apoyo para los niños y las familias atendidos por PTA. Los programas de hoy son
creativos y significativos. Los líderes de PTA reconocen las fuertes demandas de los horarios familiares y
planifican programas que invitan a la participación de toda la familia. PTA es única en el sentido de que ofrece
una manera para que las familias de diferentes religiones, culturas, grupos económicos e intereses políticos
se unan en apoyo de un asunto en común – la salud y bienestar de los niños. No existe otra organización para
cumplir esta función tan enteramente.
Los programas de PTA deben informar a los miembros acerca de asuntos, educar a los padres y proveer un
sentido de comunidad que une a las familias más allá de la involucración en el colegio de sus hijos. La
involucración familiar resulta en mayor rendimiento estudiantil y vínculos más estrechos entre la familia y la
escuela.
Abogacía
Texas PTA es una asociación basada en la membresía que aboga. PTA apoya la legislación que elevará el
nivel de oportunidades para todos los niños, independientemente de su raza, credo o religión.
8